Главная > Бухгалтерский учет и аудит > Аналіз організації діловодства в дошкільному закладі (на прикладі муніципального дошкільного освітнього закладу дитячого садка 19 - центру розвитку дитини м. Росоші Розсошанської муніципального району Воронезької області)

Аналіз організації діловодства в дошкільному закладі (на прикладі муніципального дошкільного освітнього закладу дитячого садка 19 - центру розвитку дитини м. Росоші Розсошанської муніципального району Воронезької області)


24-01-2012, 17:09. Разместил: tester8

Державна освітняустанова вищої професійної освіти

НАЦІОНАЛЬНИЙ ДОСЛІДНИЙУНІВЕРСИТЕТ

В«Бєлгородський державнийУНІВЕРСИТЕТ В»

ІСТОРИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

кафедри документознавства

Дипломна робота

АНАЛІЗ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА ВДОШКІЛЬНОМУ ЗАКЛАДІ (НА ПРИКЛАДІ МУНІЦИПАЛЬНОГО ДОШКІЛЬНОГО ОСВІТНЬОГОУСТАНОВИ ДИТЯЧОГО САДУ 19 - ЦЕНТРУ РОЗВИТКУ ДИТИНИ Г.РОССОШІ РоссошанськаМУНІЦИПАЛЬНОГО району Воронезької області)


студентки денноговідділення 5 курсу 070606 групи

Кисельової ІриниМиколаївни

Науковий керівник

к.і.н., ст.викладачСергієнко М.А.

Рецензент: к.і.н. ОрєховаМ.С.

БІЛГОРОД, 2011


ЗМІСТ

ВСТУП

ГЛАВА 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА МУНІЦИПАЛЬНОГО ДОШКІЛЬНОГООСВІТНЬОГО УСТАНОВИ ЦЕНТРУ РОЗВИТКУ ДИТИНИ - ДИТЯЧОГО САДУ № 19

В§ 1. Історія створення, основні напрямки і організація діяльностіМДОУ № 19

В§ 2. Організаційно-правовий статус МДОУ № 19

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В МДОУ № 19

В§ 1. Посадові обов'язки співробітника,відповідального за діловодство

В§ 2. Основні управлінські документи МДОУ № 19

В§ 3. Оперативне і архівне зберігання документів

РОЗДІЛ 3. НАПРЯМКИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГОЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ МДОУ № 19

В§ 1. Розробка посадової інструкції діловода

В§ 2. Розробка інструкції з діловодства

ВИСНОВОК

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

ДОДАТКИ


ВСТУП

Актуальністьдослідження полягаєв тому, що організація роботи з документами - це одна із складових частинпроцесів управління і прийняття управлінських рішень, яка істотновпливає на оперативність та якість управління. Кожен етап процесу прийняттяуправлінського рішення в дошкільній освітній установі найтіснішимчином пов'язаний з документаційне забезпечення управління. У сучасномусуспільстві дошкільним освітнім установам потрібний системний підхід доорганізації управління, отже, виникає необхідність документаційногозабезпечення управлінської діяльності.

Документаційнезабезпечення управління в дошкільних освітніх установах вимагаєстворення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішуватизавдання планування, фінансування, оперативного управління, кадровогозабезпечення діяльності установи. Основні завдання діловодства вдошкільному закладі - це скорочення інформаційних потоків до оптимальногомінімуму і забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки тапередачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Такимчином, якість управління дошкільною освітньою установою безпосередньозалежить від рівня організації діловодства. При цьому, із зростаннямдошкільних освітніх установ і чисельності співробітників питання проефективності документаційного забезпечення управління стає все більшактуальним. До числа найбільш актуальних проблем можна віднести такінапрямки, як інформаційно-документаційного менеджмент, електроннийдокументообіг, захист інформації, створення електронних архівів і т.д.

Ступіньвивченості проблеми. При написанні дипломної роботи використовувалися законодавчі танормативно-методичні документи, опубліковані і неопубліковані джерела,довідкова, дослідницька, наукова література, періодичні видання таспеціальна література.

Вітчизнянимдокументознавством до теперішнього часу накопичений значний обсяг знань, відбитийу збірниках статей, навчальних і методичних посібниках, матеріалах конференцій. Дожаль, досі немає великих монографічних досліджень по темі нашогодослідження. Опубліковані роботи представлені в основному підручниками танавчальними посібниками і т.д.

Крім того,при написанні дипломної роботи були використані навчальні посібники В.І.Андрєєвої, Т.В. Кузнєцової, JI.A. Дороніної [1],які містять інформацію, необхідну для діловодів про правиласкладання документів за діючими стандартами. Розглянуто нормативно-методичнабаза, основні поняття і термінологія, загальні правила роботи з документами,включаючи комп'ютерні технології підготовки текстових і табличних документів.Розкрито способи і методи оптимізації документообігу, забезпеченняконфіденційності інформації. Представлені довідкові дані, необхідні дляпідготовки ділових документів та ведення листування, для роботи з персональнимкомп'ютером, вирішення інших питань, що виникають у повсякденній роботі діловода.

У навчальнихпосібниках Л.М. Маневцевой, Т.С. Орлової, Є.П. Смирнової [2]представлені приклади заповнення основних документів установи: наказів проприйом, переведення, звільнення працівників, довідок з персоналу, відрядженняпосвідчень; наведено зразки оформлення записів у трудових книжках і особистихсправах працівників, зразкові зразки трудових договорів по загальногалузевимпосадам керівників, фахівців, службовців і робітників, а також прикладипосадових інструкцій працівників. Посібник підготовлено з урахуванням вимогГОСТ Р 6.30-2003 та Правил ведення і зберігання трудових книжок і дає відповіді на основніпитання організації роботи з документами з персоналу.

Так само буливикористані публікації в періодичних виданнях - таких, як журналВ«ДіловодствоВ» [3],який доцільно використовувати в процесі вивчення організаціїділоводства та шляхів його вдосконалення. Ретельно розробленатематична угруповання бібліографічних записів робить легко доступним для огляду весьмасив статей. При необхідності можна отримати вичерпну інформацію проступеня освітленості і розробленості тих чи інших тем. Цінно те, що цівідомості дуже повно розкриті в оглядово-аналітичних статтях укладача,увійшли в структуру покажчиків змісту. Слід зазначити публікації вжурналі В«Секретарська справаВ» [4],які послужили одним з напрямків визначення актуальності завдань длядокументування управлінської діяльності установи.

В якості об'єктадослідження документаційне забезпечення діяльності дошкільних освітніхустанов.

Предметомдослідження є документаційне забезпечення управління дитячого садка № 19 - Центрурозвитку дитини м. Росоші Розсошанської муніципального району Воронезькоїобласті.

Метою даної роботи є вивченняорганізації діловодства, а також розробка рекомендацій щодовдосконалення документаційного забезпечення управління дитячого садка № 19 -Центру розвитку дитини м. Росоші Розсошанської муніципального районуВоронезької області з урахуванням сучасної ситуації.

Для досягненнямети послідовно повинні бути вирішені наступні завдання :

-вивчити історію створення, основнінапрямки та організацію діяльності МДОУ № 19, а такожорганізаційно-правовий статус установи;

-розглянутиорганізацію діловодства в даному закладі: проаналізувати основніуправлінські документи, організацію оперативного та архівного зберіганнядокументів;

-розробитиосновні напрями вдосконалення документаційного забезпеченнядіяльності МДОУ № 19.

Джерельна база. До числа нормативних джерел,що використовувалися при написанні дипломної роботи відносяться: Цивільний кодексРосійської Федерації [5],регулює загальні принципи документаційного забезпечення діяльностіюридичних осіб; Трудовий кодекс Російської Федерації [6];Федеральний закон В«Про архівну справу в Російській ФедераціїВ» [7],визначає відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку івикористання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівнихдокументів незалежно від їх форм власності; Федеральний закон В«Проінформації, інформаційних технологіях і захисту інформації В»[8];Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) [9];Уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів [10].

Методичнубазу дослідження склали: Державна система документаційногозабезпечення управління, яка встановлює єдині вимоги додокумент...ування та організації роботи з документами; Методичні рекомендаціїпо розробці інструкції з діловодства у федеральних органахвиконавчої влади [11],а також державні стандарти на документацію і роботу з документами, у томучислі ГОСТ Р 51141-98 [12],в якому закріплено сучасне тлумачення термінів та визначень зділоводству, архівному справі; ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює склад ірозташування на аркуші паперу реквізитів, рекомендовані вимоги до оформленнядокументів, тексту і бланків документів; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [13].Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи.Управління документами. Вимоги, що визначають загальні принципи управліннядокументацією в організаціях.

Найважливішиминормативними документами, використовуваними в діловодстві дошкільнихосвітніх установ, є: Закон Російської Федерації В«Проосвіту В»,В« Типове положення про дошкільну освітньому закладі В», ЛистМіністерства освіти Російської Федерації В«Про направлення пакету зразківдокументів, що реалізують нове положення про ДОП в РФ В»[14],Положення про порядок ліцензування освітніх установ [15]та ін

При вивченні темидослідження вивчені наступні локальні документи:

-установчідокументи (Статут МДОУ № 19, установчий договір, посадові інструкціїспівробітників і т.д.);

-розпорядчідокументи МДОУ № 19 (накази з основної діяльності та по особовому складу);

-інформаційно-довідковідокументи;

-специфічнадокументація, що утворюється в діяльності дошкільного освітньогоустанови № 19.

При написанні дипломноїроботи були використані такі методи наукового дослідження , якінтерв'ювання, а саме бесіда із співробітником, відповідальним заділоводство, спостереження, вивчення документів, аналіз особливостейобробки документів у сфері діяльності дошкільного освітньогоустанови; вивчення нормативно-правової бази (законів, постанов, ГОСТів,положень).

Практичназначущість роботи полягає в тому, що за допомогою теоретичного і практичного вивченнясучасних систем організації діловодства ми можемо дати рекомендації повдосконалення документаційного забезпечення діяльності дошкільногоосвітньої установи.

Структура роботи . Дипломна робота складається звступу, трьох розділів і висновку.

В першому розділі дипломноїроботи дається загальна характеристика об'єкта дослідження - МДОУ № 19, вЗокрема, розглядаються історія створення, організаційно-правовий статус, атакож організація діяльності.

У другійрозділі дипломної роботи проводиться аналіз документаційного забезпеченнядіяльності МДОУ № 19.

У третійчолі розроблені основні напрями вдосконалення документаційногозабезпечення управління дошкільною установою.

У висновкудані основні висновки і пропозиції.


ГЛАВА 1.ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА МУНІЦИПАЛЬНОГО ДОШКІЛЬНОГО ОСВІТНЬОГО УСТАНОВИЦЕНТРУ РОЗВИТКУ ДИТИНИ - ДИТЯЧОГО САДУ № 19

В§ 1.Історія створення, основні напрямки і організація діяльності МДОУ № 19

Ясла-садок № 19був відкритий 1 листопада 1987. Спочатку установа належало трестуВ«ПрідонхімстройВ». Кожні п'ять років в саду проходила акредитація та атестація. 1Грудень 1991 садок був переданий у відомство Горон. У 1991 році в садуввів одиницю психолога, в 1994 році були відкриті дві логопедичні групи.У 1995 році керівництво відкрило новий спортивний зал і ввело одиницюінструктора з фізвиховання.

У зв'язку зполіпшенням умов для перебування дітей та розширенням послуг, що надаються длявсебічного розвитку дитини, наказом Відділу освіти Воронезької областіта укладенням розширеної перевірки обласної комісії 15 червня 2005 дитячийсад був перейменований в В«Центр розвитку дитиниВ».

В данийчас муніципальне дошкільний навчальний заклад В«Центр розвиткудитини - дитячий садок № 19 В»(далі - МДОУ № 19) здійснює своюосвітню, правову та господарсько-економічну діяльність вВідповідно до чинного законодавства РФ. Установа єнекомерційною організацією, отже, не ставить отримання прибутку вяк основну мету своєї діяльності [16].

Метоюдіяльності даного муніципального освітнього закладу євсебічне формування особистості дитини з урахуванням особливостей його фізичного,психічного розвитку, індивідуальних можливостей і здібностей, підготовка донавчанню в школі, розвиток і вдосконалення освітнього процесу,здійснення додаткових заходів соціальної підтримки вихованців тапрацівників Установи.

Основнимизавданнями МДОУ № 19 є:

-охорона життя тазміцнення здоров'я дітей;

-створеннямаксимальних умов, що забезпечують інтелектуальне, особистісне і фізичнарозвиток дітей;

-здійсненнянеобхідної корекції відхилень у розвитку дитини;

-прилучення дітейдо загальнолюдських цінностей;

-взаємодія зсім'єю для забезпечення повного розвитку дитини;

-розвиток івдосконалення матеріально-технічної бази.

Предметомдіяльності установи є:

-виховання,навчання, догляд, догляд та оздоровлення дітей у віці від одного року до семироків;

-реалізаціяпрограм дошкільної освіти;

-реалізаціяпрограм дошкільної освіти з пріоритетним здійсненнямфізкультурно-оздоровчого, інтелектуального та художньо-естетичногонапрямків розвитку вихованців;

-реалізаціяпрограм дошкільної освіти з пріоритетним здійсненнямкваліфікованої корекції відхилень у фізичному і психічному розвиткувихованців;

-реалізаціяпрограм додаткової освіти;

-надання платнихдодаткових освітніх послуг;

-медичнадіяльність для реалізації цілей і завдань установи [17].

МДОУ № 19може реалізовувати додаткові освітні програми і надаватидодаткові освітні послуги, наприклад:

-мовленнєвий розвиток;

-логіка і основиматематики;

-розвиваючі ігри;

-літературно-художнєрозвиток;

-образотворчемистецтво;

-танцювально-хореографічнадіяльність;

-театралізованадіяльність;

-екологічнерозвиток;

-патріотичневиховання (музейна педагогіка);

-фольклорнийгурток;

-дитячий дизайн,конструювання і ручна праця;

-психологічнадопомога;

-логопедичнізаняття;

-підготовка донавчання в школі;

-оздоровчізаходи: дихальна гімнастика, ароматерапія та інші види діяльності,не заборонені чинним законодавством Російської Федерації.

Змістосвітнього процесу в МДОУ № 19 визначається програмою дошкільногоосвіти. Установа самостійно у виборі програми з комплексуваріативних програм, рекомендованих органами управління освітою,внесення змін до них, а також розробці власних (авторських) програм увідповідно до вимог державного освітнього стандарту.

Виховання танавчання дітей ведеться російською мовою.

МДОУ № 19працює по п'ятиденному робочому тижні з 12-ти годинним перебуванням дітей та зцілорічним календарним часом відвідування.

Заняття звихованцями можуть бути організовані як у першій, так і в другій половинідня за умови, що навантаження на дитину не суперечить допустимим нормам.Режим роботи визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Прийом дітейздійснюється завідувачем за заявою батьків (законних представників) напідставі путівки, виданої комісією з комплектування державнихосвітніх установ, що реалізують загальноосвітні програмидошкільної освіти.

Батьки (абоінші законні представники) зобов'язані надати наступні документи:

-путівку,

-пред'явитипаспорт одного з батьків (законних представників),

-копіюсвідоцтва про народження дитини,

-медичну картупро стан здоров'я дитини.

Переважнеправо вступу мають категорії осіб, встановлені законом абовідповідним розпорядженням Засновника.

Між МДОУ№ 19 та батьками (законними представниками) укладається договір (додаток 1),яким регулюються взаємні права, обов'язки та відповідальність сторін,що виникають у процесі навчання, виховання, догляду та догляду.

Групикомплектуються як за одновікових, так і по різновікових принципом уВідпов...ідно до сучасними психологічними, педагогічними і медичнимирекомендаціями. Кількість груп залежить від умов, створених дляздійснення виховно-освітнього процесу з урахуванням санітарних норм,і визначається Засновником. Наповнюваність груп встановлюється відповідноз Типовим положенням про дошкільну освітньому закладі та відповіднимрозпорядженням засновника.

Відрахуваннядітей проводиться завідуючим в наступних випадках:

-за заявоюбатьків (законних представників);

-за висновкомпсихолого-медико-педагогічної комісії;

-за медичнимипоказаннями;

-за неодноразовігрубі порушення умов договору між Установою та батьками (законнимипредставниками).

Такимчином, муніципальне дошкільний навчальний заклад В«Центр розвиткудитини - дитячий садок № 19 В»(далі - МДОУ № 19) здійснює освітню,правову та господарсько-економічну діяльність у відповідності з чиннимзаконодавством. Діяльність даного муніципального освітньогоустанови спрямована на всебічне формування особистості дитини, підготовкудо навчання в школі, розвиток і вдосконалення освітнього процесу.

В§ 2.Організаційно-правовий статус МДОУ № 19

МДОУ № 19є юридичною особою, має самостійний баланс, розрахунковий, валютний таінші рахунки в банківських і інших кредитних установах, має в оперативномувстановленому законом порядку.

Здійсненнявласних коштів.законодавством РФ.

-майна;

-

-

Керівник

УправлінняЗагальне керівництво

РадаДля більш3).

Організація

Рада

Рада

-

-визначає

-встановлює

-приймає

-розглядає і

-розглядає

-

-стверджує

Безпосереднє

Завідувач

Завідувач

-

-видає

-організовуєфінансово-господарську діяльність;

-відповідно дороботи.

-

-

Старшийвнутрішнього трудового розпорядку.

Старший

-

-у створенні

-

-

-

-

-в організації

-в організації

-

-у розвитку

Старший

-

-підвищення

-допомога

-

-

-

-

-ознайомлення

-розвиток

-вдосконалення

-комплектування

-

Організовує

-готує і

-

-

-своєчаснороботи;

-

-

-

-проводить

-

-своєчасно

-

Здійснює

-систематично

-за графіком

-стежить за виконанням

-організовує

-регулярно

-

Старший

На

В

-здійснює

-

-планує іздійснює воспітательно-освітню роботу у відповідності з програмою втісному контакті з іншими вихователями та спеціалістами установи. Ретельноготується до проведення занять;

-вивчаєіндивідуальні здібності, схильності та інтереси дітей. Вміло використовуєрезультати вивчення у своїй педагогічній діяльності з метою розвиткукожної дитини. На підставі вивчення індивідуальних особливостей дітей,рекомендацій психолога проводить корекційно-розвиваючу роботу зі своїмивихованцями;

-забезпечує суворевиконання встановленого режиму дня і сітки занять;

-здійснюєспостереження за поведінкою дітей в період адаптації, допомагає їм. У групахраннього віку веде щоденник спостережень;

-регулярноінформує керівника установи та старшу медсестру про зміни встан здоров'я дітей. Повідомляє старшій медсестрі про відсутніх дітей,з'ясовує причину їх відсутності, веде табель обліку відвідуваності;

-веде роботу збатьками з питань виховання дітей у сім'ї, залучає їх до активної співпраціз дитячим садом. Активно працює з батьківським комітетом і окремимибатьками, забезпечуючи створення необхідних умов у приміщеннях групи і наділянці для успішної реалізації виховно-освітньої програми;

-з повагою і турботоювідноситься до кожної дитини в своїй групі, проявляє витримку і педагогічнийтакт у спілкуванні з дітьми та їх батьками;

-спільно змузичним керівником та інструктором з фізичної культури готуєсвята, організовує дозвілля дітей;

-замінюєзахворілого вихователя-змінника протягом хвороби;

-проходитьмедичний огляд строго за графіком;

-виконуєвимоги керівника, старшої медсестри, старшого вихователя, пов'язані зпедагогічною роботою і охороною життя та здоров'я дітей;

-своєчасно ічітко веде документацію вихователя;

-систематичнопідвищує професійну кваліфікацію і педагогічний рівень на курсах,семінарах, відкритих переглядах;

-на ділянціспільно з дітьми веде роботу з благоустрою згідно з програмою своєївікової групи;

-бере участь упедрадах установ, методичних об'єднаннях в районі, окрузі, організовуєогляди-конкурси та виставки дитячих робіт до днів відкритих дверей, проводитьбатьківські збори, бере участь у святах;

-строго виконуєтрудову дисципліну і правила трудового розпорядку.

Розглянемо посадупомічника вихователя. Помічник вихователя підпорядковується завідуючому дитячимсадом і старшому вихователю, працює під керівництвом завгоспа, приймається напосаду і звільняється з роботи наказом завідувача дитячим садом.

Помічник вихователямає наступне посадові обов'язки:

-проводитьсвоєчасне прибирання групової кімнати, спальні, передпокою та інших площвологим способом два рази в день;

-згідно з графікомпровітрює приміщення, строго контролює дезинфекційну обробку посуду ідотримується дезінфекційний режим групи при карантині;

-допомагаєвихователю одягати і роздягати дітей на прогулянку, сон та інші заходи;

-спільно звихователем проводить роботу по вихованню дітей (пред'являючи загальні вимогиза вказівкою вихователя): прищеплення культурно-гігієнічних навичок під часїжі, умивання, одягання і т.д. Вчить дітей правильно сервірувати стіл, акуратнозаправляти постіль;

-допомагаєвихователю в підготовці до занять та прибирання після них, допомагає розводитидітей по підгрупах на заняття;

-стежить зачистотою дитячих рушників та постільної білизни, згідно з графіком змінює білизну,своєчасно разом з вихователем маркує білизну, стежить за збереженням майнагрупи;

-в разінесправності меблів та іншого обладнання своєчасно робить заявку;

-отримує харчуванняз харчоблоку строго за графіком, надягає спецодяг, їжу в групу приносить взакритому посуді;

-миє вікна дварази на рік;

-підтримує санітарно-гігієнічнийрежим в групі;

-замінюєзахворілих вихователів у разі необхідності;

-виконуєвимоги керівника, старшої медсестри, старшого вихователя;

-при відсутностіробочого на кухні допомагає повару;

-під часвиробничих заходів, що проводяться в тиху годину за участю вихователя,знаходиться з дітьми;

Якісний складпедагогічних кадрів МДОУ № 19 за станом на 1.09.2023 р. можна побачити намалюнках 1.1, 2.1, 3.1 і 4.1.


Рис. 1.1. Складпедагогічних кадрів за рівнем освіти

Рис. 2.1.Склад педагогічних кадрів за кваліфікаційними категоріями

Рис. 3.1.Склад педагогічних кадрів за стажем роботи


Рис. 4.1.Віковий склад педагогічних кадрів

На діаграмахми бачимо, що більшість педагогів установи мають вищу освіту, стажроботи за фахом понад 15 років. Що стосується вікового складу,більшість працівників уже досягли пенсійного віку.

Виховно-освітнюроботу виконують: вихователі, музичний керівник, фізкультурнийкерівник, психолог, логопед та хореограф.

Старша медсестра має впідпорядкуванні медсестру басейну і дієтсестра. Завгосп керує роботою помічниківвихователів, робітників з прання, сторожів, прибиральниці і робочих по комплексномуобслуговуванню.

Територія дитячого садкаділиться на будівлю і навколишню територію. У свою чергу, будівля складається з 11груп:

-Кабінетзавідуючої;

-Медичнийкабінет-приймальня;

-Ізолятор;

-Прищепна;

-Методичнийкабінет;

-Кабінетпсихолога;

-Кабінет логопеда;

-Пральня -приймальня брудної білизни;

-Чистий цех;

...

-Харчоблок іхарчова комора;

-Басейн і душовакімната;

-Підвал;

-Хозсарай зпідвалом для овочів;

-Кабінет завгоспа.

Територіядитячого садка включає в себе спортивний майданчик, клумби з квітами тапрогулянкові майданчики з альтанками.

Підводячи підсумокданої глави, слід зазначити, що МДОУ № 19 є юридичною особою іздійснює свою організаційно-правову діяльність відповідно дочинним законодавством РФ.

Метоюдіяльності даного муніципального освітнього закладу євсебічне формування особистості дитини з урахуванням особливостей його розвитку,індивідуальних можливостей і здібностей, підготовка до навчання в школі,розвиток і вдосконалення освітнього процесу, здійсненнядодаткових заходів соціальної підтримки вихованців та працівників.

Безпосереднєкерівництво МДОУ № 19 здійснює Рада освітян, до складу якого входять всіпедагоги. Поточною діяльністю керує минулий атестацію завідуючий.

Відповідальністьза правильність документування та оформлення відповідних документів несезавідувач дитячим садком, який у своїй діяльності грунтується нафедеральних законах, указах, розпорядженнях Президента Російської Федерації, рішенняхоргану управління освітою і документами у сфері діловодства,цивільного законодавства та законів про працю.


РОЗДІЛ 2.Документаційного забезпечення діяльності МУНІЦИПАЛЬНОГО ДОШКІЛЬНОГО ОСВІТНЬОГОУСТАНОВИ ЦЕНТРУ РОЗВИТКУ ДИТИНИ - ДИТЯЧОГО САДУ № 19

В§ 1. Посадовіобов'язки співробітника, відповідального за діловодство

В даний час зпоявою управлінських технологій багаторазово зростає роль посадовийінструкції, що є документом, що регламентує виробничі повноваженнякожної посади і містить вимоги до працівника, що займає цюпосаду. Будь організації потрібні чіткі формалізовані описипосадових обов'язків співробітників і засоби забезпечення цих обов'язків.

Відповідальним за веденняділоводства в МДОУ № 19 є діловод, який відноситься докатегорії допоміжного персоналу, призначається і звільняється з посадиі підпорядковується завідуючому МДОУ.

Діловод - цеслужбовець, провідний канцелярські справи, діловодство [21].На посаду діловода призначається особа, яка має середню загальнуосвіту і стаж роботи на посадах з діловодства. У своїйдіяльності діловод керується [22]:

законодавчими танормативно-методичними документами, що розглядають питання діловодстваі регламентують правила складання та оформлення документів і організаціюроботи з ними;

-Статутом МДОУ;

-Правиламивнутрішнього трудового розпорядку;

-наказами ірозпорядженнями завідувача МДОУ.

Діловоддошкільного освітнього закладу повинен знати: трудовезаконодавство, основні правила постановки документальної частини загальногоділоводства; інструкцію з діловодства; структуру установи; Правилавнутрішнього трудового розпорядку [23].Тривалість робочого часу діловода становить 40 годин на тиждень.Діловод працює за графіком, складеним заступником завідувачаМДОУ по АГР та затвердженим завідувачем. На діловода покладаютьсяфункції: забезпечення обліку, реєстрації, контролю виконання дорученькерівництва дошкільного закладу, інформаційно-довідкове обслуговування подокументам та їх зберігання.

Для виконанняпокладених на нього функцій діловод зобов'язаний: приймати іреєструвати кореспонденцію, передавати керівникові дошкільного закладудокументи; здійснювати документаційного забезпечення кадрової діяльностідошкільної установи; організовувати підготовку необхідних документів длякерівництва; відповідати за якість підготовки, правильність складання,узгодження і оформлення документів, що утворюються в процесі діяльностідошкільної установи; здійснювати контроль виконання документів, дорученьі завдань керівництва, систематично доповідати керівнику про стан їх виконання;стежити за термінами виконання звернень громадян; вести облік отриманої іотправляемой кореспонденції, систематизувати і зберігати документи поточногоархіву, картотеку обліку проходження документів; підготовляти і здавати вархів документальні матеріали, закінчені діловодством, іреєстраційну картотеку; забезпечувати збереження проходить службовоїдокументації.

Діловод маєправо:

1. Вимагати від адміністрації створенняумов для виконання прямих обов'язків;

2. Запитувати для керівника ДОП відпедагогічного складу необхідні документи, а також пояснення про причинизатримки виконання доручень.

3. Залучати співробітників до виконаннядоручень керівництва;

4. Вимагати від виконавців доопрацюваннядокументів, підготовлених з порушенням встановлених правил складання іоформлення документів.

5. Візувати проекти документів,пов'язаних з управлінською діяльністю дошкільного закладу;

6. Вносити на розгляд керівникапропозиції щодо поліпшення організації роботи з документами, з урахуванням застосуваннякомп'ютерних технологій;

7. На захист професійної честі ігідності;

8. На соціальні гарантії та пільги,встановлені законодавством РФ;

9. На щорічну оплачувану відпустку.

Діловод несевідповідальність:

-за скоєні впроцесі здійснення своєї трудової діяльності правопорушення в межах,визначуваних чинним адміністративним, кримінальним та громадянськизаконодавством РФ;

-за заподіянняматеріальної шкоди в межах, визначених чинним трудовим, кримінальним тацивільним законодавством РФ;

-за заподіянняматеріальної шкоди в межах, визначених чинним трудовим, кримінальним тацивільним законодавством;

-за невиконаннячи неналежне виконання без поважних причин става та Правил внутрішньоготрудового розпорядку ДНЗ, інших локальних нормативних документів, законнихрозпоряджень керівника ДОП, посадових обов'язків, встановленихцією Інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав,діловод несе дисциплінарну відповідальність у порядку, визначеномутрудовим законодавством РФ;

-за грубепорушення трудових обов'язків у якості дисциплінарного покарання може бутизастосоване звільнення;

-за порушенняправил пожежної безпеки та охорони праці діловод притягується доадміністративної відповідальності в порядку і випадках, передбаченихадміністративним законодавством.

Таким чином,діловод призначається, звільняється і підпорядковується завідуючої дитячогосаду, виконує доручення керівника та інформує його про виниклі труднощів роботі. В процесі своєї діяльності діловод взаємодіє зпедагогічним, адміністративним і обслуговуючим персоналом з питаньпідготовки та подання необхідних документів, перевірки виконаннядоручень, наказів і вказівок керівника дошкільного закладу.Діловод працює в режимі нормованого робочого дня за графіком,складеним, виходячи з годинного робочого тижня і затвердженим керівникомМДОУ.

В§ 2. Основніуправлінські документи в МДОУ № 19

Дошкільніосвітні установи відповідно до Закону РФ В«Про освітуВ» [24]отримали широкі права в самостійному здійсненні освітньогопроцесу, підборі і розстановці кадрів, наукової, фінансової, господарської таіншої діяльності.

Прийнятікерівником та його заступниками рішення фіксуються в певному порядку іконкретних формах документів. Даний вид діяльності називається документаційнезабезпеченням управління, а видаються документи - управлінською документацією.Управління будь-яким дошкільним освітнім закладом повинно бутидокументально забезпечено, і від якості документаційного забезпеченняуправління залежить якість управлінської діяльності.

Управліннядокументацією - створення умов, що забезпечують зберігання необхідноїінформації та постачання нею споживачів у встановлені терміни і з найменшимивитратами [25].

Вуправлінської діяльності МДОУ № 19 можна виділити наступні види документів:

-організаційнідокументи (статут, структура і штатна чисельність, штатний розклад, посадовіінструкції, інш.);

-розпорядчідокументи (накази з основної діяльності, розпорядження, вказівки, рішення,проч.);

-...інформаційно-довідковідокументи (акти, листи, довідки, доповідні і службові записки, протоколи,проч.);

-документи поособовому складу;

-пропозиції,заяви, скарги громадян;

-фінансово-бухгалтерськідокументи;

-техніко-технологічнідокументи;

-контрольно-ревізійнідокументи.

Такимчином, всі документи, що утворюються в діяльності дошкільного закладу,можна розділити на дві великі групи: організуючі діяльність МДОУ № 19(Організаційно-правові документи - договір між МДОУ і засновником(Додаток 5), статут (додаток 6), свідоцтво про державнуреєстрації, ліцензія на право ведення освітньої та медичноїдіяльності, свідоцтво про державну акредитацію, колективнийдоговір, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад,посадові інструкції; документи з особового складу, що регламентують процесируху кадрів - трудовий договір, трудова книжка, особова картка Т-2,Особиста справа; процедуру атестації - заява, атестаційний лист, експертневисновок, протоколи засідань експертної, атестаційної комісій; військовийоблік - особисті картки Т-2 на військовозобов'язаних і призовників, журнали та обліковадокументація встановлених форм, узгоджена з вимогами міськвійськомат;техніко-технологічну документацію - документи, що організують господарськудіяльність установи; документи, що організують медичну діяльність;документи, що організують педагогічну діяльність установи) і керуючіданою діяльністю (накази з основної діяльності (додаток 7, 8),особовому складу, розпорядження керівника; інформаційно-довідкові документи- Листи (додаток 9), протоколи, акти, довідки, доповідні і службовізаписки, телефонограми, документація, яка містить відомості про вихованців;документація по роботі з громадянами; заяви про зарахування дитини вустанова; заяви від колишніх працівників про надання архівних відомостей простаж роботи та заробітну плату; скарги про неналежному догляді, нагляді за дитиною).

Діяльністьбудь-якого дошкільного освітнього закладу, в тому числі, і МДОУ № 19 поуправлінню документацією досить специфічна у зв'язку з відсутністю в йогоструктурі служби документаційного забезпечення управління. Процеси роботи здокументами розподілені між завідуючим дитячим садом і старшим вихователем [26].

Управліннядокументацією в дитячому садку включає в себе наступні напрямки роботи:

-організаціядокументообігу;

-контрольвиконання документів;

-складанняноменклатури справ;

-архівне зберіганнядокументів [27].

Організаціяділоводства в МДОУ № 19 має свою специфіку, яка визначається:

-відсутністюслужби документаційного забезпечення;

-незначнимобсягом документообігу;

-слабо розвиненою(Неразветвленной) структурою управління, невеликий штатною чисельністю працівників;

-відсутністюнормативних документів, безпосередньо регламентують роботу з документацієюсаме в дошкільній освітній установі;

-відсутністюособливої вЂ‹вЂ‹науково-історичної цінності документів дитячого садка.

Розглянемодокладніше особливості оформлення різних видів документів в МДОУ № 19.

1.Організаційно-розпорядчаіінформаційно-довідкова документація.

Організаційнадокументація -документи, що регламентують структуру, завдання і функції установи, організаціюйого роботи, права та обов'язки, відповідальність керівника та працівників [28].

До складу організаційнихдокументів МДОУ № 19 установи входять:

-Статут;

-договір ззасновником;

-посадовіінструкції співробітників;

-структураі штатна чисельність;

-штатнийрозклад;

-правилавнутрішнього трудового розпорядку.

Статутсаду.

Змістовна

-загальні

-

-організація

-учасники

-управління

-фінансова

-регламентаціядіяльності;

-реорганізація

Постановоюустанові.У цьому

Правила

Це

Структура

-загальні

-порядок

-основні

-робоче

-

-

-режим;

-організаціяроботи.

В

Текст

Інструкція

Всі

Правове

ПриКожна

Текстдокументів.Згідно

-загальні

-функції;

-посадові

-права;

-відповідальність;

-

Інструкція

2.документи.

При

-достовірність

-

-

-відповідність

-слідування

Будь

-найменування

-найменування

-дата

-реєстраційнийномер;

-місце

-

-текст;

-

-

Книга

ВсіФедерації.

ВиділяютьсяКожен з

В

-чиннезаконодавство;

-

-

-актиперевірок.

В, Їх переведення на іншу посаду або звільнення.

Цінакази не мають констатуючій частині і дієслова В«Накази-ваюВ», а починаються відразу зрозпорядчого дії: В«ПрийнятиВ», В«ПризначитиВ», В«ПеревестиВ», В«ЗвільнитиВ» і т.п. Зміст наказу визна-ляетсяспецифікою розпорядчого дії [41]. Накази, що стосуються перекладу,звільнення, накладення дісціплінар-них стягнень, повинні мати обов'язкову посилання на відповідну статтюТрудового Кодексу РФ.

Наказможе бути підписаний керівником ДОП або особою, яка виконує обов'язкикерівника у разі відсутності останнього.

Запідписом поміщається: В«З наказом ознайомлений: підпис, П.І.Б.В». Підпис і датаознайомлення ставляться працівником власноручно.

Наказвводиться в дію з дати його підписання, якщо в тексті наказу не вказаніінші терміни [42].

Виданнянаказу тягне за собою правові наслідки як для осіб, зазначених у ньому, такі для його підписала керівника. У разі утиску інтересів працівникапосадова особа, що підписала наказ, зобов'язана, в окремих ситуаціях за рішеннямсуду, внести зміни в раніше виданий наказ з метою усунення порушеньчинного законодавства з усіма витікаючими моральними і, можливо,матеріальними наслідками.

Розпорядження - цеправовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чиномколегіального органу, з метою вирішення оперативних питань; як правило,має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб тагромадян.

На невеликихпідприємствах, де право підпису розпорядчих документів має тількикерівник (або при його відсутності - виконуючий обов'язки керівника),накази видаються з основних завдань (наприклад, по задачам основнийдіяльності підприємства, по задачам вдосконалення організаційної структуриі т.д.), а розпорядження - з оперативних питань і питаньінформаційно-методичного характеру (наприклад, з питань притягнення дороботи у вихідні та святкові дні у зв'язку з виробничою необхідністю,з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій і т.д.) [43].

Порядок складання таоформлення розпоряджень в цілому аналогічний порядку оформлення наказів.Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється відконстатуючій словом "ПРОПОНУЮ" або "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", якетак само, як в наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами,або без якогось слова, тобто безпосередньо слідує за констатуючій частиноюпісля двокрапки.

Розпорядження оформлюютьсяна бланку розпорядження (бланк конкретного виду документа).

Обов'язковими реквізитамирозпорядження є: найменування організації, назва виду документа(РОЗПОРЯДЖЕННЯ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чивидання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

3.Кадровадокументація.

Накожного співробітника освітньої установи ведеться особиста справа - сукупність документів, що містятьнайбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справаоформляється після видання наказу про прийняття на роботу. Порядок розташування документів призакладі особової справинаступний:

-внутрішній описдокументів справи;

-заяву проприйомі на роботу;

-виписка знаказу про прийом на роботу;

-листок з облікукадрів;

-копії документівпро освіту;

-виписки знаказів про переміщення, суміщення професій, про присвоєння кваліфікаційноїкатегорії, звільнення;

-атестаційнийлист (копія) [44].

Внутрішняопис документів, наявних в особистій справі, місти...ть відомості про порядкові номери документів справи, дати їхстворення, заголовках. При нумерації аркушів справи аркуші внутрішнього описунумеруються окремо.

Внутрішняопис складається на окремому аркуші, підписується її упорядником ззазначенням посади (наНаразі - завідувачем дитячим садом), розшифровки підпису та дати складання опису.

Основуособової справи становить особовий листок з обліку кадрів, який представляєсобою перелік питань про біографічних даних працівників, освіті,виконуваної ними з початку трудової діяльності роботі, сімейний стан та ін Особовий листок заповнюється від рукисамим працівником при вступі на роботу. Скорочення, прочерки, виправлення іпомарки не допускаються. При заповненні особового листка використовуються наступнідокументи: паспорт, трудова книжка, диплом, посвідчення, свідоцтва та інОсобливу увагу необхідно звертати на деякі графи особового листка, призаповненні яких часто допускаються помилки [45]. Так, у графі В«ОсвітаВ»застосовуються наступні формулювання: В«вищеВ», В«незакінчену вищуВ», В«середнє спеціальнеВ», В«середнєВ», В«неповнесереднє В»,В« початкове В»- в залежності від того, який документ про освітумається у працівника.

Вграфі В«Виконувана робота з початку трудової діяльностіВ» відомості про роботувідображаються у відповідності із записами в трудовій книжці. У зазначену графувносяться відомості і про перервах у роботі у зв'язку з навчанням, хворобою та ін Крімтого, якщо працівник в одній установі в різні періоди обіймав різніпосади, то слід вказувати час перебування на кожній з них [46].

Завідувач,приймаючи від вступника особовий листок з обліку кад-рів, перевіряє повноту його заповнення іправильність зазначених відомостей відповідно до пред'явленими документами.

Порядіз заповненням особового листка по обліку кадрів поступає на роботу пише автобіографію- Документ, що містить короткий опис в хронологічній послідовностіосновних етапів життя і діяльності даної особи. Автобіографія складаєтьсяпрацівником власноручно, у довільній формі, без виправлень і помарок. Вавтобіографії повинні бути зазначені такі відомості: прізвище, ім'я, по батькові;число, місяць, рік і місце народження; отримана освіта (де, коли, в якихнавчальних закладах); з якого часу почалася самостійна трудовадіяльність; відомості про сімейний стан і близьких родичів, паспортнідані; домашню адресу і телефон; дата складання автобіографії, підписпрацівника.

підшитимив особову справу виписка з наказу про прийом на роботу конкретного співробітникаповинна бути завірена завідувачем.

Наособистому листку проставляється присвоєний особової справи порядковий номер. Під цимномером особиста справа реєструється в книзі обліку особистих справ. Післязвільнення працівника його особова справа витягується з папки і в звільниласяобкладинку, під тим же номером, поміщається особиста справа нового працівника.

Вметою забезпечення збереження особистих справ їх реєструють у книзі обліку, депередбачаються такі графи: порядковий номер справи, прізвище, ім'я,батькові працівника. Дата постановки справи на облік, дата зняття з обліку.

Особистісправи не видаються на руки працівникам, на яких вони заведені.

Атестаційнийлист (копія) зберігається в особовій справіпедагогічних кадрів, що пройшли атестацію. Після успішного проходженняатестації завідувач МДОУ№ 19 видає наказ (не пізніше одногомісяці після засідання атестаційної комісії) про присвоєння кваліфікаційноїкатегорії працівнику і зробити відповідний запис у трудовій книжці. Оплатаза новою кваліфікаційної категорії проводиться з дня присвоєння категорії - дати прийняття рішення атестаційноюкомісією.

Завідувачнесе відповідальність перед засновником і фінан-совимі органами за правильність документування атестації тасвоє-тимчасове оформленнявідповідних документів [47].

Порядз особистими справами, на всіх працівників заводяться спеціальні особистікартки, які служать для обліку кадрів і аналізу кадрового складу. Особистікартки мають типову форму Т-2, затверджену органами статистики.

Особистакартка заповнюється від руки, всі записи формулюються пів-ністю, без скорочень. Підставоюдля записів є: паспорт, тру-довая книжка, документи про освіту. Особисті картки зберігаються від-но від особистих справ [48].

Трудовакнижка є основнимдокументом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника, ведеться на всіхспівробітників, які пропрацювали понад п'ять днів, якщо робота в цій організаціїє основною.

Прийомна роботу без трудової книжки не допускається. У роботі з тру-довимі книжками завідувач керується Правилами ведення і зберіганнятрудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців,а також Інструкцією щодо заповнення трудових книжок. У цій же Інструкціїпередбачається ведення книги обліку руху трудових книжок івкладишів до них. У зазначеній книзі реєструються всі трудові книжкипрацівників при вступі на ра-боту із записом серії і номера книжок. Форма книги обліку руху тру-дових книжок і вкладишів до нихдодається до Інструкції.

4.Плануваннядіяльності.

При аналізі програми розвиткудошкільної освітньої установи звертають увагу на наступні параметри:

1.Візитна карткаМДОУ.

2.Інформаційнадовідка.

3.Аналізнавчально-виховної роботи.

4.Концепція та їїосновні положення.

5.План дій натри найближчі роки.

6.Критерії оцінкивиконаної роботи.

7.Перспективирозвитку.

8.Структура і змістпрограми.

9.Додатки,стосуються:

-системилікувально-профілактичних заходів та фізкультурно-оздоровчої роботи;

-складанняграфіка захворюваності дітей та приведення показників стану здоров'я;

-характеристикисоціуму і контингенту;

-складаннярежиму дня, якщо він складається з урахуванням специфіки роботи ДОП;

-якісногоскладу педагогічного колективу;

-оцінки рівняроботи ДОП за підсумками анкетування батьків і рейтингової оцінки роботиустанови управлінням освіти;

-оцінкиособистісно-професійних якостей педагогів;

-опису формроботи з батьками;

-аналізудіагностики готовності дітей до навчання в школі, приведення довідки навипускників;

-аналізувиконання програми за попередні три роки [49].

Щорічно восвітню програму вносяться корективи в залежності від обраних на рікзавдань і змін, що відбулися (предметно-розвиваюче середовище, якіснийсклад вихованців і викладачів).

Крім цього,в МДОУ № 19:

-здійснюєтьсяперспективне планування;

-здійснюєтьсяоперативне планування;

-вихователі маютьтематичні плани з навчання й виховання дітей;

-звільненіфахівці мають тематичні плани з навчання й виховання дітей;

-тематичніплани вихователів і звільнених фахівців скоординовані за змістом.

Річний планузгоджений в управлінні освіти і затверджений завідувачем. У річному планізазвичай відображаються:

-розстановкакадрів на навчальний рік;

-аналіз роботиколективу за минулий навчальний рік, де дається оцінка виконаних завдань;

-форми роботи зцим завданням;

-методичнірозробки педагогів по обраних напрямках;

-аналіз підвищеннякваліфікації (КПК, семінари, консультації) педагогічних працівників заминулий рік;

-зміни впредметно-розвивальному середовищі ДОП;

-участь уокружних і міських заходах;

-якіснаоцінка виконання програми по поставленим завданням, як по віку, так і поустанові в цілому;

-даніобстеження дітей на предмет готовності до навчання у школі за лініями розвиткудитини;

-запланованірічні завдання та заходи [50].

У річномуплані роботи визначається система проведення педагогічних рад, тематикаяких повинна бути актуальна для ДОП, відображаються його особливості тапріоритетні напрямки роботи. Вирішення педагогічних рад повинні матитерміни та виконавців, а виконання рішень - контролюватися і доводитися... довідомості педагогічного колективу, що може бути представлено у вигляді довідокабо виписок з протоколів засідань. Книга протоколів педагогічних радповинна бути оформлена відповідно до встановлених правил, а матеріалипроведених рад повністю зберігаються [51].

Інформаційно-довідковадокументаціямістить інформацію про фактичний стан справ в установах і служить підставою для прийняттярозпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документів належать:довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти, листи, телеграми ітелефонограми. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії аболише взята до відома [52].

В§ 3. Оперативне іархівне зберігання документів

При роботі з документамиділовод керується нормативними актами Російської Федерації,які передбачають певні правила підготовки і складаннядокументів, ведення номенклатури (списку) справ, а також створення архівуустанови для забезпечення схоронності найбільш значущих документів.

У теорії і практиціділоводства розрізняють наступні види номенклатури: типову, зразкову іконкретну. Типова номенклатура - це відомчий документ, що встановлюєтиповий склад справ, єдину їх індексацію [53].Примірна номенклатура справ встановлює склад справ для організацій, одноріднихза характером діяльності, носить рекомендаційний характер.

Номенклатура справ - цесистематизований перелік або список найменувань справ, що заводяться вділоводстві установи із зазначенням термінів їх зберігання, оформлення вустановленому порядку. Склад документів визначається компетенцією іфункціонуванням установи, порядком вирішення питань, взаємозв'язків з іншимиорганізаціями. Єдність правил документування управлінських дійрегламентується застосуванням Державної системи документаційного забезпеченняуправління (ГСДОУ) і уніфікованими системами документації (УСД). Номенклатурасправ для дошкільного освітнього закладу містить перелік основних,необхідних для організації його діяльності документів. Разом з тим привизначенні номенклатури справ потрібно спиратися на Наказ Міністерства освітиРосійської Федерації В«Про затвердження документів з проведення атестації тадержавної акредитації дошкільних освітніх установ В».

Номенклатура справвиконує цілий ряд функцій:

1.використовується яксистема класифікації при угрупованні виконаних документів, при цьомузаголовки справ переносяться на їх обкладинки;

2.визначає термінизберігання документів;

3.використовується дляпобудови інформаційно-пошукової системи;

4.має довідковезначення при вивченні діяльності установи.

Кожна організаціяскладає свою конкретну номенклатуру справ. При наявності типової номенклатуризаголовки справ повністю переносяться в конкретну номенклатуру. Терміни зберіганнясправ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою, переносяться вконкретну номенклатуру справ без змін. У дошкільному освітньомуустанові є затверджена керівником номенклатура справ. Завідувачдошкільним освітнім закладом вправі вносити доповнення та уточнення вноменклатуру справ установи у відповідності зі специфікою його діяльності.

Формування справ - цеугруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури тасистематизація документів усередині справи [54].Швидкий пошук і використання документів можливі лише при їх чіткоїкласифікації. Найпростішою класифікацією документів є їх групування всправи відповідно до номенклатури справ. Формування починається з початкукалендарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справа заводитьсяокрема папка. Формування справи складається з ряду операцій: розподіл ірозкладка виконаних документів по теках, розташування документів всередині справв певній послідовності, оформлення обкладинок справ.

Справою називаєтьсясукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання абоділянці діяльності, поміщених в окрему обкладинку [55].

По закінченні року внаписи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання вносятьсяуточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці зміступідшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносятьсядодаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види іформи звітності тощо).

На обкладинках справ,складаються з декількох томів, проставляються крайні дати документів кожноготоми. При позначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік,або рік, місяць, число. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назвамісяця пишеться словами. При позначенні календарної дати - скорочене цифровенаписання, в тому випадку якщо це не буде приводити до неоднозначностітлумачення, на обкладинці дописується нова назва цього структурногопідрозділи [56].

При формуванні справслід дотримуватися певних правил:

-в справупідшиваються тільки виконані документи;

-кожен документповинен відповідати вимогам державних стандартів та нормативнихактів (для цього перевіряється наявність необхідних підписів, віз, індексу, дат іін);

-в справупідшиваються документи в одному примірнику (оригінали);

-документипостійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи;

-як правило, всправи групуються справи одного календарного року, за винятком перехіднихдокументів;

-документипоміщаються в справу з усіма додатками чи додатковими матеріалами;

-товщина одногосправи не повинна перевищувати 30-40 мм (близько 250 листів).

Зберігання документів вМДОУ № 19 на персональному комп'ютері здійснюють за принципом: один документ -один файл. В каталозі імена файлів не повторюються. Періодично проводитьсяревізія документів, яка дозволяє сортувати документи, позбавлятися відзастарілих і непотрібних. Для створення архіву використовують жорсткі й лазерні диски.

Всі документи розрізняютьсяпо своїй цінності, отже, у всіх документів повинні розрізнятися термінидокументів.

-

-справи

-

-структурних підрозділах.

-проведення

-

-складання

-збереження яких минули.

-

-

-

-ЦейВідбірЗа результатами

Такимможна зробити наступні висновки:

1.Організація

2.Завідувач

3.Система

РОЗДІЛ 3.

В§ 1.

Розробкавимог.

Посадові

Посадовіобов'язків.доповнення.

Затвердженіінструкцій.

Для

1.

2.

3.

4.Постанова

5.Зразкові

6.

Структура

-загальні положення;

-функції;

-посадові

-права;

-відповідальність;

-норматівние і законодавчі документи, якими він керується у своїй діяльності, йогопідпорядкованість, порядок призначення та звільнення з посади.

У розділіВ«ФункціїВ» вказані основні напрямки діяльності, наприклад:

-раціональнаорганізація документаційного забезпечення;

-інформаційно -довідкове обслуговування документів;

-ведення базиданих з кадрів, вихованцям;

-вдосконаленняформ і методів роботи з документами;

-формуваннязвітів будь-яких форм.

Прискладанні розділу В«Посадові обов'язкиВ» багато формулювань були взяті зкваліфікаційних характеристик по галузевим посадам. Розділ встановлюєвиди робіт, виконуваних діловодом, зокрема:

-бере участьу плануванні, організації і вдосконаленні своєї діяльності;

-впроваджуєсучасні технологічні процеси роботи з документами і документноїінформацією на основі використання інформаційних технологій;

-бере участьв постановці завдань, проектуванні, експлуатації, вдосконаленніавтоматизованих інформаційних систем, які застосовуються в МДОУ № 19;

-здійснюєдокументальне забезпечення кадрової діяльності дошкільного закладу;

-вирішуєобліково-аналітичні, прогностичні та інформаційні завдання, пов'язані здіяльністю дошкільного закладу;

-організовуєпідготовку документів для керівника дошкільного закладу;

-здійснюєконтроль за своєчасним виконанням документів, за дотриманням термініввиконання звернень громадян;

-приймаєбезпосер...едню участь у розробці нормативних та методичних документів зділоводству;

-здійснюєконсультативну та методичну допомогу працівникам структурних підрозділів зпитань роботи з документами;

-вноситьпропозиції завідуючому дошкільного закладу з удосконалення форм іметодів роботи з документами, щодо застосування засобів організаційної ікомп'ютерної техніки;

-веде облікодержувати і відправляти кореспонденцію, картотеку обліку проходженнядокументів;

-підготовляєдля архіву документальні матеріали, закінчені діловодством;

-забезпечуєякість підготовки, правильність складання, узгодження та оформленнядокументів, що утворюються в процесі діяльності МДОУ.

РозділВ«ПраваВ» посадової інструкції визначають повноваження діловода,забезпечують виконання вищеперелічених посадових обов'язків, вЗокрема:

-правоконтролювати дотримання працівниками дошкільного закладу правил роботи здокументами;

-право запитуватив підрозділах установи необхідну інформацію з питань, що входять до йогокомпетенцію;

-право вимагативід керівника установи створення сприятливих умов праці;

-право вносити нарозгляд керівника пропозиції щодо покращення організації роботи здокументами, з урахуванням застосування комп'ютерних технологій;

-право на захистпрофесійної честі та гідності;

-право насоціальні гарантії та пільги, встановлені законодавством РФ;

-право нащорічна оплачувана відпустка.

У розділіВ«ВідповідальністьВ» встановлюються заходи персональної відповідальностіділовода за:

-вчинені впроцесі здійснення своєї трудової діяльності правопорушення в межах,визначуваних чинним адміністративним, кримінальним та цивільнимзаконодавством РФ;

-заподіянняматеріальної шкоди в межах, визначених чинним трудовим, кримінальним тацивільним законодавством РФ;

-невиконання абоненалежне виконання без поважних причин Статуту і Правил внутрішньоготрудового розпорядку дошкільного закладу, законних розпорядженькерівника, інших локальних нормативних актів, посадових обов'язків,встановленою інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав,діловод несе дисциплінарну відповідальність у порядку, визначеномутрудовим законодавством РФ;

-недотриманнятрудової дисципліни.

У розділіВ«ВзаємовідносиниВ» встановлюються інформаційні взаємозв'язки, вказується зким, співпрацює, при виконанні своїх посадових обов'язківділовод:

-із завідувачеммуніципальним дошкільною освітнім Установою - з питань,вдосконалення діловодства установи;

-задміністративним, педагогічним і обслуговуючим персоналом з питаньпідготовки та надання необхідних документів, перевірки виконаннядоручень, наказів і вказівок керівника установи.

Такимчином, розроблена посадова інструкція діловода дозволитьбезпосередньо впливати на діяльність діловода, направляючи йогопосадові обов'язки на вдосконалення документування управлінськоїдіяльності та раціоналізації порядку роботи з документами у відповідності з вимогамисучасного автоматизованого діловодства у муніципальному дошкільному освітньомуустанові Центрі розвитку дитини дитячому садку № 19.


В§ 2.Розробка інструкції з діловодства

Дляграмотного документування інформації та ефективної організації роботи здокументами необхідна регламентація технологічних процесів обробкидокументів. Одним із чільних нормативним документом в організаціїділоводства в будь-якому освітньому закладі є Інструкція зідокументаційного забезпечення управління (інструкція з діловодства).Даний документ встановлює правила оформлення, складання документів тароботи з ними. Тому інструкція з діловодства повинна бути розробленадля кожної конкретної організації, в тому числі, і для досліджуваного дошкільногоосвітньої установи. Інструкція з діловодства повинна грунтуватисяна нормативно-методичної бази діловодства та відображати специфіку роботидитячого садка.

Прирозробці інструкції з діловодства МДОУ № 19 (додаток 11) були вивченіосновні правові акти і нормативні документи в сфері документації іінформації, витягнуті з них корисні відомості, а також проаналізовано порядокроботи з документами. При створенні інструкції з діловодствавикористовувалися методичні рекомендації з розробки інструкцій зділоводства в Федеральних органах виконавчої влади, затвердженихнаказом Росархіву від 23.12.2009, а також методичні рекомендації по роботі здокументами в загальноосвітніх закладах. Інструкція з діловодства -основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами напідприємстві, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи зними, вузлові організаційні моменти.

При розробці інструкції з діловодства враховані положення таких законодавчих та інших нормативних правових актів у сфері інформації, документації, архівної справи:

1. Федеральний закон від 14.06.2023 р. № 5-ФЗ В«Про порядок опублікування і набрання чинності федеральних конституційних законів, федеральних законів, актів палат Федеральних ЗборівВ» (з ізм. Від 22 жовтня 1999 р.) [62];

2. Федеральний конституційний закон від 25 грудня 2000 р. № 2-ФКЗ В«Про Державний герб Російської ФедераціїВ» (зі зм. Від 09.07.2002, 30.06.2023) [63];

3. Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ В«Про електронний цифровий підписВ» (з ізм. Від 8 листопада 2007 р.) [64];

4. Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ В«Про архівну справу в Російській ФедераціїВ» (зі зм. Від 4 грудня 2006 р., 1 грудня 2007 р., 13 травня 2008) [65];

5. Федеральний закон від 2 травня 2006 р. № 59-ФЗ В«Про порядок розгляду звернень громадян Російської ФедераціїВ» [66];

6. Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ В«Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформаціїВ» [67];

7. Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 152-ФЗ В«Про персональних данихВ» [68];

8. Федеральний закон від 9 лютого 2009 р. № 8-ФЗ В«Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядуванняВ» (набуває чинності з 1 січня 2010 р.) [69];

9 . Указ Президента Російської Федерації від 2 травня 1996 р. № 638 В«Про порядок підготовки проектів указів, розпоряджень Президента Російської Федерації, що передбачають прийняття постанов, розпоряджень Уряду Російської ФедераціїВ» [70];.

10. Указ Президента Російської Федерації від 23 травня 1996 р. № 763 В«Про порядок опублікування і набрання чинності актами Президента Російської Федерації, Уряду Російської Федерації і нормативних правових актів федеральних органів виконавчої владиВ» (зі зм. Від 16 травня 1997 р., 13 серпня 1998 р., 28 червня 2005) [71];

11. Указ Президента Російської Федерації від 6 березня 1997 р. № 188 В«Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеруВ» (з ізм. Від 23 вересня 2005 р.) [72];

12. Постанова Уряду Російської Федерації від 3 листопада 1994 р. № 1233 В«Про затвердження положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої владиВ» (зі зм. Від 8 серпня 2003 р., 4 серпня 2006 р.) [73]

13. Постанова Уряду Російської Федерації від 27 грудня 1995 р. № 1268 В«Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської ФедераціїВ» (зі зм. Від 8 червня 2001 р., 14 грудня 2006 р.) [ 74];

14. Постанова Уряду Російської Федерації від 13 серпня 1997 р. № 1009 В«Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстраціїВ» (з ізм. Від 11 грудня 1997 р., 6 листопада 1998 р., 11 лютого 1999 р ., 30 вересня 2002 р., 7 липня 2006, 29 грудня 2008 р., 17 березня 2009 р.) [75];

15. Постанова Уряду Російської Федерації від 1 червня 2004 р. № 260 В«Про Регламент Уряду Російської Федерації і Положенні про Апарат Уряду Російської ФедераціїВ» [76]; ...

16. Постанова Уряду Російської Федерації від 19 січня 2005 р. № 30 В«Про типовому регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої владиВ» (зі зм. Від 11 листопада 2005 р., 15 жовтня 2007 р., 21 лютого, 28 березня 2008, 10 березня , 15 червня 2009 р.) [77];

17. Постанова Уряду Російської Федерації від 28 липня 2005 р. № 452 В«Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої владиВ» (зі зм. Від 15 жовтня 2007 р., 21 лютого, 28 березня, 7 листопада 2008 р., 17 березня, 30 квітня, 15 червня 2009 р.) [78];

18. Постанова Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477 В«Про затвердження Правил діловодства у федеральних органах виконавчої владиВ» [79];

19.Постанова Уряду Російської Федерації від 22 вересня 2009 р. № 754В«Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронногодокументообігу В»[80].

Внесеннязмін до Інструкції з діловодства здійснюється наказом завідувачаМДОУ № 19.

У розділіВ«Загальні положенняВ» Інструкції з діловодства визначається призначенняінструкції, область її застосування, правові підстави розроблення інструкції. ВЗокрема, встановлюється, що Інструкція з діловодства розробляєтьсяз метою встановлення єдиних вимог до підготовки, обробці, зберіганню тавикористанню документів МДОУ № 19, удосконалення і підвищення ефективностійого діяльності.

У розділіВ«Основні поняттяВ» позначені визначення основних понять, що використовуються вІнструкції з діловодства.

Назватретього розділу: В«Створення документівВ». Цей розділ включає в себе трипідрозділу.

Першийпідрозділ називається В«Бланки документівВ» в ньому розглядається порядок розроблення, виготовлення тавведення в дію бланків документів, види бланків, вимоги до виготовленнябланків. Бланк документа - набір реквізитів, що ідентифікують автораофіційного письмового документа [81].Відповідно до Правил діловодства зразки бланків затверджуютьсянаказом завідувача дитячим садом. Зразки бланків в Інструкції поділоводству поміщені в якості додатку.

Другийпідрозділ третього розділу В«Оформлення реквізитів у процесі підготовкидокументів в МДОУ № 19.Оформлення документів це - проставлення необхідних реквізитів, встановленихправилами документування [82].Документи, що створюються МДОУ, мають стабільний склад реквізитів, їхрозташування і оформлення. Склад реквізитів конкретного документа визначаєтьсяйого видом і призначенням. При підготовці розділу Інструкції з діловодства,встановлює порядок оформлення реквізитів документів, використовувалисяПравила оформлення реквізитів.

Третійпідрозділ носить назву В«Особливості підготовки та оформлення окремих видів документівВ». Наказиі розпорядження, які є індивідуальними правовими актами, оформляють рішенняперсонального характеру (кадрові накази), рішення з оперативних,організаційним і іншим питанням роботи, розраховані на разове виконання [83].

У розділіІнструкції з діловодства встановлюються наступні положення:

-види наказів,призначення наказів (розпоряджень) в управлінській діяльності;

-порядокпідготовки наказів (розпоряджень) Товариства;

-порядокоформлення проекту наказу (розпорядження): склад реквізитів наказу(Розпорядження), оформлення заголовка до тексту наказу (розпорядження),вимоги до структури та викладу тексту наказу (розпорядження), оформленнядодатків до проекту наказу (розпорядження) та ін;

-процедураузгодження проекту наказу (розпорядження) із зазначенням обов'язкових інстанційпогодження та встановлення строків погодження проекту наказу посадовимиособами;

-порядокпредставлення проекту наказу (розпорядження) на підпис, підписання наказу(Розпорядження);

-доведення наказу(Розпорядження) до виконавців;

-порядок внесеннязмін в раніше виданий наказ (розпорядження).

Інструкція поділоводству містить положення, що визначають:

-призначенняправил, положень, інструкцій;

-порядокпідготовки правил, положень, інструкцій і порядок їх оформлення;

-узгодженняправил, положень, інструкцій з зацікавленими посадовими особами;

-порядокзатвердження правил, положень, інструкцій (наказом директора товариства);

-доведення правил,положень, інструкцій до виконавців;

-внесеннязмін до затверджених правила, положення, інструкції.

Протокол - документ інформаційногохарактеру, призначений для фіксації ходу розгляду питань і прийняттярішень на засіданнях колегіальних, дорадчих, координаційних, експертнихта ін органів, нарад.

Інструкція поділоводству визначає:

-види протоколів,використовуваних в діяльності федерального органу виконавчої влади;

-порядокоформлення протоколів (склад реквізитів, особливості побудови тексту,особливості запису рішень, особливих думок, результатів голосування та ін);

-терміни підготовкипротоколу;

-порядокпідписання протоколів;

-доведенняпротоколів для виконавців;

-оформленнявиписки з протоколу та ін

Службовілисти розглядаються в однойменному розділі Інструкції з діловодства,де встановлюється:

-види записок,створюваних у Товаристві і використовуваних для інформаційного обміну міжструктурними підрозділами, посадовими особами, працівниками;

-порядокскладання записок (на паперовому носії або в електронній формі);

-реквізити записокрізних видів та їх оформлення;

-структура текстуаналітичної (доповідної, службової, пояснювальної) записки.

У розділіІнструкції з діловодства встановлюються правила складання текстів записокрізних видів.

Четвертийрозділ називається В«Організація документообігу та виконання документівВ», включаєв себе дев'ять підрозділів.

У числіяких:

-організаціядокументообігу;

-організаціядоставки документів;

-прийом, обробкаі розподіл документів, що надходять;

-організаціяобробки і передачі документів, що відправляються;

-порядокпроходження внутрішніх документів;

-облік кількостідокументів;

-реєстраціядокументів;

-організаціяпошукової системи за документами;

-контрольвиконання документів.

Привстановленні вимог до організації документообігу в Товаристві відбуваєтьсявиключення зворотних рухів документа, не обумовлених діловоїнеобхідністю, однократність реєстрації документів, усунення необгрунтованихпогоджень проектів документів, регламентація операцій по обробці, розглядуі погодженням документів.

П'ятий розділназивається В«Документальний фонд МДОУ № 19В» і включає в себе три підпункти.Перший підпункт В«Складання номенклатури справВ».

Номенклатурасправ є основою формування документального фонду МДОУ № 19. Підформулюванням документальний фонд МДОУ № 19 розуміється сукупність документів,утворюються в процесі його діяльності. Документальний фонд складаютьдокументи, створені ним, а також отримані в результаті взаємодії зіншими організаціями та громадянами.

Відповідальністьза складання номенклатури справ, порядок формування та оформлення справ,забезпечення їх обліку та схоронності, організація передачі справ в архів лежить назавідуючого дитячим садком № 19.

Інструкція поділоводству визначає порядок розробки, складання, оформлення,погодження та затвердження номенклатури справ, а також порядок веденняноменклатури справ протягом діловодного (календарного) року.

Інструкція поділоводству встановлює:

-призначенняноменклатури справ у діловодстві, виконувані нею функції;

-формуноменклатури справ;

-порядокрозроблення, погодження та затвердження номенклатури справ;

-порядок веденняноменклатури справ.

Інструкція поділоводству повинна передбачати порядок складання номенклатури справ, вЗокрема, порядок розташування розділів у зведеній номенклатурі справ, правилаіндексації справ, правила складання заголовків справ і послідовності їхрозташування в розділах номенклатури справ, порядок встановлення строків зберіганнядокументів і справ, порядок к...оригування номенклатури справ протягом діловодного

Другий

Формування

-принцип

-

-принципи

-

-

-особи,

-особи,

-

-

-

-

-

Третій

ЧетвертийУ ньому

Підготовка

-експертизу

-

-складання

-

П'ятий

-

-визначається

-при проведенні

-

-

-повногосправи.

Такимрекомендаціям.


ВИСНОВОК

Заставаінформації.напрямками.Таким чином,установою.

У сучаснихПідвищиласяВід того,Документинеобхідності.

Організаціясаду.

Найважливішим напрямкомоптимальних рішень.

БІБЛІОГРАФІЧНИЙСПИСОК

I. Джерела

1.Статут- 22 с.

1.Цивільнийкодекс Російської Федерації. - 544 с.

2.Трудовий кодекс

3.Федеральний закон

4.Федеральний законресурс].

5.Федеральний закон-Електрон.

6.Федеральний закон

7.Федеральний законеятельностідержавних органів та органів місцевого самоврядування В»[Електроннийресурс]. - Електрон. дан. - URL: .rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html.

8.Указ ПрезидентаРосійської Федерації від 06.03.2024 № 188 В«Про затвердження переліку відомостейконфіденційного характеру В»[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm.

9.Постанова УрядуРосійської Федерації від 03.11.2023 № 1233 В«Про затвердження положення про порядок поводженнязі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органахвиконавчої влади В»[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: base.garant.ru/188429/.

10. Постанова Уряду РосійськоїФедерації від 13.08.2023 № 1009 В«Про затвердження Правил підготовки нормативнихправових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державноїреєстрації В»(в ред. Постанови Уряду РФ від 11.12.97 № 1538).[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .libertarium.ru/l_sormlaw_1009.

11. Постанова Державногокомітету РФ за статистикою В«Про затвердження уніфікованих форм первинноїоблікової документації з обліку праці та її оплати В»від 05.01.2024 № 1 [Електроннийресурс]. - Електрон. дан. - URL:.consultant.ru/online/base/?req=doc; base = LAW; n = 47274.

12. Постанова УрядуРосійської Федерації від 19.01.2024 № 30 В«Про типовому регламенті взаємодіїфедеральних органів виконавчої влади В»[Електронний ресурс]. - Електрон.дан. - URL:.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html.

13. Постанова Уряду РосійськоїФедерації від 28.07.2023 № 452 В«Про типовому регламенті внутрішньої організаціїфедеральних органів виконавчої влади В»[Електронний ресурс]. - Електрон.дан. - URL:.rg.ru/2005/08/05/reglament.html.

14. Постанова УрядуРосійської Федерації від 31.03.2023 № 277 В«Про затвердження Положення проліцензування освітньої діяльності В». - Доступ з справ. - Правовийсистеми В«Консультант ПлюсВ».

15. Постанова Уряду РосійськоїФедерації від 15.06.2023 № 477 В«Про затвердження Правил діловодства у федеральнихорганах виконавчої влади В»[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL:.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html

16.ГОСТ Р 51141-98.Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - Введ. 27.02.2024[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL:.consultant.ru/online/base/?req=doc; base = LAW; n = 39999.

17. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфікованісистеми документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчоїдокументації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 03.03.2024[Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .consultant.ru/online/base/?req=doc; base = LAW; n = 44595.

18. ДСТУ ISO 15489-1-2007. Системастандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управліннядокументами. Загальні вимоги [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .ippnou.ru/article.php?idarticle=003513.

19. Державна системадокументаційного забезпечення управління. Основи становища. Загальні вимоги додокументів і служб документаційного забезпечення (затв. Наказом ГоловархівуСРСР від 23.05.2023 № 33) [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm.

20. Загальноросійський класифікаторуправлінської документації ОК 011-93 (затв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993р. № 299) [Електронний ресурс]. - Електрон. дан. - URL: .pntd.ru/ok/ok_011-93.php.

21. Методичні рекомендації порозробку інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчоївлади (затв. Наказом Росархіву від 23.12.2023 № 76) [Електронний ресурс]. -Електрон. дан. - URL:.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html

22. Основні правила роботи архівіворганізацій (схвалені Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2024) [Електроннийресурс]. - Електрон. дан. - URL:bestpravo.ru/fed2002/data09/tex26093.htm.

23. Перелік типових управлінськихдокументів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням строківзберігання (затв. Федеральною архівною службою Росії 06.11.2023) [Електроннийресурс]. - Електрон. дан. - URL:.storehouse.ru/po4.htm.

24. Лист Міністерства освітиРосійської Федерації від 30.03.2023 № 212/19-12 В«Про направлення пакету зразківдокументів, що реалізують Типове положення про дошкільну освітньомуустанові в РФ В»[Електроннийресурс]. - Електрон. дан. - URL:.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html.

II. Література

25.Андрєєва,В.І. Діловодство. Організація і ведення/В.І. Андрєєва. - М.: КноРус,2010. - 296 с.

26. Анодіна,М.М. Діловий лист/М.М. Анодіна. - М.: Омега-Л, 2008. - 104 с.

27. Анодіна,М.М. Документообіг в організації/М.М. Анодіна. - М.: Омега-Л, 2006. - 172с.

28.Баріхін,В.В. Діловодство/В.В. Баріхін. - М.: Інфа-М, 2006. - 411 с.

29.Басаков,М.І. Діловодство і кореспонденція/М.І. Басаков. - Ростов н/Д.: изд-воВ«ФеніксВ», 2003. - 320 с.

30.Басаков, М.І.Діловодство: уч. посібник/М.І. Басаков. - М.: Фенікс, 2010. - 376 с.Бардаєв, Е.А. Документознавство/Е.А.

31.Бардаєв, В.Б.Кравченко. - М.: Видавництво В«AcademiaВ», 2008. - 304 с.

32.Березина,Н.М. Сучасне діловодство/Н.М. Березина. - М.: Питер, 2004. - 256 с.

33. Березіна,Н.М. Кадрове діловодство/Н.М. Березина, М.М. Бахарєва. - СПб.: Пітер,2009. - 224 с.

34.Борискін,В.В. Офіційне діловодство/В.В. Борискін. - М., МАУП, 2006. - 197 с.

35.Бикова,Т.А. Діловодство: уч. посібник/Т.А. Бикова. - М.: Пріор, 2006. - 560 с.

36. Вершигора,О.Є. Менеджмент/О.Є. Вершигора. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 283 с.

37.Вялова, Л.М.Організація руху документів/Л.М. Вялова// Секретарська справа. - 2000. -№ 2. - С.16-20.

38.Галахов,В.В. Діловодство/В.В. Галахов. - М.: Омега-Л, 2009. - 480 с.

39.Галахов,В.В. Діловодство: зразки документів. Організація і технологія роботи /В.В. Галахов. - М.: Проспект, 2004. - 114 с.

40. Данилов,В.Г. Класифікація збоїв у системі діловодства вузу/В.Г. Данилов,Н.Д. ЦКАД, Т.І. Філіпсон// Діловодство. - 2010. - № 1. - С. 18 - 24.

41.Дороніна,Л.А. Основи діловодства/Л.А. Дороніна. - М.: Дашков і Ко, 2007. - 182 с.

42. Емишева, Е.М. Методика складанняноменклатури справ/О.М. Емишева// Секретарська справа. - 1996. - № 3. - С. 31-34.

43. Єсіна, Л.В. Мовні норми діловоголисти/Л.В. Єсіна// Секретарська справа. - 2008. - № 3. - С. 42 - 55.

44.Жеребенкова,А.В. Діловодство в бухгалтерії/А.В. Жеребенкова. - М.: МЦФЕР, 2006. -208 з.

45. Ірітікова, В.С. Рекомендації порозробки посадових інструкцій/В.С. Ірітікова// Секретарська справа. -1998. - № 3. - С.42-45.

46. Ірітікова, B.C. Діловодство/В.С. Ірітікова//Секретарська справа. - 2007. - № 1. - С. 20-27.

47. Ірітікова,В.С. Практика діловодства у питаннях і відповідях/В.С. Ірітікова//Діловодство та документообіг на підприємстві. - 2010. - № 4. URL:.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/4.

48. Ірітікова,В.С. Розробляємо інструкцію з діловодства на основі нових правилділоводства та методичних рекомендацій/В.С. Ірітікова//Діловодство та документообіг на підприємстві. - 2010. - № 5. URL:.delo-pr...ess.ru/magazines/documents/issue/2010/5.

49. Ірітікова,В.С. Організаційні основи процедури узгодження документів/В.С. Ірітікова//Діловодство та документообіг на підприємстві. - 2010. - № 9.

URL:.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/9/13615.

50.Катузо, А.В.Шість питань на тему автоматизації діловодства/А.В. Катузо//Діловодство. - 1998. - № 1. - С. 35-39.

51. Козлов,В.П. Документ та проблеми його збереження/В.П. Козлов//Діловодство. - 2010. - № 2. - С. 22 - 28.

52. Козлов,В.П. Загальна теорія документа/В.П. Козлов// Діловодство. - 2009. -№ 3. - С. 3 - 12.

53. Козлов,Н.В. Комп'ютерне діловодство і робота з офісною технікою/Н.В. Козлов. -СПб.: Наука і Техніка, 2007. - 304 с.

54. Колесникова,В.Л. Документаційне забезпечення управління/В.Л. Колесникова, Л.С.Половнева. - Білгород: Вид-во БєлДУ, 2007. - 136 с.

55. Корнєєв,І.К. Ділове листування і зразки документів/І.К. Корнєєв, О.В. Пшенко. - М.:Омега-Л, 2007. - 328 с.

56. Кузнєцов, С.Л. Застосування сучаснихтехнологій у роботі з документами/С.Л. Кузнєцов// Секретарська справа. - 1996.- № 3. - С. 23-26.

57. Кузнєцов, C.Л. Автоматизованісистеми реєстрації і контролю виконання/С.Л. Кузнєцов// Секретарська справа.- 1996. - № 4. - С. 24-29.

58. Кузнєцов, С.Л. Зразкове технічнезавдання на систему автоматизації діловодства/С.Л. Кузнєцов//Діловодство. - 2005. - № 3. - С. 47-52.

59. Кузнєцова, Т.В. Як скластипосадову інструкцію секретаря/Т.В. Кузнецова// Секретарська справа. - 1999.- № 1. - С. 3-5.

60. Кузнєцова, Т.В. Інструкція поділоводству: порядок складання/Т.В. Кузнецова// Секретарська справа. -1999. - № 2. - С. 3-6.

61. Кузнєцова, Т.В. Ведення контролю затермінами виконання/Т.В. Кузнецова// Секретарська справа. - 1999. - № 4. - С.3-5.

62. Кузнєцова, Т.В. Секретарська справа /Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАТ В«Бізнес-школаВ« Інтел-синтез В», 2001 - 324 с.

63. Кузнєцова, Т.В. Діловодство (документаційнезабезпечення управління)/Т.В. Кузнецова. - М., ЗАТ В«Бізнес-школаВ« Інтел -синтез В», 2002 - 384 с.

64. Кузнєцова, Т.В. Для чого секретарюпотрібні нормативно-методичні документи з діловодства/Т.В. Кузнецова//Секретарська справа. - 2002. - № 1. - С. 3-5.

65. Кузнєцова,Т.В. Організація діловодства вимагає професійних знань/Т.В.Кузнецова// Діловодство. - 2010. - № 1. - С. 3 - 6.

66. Кузнєцова,Т.В. Зміна в законодавчо-правової та нормативно-методичної бази ДОП:2009-2010 рр../Т.В. Кузнецова// Діловодство. - 2011. - № 1. - С. 3 -8.

67. колобродити,І.І. Спільні розпорядчі документи/І.І. Колобродити//Секретар-референт. - 2011 - № 3.

URL:.profiz.ru/sr/3_2011/sovmest_rasporiad_doki.

68.Ларін, М.В.Проблеми вдосконалення документаційного забезпечення управління всучасних умовах/М.В. Ларін// Економіка і життя. - 1999. - № 4. - С.56-59.

69. Лозенко,В.К. Час створення документа/В.К. Лозенко// Секретарська справа. - 2008.- № 10. - С. 62 - 69.

70. Лопатнікова,Е.А. Діловодство/Є.А. Лопатнікова. - М.: Омега-Л, 2008. - 319 с.

71.Некраха, А.В.Організація конфіденційного діловодства та захист інформації/А.В.Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Омега-Л, 2007. - 224 с.

72.Негода, А.В.Діловодство організації/А.В. Негода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л,2008. - 480 с.

73. Новиков,Е.А. Діловодство в службі персоналу/Є.А. Новиков. - М.: Омега-Л, 2007. -352 с.

74. Максимович, Г.Ю. Нові можливостіавтоматизації діловодства/Г.Ю. Максимович// Секретарська справа. - 1999.- № 4. - С. 19-25.

75. Маневцева, Л.М. Організаціяділоводства в освітній установі/Л.М. Маневцева. - М.: Пріор,2007. - 215 с.

76. Мосягіна, О.В. Сучасні вимогидо формування й оформлення справ/О.В. Мосягіна, Е.М. Емишева// Секретарськасправу. - 1996. - № 4. - С. 32-36.

77. Орлова, Т.С. Організаціяділоводства в освітніх установах/Т.С. Орлова. - М.:Бізнес-школа, 2006. - 384 с.

78. Санкіна, Л.В. Посадова інструкція:рекомендації зі складання/Л.В. Санкіна// Трудове право. - 2002. - № 2. -С. 10-13.

79. Санкіна, Л.В. Як скластипосадову інструкцію секретаря керівника/Л.В. Санкіна// Секретарськасправу. - 1998. - № 2. - С. 30-34.

80. Санкіна, Л.В. Як скластипосадову інструкцію секретаря-референта (рекомендації зі складання)/Л.В.Санкіна// Секретарська справа. - 1997. - № 4. - С. 19-24.

81.Смирнова,Є.П. Діловодство для секретаря. Розробка, зберігання та облік службовоїдокументації/Є.П. Смирнова. - М.: Омега-Л, 2007. - 312 с.

82.Сокова,А.Н. Електронне діловодство/О.М. Сокова// Діловодство. - 2000. -№ 1. - С. 32-37.

83. Стільників, П.В. Діловодство: зразкидокументів: Інструкції, Дст/П.В. Стільників, А.Н. Тихомиров. - М.: Проспект,2000 - 80 с.

84. Стенюков, М.В. Довідник поділоводству/М.В. Стенюков. - М.: ПРІОР, 2008. - 176 с.

85. Степанов, Е.А. Контроль виконаннядокументів і доручень/Є.А. Степанов// Секретарська справа. - 1997. - № 2. - С.15-19.

86. Чуковенков,А.Ю. Інструкція з діловодства в організації/А.Ю. Чуковенков//Секретар-референт. - 2003. - № 1 [Електронний ресурс] - Електрон. дан. - URL: .edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON;_ID=61(Дата звернення: 13.12.2023).

87. Шатина, Н.В. Складання номенклатурисправ/Н.В. Шатина// Секретарська справа. - 2000. - № 1. - С. 18-24.

88. Янков, В.Ф. Нормативне забезпеченняділоводства в установі, організації, на підприємстві/В.Ф. Янков//Діловодство. - 2001. - № 1. - С. 21-25.


Додаток 1

Посадова інструкція діловода

Муніципальнедошкільна освітня установа

дитячийсад № 19 - Центр розвитку дитини м. Росоші

Розсошанськоїмуніципального району

Воронезькоїобласті

(МДОУЦентр розвитку дитини - дитячий садок № 19)

ПОСАДОВАІНСТРУКЦІЯ

р.Россош

діловода

ЗАТВЕРДЖУЮ

ЗавідувачМДОУ № 19

__________Л.І.Журавльова

_______________________

1. Загальні положення

1.1. Дана посадова інструкція визначаєфункціональні обов'язки, права і відповідальність діловода муніципальногодошкільного освітнього установі Центру розвитку дитини - дитячого садка№ 19 (далі - МДОУ № 19).

1.2. Діловод належить до категоріїфахівців, призначається на посаду і звільняється з посади вустановленому чинним трудовим законодавством порядку наказомзавідувача МДОУ № 19.

1.3. Діловод підпорядковується безпосередньозавідувачу МДОУ № 19.

1.4. На посаду діловода призначаєтьсяособа, яка має початкову професійну освіту без пред'явленнявимог до стажу роботи або середня (повна) загальна освіта і спеціальнапідготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

1.5. Діловод відповідає за:

- ефективне виконання доручається йому роботи;

- дотримання вимог виконавської, трудової татехнологічної дисципліни.

- збереження що знаходяться у нього на зберіганні(Що стали йому відомими) документів (відомостей), що містять (складових)комерційну таємницю МДОУ № 19.

1.6. Діловод повинен знати:

- нормативні правові акти, положення, інструкції,інші керівні матеріали і документи з ведення діловодства восвітньому закладі;

- основні положення Єдиної державної системиділоводства;

- структуру установи та її підрозділів;

- стандарти уніфікованої системиорганізаційно-розпорядчої документації;

- порядок контролю за проходженням службовихдокументів і матеріалів;

- основи організації праці;

- правила експлуатації обчислювальної техніки;

- основи законодавства про працю;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила і норми охорони праці.

1.7. Діловод в своїй діяльностікерується:

- локальними актами таорганізаційно...-розпорядчими документами МДОУ № 19;

- правилами внутрішнього трудового розпорядку;

- правилами охорони праці та техніки безпеки,забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту;

- вказівками, розпорядженнями, рішеннями та дорученнямибезпосереднього керівника;

- цією посадовою інструкцією.

1.8. В період тимчасової відсутностіділовода його обов'язки покладаються на завідувача дитячим садом.

2. Функції

2.1.Діловодздійснює наступні трудові функції:

- організовує документаційне забезпеченнядіяльності МДОУ № 19;

- займаєтьсяінформаційно - довідковим обслуговуванням документів;

- веде базуданих з кадрів, вихованцям;

-удосконалює форми і методи роботи з документами;

- формуєзвіти будь-яких форм.

3. Посадовіобов'язки:

Діловод:

3.1.Приймаєучасть у плануванні, організації і вдосконаленні своєї діяльності.

3.2. Впроваджуєсучасні технологічні процеси роботи з документами і документноїінформацією на основі використання інформаційних технологій.

3.3. Береучасть у постановці задач, проектуванні, експлуатації, вдосконаленніавтоматизованих інформаційних систем, які застосовуються в МДОУ № 19.

3.4. Здійснюєдокументальне забезпечення кадрової діяльності дошкільного закладу.

3.5. Вирішуєобліково-аналітичні, прогностичні та інформаційні завдання, пов'язані здіяльністю дошкільного закладу.

3.6. Організовуєпідготовку документів для керівника дошкільного закладу.

3.7. Здійснюєконтроль за своєчасним виконанням документів, за дотриманням термініввиконання звернень громадян.

3.8. Беребезпосередню участь у розробці нормативних та методичних документів зділоводству.

3.9. Здійснюєконсультативну та методичну допомогу працівникам структурних підрозділів зпитань роботи з документами;

3.10. Вноситьпропозиції завідуючому МДОУ № 19 по вдосконаленню форм і методів роботи здокументами, щодо застосування засобів організаційної та комп'ютерної техніки.

3.11. Ведеоблік одержуваної і відправляється кореспонденції, картотеку обліку проходженнядокументів.

3.12. Підготовляєдля архіву документальні матеріали, закінчені діловодством.

3.13. Забезпечуєякість підготовки, правильність складання, узгодження та оформленнядокументів, що утворюються в процесі діяльності МДОУ.

У разі службової необхідності діловодможе залучатися до виконання своїх обов'язків понаднормово, в порядку, передбаченомуположеннями федерального законодавства про працю.

4. Права

Діловод має право:

4.1.Контролюватидотримання працівниками дошкільного закладу правил роботи з документами;

4.2. Запитуватив підрозділах установи необхідну інформацію з питань, що входять до йогокомпетенцію;

4.3. Вимагативід керівника установи створення сприятливих умов праці;

4.4. Вноситина розгляд керівника пропозиції щодо покращення організації роботи здокументами, з урахуванням застосування комп'ютерних технологій;

4.5. Правона захист професійної честі та гідності;

4.6. Правона соціальні гарантії та пільги, встановлені законодавством РФ;

4.7. Правона щорічну оплачувану відпустку.

5. Відповідальність

Діловод несе адміністративну, дисциплінарнуі матеріальну (а в окремих випадках, передбачених законодавством РФ, -і кримінальну) відповідальність за:

5.1. Досконалів процесі здійснення своєї трудової діяльності правопорушення в межах,визначуваних чинним адміністративним, кримінальним та цивільнимзаконодавством РФ.

5.2. Заподіянняматеріальної шкоди в межах, визначених чиннимтрудовим, кримінальним та цивільним законодавством РФ.

5.3. Невиконаннячи неналежне виконання без поважних причин Статуту і Правил внутрішньоготрудового розпорядку МДОУ № 19, законних розпорядженькерівника, інших локальних нормативних актів, посадових обов'язків,встановленою інструкцією, в тому числі за невикористання наданих прав,діловод несе дисциплінарну відповідальність у порядку, визначеномутрудовим законодавством РФ.

5.4. Недотриманнятрудової дисципліни.

6. Взаємовідносини

Діловод здійснює взаємини:

6.1. С завідувачем МДОУ № 19 - з питань,вдосконалення діловодства установи;

6.2. Садміністративним, педагогічним і обслуговуючим персоналом з питаньпідготовки та надання необхідних документів, перевірки виконаннядоручень, наказів і вказівок керівника установи;

6.3. Сархівними установами - з питань експертизи цінності документів,організації архівної документів, знищення документів із закінченим терміномзберігання.

Завідувачдитячим садком Л.І.Журавльова

З інструкцієюознайомлений І.О. Прізвище

__.___._____


Додаток 2

Інструкція з діловодства

Муніципальне дошкільний навчальний заклад

дитячий садок № 19 - Центр розвитку дитини м. Росоші

Розсошанської муніципального району

Воронезької області

(МДОУ Центр розвитку дитини - дитячий садок № 19)

ІНСТРУКЦІЯ

р. Россош

ЗАТВЕРДЖЕНА

наказом завідувача

МДОУ № 19

від _________ 2011 № _______

___________Л.Е.Журавлева

1. Загальніположення

1.1. Ця інструкція з діловодства складена в ціляхраціональної організації документаційного забезпечення діяльностімуніципального дошкільного освітнього закладу Центру розвитку дитини- Дитячого садка № 19 (далі - МДОУ № 19), а також суворого дотримання діючихнормативних документів у сфері документації та інформації.

1.2. Відповідальність за організацію діловодства, своєчасне і

1.3.

3.1.

3.1.1.

3.1.2.

3.1.2.

3.1.3.Відповідні

3.1.4.

3.2.

ПриУніфікована системаВимоги до оформлення

3.2.1.установи.підприємств і організацій (ОКПО).

3.2.2.

3.2.3.е листи МДОУ № 19 уЗгідно з документами, виданими реєструючим органом.

3.2.4. Найменування організації.

Найменування МДОУ № 19 має відповідати йогонайменуванню, зазначеному в статуті. Найменування підприємства розташовують нижчеорганізаційно правової форми установи.

3.2.5. Довідкові дані про організацію.

Довідкові дані про МДОУ № 19 включають: поштовуадресу, номер телефону.

3.2.6. Найменування виду документа.

Найменування виду документа, створюваного МДОУ № 19,повинно відповідати видам документів, передбачених Загальноросійськимкласифікатором управлінської документації (ОКУД).

3.2.7. Код форми документа.

Код форми документа проставляють відповідно доЗагальноросійським класифікатором управлінської документації.

3.2.8. Дата документа.

Датою документа є дата його підписання(Розпорядчі документи, листи) або події, зафіксованого в документі(Протокол, акт). Для затверджуваного документа (регламент, план, інструкція,положення, звіт) - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою,підписує або затверджує документ. При підготовці проекту документадрукують обмежувальні позначки для проставлення дати: ___. _____.______

Всі службові відмітки на документі, пов'язані з йогопроходженням та виконанням, повинні датуватися і підписуватися.

Дату документа оформляють арабськими цифрами впослідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляютьдвома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськимицифрами.

Наприклад:

14.03.2024

3.2.9. Реєстраційний номер документа.

Реєстраційний номер документа складається з йогопорядкового номера, реєстраційний номер наказу доповнюється постфіксом,позначає різновид наказу:

- ОД - наказ по основній діяльності;

... - ЛЗ - наказ по особовому складу;

- КМ - накази про направлення працівників увідрядження.

Реєстраційний номер документа, складеногокількома юридичними особами, складається із привласнених ними реєстраційнихномерів документа, перерахованих в порядку перерахування авторів документа черезкосу межу.

3.2.10. Посилання на реєстраційний номер і датудокумента.

Посилання на реєстраційний номер і дату документамістить реєстраційний номер і дату документа, на який має бути данавідповідь.

3.2.11. Місце складання або видання документа.

Місце видання документа вказується за формою: м.Россош.

3.2.12. Адресат.

Документи адресують організаціям, їх структурнимпідрозділам, посадовим або фізичним особам.

В складреквізиту В«АдресатВ» може при необхідності входити поштова адреса. Елементипоштової адреси вказують у наступній встановленої Правилами надання послугпоштового зв'язку послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер квартири,назва населеного пункту, назва району, назва області, краю,автономного округу (області), республіки, поштовий індекс.

3.2.13. Гриф затвердження документа.

На документах, що підлягають затвердженню, грифзатвердження проставляється праворуч на верхньому полі першого аркуша документа.

Гриф затвердження оформляється таким чином:


ЗАТВЕРДЖУЮ

Завідувач МДОУ № 19

_________________________________

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

___.____._______

3.2.14. Резолюція.

До складу резолюції входять наступні елементи:прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термінвиконання, підпис, дата.

У випадках, коли доручення дається двом абокільком особам, рівним за посадою, основним виконавцем є особа,зазначене в дорученні першим. Йому надається право скликання співвиконавців ікоординація їх роботи. Основний виконавець і співвиконавець вправі даватидоручення у вигляді резолюцій особам, безпосередньо їм підлеглих.

На документах, які не потребують вказівок по виконанню тамають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підписавтора резолюції, дата.

Резолюція може оформлятися на окремому аркуші ззазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюціявідноситься.

3.2.15. Заголовок до тексту документа.

Заголовок до тексту документа повинен бути коротким,точно передавати зміст документа. Заголовок повинен бути узгоджений знайменуванням виду документа.

Заголовок повинен відповідати на питання: В«про що?В» (В«прокому? В»), наприклад:

НАКАЗ

Про зміну штатного розкладу

Заголовок складається особою, що готує проектдокумента.

3.2.16. Відмітка про контроль.

Позначку про контроль за виконанням документапозначають штампом В«КонтрольВ».

3.2.17. Текст документа.

Текст документа оформляють у вигляді анкети, таблиці,зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.

При складанні тексту у вигляді анкети найменуванняознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменникомв називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особимножини теперішнього або минулого часу (маєте, були,знаходилися і т.д.). Характеристики, виражені словесно, мають бутиузгоджені з найменуваннями ознак.

Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки,виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф ірядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж наодній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступнихсторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.

Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин.У першій частині вказуються причини, мети, підстави створення документа; піддругий (заключній) - рішення, висновки, прохання, рекомендації. Текст можемістити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частинубез констатуючої, листи - прохання без пояснення). У тексті документа,підготовленого на підставі або на виконання раніше виданого документа,вказують його реквізити: найменування документа та організації - автора, дату,реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків іт.д., його можна розбити на розділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

3.2.18. Відмітка про наявність додатків.

Якщо лист має додатки, не названі в тексті,то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявностідекількох додатків їх нумерують, наприклад:

Додаток: 1. Довідка про ... на 3 л. в 2 екз.

2. Проект ... на 8 л. в 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів невказують.

Якщо до документа додається інший документ, такожмає додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: лист МДОУ № 19 від 19.01.2024 № 27

і додаток до нього, всього на 3 л.

Якщо додаток надсилають не в усі зазначені вдокументі адреси, то відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 3 л. в 5 екз. тільки в першу адресу.

У додатку до розпорядчого документа(Постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення)на першому його аркуші в правому верхньому кутку пишуть В«Додаток №В» із зазначеннямнайменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера,наприклад:

Додаток № 2

до наказу МДОУ № 19

від 24.02.2024 № 15

Допускається вираз В«ДОДАТОК №В» друкуватипрописними літерами, а також центрувати це вираз, найменування документа,його дату і реєстраційний номер щодо найдовшою рядки, наприклад:

ДОДАТОК № 2

до наказу МДОУ № 19

від 18.12.2023 № 14

3.2.19. Підпис.

Документи, направлені на вищі органи,федеральні органи представницької та судової влади, підписуються завідувачемМДОУ № 19.

Документи, що надсилаються іншим організаціям,громадянам, підписуються завідувачем, старшим вихователем МДОУ № 19.

До складу підпису входять: найменування посадиособи, що підписала документ, особистий підпис і його розшифрування (ініціали тапрізвище).

Якщо посадова особа, підпис якої заготовленона проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконуєйого обов'язки, або його заступник. При цьому обов'язково зазначаєтьсяфактична посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправленняможна внести від руки або машинописним способом, наприклад: В«в.о.В», В«замВ»). Чи недопускається підписувати документи з прийменником В«заВ» або проставленням косоїриски перед найменуванням посади.

При підписанні документа кількома посадовимиособами їх підписи розташовують на одному рівні або одну під іншою впослідовності, що відповідає займаній посаді.

При підписанні документа кількома особами, рівнимиза посадою, але представляють різні органи, підписи розташовують на одномурівні.

3.2.20. Узгодження проекту документа.

Узгодження проекту документа проводиться принеобхідності оцінки обгрунтованості документа, відповідності його правовим актамі раніше прийнятим рішенням.

Подані на підпис документи візуютьсявиконавцем (відповідальним виконавцем) та керівником підрозділу, деготувався проект документа. Документи, що містять доручення працівникам МДОУ№ 19, повинні бути завізовані ними.

Узгодження проекту документа оформляється візою надокументі (внутрішнє погодження) або грифом узгодження (зовнішнєузгодження).

Віза включає в себе посаду візує документ,особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату.

Віза проставляється в нижній частині зворотного бокуостаннього аркуша оригіналу локального акта МДОУ № 19. На внутрішньомуінформаційно-довідковому документі і на копії документа візипроставляються на лицьовому боці документа.

Зауваження, особливі думки і доповнення до проектудокумента оформляються на окремому аркуші. У цьому випадку віза... оформляєтьсянаступним чином:

Зауваження додаються

Завідувач МДОУ № 19

_____________________________

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

___._____.________

Зауваження доповідаються керівникові, що підписуєдокумент.

Зовнішнє узгодження документа оформляється грифомузгодження, який включає в себе слово ПОГОДЖЕНО, найменування посадиособи, з яким узгоджується документ (включаючи найменування організації),особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Завідувач МДОУ № 22

___________________________________

(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

___._____.________

Гриф погодження розміщується нижче реквізитуВ«ПідписВ» в лівому нижньому полі документа.

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремомуВ«Аркуші узгодженняВ», якщо зміст документа зачіпає інтереси кількохорганізацій. На документі робиться відмітка В«Лист узгодження додаєтьсяВ».

Узгодження документа здійснюється в наступнійпослідовності:

з посадовими особами МДОУ № 19;

з федеральними органами виконавчої влади,інтереси яких зачіпає зміст документа;

з вищими органами - у випадках, колизаконодавством передбачається можливість здійснення управлінськихдій тільки за згодою цих органів.

3.2.21. Відбиток печатки.

МДОУ № 19 має печатку із зазначенням організаційноправової форми установи та його повної назви. Відбиток печатки повинензахоплювати закінчення найменування посади особи, яка підписала документ.

3.2.22. Відмітка про завірення копії.

Для запевнення відповідності копії документаподлиннику нижче реквізиту В«ПідписВ» проставляють завірчий напис «³рноВ»,посада особи, що завірила копію, особистий підпис, розшифрування підпису, датузапевнення.

Наприклад:

Вірно

Діловод МДОУ № 19 Особистий підписА.Я. Хороша

10.10.2023

Відмітка про завірення копії засвідчується відбиткомдруку МДОУ № 19.

3.2.23. Відмітка про виконавця.

Відмітка про виконавця документа проставляється влівому нижньому куті лицьового боку останнього аркуша оригіналу документа.

Відмітка включає ініціали, прізвище виконавця таномер його службового телефону, наприклад:

А.Я. Хороша

8 (4233) 45-654

На документі, підготовленому за дорученнямкерівника групою виконавців, у позначці про виконавця вказується прізвищеосновного виконавця.

3.2.24. Відмітка про виконання документа.

Відмітка про виконання документа і направлення його досправа включає в себе наступні дані: посилання на дату і номер документа,свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа -короткі відомості про виконання; слова В«У справуВ»; номер справи, в якій будезберігатися документ. Відмітка про виконання документа і направлення його до справипідписується і датується виконавцем документа чи керівникомструктурного підрозділу, в якому виконаний документ.

3.2.25. Відмітка про надходження документа.

Відмітка про надходження документа в МДОУ № 19 міститьчерговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності -час надходження). Допускається проставляти відмітку про наявність документа у виглядіштампа.

3.3. Особливості підготовки та оформлення окремихвидів документів

3.3.1. Наказ, розпорядження

3.3.1.1. Наказами і розпорядженнями оформляютьсярішення нормативного характеру, а також за оперативними, організаційним,кадровим та іншим питанням роботи МДОУ № 19.

Проекти наказів (розпоряджень) готують та вносятьпідрозділи на підставі доручень завідувача МДОУ № 19, його заступника абов ініціативному порядку.

Забезпечення якісної підготовки проектівнаказів (розпоряджень) і їх погодження з зацікавленими сторонамипокладається на керівників підрозділів, які готують і вносять проект.

Контроль за правильністю оформлення проектівнаказів (розпоряджень) здійснює завідувач МДОУ № 19.

3.3.1.2. Проекти наказів (розпоряджень) і додаткидо них візуються виконавцем та керівником підрозділу, яка внесла проект,керівниками підрозділів, яким в проекті передбачаються завдання ідоручення, а також керівником відділу кадрів та юристом (візує проектинормативних правових актів). Заперечення за проектом наказу (розпорядження),що виникають при погодженні, викладаються у довідці, що додається допроекту.

Якщо в процесі узгодження в проект наказувносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці таповторному погодженню.

Проекти наказів (розпоряджень), що подаютьсядиректору на підпис, візуються заступниками директора відповідно дорозподілом обов'язків.

3.3.1.3. Проекти наказів (розпоряджень) друкуютьсяна стандартних бланках встановленої форми і доповідаються для підпису принеобхідності з довідкою, яка має містити стислий виклад сутінаказу, обгрунтування його необхідності, а також відомості про те, на підставічого підготовлено проект і з ким погоджений. Датою наказу є дата йогопідписання.

Накази нумеруються порядковою нумерацією в межахкалендарного року; накази з основної діяльності, з особового складу тарозпорядження нумеруються окремо.

3.3.1.4. Копії наказів (розпоряджень) або їхрозмножені екземпляри запевняють штампом відділу кадрів і направляють адресатам уВідповідно до покажчиком розсилки, який складається і підписуєтьсявиконавцем. Копія обов'язково направляється також виконавцю та у відділкадрів.

3.3.1.5. Наказ (розпорядження) має наступніреквізити:

Найменування - Муніципальне дошкільнийосвітня установа Центру розвитку дитини - дитячий садок № 19.

Найменування виду документа - наказ.

Дата і номер наказу. Дата оформляється цифровимспособом, номер складається з знака В«№В» і порядкового номера наказу,додатково відповідним постфіксом.

Заголовок повинен коротко і точно відображати змісттексту наказу. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок друкуєтьсянапівжирним шрифтом розміром 12 пт через 1 міжрядковий інтервал.

Наприклад:

Про затвердження Інструкції з діловодства МДОУ№ 19.

Заголовок до документів, оформлених на бланках зпоздовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється по центру. Розпорядження, якправило, заголовка не мають. Текст відділяється від заголовка 2-3 міжстроковимиінтервалами і друкується шрифтом розміром № 14 через 1,5 інтервалу від лівоїкордону текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстовогополя. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.

Текст наказу може складатися з 2 частин:констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині коротко викладаються цілі тазавдання, факти і події, що послужили підставою для видання наказу. Вона можепочинатися словами В«в ціляхВ», В«на виконанняВ» і т.д. Якщо наказ видається напідставі іншого документа, то в констатуючій частині вказується найменуванняцього документа в родовому відмінку, його автор, дата, номер та заголовок.

Преамбула в проектах наказів завершується словомНАКАЗУЮ, яке друкується в розрядку.

Розпорядча частина повинна містити перерахуванняпропонуютьсядій із зазначенням виконавця кожної дії і термініввиконання. Розпорядча частина може поділятися на пункти і підпункти,які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру можуть бутиперераховані в одному пункті. В якості виконавців вказуються структурніпідрозділи або конкретні посадові особи. Останній пункт розпорядчоїчастини може містити відомості про підрозділ або посадову особу, на якуЗа наявності декількох

3.3.2.нормативних актів.

множини.цифрами.

3.3.3.ПостановаНайменуванняпо центру.

3.3.4.

Наприклад:

ВПідосіб.

4. Організація

4.1. Організація документообігу

4.1.1.

4.2.

4.2.1.

4.3.документів

4.3.1.

4.3.2.показання конкретної особи попередньо розглядаютьсяспівробітником відповідальни...м за діловодство, а потім направляються керівництвуабо в підрозділ.

Попередній розгляд документів проводиться зметою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язковогорозгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурніпідрозділи і відповідальних виконавців.

Попередній розгляд здійснюється, виходячиз оцінки їх змісту, на підставі встановленого в організаціїрозподілу обов'язків.

Без попереднього розгляду передаються попризначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділамабо посадовим особам.

Розглянуті керівництвом документи повертаютьсяспівробітникові відповідальному за діловодство, в журналі реєстрації вхіднихдокументів вноситься зміст резолюції, а документ передається на виконання.

Оригінал документа, який виконується декількомаструктурними підрозділами, отримує відповідальний виконавець, іншимвиконавцям передаються копії.

4.4. Організація обробки і передачі відправляютьсядокументів.

Документи, що відправляються МДОУ № 19, передаютьсяпоштового та електронним зв'язком.

Обробка документів для відправлення поштовим зв'язкомздійснюється співробітником відповідальним за діловодство відповідно додіючими Правилами надання послуг поштового зв'язку.

Документи, що підлягають відправці, повинніоброблятися й відправлятися в день їх підписання або не пізніше наступногоробочого дня.

Заміна або досилання розісланого раніше документаздійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ, або завідувача.

4.5. Порядок проходження внутрішніх документів

4.5.1. Проходження внутрішніх документів на етапахїх підготовки та оформлення повинно відповідати проходженню відправляютьсядокументів, а на етапі виконання - документів, що надходять.

4.5.2. Проекти розпорядчих документів післяпідготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовимиособами передаються завідувачу, який здійснює контроль за правильністюїх оформлення.

Оформлені документи передаються на підпискерівництву відповідно до права підпису документів і розподіломобов'язків. Після підписання документи реєструються.

4.5.3. Розмножені екземпляри підписанихкерівниками та зареєстрованих розпорядчих документів в обов'язковомупорядку розсилаються в структурні підрозділи, у віданні яких перебуваютьрозглядаються питання.

4.5.4. Передача документів між структурнимипідрозділами здійснюється через співробітника відповідального заділоводство. Документи передаються з відповідною оцінкою в журналіреєстрації.

4.6. Облік кількості документів

4.6.1. Облік кількості документів за певнийперіод часу (рік, місяць) проводиться за журналом реєстрації документів.

Результати обліку кількості документів узагальнюються іпредставляються керівництву.

4.6.2. За одиницю обліку кількості документівприймається сам документ, з урахуванням розмножених примірників.

Вступники і створюються документи підраховуютьсяокремо.

Підсумкові дані підрахунку представляються в табличнійформі. По кожній групі враховується кількість документів і окремо їх тираж(Цифри проставляються через косу риску або в окремих графах).

4.7. Реєстрація документів

4.7.1. Основою побудови пошукових систем єреєстрація документів - запис облікових даних про документ за встановленоюформі, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.

4.7.2. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагаютьобліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи,надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані -внутрішні та відправляються. Документи реєструються незалежно від способу їхдоставки, передачі чи створення.

4.7.3. Документи реєструються один раз:надходять - у день надходження, створювані - у день підписання абозатвердження. При передачі документа з одного підрозділу в інший новийреєстраційний номер на документі, не проставляється.

4.7.4. Реєстрація документів провадиться вмежах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту.Наприклад, окремо реєструються накази з основної діяльності, накази поособовому складу, службова переписка, звернення громадян.

4.7.5. Реєстрація вступників, внутрішніх ідокументів, що відправляються проводиться в картотеці, що знаходиться в кабінетіділовода.

4.7.6. Реєстраційний номер документа складається зпорядкового номера, який, виходячи з інформаційних потреб МДОУ № 19,може доповнюватися буквеним або цифровим індексом структурного підрозділу,індексом справи за номенклатурою справ, кодом документа за класифікаторомкореспондентів, виконавців і ін Складові частини реєстраційного номеравідокремлюються друг від друга косою рискою.

4.7.7. Для створення пошукових систем і досягненняінформаційної сумісності реєстраційних даних встановлюється наступнийсклад основних реквізитів реєстрації:

- найменування організації (автора абокореспондента);

- найменування виду документа;

- дата та реєстраційний номер документа;

- дата та індекс надходження;

- заголовок до тексту (короткий зміст документа);

- резолюція (виконавець, зміст доручення,автор, дата);

- термін виконання документа;

- позначка про виконання документа і направлення йогов справу.

Склад основних реквізитів реєстрації залежновід характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватисяіншими реквізитами:

- гриф (відмітка) обмеження доступу до документа;

- внутрішня переадресація документів по виконавцям;

- код за тематичним класифікатором;

- ключові слова;

- кількість аркушів документа;

- наявність додатків;

- посадова особа, що поставила документ наконтроль;

- проміжні терміни виконання;

- перенесення термінів виконання;

- термін зберігання документа;

- статус документа (проект, версія);

- вид передачі документа (поштою, факсом і т.д.) іін

4.8. Організація пошукової системи за документами

4.8.1. Для забезпечення ефективного використанняінформації при прийнятті рішень МДОУ № 19 створюються пошукові системи подокументам. Пошукові системи створюються, як правило, в традиційному вигляді.

4.8.2. Інформація про документи, отримана при їхреєстрації, надходить в пошукову систему, яка включає в себе картотеки ікласифікаційні довідники.

4.8.3. При традиційній картковій складаютьсянаступні картотеки: довідкові (по кореспондентам, видам документів, авторамдокументів та ін), контрольно-довідкові, кодифікаційні, алфавітні і іншів залежності від завдань пошуку інформації.

4.9. Контроль виконання документів

4.9.1. Контроль виконання документів включаєпостановку документа на контроль, регулювання ходу виконання, зняттявиконаного документа з контролю, направлення виконаного документа в справу,облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів,інформування керівників про стан виконання документів.

4.9.2. Контролю підлягають всі зареєстрованідокументи, що вимагають виконання, перелік яких затверджується завідувачем МДОУ№ 19.

При постановці документа на контроль в правомуверхньому полі документа ставиться позначка про контроль, яку позначають словом(Штампом) В«КонтрольВ».

4.9.3. Контроль виконання забезпечуєтьсяспівробітником відповідальним за діловодство, або особою призначеною наказомзавідувача.

4.9.4. Працівники, які забезпечують контроль виконаннядокументів, щотижня представляють завідувачу МДОУ № 19 і старшомувихователю інформацію про знаходяться на контролі документах за формою,певної завідувачем МДОУ № 19.

5. Документальний фонд МДОУ № 19

Організація роботи з документами в діловодствіявляє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік,систематизацію документів, формування та оформлення справ наділоводної стадії і їх передачу в архів відповідно до вимог,устано...вленими нормативно-методичними документами з архівної справи таділоводству Міністерства культури і масових комунікацій РосійськоїФедерації, Федерального архівного агентства та інших уповноважених органів.

5.1. Складання номенклатури справ

5.1.1. Номенклатура справ - систематизованийперелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться МДОУ № 19, із зазначенням термінівїх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номенклатура справ призначена для групуваннявиконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінівїх зберігання і є основою для складання описів справ постійного ітимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 роківвключно) зберігання.

5.1.2. При складанні номенклатури справ слідкеруватися Статутом МДОУ № 19, штатним розкладом, планами та звітами пророботі, переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатурами справза попередні роки. Вивчаються документи, що утворюються в діяльності підприємства,їх види, склад і зміст.

5.1.3. У МДОУ № 19 складається єдина номенклатурасправ.

5.1.4. Номенклатура справ складається (не пізніше 15листопада поточного року) діловодом, підписується завідувачем МДОУ № 19.

5.1.5. Зведена номенклатура справ друкується внеобхідній кількості примірників.

5.1.6. Номенклатура справ наприкінці кожного рокууточнюється, затверджується і вводиться в дію з 1 січня наступногокалендарного року.

5.1.10. Номенклатура справ складається іузгоджується заново в випадку корінних змін функцій та структури МДОУ№ 19.

5.1.11. Назвами розділів номенклатури справ МДОУ№ 19 є назви структурних підрозділів. У номенклатурі справ розділирозташовуються відповідно до затвердженої структурою підприємства.

5.1.12. У номенклатуру справ включаються заголовки справ,відображають всі документовані ділянки роботи МДОУ № 19.

У номенклатуру справ не включаються періодичнівидання.

5.1.13. Графи номенклатури справ заповнюються такимчином.

У графі 1 номенклатури справ проставляються індексикожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленогов Товаристві цифрового позначення структурного підрозділу та порядковогономера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу,згідно зі штатним розкладом. Індекси справ позначаються арабськими цифрами.Наприклад: 02-05, де 02 - позначення структурного підрозділу, 05 -порядковий номер заголовка справи за номенклатурою.

У номенклатурі справ рекомендується зберігатиоднакові індекси для однорідних справ у межах різних структурнихпідрозділів; для перехідних справ індекс зберігається.

У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ(Томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формівідображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовку справинеконкретних формулювань (В«різні матеріалиВ», В«загальна листуванняВ» і т.д.), атакож вступних слів і складних оборотів. Не допускається вживання скороченихслів і скорочених найменувань.

Заголовок справи складається з елементів, наявних внаступній послідовності: назва виду справи (листування, журнал і т.д.) аборізновиду документів (протоколи, накази і т.д.); назву підприємства абоструктурного підрозділу (автор документа); назва організації, якійбудуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат абокореспондент документа); короткий зміст документів справи; назвумісцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи; дата(Період), до яких належать документи справи.

У заголовках справ, що містять документи по одномупитання, але не пов'язаних послідовністю виконання, в якості виду справивживається термін В«документиВ», а в кінці заголовка в дужках вказуютьсяосновні різновиди документів, які повинні бути згруповані в справі(Плани, списки, доповіді і т.д.).

Наприклад:

Документи про проведення семінарів, конференцій зпитань діяльності МДОУ № 19 (плани, списки, доповіді, інформації)

У заголовках справ, що містять листування, вказується,з ким і з якого питання вона ведеться.

У заголовках справ, що містять листування з одноріднимикореспондентами, останні не вказуються, а вказується їх загальна видованазву.

Наприклад:

Листування з архівними установами про комплектуванняАрхівного фонду Російської Федерації науково-технічною документацією

У заголовках справ, що містять листування зрізнорідними кореспондентами, останні не перераховуються.

Наприклад:

Листування про нагородження працівників, присвоєнняпочесних звань

У заголовку справи зазначається конкретнийкореспондент, якщо переписка ведеться тільки з ним.

Наприклад:

Листування з Бєлгородським державнимуніверситетом з питань підготовки кадрів

При позначенні в заголовках справадміністративно-територіальних одиниць враховується наступне: якщо вмістсправи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, взаголовку справи не вказуються їх конкретні назви, а зазначається їх загальнавидова назва.

Наприклад:

Листування з главами районів Бєлгородської області попитань фінансування дошкільних освітніх установ

Якщо зміст справи стосується однієїадміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), її (його) назвувказується в заголовку справи.

Наприклад:

Листування з Управлінням освіти адміністрації(М. Бєлгород) з питань підготовки кадрів

У заголовках справ, що містять планову або звітнудокументацію, зазначається період (квартал, рік) на (за) який складеноплани (звіти).

Наприклад:

Річні плани фінансових заходів 2009-2010 рр..

Якщо справа буде складатися з декількох томів абочастин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідностіскладаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовкасправи.

Заголовок додатка до справи, сформованого вокремий том, повинен відповідати заголовку поміщеного в цей томудокумента.

Порядок розташування заголовків справ усередині розділіві підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів,складових справи, і їх взаємозв'язком. Спочатку розташовуються заголовки справ,містять організаційно-розпорядчу документацію.

Заголовки справ можуть уточнюватися в процесіформування та оформлення справ.

Графа 3 номенклатури справ заповнюється після закінченнякалендарного року.

У графі 4 зазначається строк зберігання справи, номеристатей за переліком, а при його відсутності - за типовою або зразковою номенклатуроюсправ або узгоджений термін зберігання.

У графі 5 В«ПриміткаВ» зазначаються назва переліківдокументів, використаних при визначенні строків зберігання справ, проставляютьсявідмітки про заведення справ, про перехідні справи (наприклад, перехідне з 2010 р.),про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ та ін

5.1.14. Якщо протягом року в МДОУ № 19 виникаютьнові документовані ділянки роботи, непередбачені справи, вонидодатково вносяться в номенклатуру. Для знову заводімих справ в кожному розділіноменклатури оставляются резервні номери.

5.1.15. По закінченні року в кінці номенклатури справробиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів).

5.2. Формування та оформлення справ

5.2.1. Формування справ - угруповання виконанихдокументів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизаціядокументів усередині справи.

5.2.2. Справи формуються в МДОУ № 19, централізовано- Діловодом.

5.2.3. Виконані і закінчені діловодствомдокументи повинні в 10-денний термін здаватися виконавцем діловоду дляформування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ,визначає виконавець відповідно до номенклатури справ.

5.2.4. Контроль за правильним формуванням справз...дійснюється діловодом і завідувачем МДОУ № 19.

5.2.5. При формуванні справ необхідно дотримуватинаступні загальні правила: поміщати в справу тільки виконані документи, ввідповідно до заголовків справ по номенклатурі; групувати у справу документиодного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільногрупувати в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання; поміщатив справи ксерокопії факсограм, телефонограми на загальних підставах; в справу неповинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів. При наявності в справі декількохтомів (частин) номер (індекс) і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаваннямВ«Т. 1 В»,В« т. 2 В»і т.д.

5.2.6. Документи всередині справи розташовуються зверхувниз в хронологічній, питально-логічній послідовності або їхпоєднанні.

Розпорядчі документи групуються в справи завидами і хронології з відносяться до них додатками.

Якщо мається документ про зняття з контролю декількохактів, підшитих в різні справи, то слід підшити необхідну кількість копійцього документа у відповідні справи із зазначенням номера справи, в якомуНасправи.

Кількість

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберіганнядопускається зберігати в швидкозшивач, не проводити пересістематізацію

5.3.В

5.4.діловодством.

знищуються.

ВВсі

5.5.е (томі, частині); термін зберігання справи.

5.5.13. При складанні опису справ дотримуютьсянаступні вимоги: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковимномером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина),в тому числі сформоване в окремий том додаток до справи, вноситься до описупід самостійним номером; порядок нумерації справ в описі - валовий; графиопису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені наобкладинку справи; при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишетьсяповністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаютьсясловами В«те жВ», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю(На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа описуВ«ПриміткаВ» використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичногостану, про передачу справ іншим відділам з посиланням на необхідний акт, пронаявність копій і т.п.

5.5.14. В кінці опису вслід за останньоюописовою статтею робиться підсумковий запис, в якій вказується (цифрами іпрописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ заопису, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні номериі пропущені номери).

5.5.15. Опис справ відділів підписується укладачеміз зазначенням його посади, погоджується з начальником відділу кадрів ізатверджується керівником відділу.

5.5.16. Опис справ відділів товариства складається вдвох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів, а другийзалишається в якості контрольного екземпляра в відділі.

5.5.17. Відбір документів за відповідний період дознищення і складання акта про виділення їх до знищення проводиться післяскладання зведених описів справ постійного зберігання за цей же період.

5.5.18. Акт про виділення документів до знищенняскладається, як правило, на справи всього Суспільства. Якщо в акті вказані справи кількохвідділів, то назва кожного відділу вказується перед групою заголовків справцього відділу.

5.6. Підготовка і передача документів в архів

5.6.1. В архів передаються справи з виконанимидокументами постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особовогоскладом. Їх передача здійснюється тільки по описам справ.

5.6.2. Справи з виконаними документами постійного татимчасового (понад 10 років) зберігання передаються до архіву не пізніше ніж через трироку після їх завершення у діловодстві.

5.6.3. Справи тимчасового (до 10 років включно)зберігання передачі в архів, як правило, не підлягають. Вони зберігаються в структурнихпідрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню уустановленому порядку.

5.6.4. У період підготовки справ структурним підрозділомдо передачі в архів діловодом попередньо перевіряється правильністьїх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис,кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ. Усі виявленіпри перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники структурногопідрозділи зобов'язані усунути.

5.6.5. Прийом кожної справи проводитьсяділоводом в присутності працівника структурного підрозділу. При цьомуна обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робитьсявідмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказуються цифрами іпрописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому-передачі справ, а такожпідписи діловода і особи, що передала справи.

5.7. Робота виконавців з документами

5.7.1. Виконання документа передбачає: збір іобробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення,узгодження, подання на підписання (затвердження) завідувачем МДОУ № 19,підготовку до пересилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількістьекземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ,розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує покажчик нарозсилку.

5.7.2. При оперативному вирішенні питань безскладання додаткових документів виконавець робить відмітки на документі:про дату надходження (якщо утворився інтервал часу між надходженнямдокумента і його доставкою виконавцю), про дати проміжного виконання(Запит відомостей, телефонні переговори і т.д.), про дату та результатиостаточного виконання.

Всі позначки розміщуються на вільних від текстумісцях.

6.Виготовлення, облік, використання та зберігання бланків документів

6.1. Облікбланків документів

Організаціяроботи з виготовлення та обліку бланків документів МДОУ № 19 покладається наділовода, який:

- отримуєзаявки на виготовлення бланків документів, а також, при необхідності, їхзразки (макети);

- оформляєзамовлення на виготовлення друкарсько-бланкової продукції в друкарні;

-здійснює отримання, облік надходження бланків та видачу в відділ виготовленихбланків документів.

Бланкивидаються працівникам, відповідальним за діловодство. У відділах бланкидокументів використовуються строго за призначенням і зберігаються в надійно замикаютьсяшафах.

Передачабланків іншим організаціям та особам не допускається.

Відповідальністьза забезпечення схоронності бланків та правильність їх використання неседіловод МДОУ № 19.

Зіпсовані інезатребувані бланки повертаються діловоду.


[1]Андрєєва В.І. Діловодство. Організація і ведення. - М., 2010. - 296 с.;Кузнєцова Т.В. Діловодство - М., 2003. - 360 с.; Дороніна JI.A. Основи діловодства. - М., 2007. - 182с.

[2] Маневцева Л.М. Організація діловодства восвітньому закладі - М., 2007. - 215 с.; Орлова Т.С. Організаціяділоводства в освітніх установах - М., 2006. - 384 с.; СмирноваЄ.П. Діловодство для секретаря. Розробка, зберігання та облік службової документації.- М., 2007. - 312 с.

[3] Катузо А.В. Шість питань на тему автоматизаціїділоводства// Діловодство. - 1998. - № 1. - С. 35-39; Ковалів С.Л.Зразкове технічне завдання на систему автоматизації діловодства//Діловодство. - 2005. - № 3. - С. 47-52; Сокова А.Н. Електроннеділоводство// Діловодство. - 2000. - № 1. - С. 32-37; Янковська В.Ф.Нормативне забезпечення діловодства в установі, організації, напідприємстві// Діловодство. - 2001. - № 1. - С. 21-25; Кузнєцова Т.В.Зміна в законодавчо-правової та нормативно-методичної бази ДОП:2009-2010 рр..// Діловодство. - 2011. - № 1. - С. 3 - 8; Її ж. Організаціяділоводства вимагає професійних знань// Там... же. - 2010. - № 1. - С.3 - 6.

[4] Ірітікова B.C. Діловодство// Секретарська справа. - 2007. - № 1.- С. 20-27; Кузнєцова Т.В. Ведення контролю за строками виконання// Секретарськасправу. - 1999. - № 4. - С. 3-5; Кузнєцова Т.В. Для чого секретарю потрібнінормативно-методичні документи з діловодства// Секретарська справа. -2002. - № 1. - С. 3-5; Кузнєцова Т.В. Інструкція з діловодства: порядокскладання// Секретарська справа. - 1999. - № 2. - С. 3-6; Ковалів С.Л.Застосування сучасних технологій у роботі з документами// Секретарська справа.- 1996. - № 3. - С. 23-26; Кузнецов C.Л. Автоматизовані системи реєстрації та контролювиконання// Секретарська справа. - 1996. - № 4. - С. 24-29; Максимович Г.Ю.Нові можливості автоматизації діловодства// Секретарська справа. - 1999.- № 4. - С. 19-25.

[5] Цивільний кодекс РосійськоїФедерації. - М., 2011. - 544 с.

[6] Трудовий кодекс РосійськоїФедерації. - URL: .trkodeks.ru/ (датазвернення: 27.03.2024).

[7] Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ В«Про архівну справу в Російській ФедераціїВ». - URL: .rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html(Дата звернення: 27.04.2023)

[8] Федеральний закон від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ В«Про інформацію, інформаційні технології і захист інформаціїВ». - URL: .rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html(Дата звернення: 22.04.2023).

[9] Державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимогидо документів і служб документаційного забезпечення. - URL: .kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm

[10] ГОСТ Р 6.30-2-2003.Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.- URL: zakon.kuban.ru/nd2/2003-3/65st-03.shtml(Дата звернення: 27.03.2024).

[11] Методичні рекомендації порозробку інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчоївлади. - URL:.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html (датазвернення: 27.03.2024).

[12] ГОСТ Р 51141-98.Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - URL: .consultant.ru/online/base/?req=doc; base = LAW; n = 39999 (дата звернення:27.03.2011).

[13] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Системастандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управліннядокументами. Загальні вимоги. - URL:.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513(Дата звернення: 22.04.2023).

[14] Лист Міністерства освіти РосійськоїФедерації від 30.03.2023 № 212/19-12 В«Про направлення пакету зразків документів,реалізують Типове положення про дошкільну освітньому закладі в РФ В». - URL: .businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html(Дата звернення: 23.04.2023).

[15]Постанова Уряду Російської Федерації від 31.03.2023 № 277 В«Прозатвердження Положення про ліцензування освітньої діяльності В». - Доступз справ. - Правової системи В«Консультант ПлюсВ».

[16] СтатутМуніципального дошкільного освітнього закладу Центру розвитку дитини- Дитячого садка № 19 (затв. засновником 12.08.2023). - Россош, 2005. - С. 2.

[17] СтатутМуніципального дошкільного освітнього закладу Центру розвитку дитини- Дитячого садка № 19 (затв. засновником 12.08.2023). - Россош, 2005. - С. 3.

[18] Статут Муніципального дошкільногоосвітньої установи Центру розвитку дитини - дитячого садка № 19 (затв.засновником 12.08.2023). - Россош, 2005. - С. 5.

[19] Статут Муніципального дошкільногоосвітньої установи Центру розвитку дитини - дитячого садка № 19 (затв.засновником 12.08.2023). - Россош, 2005. - С. 5.

[20] Там же.

[21] Бикова Т.А Діловодство. -М., 2006. - С. 62

[22] Дороніна Л.А. Основиділоводства. - М., 2007. - С. 82.

[23] Рогожин М.Ю. Діловодство. -М., 2006. - С. 132.

[24] Федеральний закон від 10 липня 1992 р. № 3266-1 В«Про освітуВ». - URL:.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата звернення: 23.04.2023).

[25] Березина Н.М.Сучасне діловодство. - М., 2004. - С. 77.

[26] Маневцева Л.М. Організація діловодства восвітньому закладі. - М., 2007. - С. 23.

[27] Там же.

[28] Галахов В.В.Діловодство: зразки документів. Організація і технологія роботи. - М.,2004. - С. 7.

[29] Орлова Т.С. Організація діловодства в освітніхустановах. - М., 2006. - С. 15.

[30] Федеральний закон від 10 липня 1992 р. № 3266-1 В«Про освітуВ». - URL:.consultant.ru/popular/edu/43_2.html (дата звернення: 23.04.2023).

[31] Лист Міністерства освіти Російської Федераціївід 30.03.2023 № 212/19-12 В«Про направлення пакету зразків документів,реалізують Типове положення про дошкільну освітньому закладі в РФ В». - URL:.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html (дата звернення:24.04.2011).

[32] Стенюков М.В. Довідник з діловодства. - М.,2008. - С. 22.

[33] Березина Н.М. Сучаснеділоводство. - М., 2004. - С. 64.

[34] Березина Н.М. Сучаснеділоводство. - М., 2004. - С. 65.

[35] Санкіна Л.В. Посадова інструкція: рекомендації поскладання// Трудове право. - 2002. - № 2. - С. 10.

[36] Маневцева Л.М. Організаціяділоводства в освітньому закладі. - М., 2007. - С. 81.

[37] Там же.

[38] Березина Н.М. Сучасне діловодство.- М., 2004. - С. 92.

[39] Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. - М., 2001. - С.54.

[40] Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційнезабезпечення управління). - М., 2002. - С. 84.

[41] Галахов В.В.Діловодство. - М., 2009. - С. 122.

[42] Там же.

[43] Бикова, Т.А.Діловодство: уч. посібник. - М., 2006. - С. 348.

[44] Дороніна Л.А.Основи діловодства. - М., 2007. - С. 121.

[45] ЖеребенковаА.В. Діловодство в бухгалтерії. - М., 2006. - С. 20.

[46] Борискін В.В.Офіційне діловодство. - М., 2006. - С. 63.

[47] Маневцева Л.М. Організаціяділоводства в освітньому закладі. - М., 2007. - С. 45.

[48] Орлова Т.С. Організація діловодства восвітніх установах. - М., 2006. - С. 69.

[49] Маневцева Л.М. Організаціяділоводства в освітньому закладі. - М., 2007. - С. 80.

[50] Маневцева Л.М. Організаціяділоводства в освітньому закладі. - М., 2007. - С. 92.

[51] Там же.

[52] Березина Н.М.Сучасне діловодство. - М., 2004. - С. 40.

[53] Рогожин М.Ю. Діловодство. -М., 2006. - С. 382.

[54] Мосягіна О.В. Сучасні вимоги до формування таоформлення справ// Секретарська справа. - 1996. - № 4. - С. 32.

[55] ГОСТ Р51141-98 .... - URL: .termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата звернення22.03.2010).

[56] Мосягіна О.В. Сучасні вимоги до формування таоформлення справ// Секретарська справа. - 1996. - № 4. - С. 33.

[57] ГОСТ Р51141-98 .... - URL: .termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1658 (дата звернення22.03.2011).

[58] Санкіна Л.В. Посадова інструкція: рекомендації поскладання// Трудове право. - 2002. - № 2. - С. 10.

[59]Ірітікова В.С. Рекомендаціїз розробки посадових інструкцій// Секретарська справа. - 1998. - № 3. -С.42.

[60]Кузнєцова Т.В. Якскласти посадову інструкцію секретаря// Секретарська справа. - 1999. - № 1.- С. 4.

[61] Санкіна Л.В. Як скластипосадову інструкцію секретаря керівника// Секретарська справа. - 1998. -№ 2. - С. 32.

[62] Федеральнийзакон від 14.06.2023 № 5-ФЗ В«Про порядок опублікування і набрання чинностіфедеральних конституційних законів, федеральних законів, актів пал...ат ФедеральнихЗборів В». - URL: .base.spinform.ru/show.fwx?Regnom=1441 (датазвернення 22.03.2024).

[63] Федеральний конституційнийзакон від 25.12.2023 № 2-ФКЗ В«Про Державний герб Російської ФедераціїВ». -URL: rf.boom.ru/rus15.html (дата звернення 22.03.2024).

[64] ФЗ В«Проелектронного цифрового .. В». - URL:.rg.ru/oficial/doc/federal_zak/1-fz.shtm (дата звернення 22.03.2024).

[65] Федеральнийзакон від 22.11.2023 р. № 125-ФЗ В«Про архівну справу в Російській ФедераціїВ». -URL: .rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html (дата звернення 22.03.2024).

[66] Федеральнийзакон від 2.05.2023 № 59-ФЗ В«Про порядок розгляду звернень громадян РосійськоїФедерації В». - URL: .rg.ru/2006/05/05/obraschenie-doc-dok.html (датазвернення 22.03.2024).

[67] ФЗ В«Проінформації .... - URL: .rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html (датазвернення 22.03.2024).

[68] Федеральнийзакон від 27.07.2023 № 152-ФЗ В«Про персональних данихВ». - URL:.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html (дата звернення22.03.2010).

[69] Федеральнийзакон від 9.02.2024 № 8-ФЗ В«Про забезпечення доступу до інформації про діяльністьдержавних органів та органів місцевого самоврядування В». - URL:.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html (дата звернення 22.03.2024).

[70] Указ ПрезидентаРосійської Федерації від 2.05.2023 № 638 В«Про порядок підготовки проектів указів,розпоряджень Президента Російської Федерації, що передбачають прийняттяпостанов, розпоряджень Уряду Російської Федерації В». - URL:lawrussia.ru/texts/legal_185/doc185a947x394.htm (дата звернення22.03.2010).

[71] Указ ПрезидентаРосійської Федерації від 23 .05.1996 №763 В«Про порядок опублікування і набрання чинності актами Президента РосійськоїФедерації, Уряду Російської Федерації і нормативних правових актівфедеральних органів виконавчої влади В». - URL:base.garant.ru/10123081/ (дата звернення 22.03.2024).

[72] Указ ПрезидентаРосійської Федерації від 6.03.2024 № 188 В«Про затвердження переліку відомостейконфіденційного характеру В». - URL:.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm (дата звернення 22.03.2024).

[73] ПостановаУряду Російської Федерації від 3.11.2023 № 1233 В«Про затвердженняположення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженогопоширення у федеральних органах виконавчої влади В». - URL:base.garant.ru/188429/ (дата звернення 22.03.2024).

[74] ПостановаУряду Російської Федерації від 27.12.95 № 1268 В«Про впорядкування виготовлення,використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтвореннямДержавного герба Російської Федерації В». - URL:lawrussia.ru/texts/legal_185/doc185a284x935.htm (дата звернення22.03.2010).

[75] ПостановаУряду Російської Федерації від 13.08.2023 № 1009 В«Про затвердження Правилпідготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої владита їх державної реєстрації В». - URL:.libertarium.ru/l_sormlaw_1009 (дата звернення 22.03.2024).

[76] ПостановаУряду Російської Федерації від 1.06.2023 № 260 В«Про РегламентУряду Російської Федерації і Положенні про Апарат УрядуРосійської Федерації В». - URL: base.garant.ru/187076/ (дата звернення22.03.2010).

[77] ПостановаУряду Російської Федерації від 19.01.2024 № 30 В«Про типовому регламентівзаємодії федеральних органів виконавчої влади В». - URL:.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html (дата звернення22.03.2010).

[78] ПостановаУряду Російської Федерації від 28.07.2023 № 452 В«Про типовому регламентівнутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади В». - URL:.rg.ru/2005/08/05/reglament.html (дата звернення 22.03.2024).

[79] ПостановаУряду Російської Федерації від 15.06.2023 № 477 В«Про затвердження Правилділоводства у федеральних органах виконавчої влади В». - URL:.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html (дата звернення22.03.2010).

[80] ПостановаУряду Російської Федерації від 22.09.2023 р. № 754 В«Про затвердженняПоложення про систему міжвідомчого електронного документообігу В». - URL:.rg.ru/2009/09/30/elektr-dok.html (дата звернення 22.03.2024).

[81]Організаційно-розпорядчадокументація вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації повпровадженню ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М., 2005. - С. 8. (Далі: Методичнірекомендації по впровадженню ...).

[82] Методичні рекомендації повпровадженню ... - С. 8.

[83] Методичні рекомендації по розробці .... - URL:.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html (дата звернення22.03.2010)