Специфіка документаційного забезпечення в кадрових службах

Введення

Метою створення моєї курсової роботи є опис структури служб ДОУ і розкриття їх основних функцій.

Тема моєї роботи: В«специфіка документаційного забезпечення в кадрових службахВ».

Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі.

Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:

Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;

Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;

Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;

Вивчити нормативну регламентацію служби ДОУ;

Розглянути структуру служб ДОУ і описати їх.

Поняття та призначення служби ДОУ

Діловодство - Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Діловодство охоплює весь комплекс робіт по створенню і оформленню документів, їх виконанню й контролю термінів виконання, з обліку документів, формуванню справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.

В Нині термін В«діловодствоВ» частіше звучить як В«документаційне забезпечення управління В»(ДОП).

Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.

В невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї робо

ти співробітник.

Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.

Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОУ. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.

Основні завдання та функції служби ДОП

В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією у багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП НЕ обмежуються тільки організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці задач при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.

Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплексу завдань:

1) забезпечення документування управлінської діяльності;

2) організація роботи з документами в установі;

вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Завдання, які стоять перед службою ДОУ, визначають її функції.

1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання таких функцій:

розробка і проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;

забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;

контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження та й посвідчення документів.

2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:

Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);

Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;

Реєстрація і облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;

Контроль за виконанням документів;

Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи з зверненнями громадян.

Забезпечення захисту інформації.

3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання таких функцій:

розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;

методичне керівництво та контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації;

підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;

упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, які застосовуються в діяльності організації;

розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;

постановку задач розробки і удосконалення автоматизованих інформаційних систем та баз даних для роботи з документами.

Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП

На сьогоднішній день розрізняють чотири основних організаційних структури служби ДОУ:

1. Управління справами.

2. Канцелярія.

3. Загальний відділ.

4. Секретар.

Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, по суті, структурним підрозділом організації, управління справами, в свою чергу, поділяється на наступні структурні типові підрозділи:

1. Секретаріат - це структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. До його складу входять:

приймальня;

секретаріат керівника та секретаріати заступників керівника;

секретаріат колегії;

протокольне бюро;

В функції секретаріату входить:

попереднє розгляд і підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

підготовка за вказівкою керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

організація і документаційне обслуговування нарад, проведених керівником, документування діяльності колегіальних органів управління.

2. Відділ раціоналізації ДОУ (діловодства) - це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.

До його функцій відносяться:

розробка та впровадження заходів з удосконалення технології діловодства;

розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм тощо);

розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання).

3. Канцелярія, яка, в свою чергу, поділяється на:

експедицію;

бюро листування;

бюро обліку та реєстрації документів;

комп'ютерний центр обробки і розмноження текстів документів.

4. Відділ листів

5. Центральний архів

6. Інспекція

Канцелярія, як і інша організаційна структура служби ДОП, створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (Відділи, сектори, групи):

1. Експедиція - спеціалізований ділянку, здійснює прийом і відправку по поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.

2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.

3. Гр...упа контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за строками виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом і урахуванням пропозицій, заяв і скарг громадян. Її функції наступні:

підготовка звернень до розгляду керівництвом;

контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах організації;

повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;

організація прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи.

6. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсиланням великої кількості нормативної або розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражуванню текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур.

7. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.

Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади і виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.

В загальних відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, однак сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.

Протокольна група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:

підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення та випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;

підготовка висновків по документам, підготовленим структурними підрозділами;

організація і проведення засідань колегіального органу, документування їх діяльності.

Секретар установи виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, що не мають внутрішньої організаційної структури.

Таким чином, діючі нормативно-методичні документи регламентують найменування і приблизну структуру служби ДОУ державних підприємств, установ, організацій. Що стосується недержавних структур, то рішення про створення служби, її назву та внутрішній структурі приймає керівництво організації. В спільних підприємствах це питання вирішує правління, в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативних структурах - загальні збори членів кооперативу.

Кадрове забезпечення системи управління

Під кадровим забезпеченням системи управління персоналом розуміється необхідний кількісний і якісний склад її працівників.

За даними обстеження, в 1980-х рр.. в кадрових службах (в основному у відділі кадрів і відділі технічного навчання) було зайнято від 0, 3 до 0, 8% загального числа працюючих у галузях промисловості та будівництва. Для порівняння зазначимо, що в зарубіжних фірмах в службах управління персоналом працює від 1 до 1, 2% загальної чисельності працівників.

Якісна характеристика кадрової служби така. Серед керівників кадрових служб по базової освіти з технічною освітою - 40, 9%; вчителів - 31, 6%; юристів-правознавців - 11, 5%; соціологів і психологів - 3, 3%. Середній вік керівників кадрової служби - 45 років.

Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно-штатними структурами і статутом організації. Розрахунок чисельності керівників, спеціалістів та інших службовців організації, в тому числі і кадрової служби, здійснюється різними методами: багатофакторного кореляційного аналізу, економіко-математичними, порівнянь, прямого розрахунку, за трудомісткістю робіт, за нормами обслуговування та ін

Перший метод заснований на багатофакторному аналізі функціонального поділу управлінської праці. Була розроблена схема функціонального поділу праці з урахуванням впливу на чисельність персоналу певних факторів (від 1 до 3), потім виводилася формула, яка виражає залежність між чисельністю персоналу та факторами.

Економіко-математичні методи передбачають розробку економіко-математичних моделей, заснованих на реальній дійсності, що забезпечує адекватне відображення змістовного процесу.

З використанням методу порівнянь на базі аналізу складу кадрів фахівців в розвиненою господарській системі складаються проектування потреби в фахівцях для менш розвиненої системи.

Експертна метод дозволяє одержати уявлення про потреби у фахівцях на основі обліку думок групи експертів, думки яких базуються на їх наукової і професійної компетенції.

Метод прямого розрахунку передбачає визначення чисельності фахівців і інших службовців виходячи з розрахунку необхідних витрат праці на реалізацію періодичних функцій управління персоналом та розрахунку затрат праці на реалізацію функцій управління щодо усунення збурюючих відхилень.

Грунтуючись на зарубіжному досвіді, можна виділити ще один метод визначення чисельності працівників кадрової служби. Він є різновидом норм обслуговування, які характеризують кількість об'єктів, тобто працівників організації, що обслуговуються одним працівником служби управління персоналом.

Розрахунок кількісної потреби у фахівцях, в тому числі і по управлінню персоналом, проводиться одночасно з визначенням якісної потреби в них, тобто потреби у працівниках певних професій, спеціальностей, кваліфікації.

В відповідно до Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців (1998 р.) для системи управління персоналом передбачені наступні посади, - це посади: керівників, фахівців, інших службовців (технічних виконавців): нарядчик, табельник, хронометражіст та ін

Посадові обов'язки

Організовує роботу з персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, напрямами кадрової політики для досягнення ефективного використання і професійного вдосконалення працівників. Забезпечує укомплектування спеціальностей і кваліфікації. Визначає потребу в персоналі, вивчає ринок праці. Здійснює підбір кадрів, проводить співбесіди з наймаються на роботу, в тому числі з випускниками навчальних закладів. Організовує навчання персоналу, координує роботу з підвищення кваліфікації. Доводить інформацію з кадрових питань до всіх працівників. Організовує проведення оцінки результатів трудової діяльності працівників, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад. Спільно з керівниками структурних підрозділів бере участь у прийнятті рішень з питань найму. Розробляє систему оцінки ділових та особистісних якостей працівників, мотивації їх посадового зростання. Консультує керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом. Бере участь у плануванні соціального розвитку колективу. Складає і оформляє трудові договори та контракти. Здійснює керівництво підлеглими працівниками.

Повинен знати: законодавчі і нормативні правові акти; основи ринкової економіки, підприємництва і ведення бізнесу; кон'юнктуру ринку робочої сили; порядок ціноутворення та оподаткування; основи маркетингу; сучасні концепції управління персоналом; основи трудової мотивації і системи оцінки персоналу; форми і методи навчання та підвищення кваліфікації кадрів; порядок розробки трудових договорів; методи і організаці...ю менеджменту; основи технології виробництва і перспективи розвитку підприємства; основи загальної та соціальної психології, соціології і психології праці; основи виробничої педагогіки; етику ділового спілкування; передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі управління персоналом; методи обробки інформації.

Вимоги до кваліфікації. Вища професійна освіта або вища професійна освіта і додаткова підготовка в області менеджменту, стаж роботи за спеціальністю не менше двох років. Зарубіжна теорія і практика накопичили великий досвід в галузі управління персоналом, перенесення якого на російський грунт повинен бути критичним і обачним. У зв'язку з цим при створенні ефективної системи управління персоналом російських організацій необхідно враховувати наступне: процес навчання кадровиків і освоєння ними нових методів управління повинен стати усвідомленим і безперервним; російські кадровики зобов'язані знати соціокультурні особливості середовища, в якому вони працюють; вітчизняні фахівці з кадрів повинні володіти основами зарубіжної теорії та практики управління та вміти співвідносити їх з реаліями російської культури; не слід механічно копіювати зарубіжні методи управління персоналом.

Поняття, використовувані для характеристики персоналу. Професія - рід трудової діяльності, що вимагає певної підготовки. Спеціальність - вид занять у рамках однієї професії; більш вузька класифікація роду трудової діяльності, яка вимагає конкретних знань, набутих завдяки спеціальному освіті. Фахівці - працівники, чий розумовий працю відрізняється професійної змістовністю та інтелектуальністю. Кваліфікація - розрізняють кваліфікацію роботи і кваліфікацію працівника. У першому випадку - це характеристика даного виду роботи, встановлювана за ступенем її складності. Кваліфікація працівника це ступінь і вид професійної навченості, необхідні для виконання конкретного виду роботи.

Документально забезпечення

Документаційне забезпечення - організація роботи з документами, що звертаються в системі управління персоналом. Його основою є діловодство - повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення працівниками кадрової служби

Основними

Вимоги

ГОСТ Терміни та визначення В»;

ГОСТ Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення

В Такі

В

по

організаційно-розпорядчої

Кожне зберігання. Разом з іншими

Висновок

Виконуючи Я

Я праці.

В

Список літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Практичний посібник.

2. Андрєєва В.І. Андрєєва. - М.: КноРус, 2006. - 272с.

3. - 224 с.

4. Бобильова М.П. - - 172 с.

5. Діловодство. Документаційного менеджмент.

6. Кисельов С.В. /С.В. Кисельов. - 2-ге вид., Стер. В«АкадеміяВ», 2004. - 208с.

7. Кузнєцова Т.В. изд. испр. і додат. - 408 с.

8. Пшенко А.В. Посібник. - М.: - 256с.

9. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - М.: ЗАТ Юстіцінформ, 2005. - 192 с.

10 Янков В.Ф. - М.: МЦФЕР, 2004. - 416с.

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту referat.ru/