Главная > Остальные рефераты > Електронний документообіг
Електронний документообіг25-01-2012, 10:05. Разместил: tester7 |
|
МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ ІНСТИТУТ Державне управління ТА ПРАВА Кафедра документознавстваЕлектронний документообіг Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012 Печерської К.О. Науковий Керівник: канд. техн. наук, професор Бородкіна І.Л. КИЇВ - 2005
ЗМІСТ Вступ Розділ 1. Основні Поняття про систему електронного документообігу (СЕД) В§ 1 Призначення СЕД В§ 2 Особливості СЕД 2.1 Особливості Збереження документів 2.2 Особливості маршрутізації документів 2.3 розмежування доступу 2.4 Відстеження версій и підверсій документів 2.5 Анотування документів В§ 3 Переваги Використання СЕД В§ 4 Очікувальні результати Впровадження Розділ 2 . Особливості Загальної організації діловодства в установі В§ 1 Реєстрація вхідніх та внутрішніх документів В§ 2 Розроблення та надсілання віхідної кореспонденції Розділ 3 . Практична реалізація електронного документообігу на прікладі БДД В«ДокументВ» Броварської міської адміністрації В§ 1 Автоматизація діловодніх процесів В§ 2 Пріймання та електронна реєстрація документів В§ 3 реєстраційно-контрольні картки В§ 4 Організація контролю за виконанням документів В§ 5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі Висновки Список використаних матеріалів Додаток 1 Додаток 2 3 6 6 7 7 9 9 10 10 11 12 14 15 16 18 18 18 20 21 23 28 30 31 32 ВступЕлектронний документообіг - вісокотехнологічній и Прогресивний підхід до суттєвого підвіщення ефектівності роботи органів державної влади и місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади Завжди є ефективна діяльність державних службовців. Альо для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи ОБРОБКИ інформації Вже НЕ є Найкращий. СЬОГОДНІ необхідно мати доступ до інформаційніх ресурсів и скоротіті часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговування громадян. Відсутність необхідності вручну розмножуваті документи, відслідковувати переміщення Паперовий документів всередіні організації, контролюваті порядок передачі конфіденційної інформації істотнім чином зніжує трудовітраті діловодів. Наскрізній автоматичний контроль виконан на Всіх етапах роботи з документами кардинально підвіщує Якість роботи Виконавців, робіть Терміни підготовкі документів більш прогнозованімі и керованімі. Спільне Використання систем електронного діловодства и Сховище інформації дозволяє сістематізуваті и поєднуваті інформацію, Що полегшує її аналіз и Складання звітів. Для Поиск Приховане закономірностей у великих масивов даніх можна прійматі більш ефектівні Рішення и дії, Що базується на відповідніх технологіях діставання інформації з даніх (data mining techniques). Усе Це можливости Тільки в сістемі Управління, побудованій на Основі ЦІЛКОМ електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес Управління знаннями. Смороду створюють основу рішень, Що забезпечуються автоматизоване и централізованій Обмін знаннями и дістають Ліше необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства и документообігу можут Сприяти створеня Нової організаційної культури в органах влади, зроб роботу державних службовців більш легкою, цікавою и значимість. Інформаційні технології дозволяють державним службовців працюваті НЕ Тільки над виконанням внутрішньовідомчіх завдань, альо и спільнімі зусилля вірішуваті більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можут кож віступаті Як каталізатор, завдякі якому органі влади перейдуть на новий Рівень взаємовідносін з населенням, коли Державні службовці будуть прямо відповідати на Предложения громадян и ставити до них Як до клієнтів, а не Як до надокучлівіх відвідувачів. Саме тому Ефективність Управління підпріємствамі ї організаціямі не в останню черга поклади від коректного Рішення задач оперативного и якісного Формування Електрон документів, контролю їхнього виконан, а кож продуманої організації їхнього Збереження, поиск и Використання. Потреба в ефективних керуванні електронний документ и призвели до Створення систем електронного документообігу (CЕД), Якиме и присвяч дана робота. Основним Завдання курсової роботи є, дере за все, Дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомог Якого ВІН здійснюється. Визначення доцільності Впровадження СЕД для підвіщення ефектівності документообігу в установі, Створення ефективного середовища Керування и Функціонування організації, класіфікувавші та Визначіть Основні Властивості СЕД. Дослідження буде проводитися на базі існуючої системи електронного документообігу (БДД В«ДокументВ») Броварської місцевої адміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику. Об'єктом курсової роботи являється Розгляд звичайна та електронного документообігу: ціркуляція документів в установі та передача документів з допомогами автоматизованих інформаційніх систем, прийом та обробка за допомог АІС вхідної документації ТОЩО. Предметом курсової роботи являється Поєднання існуючої системи документообігу в установі та Впровадження електронного документообігу на базі Першої за допомог програмного забезпечення. РОЗДІЛ 1. Основні Поняття про системи електронного документообігу В§ 1 Призначення СЕД На мнение галузевих аналітіків, електронний документообіг включає: Створення документів, їхню обробка, передачу, збереження, вивід інформації, Що ціркулює в організації чі підпріємстві, на Основі Використання комп'ютерних мереж. Під Керування Електрон документообігом у загально випадка прийнято розуміті організацію руху документів Між підрозділамі підпріємства або організації, групами Користувачів чі Окрема Користувачів. При цьому, Під рухом документів мається на увазі НЕ їхнє фізічне переміщення, а передача прав на їхнє застосування Із повідомленням конкретних Користувачів и контролем за їхнім виконанням. ІDC у такий спосіб візначає Поняття СЕД (маючи у вігляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечуються процес Створення, Керування, доступу и розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних Мережа, а кож забезпечуються контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальніх Сховище або в ієрархії файлової системи. Тіпі файлів, Що, Як правило, підтрімують СЕД, включаються: текстові документи, зображення, Електронні табліці, аудіо дані, відео дані и Web-документи. До загально можливости СЕД відносяться: Створення документів, Керування доступом, конвертація даніх и забезпечення безопасности даних ". Головне призначення СЕД - Це організація Збереження Електрон документів, а кож роботи з ними (зокрема, їхнього Поиск Як по атрибутах, так и по змісту). У СЕД повінні автоматично відслідковуватіся Зміни в документах, Терміни виконан документів, рух документів, а кож контролюватіся ВСІ їхні версії и підверсії. Комп...лексна СЕД повинна охоплюваті весь цикл діловодства підпріємства чі організації - від постановки Завдання на Створення документа до Його списання в архів, забезпечуваті централізоване Збереження документів у будь-яких форматах, у тому чіслі, складаний композиційних документів. СЕД повінні поєднуваті розрізнені потоки документів територіально віддаленіх підпріємств у єдину систему. Смороду повінні забезпечуваті Гнучкий Керування документами Як за допомог жорсткого визначення маршрутів руху, так и шляхом Вільної маршрутізації документів. У СЕД повинності буті реалізоване Тверді розмежування доступу Користувачів до різніх документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади и Призначення їм Повноваження. Крім того, СЕД повинна настроюватіся на існуючу організаційно-штатну структуру и систему діловодства підпріємства, а кож інтегруватіся з існуючімі корпоративними системами. Основними Користувачами СЕД є Великі Державні організації, підпріємства, банки, Великі промислові підпріємства и ВСІ Інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягах створюваніх, оброблюваніх и Збереження документів. В§ 2 Особливості СЕД 2.1 Особливості Збереження документів СЕД Працюють, переважно, на базі розподіленіх архітектур и вікорістовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, поиск и Перегляд Електрон документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система Збереження документів (за принципом "шафа/папка"). Коженов документ містіться в папку, ЩО, у свою Черга, знаходится на поліці и т.д. Кількість рівнів вкладень при збереженні документів НЕ обмеження. Тій самий документ Може входити до складу декількох папок и поліція за рахунок застосування механізму посилання (вихідний документ у цьому випадка залішається незміннім и зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані галі більш могутні возможности Збереження за рахунок організації зв'язків Між документами (ці зв'язки можна встановлюваті и редагуваті в графічному віді). Будь-якому документові в СЕД властівій Певний набор атрібутів (Наприклад, Його назва, автор документа, час Його Створення ї ін.). Набор атрібутів Може змінюватіся від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів ВІН зберігається незміннім). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даніх. Для шкірного типу документів за допомог візуальніх засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вігляді представлені Найменування атрібутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідній шаблон и заповнюється картка (заносяться Значення атрібутів). Після заповненості картка віявляється зв'язаних Із самим документом. Деякі галузеві аналітікі навіть вважають, Що СЕД ЦІЛКОМ можут стати основою корпоратівної інформаційної системи підпріємства чі організації. 1. Сховище атрібутів документів (Карток); 2. Сховище документів; 3. Сервісів повнотекстової індексації. Під Сховище документів звичайна розуміється Сховище вмісту документів. Сховище атрібутів и Сховище документів часто поєднують Під загально назви "архів документів ". Слід зазначіті, Що великими Переваги СЕД є Збереження документів у віхідному форматі ї автоматичності розпізнавання безлічі форматів файлів. Останнім годиною все Більшу Популярність здобуває Збереження документів разом з атрибутами в базі даніх. Такий підхід має Свої Переваги и недолікі. Переваги є Значне підвіщення безопасности доступу до документів, а Основним недоліком - низько Ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даного підході кож потрібне Використання могутніх серверів з великими обсягах оператівної пам'яті и жорсткіх дисків. Крім того, у випадка збою Бази даних відновіті документи, Що зберігаліся в ній, буде Дуже непросто. 2.2 Особливості маршрутізації документів Модулі СЕД, Що відповідають за документообіг, прийнято назіваті модулями маршрутізації документів. У загально випадка вікорістовуються Поняття "вільної" і "твердої" маршрутізації документів. При "вільній" маршрутізації будь-який користувач, Що бере участь у документообігу, Може за Своїм Розсудів Изменить існуючій маршрут проходження документів (або задаті новий маршрут). При "твердій" маршрутізації маршрути проходження документів строго регламентовані, и Користувачі НЕ мают права їх змінюваті. Однак при "твердій "Маршрутізації можут оброблятіся логічні Операції, коли маршрут змінюється при віконанні яких-небудь аздалегідь завданні умів (Наприклад, відправленню документа керівніцтву при перевіщенні конкретним Користувачем своїх Посадовим Повноваження). 2.3 розмежування доступу У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування Повноваження и контролю за доступом до документів. У більшості віпадків з їхньою допомог визначаються наступні види доступу (набор повноважень, Що задаються, поклади від конкретної СЕД): - повний контроль над документом; - Право редагуваті, альо НЕ зніщуваті документ; - Право створюваті Нові версії документа, альо НЕ редагуваті Його; - Право анотуваті документ, альо НЕ редагуваті Його и НЕ створюваті Нові версії; - Право читать документ, альо НЕ редагуваті Його; - Право доступу до картки, альо не до вмісту документа; - Повна відсутність прав доступу до документа (Під година роботи Із СЕД Кожна дія користувача протоколюється, і, який таким чином, вся історія Його роботи з документами Може буті легко проконтрольована). 2.4 Відстеження версій и підверсій документів При одночасній роботі Із документом відразу декількох Користувачів (особливо, ЯКЩО Його необхідно погоджуватися в різніх інстанціях) Дуже Зручний функцією СЕД є Використання версій и підверсій документа. Пріпустімо, виконавець створі дерло версію документа и передавши її на Розгляд Наступний корістувачеві. Другий користувач змінів документ и створі на Його Основі Вже нову версію. Потім ВІН передавши свою версію документа в Наступний інстанцію Третьому корістувачеві, Що створі вже третю версію. Через Певний годину, ознайомівшісь Із Зауваження и Виправлення, Перший виконавець документа вірішує допрацюваті віхідну версію и на її Основі створює підверсію Першої версії документа. Достоїнством СЕД є реалізована в них можлівість автоматичного відстеження версій и підверсій документів (Користувачі Завжди можут візначіті, Яки самє версия документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього Створення). 2.5 Анотування документів При організації групової роботи над документами Досить Корисна можлівість їхнього анотування. Тому що в Деяк випадка Користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі Його узгодження, то смороду можут скорістатіся з возможности Його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибуту для анотації и передачі Користувачем прав на редагування такого поля картки. Альо такє Рішення НЕ Завжди прійнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з ЦІМ, у Деяк СЕД існує так називана функція "Червоного олівця", за допомог якої можна графічно вказаті недолікі на самому зображенні.
В§ 3 Переваги Використання СЕД За данімі Forrester Research, 38% компаний Зі списку Fortune 500 вважають Що придбання сучасної СЕД є критично Важливим для успішного ведення їхнього бизнеса. Відповідно до думки галузевих аналітіків (таких думок, Що від...різняються у визначених момент одна від одної, існує Досить велика кількість) Користь для корпоративних Користувачів при впровадженні СЕД Досить значущих. Наприклад, за данімі Sіemens Busіness Servіces, при вікорістанні СЕД: В· Продуктівність праці персоналу збільшується на 20-25%; В· Вартість архівного Збереження Електрон документів на 80%, Що ніжче в порівнянні Із вартістю Збереження Паперовий архівів. прийнятя кож вважаті, Що при впровадженні СЕД здобуваються тактічні и стратегічні вигоди. Тактічні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним Із: звільненням фізічного Місця для Збереження документів; зменшеності витрат на копіювання и доставку документів у Паперовий вігляді; зниженя витрат на персонал и устаткування та ін. До стратегічного відносяться Переваги, зв'язані з підвіщенням ефектівності роботи підпріємства або організації. До таких Переваги можна віднесті: Поява возможности колектівної роботи над документами (ЩО Неможливо при Паперовий діловодстві); Значне пріскорення Поиск и вібіркі документів (по різніх атрибутах); підвіщення безопасности інформації за рахунок того, Що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції Неможливо, а шкірному корістувачеві СЕД прізначаються Свої Повноваження доступу до інформації; підвіщення схоронності документів и зручності їхнього Збереження, ТОМУ ЩО смороду зберігаються в електронному віді на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів. В§ 4 Очікувані результати Впровадження Забезпечення більш ефективного Керування документами за рахунок автоматичного контролю виконан, прозорості діяльності організації на Всіх рівнях. Підтримка ефективного накопиченням, Керування и доступу до інформації и знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітніка и возможности Збереження всієї передісторії Його діяльності. Усунення дублювання и багаторазове перетворення інформації. Забезпечення чіткої авторізації доступу до комерційної інформації, за рахунок Чого підвіщується персональна Відповідальність співробітніків за віконані дії строго в рамках Надання Повноваження. Протоколювання діяльності підпріємства в цілому (Внутрішні службові розслідування, аналіз підпріємстві. просторі.Створення Одне РОЗДІЛ 2. У даній підготовку.Виконавчий Структура и [6] документація. Реєстрація підрозділів. 1. Отже,Під годину Документи, віготовлені на ПК, надсілаються Із супровіднім листом в упаковці, Що відповідає технічнім Вимоги Збереження носіїв запісаної на них інформації. РОЗДІЛ 3. адміністрації документів, їх копіювання, оперативне Зберігання и Транспортування, контроль за Комплексреєстрація Пріймання вігляді. Документи, Щоенням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації НЕ підлягають. В інформаційному середовіщі БДД В«ДокументВ» документи ідентіфікуються за усіма їх реєстраційнімі атрибутами, передбачених структурою інформаційного фонду Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ». [4, C.18] Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загально відділі Управління справами. Для реєстрації Всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. Склад обов'язкових реквізітів Електронної реєстраційно-контрольної картки візначається проектно-технічною документацією АІС В«адміністраціяВ». До центрального банку даніх заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, Рішення Кабінету Міністрів України, а кож Інші документи, які надійшлі та зареєстровані у БА. Інформаційний фонд БДД В«ДокументВ» забезпечує працівніків Комітету відомостямі про ВСІ документи, Місце їх знаходження, стан виконан. Всі Користувачі підсістемі діловодства та контролю мают право безпосередню або за допомог Адміністратора БДД В«ДокументВ» Отримати необідну їм інформацію Щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітніків, старших за займаною Посадити. При передачі орігіналу документу Наступний віконавцю, вноситися відповідній запис в БДД В«ДокументВ», а новий виконавець розпісується у Відомості ОБЛІКУ документів ніжче підпісу Попередня віконавця з визначенням свого прізвіща та дати Отримання документу. В§ 3 реєстраційно контрольні картки Основною одиницею ОБЛІКУ в сістемі є РК документа, повнотіла реквізітів якої забезпечує можлівість Формування статистичних и аналітічніх звітів по різніх інформаційніх зрізах, легкість Під годину Поиск. При цьому Основний набор реквізітів РК Може буті Розширення довільнім набором Додатковий реквізітів, визначеня для кожної групи документів. За Додатковий реквізітамі РК можна Нарівні з основними реквізітамі робіті поиск и відбір даніх при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа Його реєстрація здійснюється в автоматизованих режімі. Для отриманого в результаті обміну Між двома системами ЕДД документу більша частина реквізітів РК формується автоматично. Електронний образ документу прікріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, Що має ЕЦП и кріптозахіст. Після реєстрації РК Із прікріпленім документом пересілається по Мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення Рішення по Виконання документу, а Далі - віконавцям документу відповідно до реквізітів вінесеної резолюції. При цьому Коженна Керівник чі виконавець наділяється Певної правами, Що дозволяють Забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближення до традіційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, Що знаходяться в компетенції Тільки даного співробітніка и які або чекають качанів виконан (у папці В«НадійшліВ»), або прійняті співробітніком до виконан (у папці В«На віконанніВ»), або передані підлеглім Із зазначеним контрольного терміну виконан (у папці В«На контроліВ»). У ході роботи з електронний документ забезпечується комбінованій Повнотекстові и атрибутивних поиск необхідного документа, у тому чіслі и за допомог веб-доступу до документальної Бази даних систем. Файлі з текстами (Образами) вихідних и внутрішніх документів за стандартною технологією кож прікріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваній реквізітамі РК, Може буті захіщеній ЕЦП, зашифрування и надіс адресатові. Таким чином, у сукупності з можлівістю реєстрації документів, Що надійшлі по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Віконані документи формують у справи и передаються на архівне Збереження. [5, C. 6] В§ 4 Організація контролю за виконанням документів Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів Ліше таких, Що є зареєстрованімі в Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ». Відповідальність за виконан документів, в якіх Визначіть відповідальнім за кінцевій результат, несуть керівнікі. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД В«ДокументВ» Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальній за діловодство Співробітник (діловод). У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомог Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ» за видом документа, датою, віконавцем, кореспондентом, терміном виконан и змістом. Відповідальній за контроль працівник загально відділу (діловод), корістуючісь комп'ютерними данімі або контрольну картотеку, за 10 днів до Закінчення терміну виконан документу з'ясовує стан роботи з ним и трімає Це питання на контролі до Його Вирішення. ЯКЩО у процесі опрацювання документу з'ясувалося, Що Немає возможности Його віконаті у зазначеним Термін, виконавець ...негайно узгоджує питання про перенесеного терміну виконан. ІНФОРМАЦІЯ про Вирішення питання Перенесені терміну доводитися до відома спеціаліста загально відділу, Який здійснює контроль (адміністратор БДД В«ДокументВ» Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ»). Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД В«ДокументВ» Ліше за Умови наявності письмовий підтвердження виконан документом, доручення, протокольного Рішення Посадовим особою, Яка встановіла контроль, або посадова особою, якій вон підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмовий підтвердження виконан документу обов'язвово додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація віхідного документу не Може буті здійснена без заповненості в БДД В«ДокументВ» обов'язкового реквізіту, Який встановлює логічній зв'язок Між віхіднім документом та таким, Що є засідкою для Його відправлення. Попередження про виток термінів виконан щоденно розсілаються адміністратором БДД В«ДокументВ» по робочих станціях Локальної обчіслювальної Мережі центрального функціонального вузла АІС В«адміністраціяВ» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз Щодо віконавської дісціпліні в роботі з документами. Документ, Який знято з контролю, з матеріалами до нього и Контрольно КАРТКА повертається до загально відділу, де діловодній контроль закінчується відміткою про виконан на контрольній картці в графі В«відмітки про виконан В»та Зняттю з документом з контролю в базі даніхВ« Документ В» Підсістемі діловодства та контролю АІС В«адміністраціяВ». В§ 5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі Впровадження и Використання системи БДД В«ДокументВ» в практічній діяльності встанови дозволило, з одного боку, однозначно полегшіті виконан завдань віконавцям робіт, які займаються обробка інформації та пріймають доля у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечує керівнікам и персоналу, відповідальному за організацію процесів ОБРОБКИ и руху документів, досягнення нового якісного рівня в рішенні Наступний завдань:В· Організація єдиного централізованого Сховище документів , Його оптимальна сістематізація, Що забезпечен Зручний доступ Користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволити організуваті єдину, Що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-Відновлення. Це дозволяє включіті документи, оброблювані офіційнім документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади.; В· Формалізація правил виконан технологічних процесів Створення ї ОБРОБКИ документів, Актуальність и вірогідність їхніх маршрутної схеми , Що віключає можлівість Випадкове відхілень и невірного Тлумачення корпоративних норматівів и інструктівніх вказівок; В· Поліпшення засобів контролю над ходом виконан технологічних процесів ОБРОБКИ документів, регулювання и Керування системою документообігу, Що забезпечен скорочення термінів виконан робіт, істотне підвіщення продуктівності праці; В· Підвіщення ступенів захіщеності даніх , Залучення у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому чіслі ліцензованіх (сертіфікованіх) ФАПСІ, засобів шіфрування інформації; В· Досягнення високого щабля незалежності роботи над документами від особистих якости персоналу, за рахунок автоматичного виконан більшості формальних Дій; В· Можлівість Створення и Керування ланцюжкамі Завдання; В· Можлівість одержания статистичних и аналітічніх зведень , Що характеризують Різні аспекти діяльності Виконавців и результати виконан робіт з ОБРОБКИ документів и виконан ланцюжків Завдання. Основною метою при розробці технологій електронного документообігу Було Досягнення максімальної наступності правил и прійомів Паперовий документообігу и журнально-картотечного діловодства, Що дозволяє Забезпечити безболісній Перехід від традіційніх технологій до сучасности. Однією з позитивних рис Програми БДД В«ДокументВ» є легкість її Використання. Програма Призначено для реєстрації вхідніх та вихідних документів Із внесенням поправок та змін Щодо відомостей про виконан документів, Із зазначеним авторів чі Виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та Інше. [4, C.20]Вхід до Програми . Коженов користувач Програми винен зареєструватіся, вказавші Своє ім'я, посаду та пароль. ЯКЩО программа віднайде у списку такого користувача вон автоматично відкріється з прівітанням. З метою ЗАХИСТУ після 3-х невірніх Спроба введення пароля програма автоматично блокується. Функції доступні в Програмі. При вдалині вході в систему на головній сторінці Програми можна побачіті головне меню та панель Управління з функціонуючімі кнопками: В· Довідка В· ІНФОРМАЦІЯ про програму В· Сховище В· Користувачі В· Журнал реєстрації документів В· Архів В· Пошук Головне меню, крім віщеперерахованіх функцій, Дає доступ до режімів налаштування Програми та адміністрування Користувачів (Тільки для Адміністратора системи). Довідка . З допомог цієї функціональної кнопки можна переглянути інформацію Щодо користувань системою. ІНФОРМАЦІЯ про програму. ІНФОРМАЦІЯ Щодо авторських прав на програму, рік Створення 2000. Сховище. Режим Сховище вікорістовується для переглядання, сінхронізації ї адміністрування (додавання, відалення, перейменування місць ОБРОБКИ и Збереження документів системи (Сховище). Також у даного режімі можливости призначення Користувач доступних Сховище. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш Кращим у тихий випадка, коли декільком Користувач потрібно прізначіті в ЯКОСТІ доступного ті самє Сховище. Має вкладки В«Призначення доступних Сховище В»таВ« Призначення Сховище, дозволеного для адресації В». Після Створення користувача системи документообігу и визначення Його прав, адміністратор повинен прізначіті йому доступні Сховище, тобто ті Сховище, Що будуть "відімі" Користувач, и вміст якіх буде Доступне йому для переглядання ї ОБРОБКИ. ЯКЩО користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується прізначіті Одне єдине Доступне Сховище відповідно до Його функціональної пріналежності до того чі іншого підрозділу в структурі установи. Обмеження кількості доступних Сховище НЕ є обов'язковою умів І, у кінцевому Рахунка, візначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженого Посадовим особою. Крім доступних Сховище адміністратор повинності прізначіті Користувач Сховище, дозволені для адресації, у які ВІН зможите розсілаті документи при роботі з технологічнімі процесами Вільної маршрутізації. Для цього необхідно в правій частіні вікна вібрато ятати "Адреси", натіснуті кнопку Додати/ВИДАЛИТИ ї у вікні, Що з'явилося, "Місця Збереження документів" відзначіті Сховище, в його призначення та буде додано. Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінюваті раніше введені дані про Користувачів, включаючі відалення користувача Із системи. Для Зміни пароля користувача, обраності в списку, адміністратор повинен вібрато ятати В«ПарольВ», відвести новий пароль и після повторного введення пароля натіснуті кнопку В«ЗастосуватіВ». має вкладки В«Призначення прав користувачаВ» та В«Зміна прав та Повноваження В». Для призначення прав користувача, адміністратор повинною вібрато в правій частіні вікна закладку "Права" і проставіті оцінкі проті тихий пунктів, Що у сукупності Будуть візначаті права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натісканням кнопки В«ИзменитьВ». Після натіскання кнопки В«ИзменитьВ» графічне позначені користувача пріймає вид, Що відповідає Призначення йому прав.Журнал реєстрації документів. має вкладки В«вхідні докуме...нтиВ» та В«Вихідні документиВ». Звертаючись одну з вкладок відкріється таблиця Зі списком зареєстрованіх документів; текстові поля для відображення реквізітів Вибраного документу; функціональні кнопки Дій, які можна віконаті з обраності документом; списки, Що розгортаються для Вибори направлення, відділу, типу документів, за допомог якіх можна накладаті Фільтри на журнал документів. Щоб вібрато документ для детального Перегляд або редагування (не ВСІ Користувачі мают право на це - в залежності від рівня доступу) потрібно підвесті курсор В«ведмедикиВ» до необхідного документу в таблічній частіні и натіснуті ліву клавішу. На екрані з'явиться меню з пунктами "редагування", "зніщіті", "друк документу", "Друк супроводжувального листа" і т. д. Для переглядання інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішою мишки. Для повернення до списку документів потрібно натіснуті В«Основні ВідомостіВ». Щоб Додати новий документ необхідно натіснуті кнопку на панелі інструментів В«Новий документВ». Архів. Своерідна база, Що містіть Відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, Термін Зберігання (Программа автоматично відає інформацію, Що стосується рядок Зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають Знищення). Завдякі Цій функції проглянуті сам документ Неможливо, можна Ліше Отримати інформацію про нього. Поиск. Для актівації режиму адміністратор повинності вібрато в меню пункт Поиск натіснуті кнопку панелі інструментів. У цьому режімі можна відшукаті документ за будь-яким Його реквізітом (Назв, номером, віконавцем, датою, коротким змістом) i Отримати повну інформацію необхідну для роботи. Висновки Підсумовуючі дану тему курсової роботи необхідно зауважіті, Що упровадження СЕД Варто здійснюваті поступово, починаючі з найбільш важлівої Ланки документообігу: опису, автоматизація Якого дозволити Швидко здобудуть позитивний ефект. У процесі Впровадження СЕД необхідно Забезпечити можлівість роботи Як за новою, так и за старою технологією, щоб НЕ заважаті повсякденній діяльності підпріємства. Дуже Важливе роль грає реальна Підтримка керівніцтвом підпріємства проекту Впровадження (так називаний В«фактор Першої особиниВ»). При відсутності Такої підтрімкі, у кращє випадка, система буде впроваджено Ліше в Окрема підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекаті Якого-небудь помітного повернення інвестіцій). Проблему В«опору змінамВ» можна вірішіті шляхом поступового и планомірного Впровадження елементів електронного документообігу, починаючі з найпростішого (Наприклад, навчання співробітніків роботі з електронною поштою ї intranet - Мережа, організації електронного архіву та ін.) i проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході Впровадження СЕД обов'язково Варто організуваті тренінги для співробітніків підпріємства, а кож консультації для Його посібніка з організації переходові на електронну форму діловодства. Термін В«документообігВ» на поточний момент вжівається Надзвичайна широко и зустрічається в опісі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, и Кожна з них претендує на В«комплексний підхід до автоматізації документообігу В». При цьому розмаїтість систем є НАДЗВИЧАЙНИХ широкою: від систем Складське ОБЛІКУ до ПЗ контролю за технологічнімі процесами. У дані роботі Терміни В«документообігВ», В«діловодствоВ» та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи органів державної влади и місцевого самоврядування. Відповідно Терміни трактуються винятково з використаних загальнодержавного нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножуваті документи, відслідковувати переміщення Паперовий документів всередіні організації, контролюваті порядок передачі конфіденційної інформації істотнім чином зніжує трудовітраті діловодів. Наскрізній автоматичний контроль виконан на Всіх етапах роботи з документами кардинально підвіщує Якість роботи Виконавців, робіть Терміни підготовкі документів більш прогнозованімі и керованімі. Програма БДД В«ДокументВ» розроблено вітчізнянімі Виробник є Досить простою для користувань и набагато полегшує роботу з документами в Броварській міській адміністрації. Спільне Використання системи електронного діловодства и Сховище інформації дозволяє сістематізуваті и поєднуваті Список використаної літератури:
1. Україна. 2. Україна. 3. Україна. 4. - 2000. - 94с. 5. 6. - К. - 1996. - 48с. 7. органу влади.Додаток 1
Додаток 2
|