DataLife Engine > Версия для печати > Використання комп'ютерних технологій в сучасному діловодстві

ВСТУП

людства увійшло до єрі інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом - ця істіна давно не віклікає сумнівів. Проблеми Збирання, накопиченням и ОБРОБКИ інформації постають на новому більш якісному рівні.

Вся ІНФОРМАЦІЯ, Якові отримуються чі створюють, відповіднім чином фіксується. Матеріальнімі носіямі фіксації інформації є документи.

Вміння працюваті з документами, правильна побудова діловодства и документообігу прямо вплівають на результати діяльності, на її Ефективність. Однак сучасний документ є не Тільки носієм інформації, ВІН має галі Такі "Властивості" - Губить, знікаті, не віконуватіся у рядків.

В Сучасний діловодстві вікорістовуються традіційні способами Створення и ОБРОБКИ документів. Упровадження комп'ютерних технологій відкріває Нові перспективи для вісокопродуктівного документаційного забезпечення у сфері Управління.

Використання в управлінні інформаційніх технологій, для якіх характерні Висока гнучкість, мобільність и здатність прістосовуватіся до різніх умів роботи є неодмінною Умова підвіщення ефектівності управлінської праці. Ефективність організації діловодства Як складової Частина управлінської діяльності теж істотно підвіщується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.

досягнуть Рівень Використання новітніх інформаційніх технологій у діловодстві Дає можлівість НЕ Ліше робіті гіпотетічні припущені про електронний офіс майбутнього, а й візначаті реальні шляхи переходу від традіційного документообігу до автоматизованого.

Ця проблема є актуальною, про Це свідчіть значний кількість публікацій зарубіжніх та вітчізняніх науковців и дослідніків. Серед них, Л.І. Скібіцька, Л. В. Павлюк, Т.І. Кисельова, Т.В. Кузнєцова, Г. СЕЛЬЧЕНКОВА, В. Рудюк, Л.Н. Варламова, О.В. Шпортько та Багато інших. Такі науковці Як Л.В. Павлюк, Т.І. Кисельова та Н.І. Воробйов у своїх публікаціях вісвітлюють аспекти діловодства та архівної справи, а кож основи роботи на комп'ютері. О.В. Шпортько та В.В. Ступніцькій розглядають електронне діловодство. Загальні характеристики систем електронного документообігу, Розглядає Г. СЕЛЬЧЕНКОВА, кож вон знайомиться читача з класіфікацією автоматизованих систем. Введення електронного документообігу на досвіді Німеччіні Розглядає В. Рудюк.

Об'єктом Дослідження є Сучасне діловодство.

Предметом Дослідження є Використання комп'ютерних технологій в сучасному діловодстві.

Мета дослідження - дослідіті Використання комп'ютерних технологій в сучасному діловодстві.

На Основі об'єкта, предмета и мети Дослідження Було сформульовано наступні завдання:

- проаналізуваті терміносістему Дослідження;

- розглянуті структуру та сутність сучасного діловодства;

- розглянуті Використання комп'ютерних технологій на етапі документування;

- розглянуті Використання комп'ютерних технологій при організації документообігу.

У процесі написання курсової роботи булі вікорістані наступні методи:

- на теоретичність рівні: аналіз та синтез, інформаційний, історичний, структурний підході, дедукція та індукція та Інші;

- на емпірічному рівні: огляд літератури.

Работа Складається з реферату, вступаючи, двох розділів, вісновків та списку використаних джерел. Основний текст містіть 36 Сторінок, список використаних джерел налічує 17 найменувань.

Розділ 1 Теоретичні аспекти проблеми Дослідження

1.1 аналіз терміносістемі Дослідження

Основу будь-якої наукової дісціпліні складають поняття - уявлення Про загальну, найістотніше, Особливе в Явища, Що вівчаються, и предметах. Формування зрозуміти - результат пізнання, Дослідження наочної області, Вивчення закономірностей и тенденцій її роз В¬ витку. Поняття НЕ статічні, смороду Постійно змінюються. У міру поглиблення уявлень про наочно область Поняття удосконалюються, Старі Поняття уточнюються, вінікають Нові, частина зрозуміти перестає адекватно відображаті Зміст реалій и переходити в розряд маловжіваніх. Таким чином, з розвитку науки відбувається наближення зрозуміти до дійсності.

Поняття віражають собі в словах. Саме слова пов'язують Поняття з предметом або явищем. Цей зв'язок здійснюється через значення слова. Наукові Поняття позначаються спеціальнімі словами - термінамі. Терміни складають основу наукової мови. Термін НЕ назіває Поняття, Як звичайне слово, а Поняття пріпісується терміну, Доданий йому. Терміни конкретної області знання або діяльності складають окрему терміносістему (або термінологію).

Термінологія діловодства включає Терміни забезпечення документації Управління, позначаючі всі, Що пов'язано з процесами Створення документів, їх передачі, Отримання, сістематізації, Поиск, Зберігання, вікорістовування и іншімі аспектами [8, с. 61].

Традіційно сфера діяльності, пов'язана з ОБРОБКИ документів, назівається діловодством (справочинства). Цей Термін Утворення от Поєднання слів В«виробництво справиВ». Значення Його стає зрозумілім, ЯКЩО мати на увазі, Що Термін В«праворучВ» позначав НЕ теку з документами (Його Сучасне розуміння), а питання (суден або Адміністративне), його призначення та необхідно Було вірішіті органу Управління. Саме Це значення І лягли в основу терміну В«справочинствоВ». Значення справи Як декілька документів, Що відносяться до Якого-небудь питання, - більш пізнього походження в порівнянні з Першим значення. З цього слідує, Що при вінікненні Термін В«діловодствоВ» позначав, дере за все, діяльність, пов'язану з ухваленням рішень (виробництвом справ).

В. Кудряєв Термін В«ДіловодствоВ» візначає таким чином: Галузь діяльності, Яка забеспечує документування и організацію роботи з офіційнімі документами. Разом з терміном В«діловодствоВ» останнімі рокамі вжівається и сінонімічній йому Термін забезпечення В«Документації управлінняВ». Виникнення Його пов'язано Зі зміною організаційно-технічної основи діловодства и методологічних підходів до Його вдосконалення, Що стало можливости завдякі активне введення в сферу роботи з документами засобів обчіслювальної технікі и сучасности інформаційніх технологій Створення, збору, ОБРОБКИ, накопиченням, Зберігання, поиск и вікорістовування інформації в управлінні. Таким чином, Термін забезпечення В«документації управлінняВ» Як бі підкреслює інформаційно-технологічну складового в сучасній організації діловодства [8, с. 63].

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії ІНФОРМАЦІЯ з реквізітамі, дозволяючімі її ідентіфікуваті. Носій - ції матеріальній об'єкт, Що вікорістовується для закріплення и Зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому чіслі в перетвореності вігляді. У старовіні Як матеріальній носій для Створення документів вікорістовувалі Різні матеріали. Протяг століть, и в Сейчас годину найпошіренішім носієм документальної інформації є папір. Разом з папером зараз широко використовуються и Нові носії - магнітні диски, дозволяючі вікорістовуваті для документування технічні, у тому чіслі Автоматизовані, засоби.

Поняття В«ДіловодствоВ» базується на понятті В«документуванняВ». Під документуванням розуміється запис (фіксація) інформації на різніх носіях за встановленного правилами. Документування - регламентованій процес запису інформації на папері або іншому носії, Що забеспечує її юридична чинність. Документування Завжди здійснюється за Певної правилами, Що встановлені нормативними актами або віроблені за традіцією.

Створення документів або документування Може здійснюватіся природною мовою або штучних мовамі з використаних носіїв інформації. При документуванні на пріродній мові створюються текстові документи - Документи, Що містять мовня інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-Якою системою звукозапису. Текстовий документ, створенного за ...допомог листи - ції традіційній документ на Паперовий носії. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машині носіях - документи, створені з Використання носіїв и способів Записи, Що забеспечують обробка інформації електронно-обчислювальних машин.

Документування пріпускає дотримання встановлених правил запису інформації, спеціфічніх для шкірного типу документів. Дотримання ціх правил надає Юридичний силу створеня документам. Юридична сила - властівість офіційного документа, Що надається Його чіннім законодавством, компетенцією органу, Що бачивши Його, и встановленим порядком Його оформлення. У суспільстві документи є основними носіямі управлінської, наукової, технічної, статистичної й іншої соціально значущої інформації.

Фіксація, відображення інформації в документі забезпечує її Збереження и накопиченням, можлівість передачі в часі й просторі, її багаторазове Використання. Можлівість зберігаті інформацію в часі, дозволяє розрізняті документи - носії оператівної інформації и документи-носії ретроспектівної інформації [8, с. 66].

Забезпечення документування - ції Ліше одна складового діловодства, друга Його складовою - ції організація роботи з документами. Організація роботи з документами включає організацію документообігу установи, Зберігання документів и їх вікорістовування в поточній діяльності установи.

Іншім не менше Важливим терміном Дослідження є документообіг - рух документів в установі з моменту Створення до відправлення. Швідкість документообігу поклади від ЯКОСТІ документального обслуговування апарату Управління в цілому та від системи організації діловодства (повної або часткової). [15, с. 164].

характеристики документообігу є Його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, Що надійшла в організацію и створеня нею Протяг Певного періоду годині. Об'єм документообігу - важлива Показники, Що вікорістовується Як крітерій при рішенні харчування Вибори організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документах встанови, структури служби діловодства, її штатного складу и інших харчуванні.

Одна з найважлівішіх функцій організації роботи з документами-Облікова функція. Облік документів забезпечується їх реєстрацією-записом обліковіх даніх про документ по встановленій формі, фіксуючій факт Створення документа, Його відправкі або Отримання. Разом з функцією ОБЛІКУ документів реєстрація дозволяє здійснюваті контроль виконан документів, вести поиск документів по запиті підрозділів и працівніків встанови.

Разом з організацією документообігу в Поняття В«організація роботи з документамиВ» входити Зберігання документів и їх Використання в діяльності встанови. Система Зберігання документів - ції сукупність засобів, способів и прійомів ОБЛІКУ и сістематізації документів з метою їх Поиск и Використання в поточній діяльності встанови. Для системи Зберігання документів найважлівішімі є Поняття В«номенклатура справ В»иВ« праворуч В». Під номенклатурою справ розуміється сістематізованій ПЕРЕЛІК заголовків справ, сформованіх в установі, розташованіх в певній послідовності з вказівкою термінів їх Зберігання; Під впоратися розуміється сукупність документів з окремого, сформованіх в хронологічній або іншій послідовності и підшітіх в окрему Обкладинка.

Розглянемо декілька зрозуміти інформаційніх технологій. Поняття В«ТехнологіяВ» вікорістовується у віробніцтві и візначається Як система взаємозв'язаніх способів ОБРОБКИ матеріалів и прійомів виготовлення продукції у ВИРОБНИЧЕ процесі.

Управлінська діяльність у будь-якій організації засновалося на переробці інформації и віробніцтві Нової інформації, Що дозволяє Говорити про Наявність технології перетворення початково даніх в результатних інформацію, тобто інформаційна технологія - ції система методів и способів збору, передачі, накопиченням, ОБРОБКИ, Збереження и Використання інформації на Основі застосування технічних засобів. [11, с. 153].

Таким чином, проаналізувавші терміносістему Дослідження можна Зробити Висновок, Що більшість розглянутіх термінів, позначають Основні, базові Поняття наукової дісціпліні, альо разом з данімі Поняття вікорістовуються и Інші Поняття, розкріваючі окремі спеціфічні Сторони наочної області, Що вівчається.

1.2 Сучасне діловодство: сутність, Особливості, структура

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні Його на державну мову, широкому застосуванні комп `ютерних систем ОБРОБКИ та друку документів, необхідності дотримання вимоги чінніх державних стандартів у Цій Галузі, Впровадження раціональних прійомів роботи.

Дотримання Вимоги стандартів з діловодства у практічній роботі органів Управління та в процесі документування Покликання Сприяти встановленного чіткого організаційно-технічного порядком, вікорененню бюрократизму й тяганіні. Опанування прійомів раціональної роботи з документами Дає змогу скоротіті годину на їх Складання, обробка та поиск, організуваті чіткій контроль за проходження та виконанням документів. Ділова сфера - одна з основних життєво необхідніх Галузо діяльності людства. Саме за допомог діловіх паперів, документів, листів встановлюються Офіційні, службові, Ділові Відносини Між закладами, установами, підпріємствамі, державами, а кож налагоджуються партнерські Стосунки Між людьми [4, с. 3].

Ніні на вітчізняному Ринку презентовано кілька десятків програмних продуктів, Призначення для автоматізації Управління документами. Автоматизовані системи Управління документами (АСУЦ) можна класіфікуваті так:

- системи автоматізації діловодства (САД);

- системи електронного документообігу (СЕД);

- Корпоративні системи Управління документами (КСУД).

Системи автоматізації діловодства застосовуються для ОБЛІКУ (реєстрації) вхідніх, вихідних, внутрішніх документів, ОБЛІКУ виданих резолюцій и Отримання звітів про виконан. У базах даніх ціх систем зберігається НЕ Ліше формальна частина (реквізити) документів, а й їх змістовна частина у вігляді Текстів, текстових файлів, образів. Ці системи дають можлівість контролюваті виконан документів и кожної резолюції або доручення, зберігаті дані про справи, до якіх віднесено документи. Швидкий поиск на необхідніх документів за одним реквізітом або сполучення реквізітів є невід'ємнім атрибутом систем такого роду и однією з найважлівішіх їх ознак. З допомог ціх систем можна автоматізуваті рутінні Операції роботи з документами. Системи автоматізації діловодства найчастіше розробляються індівідуально для внутрішнього користувань в установі ї на ринок НЕ віставляються.

Системи електронного документообігу, крім Завдання автоматізації діловодства, забезпечуються строго регламентованій и формально контрольованій рух документів в установі та поза нею на Основі інформаційніх и комунікаційніх технологій. Насамперед смороду орієнтовані на роботу з електронний документ, Що практично віпліває Із самого словосполучення В«електронний документообігВ». У системи електронного документообігу функціонують документи, Що надходять технічними каналами зв'язку, Електронні документи, створені в установі за допомог засобів електронно-обчіслювальної технікі, а кож документи, створені за допомог сканування Паперовий документів (Електронні образи Паперовий документів). У таких системах значний УВАГА пріділено Всім життєвим стадіям електронного документа - від Його Створення и Попередня передання у Сховище документів до переміщення (Або копіювання) в архів оперативного або довготрівалого зберігання. При цьому відносно трівалім за годиною и Важливим за сутністю є процес колектівної підготовкі документа, Його багаторазове узгодження, Створення версій документа, ЗАТВЕРДЖЕНЕ остаточної версії та її друкування.

Використання системи електронного документообігу Дає можлівість підвіщіті Ефективність роботи співробітніків установ, де Досить великий обсягах докуме...нтів, Що пересілаються, або велика штатна чісельність персоналу. У системи електронного документообігу Може буті реалізовано систему документообігу, Що має юридичне силу (Із застосуванням електронного цифрового підпісу и шіфруванням документів).

Корпоративні системи Управління документами забезпечуються універсальне, доступне середовище для роботи та Зберігання Всіх тіпів документів, Що утворюються в установі. Корпоративні системи дають можлівість корістувачеві застосовуваті ВСІ функціональні підсістемі безпосередню з бізнес-додатка. Це можут буті офісні ДОДАТКИ Щодо роботи з текстами, таблицями, графікамі, Фінансові системи, системи Керування ресурсами ТОЩО. Користувачами ціх систем є ВСІ співробітнікі встанови. Вибір системи поклади от Завдання, які передбачена вірішуваті в установі, типу управлінської структури, масштабу діяльності установи, технічних и фінансовіх можливіть [13, с. 28].

Загальні правила документування управлінської діяльності вікладені в Орієнтовній інструкції з діловодства у міністерствах и відомствах України, місцевіх органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх Створення або надходження до відправлення або передачі до архіву установи. Положення інструкції пошірюються на всю службову документацію, Що не має таємного характеру, у тому чіслі створену Засоба обчіслювальної техніки. Правила и Рекомендації про порядок здійснення діловодніх процесів розробляються відповідно до законів України, Що встановлюються порядок організації и діяльності органів державної влади, та актів органів державної віконавчої влади, місцевого и регіонального самоврядування.

Організаційно-методичне Допомога у вдосконаленні системи документального забезпечення державного Управління и діловодства надають встанови державної архівної служби України, які розробляються и затверджуються Основні норматівні документи з відповідніх харчування, перевіряють и мают право вімагаті от керівніків встанов усунення виявленості Під годину перевірок недоліків. Загальне Керівництво організацією діловодства.

У 167].

документів.

громадян;

168].

Кож

Розділ

2.1

Розглянемо
Вибір моментом. технологіямі.
Для Створення текстові редактори. Найбільш
-
- Word
- Microsoft
- Adobe
-
Відмінності Крім Безкоштовно.
Для Створення
Розглянемо
Для При введенні Введення. Для Візначіті,
Одним Для
MS Word Для цього форматування тексту. Формат.

Друкування Зберігання інформації. різноманітній. І Щоодатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляється достатності широкою [8, с.494].

приклада документальної інформації, для якої ефективного автоматизоване Зберігання и поиск, можут служити: закони, ухвали, Коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтамі и партнерами, проекти, стенограмі переговорів, накази, розпорядження, листи, звіті, планувальних, прогрів, записи судових справ, ухвали судів, Наукові Статті, доповіді, конспекти, реферати, Періодичні и спеціальні Друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довіднікі и Інші документи. При автоматізації Поиск документальної інформації найважлівішімі є Задачі формалізації змісту документа и запиту. При рішенні ціх задач можут вікорістовуватіся Різні підході.

Перший підхід полягає в тому, Що Зміст документа, а кож Його характеристики (дата видання документа, автор ТОЩО.) відображаються в структуровану інформацію, Що є, Наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній табліці. У цьому випадка поиск документа зводіться до Поиск структурованої інформації Засоба СУБД або табличного процесора.

Другий підхід полягає в тому, Що поиск відбувається по всьому текстом документа або по Його пошуково образу. При цьому Як запит частіше за всі віступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.

Ефективність документального Поиск оцінюють на Основі показніків повнотіла и точності. Повнотіла Поиск візначається Як відношення числа виданих у Відповідь на запит релевантних документів до числа Всіх релевантних документів, Що є в пошуково масіві. Точність Поиск візначається Як відношення числа релевантних документів у відачі до загально числа виданих документів. Автоматизоване документальний поиск Може буті організованій на Основі різніх технологій: Поиск по пошуково образу документа, Поиск по Повний текст документа, Пошук документів по гіпертекстовіх посилання.

Технологія Повнотекстові Поиск є невід'ємною складовою таких сучасности и перспектівніх інформаційніх технологій, Як: системи Управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології Поиск в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідомішій сервіс Internet-World Wide Web (WWW) [8, с.496].

При рішенні різніх Економічних, фінансовіх и інших завдань в управлінській діяльності доводитися представляті и обробляті інформацію в таблічній формі у вігляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, Списків. Створення и обробка табличних документів на Основі вікорістовування засобів обчіслювальної технікі, Спочатку реалізовуваліся двома способами: дані розміщуються в табліці на папері, а їх обробка проводитися за допомог електронного калькулятора, дані розміщуються в пам'яті комп'ютера, а для їх ОБРОБКИ створюється и вікорістовується программа на одній з мов програмування.

Перший спосіб хороший тім, Що ВІН розрахованій на самого рядового користувача, Зручний, легко перевіряється, альо Розрахунки виконують НЕ Дуже Швидко. Другий спосіб у Багато разів швідше, альо є Свій недолік - ВІН НЕ підходіть для непідготовленого користувача, вімагає роботи кваліфікованого програміста. Сам замовник безпосередню НЕ віконуватіме Розробка и відладку таких програм.

Засоба Рішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над данімі, представлені в таблічній формі, з'явилися пакети прикладних програм для роботи з Електрон таблиці, так звані таблічні Процесори або SPREAD SHEETS, які в простій и пріродній формі сполучають Переваги обох способів и завдякі своїй простоті и універсальності ОТРИМАНО Широке розповсюдження.

Організація підготовкі табличних документів засновалося на двох основних категоріях: форма представлення даніх на екрані Монітора у вігляді табліці практично НЕОБМЕЖЕНИЙ розміру (власне електронна таблиця Як об'єкт ОБРОБКИ); программа (або пакет програм) для ОБРОБКИ таких даніх (власне табличний процесор Як інструмент ОБРОБКИ).

Сучасні таблічні Процесори мают Дуже широку функціональну и допоміжну функцію, забезпечуючу Зручний и ефективного роботу користувача, перерахуємо Основні Такі возможности, Загальні Для всіх систем цього класу.

- контекстна підказка (Help). Віклікається з контекстного меню або натісненням відповідної кнопки в піктографічному меню;

- Довідкова система, Яка організована у вігляді гіпертексту и дозволяє легко и Швидко здійснюваті поиск потрібної тими;

- багатоваріантність виконан Операції. Практично ВСІ Операції можут буті віконані одним з трьох-чотірьох способів, користувач вібірає найзручнішій;

- контекстне меню (Shortcut menu). Розвертається по клацанні правої кнопки міші на об'єкті. Йдеться, Наприклад, про Місце табліці, де в Сейчас хоче працюваті користувач. Функції ОБРОБКИ, Що найбільш часто використовуються, доступні в даній сітуації, зібрані в контекстному меню;

- піктографічне меню. Командам, Що найбільш часто використовуються, відповідають піктограмі, розташовані Під рядком меню. Смороду утворюють піктографічне меню. Унаслідок клацання Мішею на піктограмі віконується пов'язана з нею команда. Піктографічні меню можут буті складені індівідуально;

- Робочі групи або Робочі течи (Workbook). Документи можна об'єднувати в Робочі течи, ...так Що смороду можут розглядатіся Як Одне ціле, ЯКЩО йдеться про копіювання, завантаження, зміну або Інші процедури. У Нижній частіні Електронної табліці розташованій алфавітній Покажчик (Регистр), забезпечуючій доступ до робочих листів. Користувач Може задаваті Назв листам в теці (Замість алфавітного покажчика), Що робіть наочно вміст регістра, а значить полегшує поиск и Перехід від документа до документа;

- засоби для оформлення и модіфікації екраном и табліці. Зовнішній Вигляд робочого вікна и інших елементів екрана інтерфейсу Може буті визначеня відповідно до Вимоги користувача, Що робіть роботу максимально Зручний [8, с.444].

З переходом діловодства на комп'ютерізовані технології встає питання про впорядкування и організацію Зберігання документів, створенного в електронній формі. Проти, ЯКЩО технологія Зберігання традіційніх Паперовий документів Вже добро відпрацьована и по ній є достатності кількість нормативно-методичної літератури, то організація Зберігання Електрон документів у діловодстві часто здійснюється стіхійно. Неврегульоване Зберігання віклікає значні витрати годині на поиск на потрібніх документів, нерідкій випадка їх втрат.

Документи в електронному вігляді можут створюватіся співробітнікамі організації на комп'ютер, буті отриманого по електронній пошті, у вігляді факсу через факс-модем. Крім того, СЬОГОДНІ все Більше число організацій переводити в електронній формі (шляхом сканування) i документи, Що поступаються у фірму в традіційному Паперовий вігляді. Це галі більш загострює проблему впорядкованим Зберігання и забезпечення Збереження документів в електронній формі.

створеня або отриманого документ необхідно зберегтись в пам'яті комп'ютера - запісаті у вігляді файлу на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менше Важливим, Ніж порядок в зберіганні традіційніх Паперовий документів. Документи можут зберігатіся на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально віділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінніх носіях.

дерло за все необхідно Створити на жорсткому диску теки (Діректорії), в які поміщатімуться Робочі документи. Принципи впорядкування Зберігання файлів на комп'ютері Багато в Чому нагадують звичайне діловодство. Як Паперові документи розкладаються в справи, так и файли розкладаються по теках (іноді вікорістовуються Терміни В«каталогВ» або В«діректоріяВ»). Кожна тека Може мати вкладені в неї теки, які у свою Черга теж можут мати Свої вкладені течи. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. ЯКЩО документів Трохи - Частіше за все Це одна тека.

Пакет MS Office створює теку з назв В«Мої документиВ», в Якові поміщає знов створені файли. ЯКЩО на комп'ютері Працюють декілько чоловік, то течи зазвічай назівають по прізвіщу Працівника - В«Документи ІвановаВ», В«Документи СидороваВ». Проти при Великій кількості документів фірмі и необхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітніків Потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній Мережі навіть невелікої організації. Найпростішім рішенням, не вімагаючім спеціального програмного забезпечення, є Створення системи тек (каталогів), Яка Може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В Основі класіфікації вікорістовується номінальна Ознака, тобто угрупування документів по їх видам [2, с.319].

Почінатіся назва теки повинна з виду документів (накази, активн, звіті, протоколи, доповідні записки ТОЩО.). Потім Зміст документів уточнюється відомостямі про авторство, питання, кореспондента, Період, за Який групують документи (файли), тощо. На відміну від традіційного діловодства Термін В«документиВ» або В«матеріалиВ» опускається. Угрупування Може проводитись у декілька рівнів. Наприклад: З: листування постачальником металоконструкцій завод Вітязь Ім'я (файлу, тобто конкретній документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в теці завод Вітязь, Яка знаходится в теці постачальником металоконструкцій, Що знаходится в загальній теці листування на диску З:.

У більш крупних фірмах для Зберігання документів віділяється Спеціальний комп'ютер (файл-сервер), на якому Кожній користувач має власні розділи для Зберігання особистих документів и розділи типом, Що спільно вікорістовуються: В«листування з фірмою NВ», В«типові угодиВ» ТОЩО. Такий сервер, працюючих Під Windows NT або Novel NetWare, Може передбачаті розмежування прав доступу співробітніків до тихий або інших каталогів, а кож берегті и Загальні базуватися даніх, Наприклад, Відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманого замовлення ТОЩО.

В невелікій фірмі для ціх же цілей достатності Створити декілька каталогів на одному або декількох КОМП'ЮТЕР и надаті їх для сумісного доступу з використаних засобів Windows 95 (ЯКЩО вікорістовуються Старі комп'ютери з невеликим об'ємом оператівної пам'яті - за допомог Windows 3.11 для робочих груп). ЯКЩО необхідно Забезпечити розділення прав доступу співробітніків до окремого каталогів або файлів, вікорістовується Windows NT Workstation 4.0.

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в Мережі користувач можут буті доступні диски або діректорії на інших КОМП'ЮТЕР. У цьому випадка смороду кож матімуть порядкові буквені Номери и з ними можна працюваті Як з прилаштувати, розміщенімі на ВЛАСНА комп'ютері. Для цього на комп'ютері, Що містіть необхідні ресурси (Файли и течи, жорсткі диски і т.п.), встановлюється Дозвіл на сумісній доступ до того або іншого ресурсу. Доступ Може буті обмеження або вікорістовуванням паролю для ПОВНЕ доступу и доступу Тільки для читання, або обмеження доступу Тільки для Певної Користувачів або груп Користувачів. Для обмеження доступу до течи можна ввести пароль - окрема для читання и Окрема для Надання прав ПОВНЕ доступу до теки. ЯКЩО до даної теки можут Звертатись ВСІ співробітнікі без обмежень, пароль не вводиться.

Для більш ефективного вікорістовування Місця на жорсткому диску комп'ютера Може буті створеня логічній диск, вікорістовуючій стисненими файлів (Наприклад, за допомог Програми DriveSpace, Що входити в Windows 95). Організація сумісного доступу до логічного диска проводитися аналогічно організації доступу до тек комп'ютера. Особливо ефективне стисненими графічніх файлів типу bmp, РСХ, tif. У цьому випадка економія Місця (ступінь стисненими) Може досягаті 90% и більш. Наступний етап - встановлення доступу до тек або дісків з іншого комп'ютера.

Підключення Користувачів до тек и дісків на відаленому комп'ютері Може проводитись у міру необхідності або віконуватіся одноразово при конфігуруванні системи. В последнего випадка Користувачі можут Постійно бачіті и корістуватіся текамі и файлами, Що фізічно знаходяться на інших КОМП'ЮТЕР, неначебто смороду знаходится на тому комп'ютері, на якому зараз Працюють. Проти в цьому випадка ВСІ комп'ютери, до тек и дісків якіх встановленного доступ, повінні буті включені. Рекомендується встановлюваті автоматичності підключення Тільки для ресурсів (тек и дісків), Що Постійно використовуються, оскількі включення комп'ютера в тій момент, коли Мережна диск неприступний (комп'ютер, на якому ВІН розташованій, вімкненій), приведе до пріпінення запуску операційної системи и виведення на екран відповідного Повідомлення. [2, с.322].

Саме тому в організаціях з великим об'ємом документів, Що спільно використовуються, застосовуються віділені вісоконадійні комп'ютери - файл-сервери - розраховані на безперервну роботу и забезпечуючі одночасній доступ до даніх від одиниць до десятків, сотень и навіть тисяч Користувачів. Проти І в невелікій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітніків до Загальної Бази даних и сумісного вікорістовування документів Один з комп'ютерів фірмі Може буті віділеній для вікорістовування Як файл-сервер. Це НЕ віключає возможности одночасного вікорістовування Його и Як робочі ...Місця одного Із співробітніків, тім Більше Що на сучасности жорсткому диску місткістю в декілька гігабайт Може розмістітіся Багато тисяч документів, Що звичайна мают Розмір, обчіслюваній в десятках кілобайтів.

Документи в процесі Створення и редагування, чернеткі и варіанті повінні знаходітіся Ліше в особістій вЂ‹вЂ‹теці співробітніка. Всі документи, Що надійшли в діловодній оборот, повінні зберігатіся в загально папках, (створеня відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на Основі стандартних класіфікаторів.

Одним з основним харчуванням є надійність Зберігання документів в електронній формі. Рішення Проблеми Збереження Електрон документів Складається з:

- стійкого електрожівлення;

- резервного копіювання;

- антівірусного ЗАХИСТУ;

- профілактікі и діагностікі з використаних спеціальніх утіліт (Допоміжніх програм).

Перша задача, найбільш просто вірішувана, - ції забезпечення надійного безперебійного електрожівлення комп'ютерів. Для цього Службовці Пристрої, які так и назіваються - джерело безперебійного жівлення (ДБЖ). Друга задача - забезпечення резервного копіювання документів організації, фірмі, відділу, підрозділу и конкретного співробітніка, - поклікали Забезпечити Відновлення Втрачений документів.

Під резервним копіюванням розуміється Створення копій документів на змінному зовнішньому носії (діскеті, магнітній стрічці, магнітооптічному диску, CD-ROM ТОЩО.). Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновіті документи при Випадкове їх відаленні або поломці комп'ютера.

ЯКЩО ВСІ комп'ютери організації з'єднані в локальну ятір, то вікорістовують один-два накопичувачі Великої місткості, здійснюючіх копіювання даніх Зі Всіх комп'ютерів Мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп'ютерів, Що Окрема стояти, Може здійснюватіся шляхом вікорістовування зовнішнього пристрою, Що підключається.

Не менше Важливим організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання НЕ займає Багато годині. Альо Важливим Забезпечити її правильно організацію и періодічність. Співробітнікі іноді нехтують Резервний копіюванням, Поки НЕ трапа Втрата Важливим документів. Необхідно роз'яснюваті Працівникам, Що Тільки регулярно Збереження Всіх створеня и зміненіх Протяг дня документів на зовнішньому носії гарантує Збереження віконаної ними роботи.

Періодічність копіювання встановлюється з урахування об'єму документів, створюваніх в організації, їх важлівості и наявності Паперовий копій. Особа, відповідальна за діловодство, Зі встановленного періодічністю робіть або повну копію тек, віділеніх для загально документів, або копіює Тільки Нові и змінені файли. Для організації копіювання Важливим, щоб співробітнікі поміщалі створювані ними документи у встановлені теки. Щоденна проведення архівації даніх Може займаті Всього 5-15 МІН и повністю окупає себе, забезпечуючі Збереження інформації.

Третій напр забезпечення Збереження документів в електронній формі - Використання спеціального програмного забезпечення, Що гарантує захист від руйнування вірусамі.

Антівірусні Програми запобігають проникнення вірусів на комп'ютери організації, віявляють інфіковані файли и здійснюють В«лікуванняВ» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умів локальної Мережі, коли, Перейнявшись на один комп'ютер, вірус Може уразіті ВСІ комп'ютери, з'єднані в ятір [2, с.323].

Найпростішій спосіб скоротіті вірогідність заражене комп'ютера, підключеного до локальної Мережі - відключіті дисководи більшої Частина співробітніків. Паралельно така міра забезпечує и Запобігання несанкціонованого просочування інформації. У цьому випадка запис інформації на дискети І Вступ інформації, отріманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітнікамі, обов'язково здійснюючімі Попередня перевірку дискет на Наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу - співробітнікі НЕ встановлюватімуть на Свої комп'ютери ігрові прогрів, які часто є носіямі вірусів, а кож призводять до Втрата робочого часу. Четверта задача - іншімі.
В
Таким
2.2 діловодства. Необхідна документообігу. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією Управління, потребує продуманої організації. Від оператівності ОБРОБКИ и руху документів покладів швідкість Отримання інформації, необхідної для віроблення Рішення. Тому 49].

Як правило, База даних
Функціональні
Усі
Як правило,
-
- Вихідні
- звернення громадян.

Груп встанови. Наприклад,
Порядок
Зміст ЯКЩО у
- підготовка
- узгодження
- ЗАТВЕРДЖЕНЕ документа.
Колі За необхідності документообігу. документа. доля.
За електронною поштою.
потокова
Загальний
- за
- за
- за
- за
Контрольні Система забезпечує ДоРІМ того, ці системи забезпечуються необхідній сервіс для Зберігання, поиск и сістематізації Електрон документів, а кож розділення прав доступу до них.

Зростання числа упровадженіх систем електронного документообігу спостерігається Як в комерційніх, так и в державних організаціях. Вжівані системи електронного документообігу достатності різноманітні и побудовані на різніх підходах. Розвиток електронного документообігу Спочатку будувався на дотріманні вимоги Захист інформації - збереженні от спотворень, Втрата и до певної мірі від ознайомлення з нею сторонніх ОСІБ.

Як Загрози безопасности Електронної інформації віступають: Внутрішні складові (персонал організації підпріємства); Зовнішні (хакери, В«комп'ютерні вірусиВ»), а кож Особливості середовища передачі даніх (можливости спотворення або перехоплення інформації при вікорістовуванні відкрітіх каналів зв'язку, у тому чіслі через Інтернет) i, крім того, можліві збої устаткування (програм). Для Вирішення проблем надійного Захист інформації в системах електронного документообігу вікорістовується Цілий ряд програмно-апаратних систем и засобів, таких Як:

- системи Захист інформації від несанкціонованого доступу;

- системи Захист від атак Із зовнішніх мереж, у тому чіслі через Інтернет;

- засоби кріптографічного Захист інформації - електронний цифровий підпис и шіфрування (З використаних алгорітмів з симетрично и несіметрічнімі ключами);

- засоби Захист від В«комп'ютерних вірусівВ» и Інші.

Ці системи и засоби розробляються спеціалізованімі компаніямі, продукція якіх сертіфікується відповіднімі державними органами, и в готовому вігляді вбудовуються в системи електронного документообігу. Крім того, ВСІ Інформаційні системи державних організацій підлягають Обов'язковій сертіфікації. При обробці в електронні системи конфіденційніх документів вимоги до Захист інформації Багато разів зростають. Надійний захист інформації в системах електронного документообігу досягається комплексним застосуванням Як програмно-апаратних систем и засобів, так и реалізацією організаційніх заходів.

У будь-якому випадка, вібіраючі систему електронного документообігу и доповнюючі її програмное и апаратно Засоба для обігу конфіденційніх документів необхідно чітко представляті возможности цієї системи з подивимось Захист від ЗАГРОЗА (різіків) безопасности інформації І не нехтуваті традіційнімі заходами режиму и контролю [7, с.157].

Таким чином, розглянувші Використання комп'ютерних технологій при організації документообігу можна Зробити Висновок, Що Сучасні системи електронного документообігу успішно вірішують Задачі автоматізації діловодства. При цьому смороду включаються НЕ просто ДОДАТКИ, прізначені для перекладу Паперовий документів в електронний Вигляд, а є повноціннім інструментом Управління.

ВИСНОВКИ

Особлівістю сучасного діловодства насамперед є переведення Його на державну мову та Широке застосування комп `ютерних систем ОБРОБКИ та друку документів, необхідність дотримання вимоги чінніх державних стандартів у Цій Галузі, Впровадження раці...ональних прійомів роботи.

Організація діловодства істотно впліває на оператівність, економічність и надійність Функціонування апарату Управління встанови, культуру праці управлінського персоналу. ЯКЩО процес діловодства в установі свячень раціональне фахівці й керівнікі звільняються від виконан невладний їм функцій, підвіщується результатівність їх праці, скорочено ються витрати, пов'язані з функціонуванням Апарат Управління.

Діловодство візначається Як діяльність, Що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконан управлінськіх Дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх Створення (або одержания) до завершення виконан и відправлення. Від правільної організації діловодства, Його автоматізації поклади Ефективність Управління у цілому.

У Сейчас годину всі більша кількість інформаційніх ресурсів перебуває на Електрон носіях. У традіційному документообігу засоби ЕОМ виконують Ліше допоміжну функцію - підготовку проекту документа. У цьому випадка електронна форма документа є не Більше Ніж технологічнім епізодом, в інтервалі від Формування документа на ЕОМ до роздруку на прінтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесеної документообігу з Паперовий носіїв в електронну середовище є новим етапом роз В¬ витку процесів управлінської, науково-технічної и комерційної діяльності, дозволяючім однозначно підвіщіті оператівність и В«ПрозорістьВ» обігу документів.

Для всі більшого числа документів електронна форма стає постійною або Майже постійною, Що істотно ускладнює проблему Захист інформації, вімагає організації діловодства на інших, в порівнянні з колішнім документообігом, принципах.

В Загальна вігляді електронний документ є цифровим відображенням інформації, носієм Якого є засоби обчіслювальної технікі и інформатики. Електронний документ безпосередню пріймається Тільки об'єктами електронного середовища - технічними и програмное Засоба.

Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією Управління, потребує продуманої організації. Від оператівності ОБРОБКИ и руху документів покладів швідкість Отримання інформації, необхідної для віроблення Рішення. Тому раціональній організації документообігу, швідкості ОБРОБКИ и передачі документів для виконан Завжди надається велика УВАГА.

СПИСОК Використаних джерел

1. Варламова Л.М. Формати електронних документів, що використовуються в управлінні документацією// Діловодство. - 2009. - № 3. - С. 27-31

2. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Учень для вузів/Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред .. проф. Т.В. Кузнецової. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 359 з.

3. Діловодство в банківськіх установах: Навч.посібнік/За заг. ред. к.е.н., проф. Боровська В.Н. - Київ: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.

4. Електронне діловодство: Навч.посібнік для студентів денної та заочної форм навчання Зі спеціальності 7.050102 В«Економічна кібернетікаВ»/О.В. Шпортько, В.В. Ступніцькій. Л.В. Шпортько, Н.І. Ступніцька/За ред. О.В. Шпортько. - Рівне: РДГУ, 2006. - 88 с.

5. Малофєєв Про застосування електронного цифрового підпису в електронному документообіг// Діловодство. - 2009. - № 2. - С. 38-43

6. Марков Г.М. Довідник з діловодства. - Спб В«АльфаВ», 2000. - 384 с.

7. Некраха А.В. Організація конфіденційного діловодства і захист інформації: навчальний посібник/А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Академічний проект, 2007. - 224 с.

8. Організація роботи з документами: підручник В.А. Кудряев та ін - М.: ИНФРА - М., 1998. - 575 с.

9. Парова Л.М. Документування управлінської діяльності: Навчальний посібник. - М.: МГИУ, 2007. - 83 с.

10. Павлюк Л.В. Довідник з діловодства, архівної справи та основам роботи на комп'ютері. - СПб.: Видавничий Торговий Дім В«ГердаВ», 1999. - 304 с.

11. Пшенко А.В. Діловодство: Документаційне забезпечення роботи офісу: Учеб. Посібник для студентів закладів середньої професійної освіти. - М.: Майстерство, 2002. - 176 с.

12. Рудюк В. Введення електронного документообігу: досвід Німеччини// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - № 6. - С. 31-35

13. СЕЛЬЧЕНКОВА Г. Автоматизовані системи Управління документами. На Що звертати Увага при віборі? // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - № 8. - С. 26-31

14. СЕЛЬЧЕНКОВА Г. Автоматизовані системи Управління документами. Функціональні возможности систем, Що забезпечуються електронний документообіг// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2008. - № 9. - С. 38-43

15. Скібіцька Л.І. Діловодство: Навч.посібнік/Укладач Л.І.Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с.

16. Стенюков М.В. Довідник секретаря - М.: В«Видавництво ПРІОРВ», 1998. - 192 с.

17. Філенко О.М. Поява персональних комп'ютерів та початок формування нової В«комп'ютерноїВ» технології// Діловодство. - 2008. - № 1. - С. 47-44

Вернуться назад