DataLife Engine > Версия для печати > Електронний документ і його місце в діловодстві та архівній справі

МІНІСТЕРСТВО АГЕНТСТВО ПО ОСВІТІ

ДЕРЖАВНЕ Освітня установа вищої професійної ОСВІТИ

РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ГУМАНІТАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ФІЛІЯ У М. Калуга

Тема: Електронний документ і його місце в діловодстві та архівній справі

Курсова робота по Інформаційному забезпеченню управління

Калуга 2007

ЗМІСТ

Стор.

ВСТУП

ГЛАВА 1. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ І ЙОГО МІСЦЕ В діловодства

1.1 Характеристика типів носіїв електронного документа

1.2 Електронні технології в діловодстві

1.3 Електронний документообіг в організації

РОЗДІЛ 2. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ У ОБЛАСТІ АРХІВУ

2.1 Автоматизоване НСА в архіві (Опису)

2.2 Електронний архів Держбанку

2.3 Принципи архівного зберігання електронних документів

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Електронний документ - це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екрані, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на часовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстової роздруківки.

Досягнення останніх років в обчислювальній техніці, великий ринок порівняно недорогих комп'ютерів і принтерів дозволили успішно використовувати персональний комп'ютер у діловодстві. Сьогодні розвиток малого і середнього бізнесу не обходиться без комп'ютера в організації.

Раніше робота з документами вимагала часу і великих трудовитрат у зв'язку з необхідністю передруковувати вручну весь документ навіть при внесенні самих незначних змін. Величезні стелажі паперових архівів і В«десять тисяч одних кур'єрівВ» визначали В«обличчяВ» солідної організації. Комп'ютером викликані фундаментальні зміни в діловодстві. Комп'ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів всередині і поза організації, їх реєстрацію та контроль.

В залежності від реалізації, можливостей і призначення системи діловодства, технічного архіву та документообігу можна поділити на три рівні:

1.Персональние системи (однокористувацький). Ці системи найбільш прості і дешеві, але не завжди задовольняють потребам підприємства. Як приклад може бути розглянута проста організація діловодства в середовищі Windows 95/98.

2.Система для робочих груп. Дані системи, як правило, для забезпечення пошуку документів використовують базу даних. Вони прості у налаштуванні, не вимагають виділеного сервера, призначені для використання в першу чергу в мережах. Приклади: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Інтермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такі системи доцільні для використання 20 - 30 одночасно працюючими співробітниками.

3.Системи масштабів підприємства. Такі системи побудовані в архітектурі клієнт-сервер, використовують для пошуку даних, як правило, SQL Server (Що ускладнює їх адміністрування). Працюють вони як на платформі РС, так і на робочих станціях. Можливостями захисту даних вони володіють більшими, ніж системи середнього рівня, добре масштабуються, що дозволяє використовувати їх як в рамках відділу, так і всього підприємства. Найбільш відомі в нашій країні системи такого класу - на основі DOCS Open. Виробники САПР для UNIX-станцій також пропонують ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для організації автоматизації діловодства необхідно здійснити перехід від паперових носіїв інформації до електронних. Для цього в організації повинні бути наступні компоненти:

В· засоби для створення і обробки інформації в електронній формі;

В· засоби для зберігання даних - архів (сервер або кілька серверів з необхідним для архівного копіювання документів периферійним обладнанням);

В· система передачі даних між користувачами;

В· засоби для отримання твердої копії архівних даних;

В· власне програмне забезпечення автоматизації документообігу і управління даними.

На даний момент в користь діловодства на комп'ютері говорить і те, що цей процес підкріплений законодавчою базою. А також випускається багато літератури з цієї проблеми. Серед якої можна знайти як спеціальну інформацію, так і навчальну літературу, що дозволяє освоїти всі необхідні програми самостійно. Доступність інформації сприяє поширенню електронного діловодства і його популяризації.

У літературі з даного питання освітлені положення сучасної регламентації діловодства на комп'ютері. Дана характеристика законодавчих актів і нормативно-методичних документів, що регламентують роботу з електронними документами.

Проблема електронних технологій в діловодстві - це проблема використання в традиційних умовах новітніх технологій, що прискорюють процеси на всіх стадіях діловодства, від документування до архівного зберігання. Характерно, що більшість автоматизованих систем діловодства є саме технологіями в традиційному середовищі.

Проблема використання електронного документообігу в сфері управління є виключно багатогранною і не зводиться тільки до можливостей техніки. Пильна увага залучають аспекти інформаційної безпеки та захисту інформації, підтвердження достовірності електронних документів. разом з тим існує досить великий комплекс питань організаційного та методичного характеру, пов'язаних з інформаційно-документаційне аспектом. Досягнутий рівень використання нових інформаційних технологій у діловодстві дозволяє будувати не тільки гіпотетичні припущення про електронний офісі майбутнього, але і виявляти реальні шляхи переходу від традиційного документообігу до автоматизованого і електронного.

Федеральний закон В«Про електронний цифровий підпис В»визначає електронний документ якВ« документ В», в якому інформація представлена вЂ‹вЂ‹в електронній цифровій формі В». [1]

У даній роботі автор поставив мету: проаналізувати проблеми впровадження і перспективи розвитку електронного документообігу. Поставлена вЂ‹вЂ‹мета досягається шляхом вирішення наступних завдань:

-охарактеризувати типи носіїв електронних документів;

-проаналізувати нормативно-методичні документи, що регламентують організацію електронного документообігу;

-визначити призначення, цілі і завдання системи СЕД;

-виявити і проаналізувати проблеми впровадження СЕД;

-визначити перспективи розвитку СЕД;

-розробити шляхи вирішення проблем, що виникають при впровадженні СЕД.

-виявити проблеми функціонування електронних технологій;

-охарактеризувати електронний документ в організації (корпоративної);

-розглянути процес створення електронних описів в ГА РФ;

-розглянути принципи зберігання електронних документів;

-розглянути процес створення електронного архіву на прикладі Газпромбанк.

Дана тема курсової роботи в достатній мірі забезпечена джерелами, літературою і дозволяє повністю висвітлити поставлену проблему.

структурувати роботу наступним чином:

У вступі визначається актуальність теми, формулюється мета і завдання, шляхом вирішення яких вона досягається. Наводиться основна нормативно-правова база, використана автором при написанні даної курсової роботи.

У першому розділі В«Електронний документ і його місце в діловодствіВ» описується значення, фактори підвищення економічної ефективності електронного документообігу, дається характеристика.

Другий розділ В«Електронний документ у галузі архіву В»розкриває необхідність впровадження електронного документообігу, показує мети і завдання, що вирішуються системою електронного документообігу.

У висновку підводяться підсумки вив...чення організації електронного документообігу, за розглянутими в роботі питань дається оцінка рішення задач.

Наводиться список використаних при підготовці курсової роботи джерел та літератури.

ГЛАВА 1. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ ТА ЙОГО МІСЦЕ В діловодства

1.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПІВ НОСІЇВ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

Електронні документи не прив'язані жорстко до певного носію інформації. Вони можуть бути зафіксовані на носіях різних типів. В Залежно від використовуваного способу запису і зчитування інформації розрізняють магнітні, оптичні, магнітооптичні й інші види документів.

До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку, магнітну карту, магнітний диск (жорсткий і гнучкий).

Інформація на магнітних документах записується шляхом зміни залишкової намагніченості окремих ділянок магнітного шару носія.

Магнітна стрічка - носій інформації у вигляді стрічки з гнучкої та прозорої плівки з феромагнітним покриттям. Магнітна стрічка несе звукову або цифрову інформацію, закріплену електромагнітним способом. Використовується в ЕОМ, аудіо-та відеотехніки.

Магнітна карта - носій інформації у вигляді гнучкої пластини з магнітним покриттям.

Магнітний диск - носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису.

Магнітні диски поділяються на жорсткі і гнучкі (дискети).

Гнучкий магнітний диск (floppy disk, diskette) - Це диск, виготовлений із пластику, покритого феромагнітним шаром. Він широко використовується в ПЕОМ і є змінним носієм інформації або програмного забезпечення. Він зберігається поза комп'ютером і встановлюється в накопичувач в міру необхідності. Найчастіше використовується для обміну програмними продуктами і даними.

По діаметру носія дискети поділяють на стандартні (Діаметр 203 мм), міні-диски (діаметр 133 мм), мікродиски (діаметр 89; 82,5; 76,2 мм). В даний час велика частина інформації поширюється на мікродисків (стандартними для ПЕОМ є мікродиски з діаметром 89 мм).

Магнітні диски розрізняються також і за технічними характеристикам. Основне значення для користувача має ємність диска, то Тобто обсяг інформації, який можна на ньому зберігати. Ємність дискет залежить від двох параметрів: площі використовуваної поверхні і припустимої для конкретної конструкції дискети щільності запису.

В даний час найчастіше використовуються дискети ємністю 1,44 Мбайт. Вони дозволяють переносити документ і програми з одного комп'ютера на інший, зберігати інформацію, не використовувану постійно в комп'ютері, робити архівні копії інформації, що міститься на жорстких дисках.

Інформація записується і зберігається на концентричних доріжках, які поділяються на сектори.

Малий час доступу за методом довільної вибірки (менш 1 сек) і велика швидкість обміну даними з диском (250000 біт/сек) дають істотні переваги гнучкого диска в порівнянні з будь-якими стрічковими магнітними носіями інформації.

Жорсткий магнітний диск (вінчестер) - це кругла плоска пластинка, виготовлена вЂ‹вЂ‹з твердого матеріалу (металу), покритого феромагнітним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, використовуваної при роботі персональним комп'ютером, і встановлюється всередині нього.

Вінчестери значно перевершують гнучкі диски. Вони мають кращі характеристики ємності, надійності і швидкості доступу до інформації. Тому їх застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і реалізованих програм, розширює системні можливості по використанню баз даних, організації багатозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті.

Розрізняють два види жорстких магнітних дисків.

Жорсткий диск (hard disk) - вбудований в накопичувач (Дисковод) на жорсткому магнітному диску пакет закріплених один над іншим магнітних дисків, вилучення яких у процесі експлуатації ЕОМ є неможливим.

Знімний жорсткий диск (removable hard disk) - пакет магнітних дисків, укладених у захисну оболонку, які в процесі експлуатації ЕОМ можуть вийматися з дисководу на змінному жорсткому диску і замінятися іншим. Використання цих дисків забезпечує практично необмежений обсяг зовнішньої пам'яті ЕОМ.

Накопичувачі на жорсткому диску відрізняються один від одного насамперед своєю ємністю. Друга суттєва для користувача характеристика жорсткого диска - час доступу до інформації.

Оптичний документ відноситься до новітніх носіїв інформації, заснованим на оптичних способах запису, зчитування та відтворення. З усієї маси документів він виділяється за способом документування.

Оптичний документ акумулює в собі переваги різних способів запису інформації і матеріалів носія. Важливим достоїнством даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звуковий, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних.

Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе достоїнства і можливості книги, мікро-, діа-і відеофільмів, аудіозапису і так далі, причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інформації.

До оптичних документів відносяться оптичні диски і відеодиски: компакт-диск, CD-ROM, DVD-диск та інші.

Переваги оптичних документів в сформованій системі технічно кодованих документів наведені в таблиці.

Тип пристрою Ємність, Мбайт Час пошуку Гнучкі диски 1,2-1,44 Сотні мілісекунд (Мс) Вінчестер 120-2000 10-20 мс Стримери Кілька секунд CD-ROM 650 200-400 мс WORM 128-2500 Від 35 мс

Оптичний диск . Найперспективнішим видом оптичного документа, виділеним за формою носія і особливостям користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується і зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя. При цьому формуються мікроскопічні поглиблення або ямки (піти), створюючі в сукупності спіральні або кільцеві доріжки з записом звуку (оптичні аудіодиски), зображення (оптичні відеодиски) або різної текстової інформації. Щільність запису понад 10 8 біт/см 2 .

Оптичний диск - це оптичний (лазерний) носій інформації діаметром 8-12 см (4,5 "), товщиною - 1,2 мм.

Перші оптичні диски почали з'являтися ще в першій половині 50-х років (СОМ - computer output microfilm - Комп'ютер, що виробляє мікрофільм). У 1962 р. в США були здійснені перші розробки в області оптичних дисків, які почали впроваджуватися в промисловість на початку 1970-х років. Однак широке промислове виробництво обох видів оптичних дисків (компактні і цифрові) почалося тільки в 1980-ті роки і продовжується донині. Перше покоління цифрових оптичних дисків з'явилося в 1983 р. Один диск містив від 25 до 50 тис. сторінок тексту формату А4 в факсимільному вигляді. Наступне покоління дисків, розроблених в 1985 р., вміщає до... 1 млн сторінок тексту. В даний час відомо понад десятка різновидів таких дисків.

Діаметр оптичного диска частіше всього 305 мм. Інформацію записують в кодованій формі (двійковий код). Ємність диска залежить від технології запису і може складати 10000, 25000 або 40000 сторінок формату А4. І це при тім умові, що поверхня диска використовується для запису інформації лише на 60-70%.

Об'єктами зберігання на оптичних дисках можуть бути: енциклопедичні, науково-технічні, галузеві довідники та словники, нормативно-довідкові бази даних, аудіовізуальні навчальні посібники, набори повчальних та ігрових програм і інші документи. Зараз на дисках різних модифікацій випускається понад 600 видань. Половину з них складають бібліографічні покажчики і щорічники. Повнотекстові документи, тобто книги, журнали і т. д., складають до 20% видань на лазерних дисках. Найбільш перспективна галузь застосування дисків - автоматизовані інформаційні пошукові системи.

За ємності носія інформації диски діляться на три види:

В· великої ємності (понад 2'10 9 байт) - для використання в якості архівів даних, що проходять через ЕОМ;

В· середньої ємності (7'10 8 - 2'10 9 байт) - для зберігання текстової та образотворчої інформації;

В· компактні диски (ємність до 7'10 8 байт) - для мікро-ЕОМ.

В залежності від можливості використання для запису і зчитування диски діляться на два види. Це накопичувачі, призначені для запису інформації безпосередньо користувачем та її зберігання, - WORM (Write Once Read Many), і накопичувачі, розраховані тільки на читання інформації, - CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory - компакт-диск, тільки для читання). Накопичувачі WORM підрозділяються на пристрої з одноразовим записом і переписувати компакт-диски - CD-R (CD-Recordable), на які інформація може бути записана і лічена самим користувачем за допомогою спеціального дисковода. З 1999 року розпочато виробництво DVD-дисків.

Впровадження оптичної технології в документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери в розповсюдженні, зберіганні, використанні документної інформації.

Аудіо компакт-диск - це оптичний диск з постійної (нестираемой) звукової (мова, музика і т. п.) інформацією, записаної в двійковому коді. Якість відтворення (перешкодозахищеність), компактність, зручність відтворення та зберігання є основними достоїнствами компакт-диска.

відеоінформацію. Цей стандарт час.

персональних комп'ютерах.

Інформація інформації).

Для 1.2

У Російській Федерації до зберігання.

Першим кроком сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. електронного підпису. Терміни та

Поступово

o найменування

o місцезнаходження

o документа

Обов'язкові реквізити

У дійсності

У всіх подальших (2007)

управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням документами.

Зацікавленість

Відсутність і інформації. актів.

Названі вище

Основний напрямок законодавства.

Розвиток законодавства

Можнатри найбільш ефективних напрямів використання електронних технологій в традиційному діловодстві:

В· Підготовка документів з використанням електронних технологій - здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. На виході тексти виводяться на папір і набувають у відповідності з діючими правилами форму документів.

В· Електронна передача інформації - використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виводом документів на папір. Актуальним завданням є визначення місця факсимільного передачі документа в системі традиційного діловодства.

В· Електронна реєстрація надходження документів у систему - припускає включення в єдину інформаційну систему всіх виникаючих або надходять в організацію документів в будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. На реєстраційному масиві будується облік, пошук, контроль виконання документів без заклади інших реєстраційних форм.

Враховуючи традиційні технології передачі документів всередині організації, для обліку і контролю можуть використовуватися дублюючі реєстраційні форми на папері. Включення документа в реєстраційний масив підтверджує факт його наявності та вчинення дії, яке він реєструє.

Рекомендації про напрями досліджень в області ЕД та електронних технологій

Таким чином, пропонований мною підхід полягає в тому, що на сучасному етапі - по Принаймні, у найближчі п'ять років-першочергову увагу слід приділяти не проблемам "електронного документа", а використання електронних технологій в традиційному діловодстві. Назвемо такі першочергові проблеми функціонування електронних технологій, що підлягають вирішенню:

В· збереження форм документів, відповідних письмовій структурі документування, встановленої сучасними нормативними актами в галузі управлінської діяльності

В· підстави поділу оригіналів та копій

В· обмеження кола ситуацій, при яких можуть, повинні і не повинні використовуватися ЕД

В· на підставі чинних нормативних актів встановлення правових підстав визнання юридичної сили ЕД і закріплення їх у відомчих інструкціях, методиках і т.п. документах для практичного використання та збору інформації про недоліки розробок.

Зокрема, доцільно в даний час відмовитися від переробки ГОСТ 6.10.4-84 і підготувати Методичні рекомендації від імені ВНИИДАД (можна навіть Тимчасові методичні рекомендації) щодо застосування електронних технологій в діловодстві. Зміст подібної випереджаючої, досвідченої методичної розробки може бути, в принципі, наступним:

В· термінологія, відповідна міжнародної

В· умови визнання юридичної сили документа на машинному носії; чинні нормативні акти, дозволяють користування електронними документами

В· випадки обов'язкового використання паперового документа, аналогічного електронному (наприклад, в документах з особового складу - персональних даних, а також документах постійного і довготривалого зберігання, що забезпечують права громадян та ін)

В· порядок посвідчення електронного документа; способи посвідчення: ЕЦП, супровідний лист або посвідчує документ та його реквізити.

В· використання факсограм, електронної пошти, документів, отриманих по Інтернет; юридична сила зображення документа на екрані

В· передача електронних документів на архівне зберігання у супроводі паперового аналога або навпаки

В· обмеження застосування документів в електронній формі (вигляді), наприклад, при направленні сповіщень, свідоцтв, запрошень і т.п. громадянам; при видачі громадянам медичних документів

В· На даному етапі необхідність збереження обов'язкових реквізитів письмових документів для електронних документів, маючи на увазі, що в більшості випадків вони будуть перетворені в паперову форму.

При використанні електронних технологій забезпечити збереження форми документа, відповідної уніфікованим системам документації, діючим стандартам та іншим нормативним актам, при виведенні документа на папір.

Обов'язковість паперового оригіналу документів постійного і довгострокового термінів зберігання та документів, що забезпечують права громадян.

Таким чином, можна констатувати наявність достатньої нормативної бази для практичного використання ЕД, що і відбувається а практиці, і, разом з тим, невирішеність таких актуальних проблем, як використання аналогів власноручного підпису, факсограм, електронної пошти і все виникаючих нових способів запису та передачі інформації. З огляду на зрослу активність законодавчої діяльності в цій області, доцільно в досить короткий термін підготувати тимчасові рекомендації, практичне використання яких дозволить знайти більш правильні рішення в законодавчих актах.

1.3 Електронн...ий документообіг в організації

Всю сукупність реально існуючих різновидів управлінських електронних документів можна умовно розділити на дві групи:

- документи, для яких електронна форма існування буде є основною (допустимо, окремі категорії розрахунково-грошових, статистичних документів, внутрішня переписка);

- документи, які і в осяжному майбутньому будуть створюватися на паперовій основі (для даної групи документів характерна наявність мають юридичну силу оригіналів на паперовій основі), разом з тим в обігу можуть перебувати також електронні копії цих документів.

В даний час розширюється коло організацій, що використовують електронну пошту, Інтернет-технології для оперативного доведення інформації до співробітників.

Однак саме по собі використання електронної пошти ще не є електронним документообігом в достатньо повному розумінні цього процесу. Електронна пошта - це засіб комунікації, засіб забезпечення передачі інформації, у тому числі пошти для комунікацій між співробітниками, обміну повідомленнями, ознайомлення з проектами документів значно підвищує оперативність доведення інформації. Деякі питання застосування електронної пошти, у тому числі організаційного, соціально-психологічного і етичного характеру, заслуговує самостійного розгляду.

Електронний документообіг повинен являти собою цілісну, комплексну управлінську технологію, що забезпечує основні процеси роботи з електронними управлінськими документами (вхідними, вихідними і внутрішніми) з дотриманням вимог до їх оформлення та посвідченню.

Використання корпоративних систем автоматизації документообігу є конкретним кроком до впровадженню та розширенню елементів електронного документообігу.

перше, кожен користувач корпоративної системи у відповідності зі своїми правами має технологічну можливість звертатися не тільки до реєстраційно-облікових відомостями про документ, резолюціям, але і безпосередньо до електронного файлу цього документа (звичайно, якщо він узятий в систему). Тим самим можна організувати електронний документообіг всередині організації серед користувачів системи.

друге, інтеграція з системами електронної пошти дозволяє пересилати інформацію про документ і його файл абонентам поштової системи, які не є користувачами системи автоматизації документообігу - як зовнішнім кореспондентам, так і співробітникам даної організації.

В«Практика показує, що необхідний ряд етапів у впровадженні корпоративних систем та електронного документообігу (1-й етап - вирішуються питання організації впровадження системи; на Другий - визначаються види і різновиди документів, потім передбачається масштабне використання функцій електронного документообігу) В»[4].

Можна виділити два рівня організації впровадження та використання елементів документообігу:

- документообіг всередині організації;

- зовнішні комунікації організації.

В умовах застосування корпоративних інформаційних систем управлінські документи (їх тексти або відскановане зображення) можуть включатися в бази даних у розрахунку на звернення до них в довідково-інформаційних цілях користувачів з числа працівників даної організації.

Виходячи з документації організації і наявних ресурсів, доцільно також визначити, документи якого обсягу підлягають скануванню (наприклад, до 15-20 сторінок, до 50 сторінок і т.п.). Можливо здійснювати сканування і без формального обмеження обсягу, якщо багатосторінкові документи для організації нехарактерні або якщо дозволяє кадрове та технічне забезпечення.

Найбільш якісні програмні продукти автоматизації документообігу не обмежують формат файлу, що прикріплюється до електронної реєстраційної картки документа.

Графічні формати дають можливість отримати при скануванні зображення документа з усіма його реквізитами. Однак при введенні в інформаційну систему по таких файлів не можна провести контекстний пошук.

Текстові формати запису файлів дозволяють провести контекстний пошук в базі даних. Однак при запису в текстових форматах прибираються деякі зовнішні ознаки документа, залишається тільки його текст.

Тому з урахуванням складу документообігу конкретної організації потрібно визначити не тільки категорії документів, файли яких вводяться в корпоративну систему автоматизації документообігу, але і в якому форматі вони повинні бути записані. Для окремих категорій документів можна застосовувати одночасно як графічний, так і текстовий файли, що значно розширює можливості корпоративної системи не тільки по забезпеченню документообігу, але й довідково-інформаційної роботи.

Сканування без розпізнавання тексту дозволяє виконати роботу по створенню файлу документа в графічному форматі достатньо оперативно.

Якщо до електронних реєстраційних карток прикріплюються файли вихідних і розпорядчих документів організації, то, звичайно ж, можна використовувати файл, приготований виконавцем документа.

Питання відповідальності виконавців за достовірність файлу повинні бути встановлені в інструкції по діловодству або в регламенті використання корпоративної системи автоматизації документообігу.

Сполучення використання електронних документів з елементами традиційного діловодства і документообігу має кілька аспектів.

Частина документів збереже паперову форму існування. Неминуче співіснування паперового та електронного документообігу з урахуванням впровадження нових інформаційних технологій. Тому важливо продумати оптимальні процеси документообігу для основних категорій документів з урахуванням використання елементів електронного документообігу.

Технологія роботи з вхідними документами може бути наступною. Якщо документ надійшов у організацію на паперовому носії, то проводиться його реєстрація, сканування (З розпізнаванням або без розпізнавання), прикріплення електронного файлу до реєстраційній картці в корпоративній системі документообігу. Після чого можливі різні варіанти технології подальшої роботи з документом.

Паралельне звернення паперових документів та їх електронних копій.

При цьому в базу даних вноситься інформація про проходження та виконання документів. Резолюції на документах керівники пишуть від руки. Потім діловодна служба або секретарі вводять їх в автоматизовану систему. Електронна копія є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи. Подібну технологію скоріше можна назвати не електронним, а автоматизованим документообігом, що представляє собою відображення процесів роботи з паперовими документами в комп'ютерній системі.

Після введення електронного образу документа в корпоративну систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в службі ДОП або в підрозділі, Здійснювати реєстрацію документів, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категоріями документів, електронні образи яких вводяться в корпоративну систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів.

Електронний документообіг внутрішніх документів в принципі можна здійснювати аналогічно технології роботи з вхідними документами. Але при роботі з внутрішньою листуванням можливості використання безпаперових комунікацій набагато ширше. Процедури сканування з розпізнаванням або без розпізнання тексту, характерні для технології обробки вхідних документів, можу бути виключені. З урахуванням аналізу складу внутрішньої документації, сфери її застосування і термінів зберігання у багатьох ситуаціях можна обійтися без створення паперового документа. Приміром, службова записка може спочатку створюватися в електронному вигляді, реєструватися в корпоративній системі документообігу і розглядатися особою, якій вона була адресована, без роздруку на паперовому носії.

Таким чином, робота з внутрішніми документами в корпоративній системі документооб...ігу являє собою свого роду модель для освоєння елементів електронного документообігу співробітниками організації.

Самостійне значення має питання про використання коштів підтвердження достовірності документів під внутрішньому електронний документообіг. Якщо програмним забезпеченням корпоративної системи документообігу передбачена ідентифікація користувачів на основі паролів і розвинена система протоколювання дій користувачів, то електронний цифровий підпис використовувати не обов'язково. Разом з тим у ряді ситуацій узгодження проектів документів використання ЕЦП може бути бажаним. Оптимальні технологічні варіанти допоможе вибирати практика застосування елементів електронного документообігу.

Головне призначення систем електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відстежуються вироблені в них зміни і контролюються всі їхні версії і підверсії.

Для ефективного менеджменту в діяльності будь-якого підприємства інформаційні потоки повинні являти собою чітко відстежується і керовані процес. Типовим інформаційним об'єктом, фіксуючим і регламентує діяльність на підприємстві, є документ. Діяльність з організації проходження документів всередині підприємства прийнято називати діловодством даної конкретної організації. В основі діловодства лежить фундаментальне поняття структури інформаційного обміну - Документопоток.

Для будь-якої організації можна виділити три основних потоку документів: вхідні, внутрішні та вихідні, які і визначають документопотоки.

Функції ведення діловодства складаються з обробки вхідних документів, пересилання їх усередині фірми, відправки вихідних документів, обліку, реєстрації, контролю за виконанням, формування справ, організації зберігання і т.д.

У радянські часи діловодство регламентувалося Єдиної державної системою документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Створена схема добре структурована і до сьогоднішнього дня добре піддається автоматизації. Зазначений стандарт регламентує принципи роботи з документами. У той же час сьогодні бажана детальна регламентація роботи по виконавцям (виконуваним або ролям), доведена до регламентації у вигляді положень про підрозділи та посадових інструкціях фахівців.

Форма

документа

документопотоків вхідної інформації внутрішніх документів вихідної інформації Електронні документи

Повідомлення електронної пошти

Факсимільний інформація

Повідомлення в корпоративній мережі

Факси

Відповіді та листи по електронній поштою

Факсимільний інформація

Паперові документи

Листи

Договори і контракти

Законодавчі акти

Нормативні документи

Періодичні видання

Книги

Анкети

Накази

Інструкції.

Звіти

Службові записки

Командировочні документи

Бухгалтерські документи

Листи

Договори і контракти

Прес - релізи

Автоматизація діловодства на цьому рівні вимагає попереднього обстеження документопотоків на підприємстві з подальшою фіксацією модифікованого регламенту діловодства в інструкціях і положеннях, а також налаштування регламентів проходження електронних документів по робочим місцям. Спеціальне структурний підрозділ здійснює: реєстрацію документів, контроль за їх виконанням, облік виконання, систематизацію документів, формування номенклатури справ та контроль за станом самих справ.

безпаперову діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для зберігання, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити повністю застосування паперових носіїв.

Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним рішенням складних розподілених задач в електронних комп'ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки. Сьогодні існує велика кількість концепцій побудови електронного офісу, зокрема фірм Microsoft, Borland, Lotus. Все частіше звертаються до поняття "workflow" - стратегії забезпечення управління прикладними програмами, необхідними для проходження потоку робіт в електронному офісі.

Використання мереж і засобів електронної пошти дозволяє миттєво пересилати документи з одного підрозділу в інше без тимчасових затримок на передачу паперового документа, спрощує зберігання, контроль, пошук, архівування, включаючи ведення довготривалого архіву документів. Тут є два істотні перешкоди: зовнішнє та внутрішнє.

Останнє, найчастіше, пов'язано з звичками і іншими простими людськими особливостями і слабостями. Вирішення цієї проблеми впирається в імідж фірми.

Зовнішній зріз проблеми впирається в велике число документів, пропонованих в паперовому вигляді. Класичними прикладами є листи і факси, періодичні видання. Перехід від паперового ведення діловодства до електронного стримується із - за недостатньо розвиненою технології оптичного розпізнавання текстів (optical character recognition-OCR). Останні досягнення в цій області послужили поштовхом до активного впровадження технологій електронного документообігу, в тому числі і у нас в країні. Привабливість введення тексту без використання клавіатури визначає інтерес і до технологій розпізнавання голосу. Спільно з технологіями архівування, індексування та пошуку документів це створює основу побудови системи управління електронним документообігом.

РОЗДІЛ 2 ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ У ГАЛУЗІ АРХІВУ

2.1 Автоматизоване НСА в архіві (опису)

В«У ГА РФ склалася розгалужена довідників.

Основою І все документах.

Немає необхідності Допомогти Таким чином, використання.

На первинному етапі

Слід зазначити, що для сумісність.

На основі розроблених На відміну від традиційної У зв'язку з тим, дата. У тих випадках, коли в опису.

Є деякі Так при

Крім того, є обкладинок.

справ. Кожен рівень В окремих випадках обліку документів.

даної роботи. даних. Весьх записів, дублетних записів, не заповнених обов'язкових полів (номер фонду, номер опису, номер справи, назву фонду, заголовок справи, крайні дати, дата справи сортувальна).

Таким чином, значення по створенню електронних описів очевидно, витрачені фінансові та трудові ресурси надалі окупляться. В результаті цієї роботи архів отримує не тільки електронні опису, але і вивірений електронний реєстр описів по фондам архіву, який є важливою частиною будь-якої пошукової системи.

Наявність електронних описів відкриває нові можливості їх використання. Один раз введена інформація на рівні справи може багаторазово використовуватися з різними цілями в різних інформаційно-пошукових системах і баз даних, під взаємодії з іншими електронними довідниками.

І все ж найважливішим перевагою електронних описів, основною метою їх створення є можливість наскрізного пошуку інформації по заголовкам справ, всіх описів, представлених в базі даних.

2.2 Електронний архів Газпромбанку

Близько року тому компанія Cognitive Technologies оголосила про завершення впровадження електронного архіву фінансових та організаційно-розпорядчих документів у філіях КБ В«ГазпромбанкВ» по Росії.

Поставлена вЂ‹вЂ‹керівництвом В«ГазпромбанкуВ» перед компанією Cognitive Technologies задача виглядала наступним чином:... створення автоматизованої системи, призначеної для обробки та архівування банківських документів операційного дня і закритих договорів, організації безпаперового архіву документів, підвищення надійності зберігання документів і створення ефективної технології оперативної роботи з архівом документів.

Слід зауважити, що КБ В«ГазпромбанкВ» - один з найбільших комерційних банків Росії, займає 3-е місце за розміром чистих активів і 5-е місце за розміром власного капіталу.

У міру збільшення обсягів оброблюваної інформації у філіях та відділеннях Газпромбанку виникла потреба в застосуванні новітніх інформаційних технологій введення, зберігання і обробки документів, а також у забезпеченні інформаційної безпеки при роботи з конфіденційними документами. Враховуючи позитивний досвід і високий ефект, отриманий від реалізації даних технологій у центральному офісі, а також з метою уніфікації ПЗ, застосовуваного для ведення електронного архіву у філіях, керівництвом КБ В«ГазпромбанкВ» було прийнято рішення поширити методику створення електронних архівів, розроблену компанією Cognitive Technologies, на всі філії та відділення банку.

Компанією Cognitive Technologies було запропоновано рішення: створення електронного архіву на основі технологій архівації, пошуку і вилучення документів (Евфрат/400 для AS/400), оптичного розпізнавання CuneiForm, обробки зображень документів, потокового введення документів і введення стандартних форм документів Cognitive Forms.

В першу чергу була виконана уніфікація ПО банківських електронних систем. Цілями уніфікації ПЗ в центральному офісі та філіях банку були:

мінімізація коштів на підтримку ПЗ;

об'єднання електронних архівів в одну розподілену систему;

використання новітніх інформаційних технологій на базі Інтернет/інтранет-технологій (віддалене адміністрування).

Апаратне забезпечення розроблювальної архівної системи включало в себе:

Сканер: базова конфігурація, односторонній, пристрій подачі і позиціонування оригіналів: Kodak ImageLink 500s (A4/A3, ADF 500 аркушів, дозвіл до 300 dpi, швидкість сканування/A4, 200 dpi/-70 dpm);
Сервер: IBM AS/400 (ОС OS400, СУБД DB2/400);
ПЕОМ на робочих місцях кінцевих користувачів: Pentium * 100/16-32MB RAM3.

В якості програмного забезпечення були обрані наступні програми:

ПО сканера: Kodak HV Capture 2.04; ЕА Евфрат/400 для IBM AS/400; Евфрат/400 - Сервер; Евфрат/400 - Клієнт; Евфрат/400 - Адміністратор Системи; Евфрат/400 - Адміністратор Безпеки; Система розпізнавання: CuneiForm; Система введення стандартних форм документів: Cognitive Forms; Мережева ОС: NetWare, Windows NT; Автоматизована Банківська Система: Діасофт - Банк.

Компанією Cognitive Technologies була проведена велика робота по адаптації існуючої версії центрального електронного архіву В«ГазпромбанкуВ» під цілі даного проекту. Були виконані:

створення інсталятора архіву для тиражування у філіях;

адаптація під сканери компаній Kodak та Fujitsu;

додавання елемента віддаленого адміністрування із центрального офісу архівів у філіях;

адаптація системи забезпечення інформаційної безпеки для збереження та обробки інформації різного ступеня конфіденційності;

додавання модуля для потенційної зв'язку архівів в єдиний архів.

Електронний архів фінансових та організаційно-розпорядчих документів В«ГазпромбанкуВ» призначений для скорочення витрат праці і часу при роботі в системі документообігу. Він дозволяє вести облік документів, зберігати їх подання (Графічні образи) у комп'ютерній формі, здійснювати швидкий пошук документів за реквізитами, показувати графічні образи знайдених документів і полегшувати пошук оригінальних паперових документів.

У разі В«ГазпромбанкуВ» електронний архів органічно доповнює архів оригінальних паперових документів, оскільки ця організація, відповідно до своєї стратегії, не відмовляється від ведення повноцінного В«паперовогоВ» варіанту архіву. У разі необхідності отримати інформацію про конкретному документі електронний архів допомагає швидко побачити його графічний образ і вказує його реальне місцезнаходження.

Програмне забезпечення електронного архіву реалізовано в клієнт-серверній архітектурі: робочі місця користувачів є клієнтськими додатками, які звертаються із запитами до серверних додатків, що виконуються на AS/400. Сервер AS/400 виступає в якості файл-сервера (обслуговування масиву образів документів) і в якості сервера бази даних (обслуговування таблиць і індексів пошукової інформації). Клієнтське ПО виконується в операційній системі Windows 9x/NT, серверне ПЗ - в операційній системі OS/400.

На кожному робочому місці користувача електронного архіву В«ГазпромбанкуВ» встановлено програмне забезпечення, відповідне функцій даного користувача:

робоче місце сканування - програма сканування (Kodak Capture Software для сканерів Kodak або В«Агент скануванняВ» для решти) дозволяє користувачеві ввести графічні образи документів, які поміщаються у вигляді файлів на сервер AS/400 в емулятор файлової системи (IFS);

робоче місце верифікації і індексації - програма верифікації дозволяє встановити відповідність між графічними образами документів і реєстром документів, отриманих з банківської програми. У результаті формуються індекси документів (реквізити), необхідні для подальшого пошуку документів. Індекси зберігаються в базі даних на сервері AS/400;

робоче місце пошуку - програма пошуку дозволяє звернутися до сервера з запитом на пошук документів, задовольняють певною ознакою або набору ознак, а потім переглянути перелік знайдених документів і їх графічні образи;

робоче місце адміністратора системи - програма адміністратора дозволяє задавати функції користувачів системи (приналежність користувача до конкретної групи) та їх права на доступ до документів даного типу, а також переглядати перелік усіх активних (зареєстрованих в системі в даний момент) користувачів. Крім того, на комп'ютері адміністратора системи виконується серверна компонента, забезпечує доступ усіх користувачів до сервера AS/400;

робоче місце адміністратора безпеки - програма перегляду журналу дозволяє простежити всю історію дій користувачів системи з метою виявлення спроб несанкціонованого доступу до документів.

У створеному електронному архіві, в силу його багатокористувацької специфіки та автоматизації, одночасно повинна була зберігатися й оброблятися інформація різного ступеня конфіденційності. Тому, для повної відповідності всім вимогам В«ГазпромбанкуВ», спеціалістами Cognitive була розроблена система забезпечення інформаційної безпеки, що включає:

Підсистему управління доступом;

Підсистему реєстрації та обліку;

Підсистему забезпечення цілісності;

Реєстр архівіруемих за день документів, одержуваних з АБС В«Діасофт-БанкВ». За рахунок впровадження цієї технології, можливість зміни інформації в обхід системи безпеки була повністю виключена. При цьому, кожному користувачеві заздалегідь визначений обсяг інформації, до якого він допущений.

Серверні компоненти програмного забезпечення на AS/400 виконують численні функції обслуговування поточних запитів користувачів системи: роботу з чергами, таблицями та індексами бази даних, файлами графічних образів документів і журналом системи. Через ці компоненти реалізується механізм прав доступу користувачів до конкретної інформації: якщо повноваження користувача недостатні, запитувана інформація не видається.

В даний час розглянутий електронний архів в повній мірі введений в промислову експлуатацію в центральному відділенні і філіях В«ГазпромбанкуВ». Поповнення архіву здійснюється зі швидкістю до 5000 документів в день, архівуються банківські платіжні, організаційно-розпорядчі та інші типи документів.

Можливо, в силу специфіки документації, з якою ведеться роботи в В«ГазпромбанкуВ», або у зв'язку з... неповним відповідністю можливостей апаратного забезпечення потреб програмних компонентів системи електронного архіву, нарікання користувачів викликає швидкодію системи. Як наслідок, періодично відзначаються труднощі з доступом до архівних документів і з приміщенням в архів архівується інформації. Тим не менш, у даний час фахівці компанії Cognitive Technologies, використовуючи гнучкість архітектури системи і закладені спочатку можливості вдосконалення електронного архіву як в плані ПО, так і в плані апаратної складової, завершують модернізацію електронного архіву В«ГазпромбанкуВ» (принаймні, повідомлення про це з'явилося на офіційному сайті компанії).

2.3 Принци архівного зберігання електронних документів

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організації зберігання документів, створених в електронній формі.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігається на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервері), на змінних носіях.

Перш за все на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по теках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється В«ім'яВ». Починатися В«ім'яВ» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторстві, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (Файли).

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачу можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншому файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.

В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даними від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.

Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається в загальних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділи (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.

Одне з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Схоронність документів складається з:

- стійкого електроживлення;

- резервного копіювання;

- антивірусної захисту;

- профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).

База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.

Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.

Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій або електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням строків зберігання.

В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. За наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи разделябтся за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.

Мінімальний термін зберігання документів встановлено Федеральним законом про "Про бухгалтерський облік" - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних в перебігу терміну зберігання носіїв інформації.

У нашій країні нормативна та методична база архівного зберігання електронних документів залишає бажати кращого. В«Основні правила роботи державних архівів Російської Федерації В»лише в найзагальніших рисах стосуються питань прийому на зберігання, забезпечення схоронності, обліку та опису електронних документів. Більш докладно вони відображені в В«Основних правилах роботи організаційВ» (2007р. і про проекті В«Основних правил роботи з науково-технічною документацією державних архівах Російської Федерації В»(2003р.). Але незважаючи на те, що в цих Правилах відображений певний досвід роботи з електронними документами в організаціях, їх рекомендації недостатні для вирішення багатьох проблем, які можуть проявитися при організації довготривалого зберігання електронних документів в державному архіві (забезпечення збереження, обліку, описі). Зокрема в них повністю відсутні механізми забезпечення збереження та автентичності електронних документів в довготривалій перспективі, в той час як вся система обліку і опис повинні бути орієнтовані на вирішення цих завдань.

У Росії державні архіви (федеральні і суб'єктів федерації) тільки починають розглядати можливість комплектування електронними документами на постійній основі. Досвід тут практично нульовий.

Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і (при необхідності) з використанням віддаленого доступу (по телефону і через Internet).

База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.

Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. В залежності від обсягу інформації це може бути дискета, CD-ROM або інший архівний носій. В разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація прочитується з архівного носія. У зв'язку з цим якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, то для їх зберігання можна використовувати стример, що вимагає відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність у наведенні довідок за документами за минулі роки виникає досить част...о, то для зберігання баз даних і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, ємність і тип яких визначаються потребами організації.

Терміни зберігання документів не залежать від форми їх існування і визначаються спеціальними довідниками - Переліками документів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчими). Крім того, в кожній організації є номенклатура справ. Вона також вноситься в комп'ютер і є самостійною таблицею в базі даних про документи організації.

Терміни зберігання, закладені в номенклатурі справ, дозволяють при виборі в реєстраційній картці документа номера справи, в яке поміщається документ, автоматично визначати його термін зберігання і ініціювати переміщення або копіювання документа у відповідний розділ архіву.

В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера, обладнаного пристроєм запису даних на зовнішній носій. При наявності програм типу В«електронний архівВ» облік та копіювання документів проводяться автоматично. У невеликих організаціях це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річних розділів описів. При невеликій кількості документів одного терміну зберігання вони розташовуються в одній папці. При значній кількості документів, особливо постійного збереження, вони розташовуються усередині річного розділу в папках відповідних підрозділів.

Після накопичення на жорсткому диску документів за певний період проводиться їх копіювання на зовнішній носій. На один носій копіюються документи одного терміну зберігання. Для забезпечення збереження та економії місця на жорсткому диску на зовнішні носії можуть переноситися і невикористовувані документи тимчасового терміну зберігання. Це особливо актуально для бухгалтерських документів, які займають помітне місце в загальному обсязі документації установи. Мінімальний термін їх зберігання встановлено Федеральним законом В«Про бухгалтерський облікВ» - п'ять років з правом знищення тільки після проведення ревізії. При цьому для документів постійного і довгострокового термінів зберігання особливу увагу необхідно приділяти збереження носія інформації. (Наприклад, якщо документи копіюються на дискети, змінний жорсткий диск - ці носії слід захистити від можливого магнітного впливу). Обов'язкова умова - перевірка якості запису після перенесення даних і періодична перевірка збереження даних протягом строку зберігання носіїв інформації.

Якщо документи використовуються в оперативній роботі, вони можуть залишатися і на жорсткому диску або бути скопійовані на нього в разі потреби.

Оптимальним варіантом для

ВИСНОВОК

зберіганню.

надходження. справи.

облік і збереження.

Широке використання

Інженерно-технічні

тимчасових витрат. Це підвищує

Незважаючи на те, що На цьому створюється.

архіву.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ

1. Федеральний

3. М., 2005.

4. ГОСТ Р 51141-98. Терміни та визначення. М., 1998.

Література

1. М. 2005.

2. цінних паперів. 1998. № 16.

3. Застосування 2002. № 2.

4. Якою має бути// Діловодство. 2004. № 1.

5. Бачило І.Л. Про проблеми// Діловодство. 2002. № 2. С. 5-8.

6. - М.:

7. 2000. № 2. С.14-17.

8. Бобильова М.П. Корпоративна Діловодство. 2001. № 2. С.40-46.

9. Бобильова М.П. 2002. С. 21-22.

10. Бобильова М.П. 2002. № 4. С. 9-11.

заг. ред. проф. Т.В. Кузнецової. - М.: МЦФЕР, 2004. - 544 с.

12. М. 2005. С. 149-150.

13. Деякі проблеми публікації архівних М. 2006. С.

14. 2001. № 2. С.29.

15. М. 2003. № 5. С. 27-28.

16. - 304 с.

17. та ін Організація роботи з документами.

18. Кузнєцов С.Л. Автоматизовані 1996. № 4.

19. Кузнєцов С.Л. 1997. № 2.

20. Кузнєцов С.Л. № 3.

21. Кузнєцов С.Л. Зразкове технічне завдання на систему автоматизації діловодства//зводство. 2005. № 3. С. 47 - 52.

22. Кузнєцов С.Л. Зразкове технічне завдання на систему автоматизації діловодства// Діловодство. 2005. № 4. С. 56 - 59.

23. Кузнєцов С.Л. Нове в законодавстві з автоматизації діловодства в 2006 р.// Діловодство. 2007. № 1. С. 46 - 49.

24. Кузнєцов С.Л. Системи автоматизації діловодства та електронний документообіг в бізнесі// Секретарська справа. 2003. № 4. С.15.

25. Кузнєцов С.Л. Системи автоматизації діловодства та електронний документообіг в бізнесі// Секретарська справа. 2003. № 4. С.15.

26. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ В«Бізнес-школа Інтел-Синтез В», 2002.

27. Кузнєцова Т.В. Технічне, кіно-, фото-, фонодокументірованіе// Секретарська справа. 2004. № 11. С. 12 - 15.

28. Кузнецова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. і др.Делопроізводство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів /; Под ред. Т.В. Кузнецової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

29. Кукарін Ю.М. Електронний документ та електронний цифровий підпис в законодавстві США// Діловодство. 2002. № 2. С.30-33.

30. Кукарін Ю.М. Формування понять В«електронний документВ» і В«електронний цифровий підпис В»в законодавчих і нормативно - методичних актах Російської Федерації// Діловодство. 2003. № 1. С. 43 -52.

31. Кукарін Ю.М. Формування понять В«електронний документВ» і В«електронний цифровий підписВ» в законодавчих і нормативно-методичних актах Російської Федерації// Діловодство. - 2003. - № 1. - С. 43-52.

32. Куня М.М. Досвід впровадження системи електронного документообігу (СЕД) в МНС Росії// Діловодство. 2003. № 4.

33. . Купріянова Г.І. Кадрове діловодство на комп'ютері: складання документів, ведення обліку, організація роботи. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. - 256 с.

34. Кушнаренко Н.М. Документознавство: Підручник. - 4-е изд., Испр. - К.: Про-во В«ЗнанняВ», КОО, 2003. - 459 с.

35. Ларін М.В. Актуальні проблеми обміну документованою інформацією в державному управлінні.// Діловодство. 2003. № 2. С. 7 - 10.

36. Ларін М.В. Про державну політику в сфері документаційного забезпечення управління// Діловодство. 2005. № 1. С.3 - 7.

37. Максимович Г.Ю., Берестова В.І. Від тексту на папері до електронної копії всього один крок// Секретарська справа, 1999, № 2.

38. Максимович Г.Ю., Санкіна Л.В. Застосування технології баз даних в роботі секретаря// Секретарська справа. 1997. № 1.

39. Максимович Г.Ю., Андрєєв А.М. Нові можливості автоматизації діловодства// Секретарська справа. 1999. № 4.

40. Максимович Г.Ю., Берестова В.І. Як створити документальну інформаційну систему// Секретарська справа. 2000. № 1.

41. Пашков Д. Впровадження системи електронного документообігу в ВАТ В«Роснефть - СахалинморнефтегазВ»// Діловодство. 2002. № 3. С50-51.

42. Петрецов А.А. Порівняльний аналіз програмних систем діловодства та документообігу для автоматизації російських органів державної влади, підприємств та установ. Методичний посібник. - М.: ВНИИДАД, 1998.

43. Савельєв А.М. Практичні питання автоматизації документообігу в органах влади та інших державних структурах Російської Федерації// Діловодство. 2003. № 2. С. 55 - 58.

44. Сисоєва Л.А. Системи електронного управління документами// Секретарська справа. 2003. № 1. С. 29 - 33.

45. Тихонов В.І. Нормативно-правова база електронного документообігу в Росії: законодавчі ініціативи та завдання на перспективу// Діловодство. 2002. № 3. С43 - 49.

46. Тихонов В.І. принципи архівного зберігання електронних документів// Вісник архівіста. М. 2004., № 3-4 (81-82). С. 216-217.

47. Чернов В.М. Проблема пер...екладу на нові інформаційні технології автоматизованої системи документаційного забезпечення управління апарату Уряду Російської Федерації// Діловодство. 2002. № 2. С.16 -19.

48. Нишпорячи О.І. Про деякі проблеми використання електронних документів в діловодстві федеральних органів виконавчої влади// Діловодство. 2004. № 1. С.11 - 17.

[1] Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ В«Про електронний цифровий підписВ», ст. 3.

[2] ГОСТ Р 51141-98

[3] Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ В«Про електронний цифровий підписВ», ст. 3.

[4] Бобильова М.П. Питання використання елементів електронного документообігу всередині організації// Діловодство. 2003. № 2. С. 15.

[5] Котлова Т.Н. Електронні опису ГА РФ. Досвід створення, нові можливості використання і вдосконалення// Вісник архівіста. М. 2006. № 1 (91). С. 133.

[6] Там же С. 134.

[7] Методичні рекомендації ВНИИДАД. Складання архівних описів. М., 2003 р.

Вернуться назад