Теми рефератів
> Авіація та космонавтика > Банківська справа > Безпека життєдіяльності > Біографії > Біологія > Біологія і хімія > Біржова справа > Ботаніка та сільське гос-во > Бухгалтерський облік і аудит > Військова кафедра > Географія
> Геодезія > Геологія > Держава та право > Журналістика > Видавнича справа та поліграфія > Іноземна мова > Інформатика > Інформатика, програмування > Історія > Історія техніки
> Комунікації і зв'язок > Краєзнавство та етнографія > Короткий зміст творів > Кулінарія > Культура та мистецтво > Культурологія > Зарубіжна література > Російська мова > Маркетинг > Математика > Медицина, здоров'я > Медичні науки > Міжнародні відносини > Менеджмент > Москвоведение > Музика > Податки, оподаткування > Наука і техніка > Решта реферати > Педагогіка > Політологія > Право > Право, юриспруденція > Промисловість, виробництво > Психологія > Педагогіка > Радіоелектроніка > Реклама > Релігія і міфологія > Сексологія > Соціологія > Будівництво > Митна система > Технологія > Транспорт > Фізика > Фізкультура і спорт > Філософія > Фінансові науки > Хімія > Екологія > Економіка > Економіко-математичне моделювання > Етика > Юриспруденція > Мовознавство > Мовознавство, філологія > Контакти
Українські реферати та твори » Менеджмент » Специфіка документаційного забезпечення в кадрових службах

Реферат Специфіка документаційного забезпечення в кадрових службах

Введення

Метою створення моєї курсової роботи є опис структури служб ДОУ і розкриття їх основних функцій.

Тема моєї роботи: В«специфіка документаційного забезпечення в кадрових службахВ».

Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі.

Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:

Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;

Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;

Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;

Вивчити нормативну регламентацію служби ДОУ;

Розглянути структуру служб ДОУ і описати їх.

Поняття та призначення служби ДОУ

Діловодство - Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт по створенню і оформленню документів, їх виконанню й контролю термінів виконання, з обліку документів, формуванню справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.

В Нині термін В«діловодствоВ» частіше звучить як В«документаційне забезпечення управління В»(ДОП).

Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.

В невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.

Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОУ. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Основні завдання та функції служби ДОП

В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією у багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП НЕ обмежуються тільки організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці задач при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.

Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплексу завдань:

1) забезпечення документування управлінської діяльності;

2) організація роботи з документами в установі;

вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Завдання, які стоять перед службою ДОУ, визначають її функції.

1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання таких функцій:

розробка і проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;

забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;

контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження та й посвідчення документів.

2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:

Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);

Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;

Реєстрація і облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;

Контроль за виконанням документів;

Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи з зверненнями громадян.

Забезпечення захисту інформації.

3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання таких функцій:

розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;

методичне керівництво та контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації;

підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;

упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, які застосовуються в діяльності організації;

розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;

постановку задач розробки і удосконалення автоматизованих інформаційних систем та баз даних для роботи з документами.

Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП

На сьогоднішній день розрізняють чотири основних організаційних структури служби ДОУ:

1. Управління справами.

2. Канцелярія.

3. Загальний відділ.

4. Секретар.

Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, по суті, структурним підрозділом організації, управління справами, в свою чергу, поділяється на наступні структурні типові підрозділи:

1. Секретаріат - це структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. До його складу входять:

приймальня;

секретаріат керівника та секретаріати заступників керівника;

секретаріат колегії;

протокольне бюро;

В функції секретаріату входить:

попереднє розгляд і підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

підготовка за вказівкою керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

організація і документаційне обслуговування нарад, проведених керівником, документування діяльності колегіальних органів управління.

2. Відділ раціоналізації ДОУ (діловодства) - це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.

До його функцій відносяться:

розробка та впровадження заходів з удосконалення технології діловодства;

розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм тощо);

розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання).

3. Канцелярія, яка, в свою чергу, поділяється на:

експедицію;

бюро листування;

бюро обліку та реєстрації документів;

комп'ютерний центр обробки і розмноження текстів документів.

4. Відділ листів

5. Центральний архів

6. Інспекція

Канцелярія, як і інша організаційна структура служби ДОП, створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (Відділи, сектори, групи):

1. Експедиція - спеціалізований ділянку, здійснює прийом і відправку по поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.

2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.

3. Гр...


Страница 1 из 3 | Следующая страница

Друкувати реферат
Замовити реферат
Замовлення реферату
Поиск
Товары
загрузка...