Главная > Менеджмент > Управлінський контроль та його специфіка в управлінні організацією
Управлінський контроль та його специфіка в управлінні організацією25-01-2012, 10:10. Разместил: tester2 |
|
Введення На діяльність організації впливають численні фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, дія яких передбачити з достатньою мірою ймовірності не завжди вдається. Плани не завжди виконуються так, як було задумано. Керівництву не завжди вдається належним чином мотивувати людей на досягнення поставлених цілей. Змінюються умови навколишнього середовища і організація повинна до них адаптуватися. За допомогою контролю встановлюються обмеження, завдяки яким виключається можливість дій, що завдають шкоди організації. Основна завдання контролю полягає в установці стандартів, якими слід керуватися при виконанні завдань, вимірі фактично досягнутих результатів і проведенні коригувань у тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів. Виконання менеджерами функції контролю починається одночасно з виконанням функції планування в процесі вироблення цілей і завдань організації. Контроль є невід'ємною частиною процесу управління в будь-якій організації. Добре продумані плани і організаційні структури не завжди можуть забезпечити досягнення поставлених цілей через зміни законів, технологій, умов конкуренції та інших факторів зовнішнього середовища. Для того, щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, організаціям потрібен ефективний механізм своєчасної оцінки впливу на них цих факторів змін. Такий механізм може бути створений на основі контролю. Актуальність нашого дослідження відповідає загальноприйнятій думці, що без ефективної системи внутрішнього контролю немає раціональної системи управління. На сучасному етапі розвитку ринкової економіки система внутрішнього контролю є невід'ємною частиною системи управління багатьох підприємств, особливо публічних, акції яких котируються на біржах. Наприклад, в США був прийнятий закон Сарбейнза-Окслі, який, крім усього іншого, передбачає наявність у публічних компаній завіреного аудитором звіту про діяльність її системи внутрішнього контролю. В даний час набувають особливої вЂ‹вЂ‹актуальності практичні питання внутрішнього управлінського контролю, його організації та методики в цілому. Контроль допомагає також визначити, які саме із застосовуваних способів досягнення цілей виявилися найбільш ефективними і які невдалими і, таким чином, фірми визначають, в яких галузях їм слід розширюватися, а в яких слід згорнути свою діяльність. У нашому дослідженні ми і визначимо місце управлінського контролю в системі управління організацією, цьому присвячена перша глава. У другому розділі ми визначимо функції і В«середовище проживанняВ» управлінського контролю. Психологічним особливостям контролюючої діяльності відведена третя глава. У четвертій главі ми розглянемо систему контролінгу укупі з аналізом господарської діяльності підприємства. 1. Управлінський контроль в процесі управління організацією 1.1 Місце і роль управлінського контролю В ринкових умовах контроль виступає важливим засобом організації і регулювання всіх видів діяльності. Проникаючи у всі сфери правовідносин, він зачіпає інтереси мільйонів людей, тисяч організацій. У цьому зв'язку стає необхідною організація контролю, яка забезпечувала б прийняття оперативних управлінських рішень. Контроль, виявляючи слабкі сторони, дозволяє оптимально використовувати ресурси, вводити в дію резерви, а також уникати кризових ситуацій. Було прийнято низку нових законів, указів і постанов по питань перебудови системи управління, у тому числі і контролю, але відсутність стратегії реформування органів контролю, непослідовність дій і грубі помилки не дозволили створити ефективно функціонуючу систему фінансового контролю в Російській Федерації. В умовах ринку підприємство повинне мати службу фінансового контролю і планування, відмінну від служби бухгалтерського обліку. Становлення і розвиток в Росії ринкових відносин викликають необхідність радикальних перетворень в організації внутрішньофірмового контролю. Створення служби фінансового контролю передбачає наявність відповідної інформації для контролю, комплексу контрольних прийомів і процедур, вироблення певної методики проведення контролю. Для того щоб фінансовий контроль був дієвим і ефективним, повинна бути створена відповідна система внутрішнього фінансового контролю. Система контролю складається з наступних елементів: суб'єкт контролю (хто контролює); об'єкт контролю (кого контролюють); предмет контролю (що контролюють); принципи контролю; метод (методики) контролю (за допомогою чого контролюють); техніка і технологія контролю; процес контролю; збирання та оброблення вихідних даних для проведення контролю; результат контролю і витрати на його здійснення; суб'єкт, який приймає рішення за результатами контролю. Вся сукупність перерахованих елементів може також відноситися і до внутрифирменному контролю як найважливішої складової частини загальної системи фінансово-господарського контролю. Від того, як організована система внутрішньофірмового контролю (СВК), залежить не тільки збереження матеріальних і грошових коштів підприємства, але і вся його фінансово-господарська діяльність. Правильно організований контроль дозволяє не тільки своєчасно виявити недоліки в діяльності підприємства, але й вчасно вжити заходів до їх усунення. В умовах системного економічної кризи, що супроводжується посиленням ринкової конкуренції, вітчизняні підприємства змушені для свого виживання приділяти підвищену увагу побудові ефективної системи внутрішнього контролю. Процес управління організацією включає наступні основні стадії: - планування - Збір та обробка інформації, вироблення управлінського рішення; - організація і регулювання реалізації управлінського рішення; - збір, вимірювання, реєстрація і обробка інформації, що стосується виконання управлінського рішення; - аналіз інформації, отриманої на стадії обліку, на окремі компоненти, їх вивчення і оцінка для прийняття оптимальних управлінських рішень. Кожна з перерахованих стадій чергується зі стадіями контролю. Потім слід новий цикл безперервного процесу управління організацією. Отже, стадія контролю в процесі управління має двоїсту роль. З одного боку, стадії контролю незмінно чергуються з іншими стадіями в процесі управління, як би проникаючи в кожну стадію. З іншого боку, контроль забезпечує оптимальний процес управління на кожній стадії. Тому стадію контролю по відношенню до решти слід розглядати як впорядкує ланка управлінського процесу. У зв'язку з тим, що на будь-якій стадії процесу управління неминучі різні відхилення дійсного стану від запланованого, то для того, щоб своєчасно мати інформацію про відхилення, що перевищують допустимі значення, необхідний внутрішній контроль. Головною особливістю внутрішньофірмового контролю є його подвійна роль в процесі управління організацією. В результаті глибокої інтеграції контролю та інших елементів процесу управління практично неможливо визначити коло діяльності та відповідальності для працівника таким чином, щоб він ставився до якогось одного елементу управління без його взаємозв'язку і взаємодії з контролем. Будь-яка управлінська функція обов'язково інтегрована з контрольної. Внутрішньофірмовий контроль, здійснюваний легітимними особами є невід'ємним елементом кожної стадії процесу управління, відокремленої стадією процесу управління, відокремленої стадією процесу управління на всіх інших стадіях. У рамках нашого дослідження ми будемо розглядати саме управлінський контроль, як один з найважливіших видів і ланок внутрішнього контролю. В умовах ринкових відносин основна увага загострюється не стільки на кінцевих результатах, скільки на умовах їх досягнення. Можливість виділити найбільш важливі, пріоритетні, напрями виробничої діяльності дозволяє зосередити увагу управлінської ланки на важл...ивих ділянках, підвищити ефективність контрольних операцій і робіт. Внутрішньофірмовий контроль охоплює не тільки всю виробничо-господарську діяльність структурних підрозділів, але й підприємство в цілому. Головне призначення управлінського контролю полягає в безперервному, суцільному і системному спостереженні за виробничою діяльністю всіх структурних підрозділів з метою виявлення резервів росту її ефективності, забезпечення збереження матеріальних і фінансових ресурсів, усунення причин і умов, що породжують безгосподарність, і на їх основі прийняття оптимальних управлінських рішень. При здійсненні внутрішнього контролю основна увага приділяється центрам відповідальності, очолюваним керівниками, які несуть відповідальність за результати роботи. У зв'язку з тим що в управлінському обліку розрізняють центри відповідальності: витрат, виручки і прибутку, то для цілей управлінського контролю ці ж центри відповідальності є й центрами контролю. Контроль витрат (витрат) займає центральне місце в управлінському контролі, так як необгрунтований їх зростання негативно позначається на фінансових результатах діяльності фірми, зниженні конкурентоспроможності продукції, що випускається, що в кінцевому підсумку може призвести до банкрутства. Система управлінського контролю розвивається і удосконалюється в міру розвитку ринкових відносин в Росії. Природно, ускладнюються і його основні цілі, і головні завдання. Основна мета контролю полягає у виявленні відхилень фактичного стану керованого об'єкта від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, відповідно до яких він повинен функціонувати. Така постановка мети дає можливість, з одного боку, уникнути покладання на контроль різного роду невластивих йому завдань, а з інший - більш конкретно показати загальну спрямованість цієї специфічної функції управління. 1.2 Наукові підстави управлінського контролю Розглянемо важливі класифікаційні ознаки внутрішнього контролю. 1. Загальнонаукові методичні прийоми контролю: аналіз, синтез, індукція, дедукція, редукція, аналогія, моделювання, абстрагування, експеримент. 2. Власні емпіричні методичні прийоми контролю: інвентаризація, контрольні заміри робіт, контрольні пуски устаткування, формальна і арифметична перевірки, зустрічна перевірка, спосіб зворотного рахунку, метод зіставлення однорідних фактів, службове розслідування, експертизи різних видів, сканування, логічна перевірка, письмовий та усний опитування. 3. Специфічні прийоми суміжних економічних наук: прийоми економічного аналізу, економіко-математичні методи, методи теорії ймовірностей і математичної статистики. Під системою управлінського контролю розуміється сукупність організаційної структури, методик і процедур, прийнятих керівництвом економічного суб'єкта в Як засоби для упорядкованого і ефективного ведення господарської діяльності, яка, в тому числі, включає організовані всередині даного економічного суб'єкта його силами нагляд та перевірку дотримання вимог законодавства, точності і повноти документації бухгалтерського обліку, своєчасності підготовки достовірної бухгалтерської звітності, запобігання помилок та перекручень, виконання наказів і розпоряджень, забезпечення збереження майна організації. Мета системи управлінського контролю - своєчасно запобігти нераціональні або неправильні дії, а також помилки при обробці інформації. Система управлінського контролю складається з п'яти пов'язаних один з одним компонентів: - контрольна Середа; - оцінка ризиків; - інформація і мережі; - моніторинг; - існуючі контрольні процедури. Компоненти структури управлінського контролю: В· Контрольна середу - дає загальну оцінку організації, її політики і процедурам. В· Оцінка ризику - ідентифікація керівництвом ризиків. В· Інформація та мережі - методи, використовувані для класифікації і відображення операцій і повідомлення ролей та обов'язків. В· Моніторинг - процедури, необхідні для оцінки якості застосування системи внутрішнього контролю на постійній основі. В· Існуючі контрольні процедури - політика і процедури, встановлені для гарантії того, що цілі керівництва досягнуті. Застосування і необхідність компонентів системи управлінського внутрішнього контролю залежать від розміру економічного суб'єкта, складності методології інформаційної обробки даних, характеристик керівництва. 2. Середа застосування, функції та механізми реалізації управлінського контролю 2.1 Функції управлінського контролю Управлінський контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізовані повною мірою всі інші функції управління: планування, організація, керівництво і мотивація. Так, планування повинне постійно враховувати реальні можливості і змінюються умови функціонування і розвитку фірм. Контроль покликаний забезпечувати правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створювати передумови для внесення коректив у заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, так і всієї фірми. Тому контроль виступає одним із головних інструментів вироблення політики та прийняття рішень, забезпечують нормальне функціонування фірми і досягнення нею намічених цілей як у довгостроковій перспективі, так і в питаннях оперативного керівництва. У функцію контролю входять: збір, обробка та аналіз інформації про фактичні результати господарської діяльності всіх підрозділів фірми, порівняння його з плановими показниками, виявлення відхилень і аналіз причин цих відхилень; розробка заходів, необхідних для досягнення намічених цілей. У зв'язку з цим контроль розглядається не тільки як фіксування відхилень, але і як аналіз причин відхилень і виявлення можливих тенденцій розвитку. Наявність відхилень у одній з ланок може вимагати прийняття термінових рішень, що стосуються оперативної діяльності конкретного підрозділу. На діяльність організації впливають численні фактори зовнішнього і внутрішнього середовища, дія яких передбачити з достатньою мірою ймовірності не завжди вдається. Контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких не завжди правильно розуміється людьми. Слово В«контрольВ» як і слово В«владаВ» викликає частіше все негативні емоції, так як сприймається, насамперед, як обмеження, примус. І, дійсно, контроль як функція, яку виконує менеджер, полягає в забезпеченні підпорядкування комусь або чомусь. За допомогою контролю встановлюються обмеження, завдяки яким виключається можливість дій, що завдають шкоди організації. Однак, це лише один з аспектів контролю. Важливою функцією управлінського контролю є розробка стандартної системи звітності, перевірка цієї звітності та її аналіз як за результатами господарської діяльності фірми в цілому, так і кожного окремого підрозділи. Тому здійснення функції контролю спирається в першу чергу на організацію системи обліку і звітності, що включає фінансові та виробничі показники діяльності та проведення їх аналізу. Щоб глибше зрозуміти сутність системи контролю як важливої вЂ‹вЂ‹управлінської категорії, розкрити механізм функціонування що виражаються нею відносин, виявити особливості різних її складових, необхідно її класифікувати відповідно до різними ознаками. Вибір форми внутрішнього контролю залежить від складності організаційної структури, правової форми, видів та масштабів діяльності, доцільності охоплення контролем різних сторін діяльності, відносини керівництва організації до контролю. Одна з найбільш розвинених форм внутрішнього контролю - внутрішній аудит. Організація внутрішнього контролю у формі внутрішнього аудиту властива великим і деяким середнім організаціям, для яких характерні: ускладнена організаційна структура, численність філій, дочірніх компаній; різноманітність видів діяльності та можливість їх кооперування; прагнення органів управління отр...имувати достатньо об'єктивну і незалежну оцінку дій менеджерів всіх рівнів управління. Крім завдань контрольного характеру, внутрішні аудитори можуть виконувати економічну діагностику, розробляти фінансову стратегію, вести маркетингові дослідження, управлінське консультування.
2.2 Сфери застосування контролю Фірми широко використовують дві форми контролю: фінансовий (як основа загального управлінського контролю) і адміністративний. Фінансовий контроль здійснюється шляхом отримання від кожного господарського підрозділу фінансової звітності по найважливіших економічних показниках діяльності по стандартними формами, ідентичним для місцевих і закордонних дочірніх компаній. Число позицій і терміни подання звітності можуть бути різні. Як правило, більш детальна звітність представляється великими дочірніми фірмами і компаніями, які перебувають на найважливіших ринках. Вона лягає в основу порівняння фактичних показників з запланованими. При цьому в центрі уваги знаходяться такі показники, як рівень прибутку, витрати виробництва та їх ставлення до чистих продажів, ефективність капіталовкладень, забезпеченість власними засобами, фінансовий стан (платоспроможність і ліквідність) та інші. Аналіз цих показників здійснюється окремо по кожному центру відповідальності (Виробничо-господарської групі, виробничому відділенню, дочірньої компанії), а також по фірмі в цілому. Організаційно-фінансовий контроль здійснюється через підрозділи на різних рівнях управління. В вищому ланці управління він ведеться через апарат контролера (центральна служба). Підвищення Це дало можливість ринку. компанії. Велике компаній. Система На цьому замовлень. Оперативний В той же Тому загальний Разом з
В процесі тісно взаємопов'язані планування. особливості. На цьому У разі виявленняВизначення Третій стандарти. Стандарти, І, нарешті, Але на контроль.
2.4 Для того вимогам: спрямованість. Діяльність в на результати. мети. Таким функціями управління. Для того діяльності. важливо. своєчасним. квартал.візьмуть серйозні розміри. Таким чином, система ефективного контролю - це система, яка дає потрібну інформацію потрібним людям до того, як розвинеться криза.- Гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін. Незначні зміни планів рідко бувають пов'язані з необхідністю серйозних змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, що виробляє 100 різних товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з тим, щоб контролювати будь відносно велике збільшення або зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з видів товару, наявного в даний момент часу. Без достатньої (і вельми значною) мірою гнучкості система контролю буде не дієва в тих ситуаціях, для яких вона призначалася. Так, наприклад, якщо несподівано виникає новий фактор витрат, спричинений, скажімо, необхідністю адаптації до нещодавно прийнятому новому законодавству, то до тих пір, поки він не буде вбудований в систему контролю фірми, система контролю не зможе відстежувати виробничі витрати. - Простота. Як правило, найбільш ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Але найважливіше полягає в тому, що, якщо система контролю дуже складна і люди, взаємодіючі з нею, не розуміють і не підтримують її, вона не може бути ефективною. Надлишкова складність контролю веде до безладдя, який можна назвати синонімом втрати контролю над ситуацією. Для того щоб бути ефективним, контроль має відповідати потребам і можливостям людей, взаємодіють із системою контролю і реалізують її. Існує багато прикладів організацій, витрати великих коштів на розробку витончених методів контролю, які, однак, ніколи не використовувалися, тому що були занадто складні для людей, покликаних їх застосовувати. - Економічність. Дуже рідко при допомозі контролю прагнуть досягти повного досконалості в роботі організації, оскільки прогресуючі удосконалення і поліпшення на останніх етапах вимагають непропорційно великих витрат зусиль і засобів. Так, наприклад, кількість відвантажень продукції, одержуваних небудь звичайної фірмою, майже напевно не дуже велике. І, якщо тільки вантаж не дуже цінний, краще оприбуткувати всю поставку в цілому і примиритися з можливими розкраданнями, ніж перевіряти зміст кожного ящика - це буде коштувати дуже дорого. Ніколи не слід забувати, що всі витрати, що здійснюються організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів. Витрати коштів повинні наближати організацію до поставлених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж ввести менш ретельний контроль. Взагалі, оскільки в контролі приховано багато побічних витрат, таких як витрати робочого часу і відволікання ресурсів, які могли б бути витрачені на вирішення інших завдань, то для того, щоб контроль був економічно виправданий, відношення витрат до можливого прибутку у нього повинне бути досить низьким. Звичайно, для того щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові, так і короткострокові аспекти. 3. Психологічні особливості реалізації функцій контролю 3.1 Методи контролю А. Файоль дав наступне визначення контролю: В«На підприємстві контроль полягає в тому, щоб перевіряти, чи всі виконується відповідно до заснованими планами, розробленими інструкціями і встановленими принципами. Його мета - виявити слабкі місця і помилки, вчасно виправити їх і не допускати повторення. Контролюється все: предмети, люди, дії В». Якщо спробувати сформулювати це більш коротко, то можна сказати, що контроль - це процес, що складається з установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення коректувань в тому випадку, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від встановлених стандартів. Методи контролю - способи перевірки стану справ, визначення ефективності ходу роботи, виконання рішень, дотримання вимог законодавства, норм моралі. Інспекція, ревізія виробничої і господарської діяльності, комплексна перевірка, вибіркова перевірка, усний або письмовий звіт, заслуховування доповіді, опитування громадської думки, контрольні записи в журналі, взаємний контроль. Здійснюючи ці заходи, керівник реалізує функцію контролю. Залежно від рівня управління, контрольованої сфери діяльності, методи будуть різнитися, але по суті, контроль - це варіант зворотного зв'язку в складній системі. Контроль здійснюють люди і спрямований він на діяльність людей. Тому без урахування їх психології і особливостей поведінки будувати його систему не можна. Існує два види контролю: зовнішній і внутрішній. Ідея зовнішнього контролю полягає в тому, що люди краще виконують свої обов'язки тоді, коли їх діяльність знаходиться під постійним контролем, і при цьому точно знають, яке заохочення отримає за добре виконану роботу і яке покарання понесе за погану роботу. Психологи відзначають кілька причин поліпшення роботи при зовнішньому контролі: керівництво використовує інформацію отриману після проведення робіт для оцінки діяльності співробітників; підвищену увагу контролю може означати, що дана сфера діяльності увійшла в розділ важливих; більшість людей люблять бачити результат своєї праці навіч, а контроль робить їх суспільно-відомими. По-іншому виглядає система внутрішнього контролю, грунтуючись на колективному визначення мети організації та її підрозділів. Цей контроль служить не для того, щоб зафіксувати помилки, а для того щоб запобігти їх, підказати людям, як краще працювати. Самоконтроль м...ожливий тільки в умовах переважання здорового морально-психологічного клімату в колективі. Тому найчастіше внутрішній і зовнішній контроль використовують разом, хоча наголос робиться або на одне, або на інше. Щоб знайти відповідну дозування кожного необхідно враховувати ряд обставин: 1. Наскільки сумісна стратегія контролю і стиль управління організацією. 2. Зовнішній контроль слід використовувати в тому випадки, коли є можливість отримати оцінку виконаної роботи співробітників і на підставі цього спитати з них за доручену справу. 3. При проведенні контролю необхідно враховувати характер підлеглих і мікроклімат колективу, в якому вони працюють. Незалежно від того, який контроль переважатиме потрібно, зробити все, щоб усунути його можливі негативні наслідки. Необхідно: В· встановити осмислені стандарти сприймаються співробітниками організації; В· встановити двостороннє спілкування; В· уникати надмірного контролю; В· встановлювати жорсткі, але досяжні стандарти (хороший менеджер завжди відчуває різницю в потребах і можливостях підлеглих, і встановлює стандарти з урахуванням цих відмінностей); В· винагороджувати за досягнення стандартів. Розглянемо схему зворотного зв'язку управлінського контролю.
Схема зворотного зв'язку управлінського контролю Існує безліч конкретних заходів, які реалізують контроль, але у всіх випадках необхідно виконання двох умов: наявність плану і будь-яких нормативів, а також організаційних структур, відповідальних за відповідні питання. Виділяють три, що відрізняються за структурою діяльності і цілям, виду контролю: поточний, випереджаюче, результативний . 3.2 Принципи роботи поточного і випереджального видів контролю Поточний контроль припускає три етапи: 1. Встановлення нормативів. 2. Зіставлення фактичної діяльності з нормативами. 3. Коригування відхилень від плану чи нормативу. Як ми бачимо реалізація цієї схеми зворотного зв'язку в реальному масштабі часу володіє деякою інерцією. За рахунок втрати часу і відстрочки коригувальних впливів можливе посилення становища, перехід його в нове, часом більш грізне якість. У зв'язку з цим існує інший вид контролю, який дозволяє компенсувати інерційність системи. Це - випереджаюче контроль. Випереджаюче контроль базується на передбаченні. Можна проілюструвати необхідність випереджального контролю наступним прикладом, - якщо водій автомобіля, рухаючись в гору, захоче підтримувати постійну швидкість, він не чекає, поки спідометр покаже падіння швидкості перед тим, як натиснути педаль акселератора. Навпаки, знаючи, що гора являє собою змінну обурення в даній системі, водій, найімовірніше, зробить на це поправку, натискаючи на педаль раніше, ніж знизиться швидкість. Використання випереджального контролю припускає контроль за обстановкою і прогноз розвитку ситуації. Маючи систему випереджального контролю, керівник може В«не тягтися у хвості у подійВ», а вносити зміни до зниження параметрів нижче деяких критичних точок. Таким чином, в полі уваги керівника повинна бути інформація не тільки про відхилення контрольованих змінних, але і про критичних точках. Точніше, керівник в якості внутрішнього, а часто і зовнішнього кошти власної діяльності повинен мати уявлення про систему критичних точок, які забезпечують можливість здійснення випереджального контролю. Організація системи випереджаючого контролю пред'являє до керівника більш високі, ніж у випадку поточного контролю, вимоги, зокрема, до її аналітичних і прогностичною здібностям, до вміння бачити за абстракціями реальні процеси, до деяких його настановам. Дослідження показують, що ступінь використання та спрямованість випереджального контролю в діяльності керівників залежить від досвіду, індивідуально-психологічних особливостей, характеру мотиваційних значень, що виходять від різних підсистем організації. Наприклад, при пріоритетному значенні для конкретної особи неформальної підсистеми, випереджаюче контроль переорієнтується саме в цьому напрямку. Саме в цьому контексті виконавцю особливо важливо бути в курсі чуток, - тобто тієї інформації, яка передається неформальними каналами повідомлення, знати В«з якої ноги встав начальник В», з тим, щоб знати про що і коли його інформувати. Орієнтиром для підлеглого в структурі неформальних відносин служить з ким і в якому порядку привітався начальник. В вітчизняній практиці, крім системи управління якістю практично не зустрічається економічно обгрунтованих систем випереджального контролю. Разом з тим в даний час пред'являються особливі вимоги до навичок створення систем випереджального контролю навіть на рівні невеликих за обсягом діяльності підприємств. Так, передумовою В«виживанняВ» підприємства в умовах ринку є налагоджений випереджаюче контроль у сфері комерційної та фінансової діяльності. 3.3 Методи психологічного впливу керівництва на результативність праці підлеглих Поряд з поточним і випереджаючим контролем можна виділити ще один його вид. Це - контроль виконання або результативний контроль. Його метою є визначення ступеня відповідності кінцевого результату будь-якої діяльності, зразком, очікуваному результату або нормативно обумовленому варіанту поведінки. Так, підбиваючи підсумки за певний період часу, оцінюють продукт діяльності. Контроль виконання або результативний контроль доцільний в тих випадках, коли впливати на результати вже неможливо, але на його основі можливі висновки, сприяють розробці заходів щодо вдосконалення в даному питанні. Підсумок результативного контролю полягає не тільки в оцінці діяльності конкретних осіб, причетних до породження відповідного В«продуктуВ», але і в висновках, в узагальненій формі розкривають причини відхилень, якщо такі виявлені, а також у визначенні шляху і механізмів усунення породили їх причин. Існують психологічні передумови не оптимальної реалізації функції контролю. При цьому важливо, що подібні (зовні) порушення діяльності можуть мати різні психологічні причини. Так, наприклад, порушення періодичності контролю, не оптимальне виділення параметрів і критеріїв контролю можуть мати місце на тлі вираженого хронічного перевтоми, а також при відсутності навичок реалізації контролю. Діагностично показові порушення, зумовлені неадекватною мотивацією контролю. Це проявляється у спотворенні спрямованості контролю. У цьому випадку в якості критеріїв ефективності виступають не показники стану організації в контексті основних цілей і завдань, які перед нею стоять, а на перший план висуваються вузькі групові та індивідуальні цілі. Досить типовими є випадки, коли контроль і результативний, і поточний організується у відношенні діяльності конкретної особи чи групи з метою зміни їх статусу в рамках формальної організації. Це знаходить відображення в критеріях, параметрах оцінок, у виборі процедур, періодичності та суб'єктів цієї діяльності. Відомі випадки, коли в організаціях або конкретних підрозділах працювали відразу кілька контролюючих груп, представляють як вищестоящі управління, так і громадські організації. Мають місце також випадки, коли контроль розглядається конкретним керівником як засіб психологічного тиску на нижчий рівень управління, тобто на підлеглого. Контроль використовується як засіб формування не оптимального функціонального стану, зокрема, підвищеної тривожності. На цьому психологічному тлі можливе підвищення сугестивності підлеглого, зміна його вольових якостей, що дозволяє більш легко залучити його в діяльність, яка вимагається контролюючої інстанції. В узагальненому вигляді схема подібної взаємодії приблизно така: контролююча інстанція, або особа, яка здійснює перевірку, фіксує увагу на помилках, недоробки, порушення в діяльності підконтрол...ьної особи. В силу рольової невизначеності практично будь-якого керівника можна поставити в ситуацію, коли створюється враження, що в його роботі дуже багато порушень, відхилень і недоробок. Контролююча інстанція, зробивши висновок про ступінь некомпетентності, фіксує увагу на те, що є єдиний спосіб реабілітуватися, позитивно зарекомендувавши себе при виконанні певного завдання. Результати контролю, оцінки контролюючої особи зачіпають проблему задоволення актуальних для виконавця потреб. Контролююче особа намагається змусити виконавця переживати стан невизначеності щодо можливості задовольняти ці актуальні потреби і в той же час пропонує спосіб зменшити цю невизначеність, виконавши якесь завдання. Індивідуальні особливості пізнавальних процесів при реалізації функції контролю можна оцінити по повноцінності та адекватності контрольованих параметрів. Особистісні особливості, такі як систематичність, вольові якості, пунктуальність є основою проведення заходів як щодо контролю, так і по корекції відхилень. Стан керівника проявляється в ступені цілеспрямованості заходів щодо контролю, рівні виділення параметрів і критеріїв. В екстремальній ситуації, на тлі стрімко розвиваються процесів тривожні керівники часто дають розпорядження про корекцію відхилень безсистемно, не чекаючи повного виконання попередніх розпоряджень. У них спостерігається метушливість, що заважає стабілізації становища. Специфіка діяльності по реалізації функції контролю є показником не тільки професійних цінностей, але і рівня професійної самооцінки. Так, по даними С. Ковалевського, нестійка професійна самооцінка керівників первинного та середньої ланки управління часто поєднується з надмірної вираженістю установки на контроль. Це, по-перше, пов'язано з почуттям тривоги і невпевненості у зв'язку з можливістю виникнення ситуацій, вимагають високої оперативності і компетентності. Надмірний контроль виступає в цьому випадку як засіб захисту. Іноді реалізація функції контролю виступає як спосіб гіперкомпенсації або засіб самоствердження. Надмірний контроль досить часто поєднується з недовірою з боку керівника до моральним і професійним якостям виконавців або з установкою на авторитарний стиль взаємодії з колективом. Поряд з надмірним контролем в діяльності керівника можна спостерігати і протилежне: контроль здійснюється не систематично, поверхово, корекційні заходи недостатньо активно впроваджуються. Дуже часто це спостерігається у керівників організацій і підрозділів, праця співробітників яких складно нормувати, як і вводити критерії якості їх діяльності, зокрема, у творчих колективах. Реалізація функції контролю в цій ситуації розцінюється як вторгнення в творчий процес. У цьому випадку параметри контролю можуть зміститися в дисциплінарну сферу та сферу другорядних по відношенню до цілей колективу показників. Слід звернути особливу увагу на ситуації, які виникають в організації при нераціональному розподілі повноважень з контролю між керівниками і фахівцями спеціальних контрольних підрозділів, якщо особа, яка повинна здійснювати контроль, знаходиться в підпорядкуванні того керівника, діяльність підрозділу якого він покликаний контролювати. Досить часто керівники, які опинилися в такому становищі, Якщо Не Подібна ситуація Підводячи Однак сенс. Практичне 4. Контролінг - Це Контролінг
Основні Контролінг пов'язані один з одним. Служба прийнятті управлінських рішень. Задача - - - - - - 4.2 В даний широко застосовується в господарсько-розвинених країнах. Немає практично жодної служило б запорукою успіху на ринку. Особливу Саме тому застосування. Наприклад, в стратегічним. послуг. контролінгу. В швидкість роботи. Сам витрати). службовців. Наступний силу. облік. Намагаючись Суть цих Усвідомленняію про діях і фактах, з якими стикається підлеглий, часто зібрану з допомогою самого підлеглого. Найпершою і давньою системою фінансового (Чисельного) контролю є бухгалтерський облік. На жаль, він не в змозі повноцінно виконати більшість вище перелічених потреб управлінців навіть у відношенні первинної інформації, тому і був розроблений і впроваджений управлінський облік. Управлінський облік, включаючи його спеціалізовані реалізації такі як виробничий облік, складський облік, облік в СМЯ, облік в маркетингу, спільно з бухгалтерським обліком складають інформаційну базу контролінгу. Управлінський облік - інформаційна основа для прийняття управлінських рішень. Управлінський облік - це інтегрована система обліку витрат і доходів, нормування, контролю та аналізу, яка систематизує інформацію для оперативних управлінських рішень. У таблиці ми зібрали основні відмінності бухгалтерського та управлінського обліку. 4.3 Порівняння бухгалтерського і управлінського обліку Порівняння бухгалтерського та управлінського обліку Область порівняння Бухгалтерський облік Управлінський облік 1. Основні споживачі інформації Глобальний користувачі - банки, податкові інспектори Внутрішні - Керівники підприємства різних рівнів 2. Цілі обліку Інформування користувачів про фінансовий стан підприємства, розрахунок податкових платежів Забезпечення інформацією для прийняття поточних управлінських рішень 3. Обов'язковість Потрібно за законодавством Застосовується за рішенням керівництва 4. Свобода вибору системи обліку Система подвійного запису відповідно до нормативними актами Обмежень немає (тільки зручність) 5. Теоретична база Нормативні акти, накази Теорія прийняття рішень, закони мікроекономіки 6. Використовувані вимірювачі Грошові одиниці Грошові, натуральні, умовні 7. Основний об'єкт обліку Звести інформацію по підприємству в цілому Або підрозділ (ЦО), або вид продукції, проект, програма 8. Частота складання Періодично (Щокварталу, щорічно) за законодавством По мірі необхідності, за вимогою керівництва 9. Ступінь надійності Орієнтований на контроль минулого Орієнтований на прогноз майбутнього 10. Головна вимога до інформації Точність Релевантність (Значущі)Даний підхід до структурування аналітичних процедур являє собою спробу розширити схему традиційного аналізу господарської діяльності, інтенсивно використалася в нашій країні в роки централізовано планованої економіки, шляхом включення до неї окремих елементів нових видів діяльності або об'єктів аналізу (бізнес-планування, маркетинг, фінансові активи, капітал та ін). Безумовно, такий варіант цілком можливий, разом з тим наведена в таблиці 4.3. схема з неминучістю викликає низку дискусійних моментів. Сформулюємо деяк...і з них. перше, пряме запозичення логіки поділу обліку на дві гілки і перенесення її в систему аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства без належного обгрунтування далеко не безперечні. Якщо фінансовий аналіз як щодо самостійний напрям з певними варіаціями в трактуванні змістовного його наповнення в англо-американській науці і практиці дійсно існує, то такого поняття, як В«управлінський аналізВ» немає і в помині. Тому представляється щонайменше дивним, що в країнах, сповідують англо-американську модель бухгалтерського обліку, досі не додумалися до управлінського аналізу, а всі проблеми мікроекономічного аналізу в додатку до підприємства зосередили в рамках управлінського обліку і фінансового менеджменту. друге, саме підрозділ бухгалтерського обліку на фінансовий і управлінський є досить штучним і небезперечним. У тій же Німеччині - країні, не менш розвиненою, ніж США чи Велика Британія - дотримуються іншого трактування типів бухгалтерського обліку, планування, управління фінансами. третє, поняття В«фінансовийВ» та В«управлінськийВ» з очевидністю відносяться до принципово різним видам угруповання, і тому навряд чи їх можна зводити в одну. В якості гротескного приклад подібної абсурдною угруповання можна привести спробу поділу працівників деякого підприємства на дві групи: В«товстіВ» і В«лисіВ» - цілком очевидно, що подібна спроба і безглузда, і нереалізована. Не викликає сумніву той факт, що в принципі можливе різне обгрунтування підходів до аналізу фінансово-господарської діяльності, причому будь-який з таких підходів буде не вільний від недоліків, а значить і обгрунтованої критики. Формулюючи основні напрямки фінансово-господарської діяльності підприємства, ми будемо дотримуватися деяких постулатів, що дозволяють дати логічне обгрунтування та систематизацію даних напрямків. В· Постулат 1. Кожне підприємство розглядається як самостійний майновий комплекс, який може бути охарактеризований з позиції наявного у нього економічного потенціалу, що розуміється як сукупність ресурсів (матеріальних, трудових і фінансових) і зобов'язань (у широкому сенсі) підприємства. Фінансовою моделлю, що характеризує економічний потенціал підприємства і результативність його використання, є його бухгалтерська звітність. В· Постулат 2. Фінансово-господарської діяльність розуміється як доцільна діяльність підприємства, спрямована на досягнення ієрархічно впорядкованої системи цілей, сформульованих його власниками, і, відповідно до першого постулатом, являє собою ефективне використання наявного в підприємства економічного потенціалу. Доцільність може розумітися як в соціальному, так і в економічному аспектах, причому економічна ефективність у більшості випадків розглядається як домінуючий критерій. В· Постулат 3. Оцінка доцільності та ефективності фінансово-господарської діяльності може бути виконана в рамках різних видів аналізу, основними з яких є: (а) комплексний аналіз (діяльність підприємства оцінюється з різних сторін залежно від цільової функції в рамках обгрунтування рішень оперативного, тактичного і/або стратегічного характеру); (б) тематичний аналіз (оцінюються окремі види ресурсів, технологічного процесу, відносин з контрагентами, системи збуту, організаційно технічного рівня). В· Постулат 4. З позиції кількісної оцінки та систематизації аналітичних процедур фінансово-господарська діяльність може бути охарактеризована трьома взаємопов'язаними блоками: В«РесурсиВ» => В«Виробничо-технологічний процес В»=>В« Результат В». В· Постулат 5. Будь-який вид ресурсів слід аналізувати за трьома напрямками: наявність і стан; залучення та вибуття, тобто рух; ефективність використання. В· Постулат 6. Виробничо-технологічний процес трактується як процес отримання готової продукції (товарів, послуг) та її реалізації. З позиції кількісної оцінки основна мета в цьому аналітичному блоці - забезпечення ефективності витрат і витрат в різних розрізах (за видами ресурсів, типами продукції, технологічним лініям, центрам відповідальності). В· Постулат 7. Результат фінансово-господарської діяльності може бути оцінений системою критеріїв, що складається в загальному випадку з показників в натуральних і вартісних вимірниках і статистик: заданий темп зростання, частка ринку, обсяг виробництва в натуральних одиницях і в грошовій оцінці, показники фінансових результатів, показники фінансового стану. В· Постулат 8. Аналітичне обгрунтування та оцінка ресурсів, процесу і результату можуть бути виконані в рамках внутрішнього або зовнішнього аналізу. Різниця між ними зумовлюється чотирма основними факторами: (а) горизонт використання результатів аналізу; (б) вид доступної інформаційної бази; (в) можливість уніфікації і формалізації аналітичних алгоритмів; (г) конфіденційність результатів аналізу. В· Постулат 9. В системі внутрішнього аналізу пріоритет мають натурально-вартісні показники, що характеризують ефективність витрат і витрат. Результати аналізу не є загальнодоступними і використовуються, в основному, для оптимізації поточної діяльності. Виконавці та користувачі аналізу - працівники даного підприємства. Певна уніфікація та формалізація аналітичних алгоритмів можлива лише в рамках самого підприємства. В· Постулат 10. В системі зовнішнього аналізу пріоритет віддається вартісним показникам, побудованим на доступній інформаційній базі, тобто публічної звітності, даних інформаційно-аналітичних агентств, бірж, преси та ін Результати аналізу не є конфіденційними і використовуються для прийняття рішень, мають тактичне і стратегічне значення. Виконавці та користувачі аналізу - будь-які особи, зацікавлені в діяльності даного підприємства. Зумовленість ядра інформаційної бази, а це відкрита бухгалтерська звітність, дозволяє певною мірою уніфікувати і формалізувати алгоритми аналізу. 4.4 Економічний аналіз господарської діяльності у вітчизняній традиції Багато вчені і практики в області бухгалтерського обліку високо оцінюють значимість аналітичної компоненти бухгалтерії. Однак у радянський час відбулася певна трансформація в розумінні її сутності - баланс, який є в ринковій економіці одним з основних інструментів управління економікою підприємства, в умовах директивної економіки розглядався виключно як елемент системи контролю. Традиції, склалися у вітчизняній аналітичній школі, достатньо стійкі; тим не Проте, в останнє десятиліття ХХ століття в Росії почали формуватися різні підходи до того щоб структурувати аналіз господарської діяльності, по суті возрождающие ключові ідеї наших попередників, що висували на перший план бухгалтерський баланс, його аналітичний потенціал і можливості використання в управлінні діяльністю підприємства. Перш ніж розглянути логіку цих підходів, доречно згадати про відмінності сутнісного і термінологічного характеру в області аналізу, що мають місце у вітчизняній науці і за кордоном. Нагадаємо коротко, що і в Росії, і на Заході активно використовується поняття В«економічний аналіз В», однак смислове навантаження цього терміна і змістовне наповнення ховається за ним дисципліни зовсім різні. Що стосується вітчизняної аналітичної науки, то в ній економічний аналіз (Аналіз господарської діяльності) трактується набагато більш вузько і, в деякому розумінні, приземлено - як напрямок, пов'язаний з викладом методів і техніки аналітичних розрахунків на рівні підприємства в умовах директивної економіки. Відмінні особливості даного аналізу полягають у наступному: - він побудований виключно виходячи з передумов і обмежень, що діють в умовах централізовано планованої економіки і не припускають наявності реальних ринкових механізмів в економіці; - він проводиться зазвичай в ретроспективному аспекті; - його квінтесенцією є: а) аналіз виконання планових завдань за різними показниками та б) жорстко детермінований факторн...ий аналіз; - він зачіпає не тільки і не стільки фінансову сторону діяльності підприємства, скільки припускає комплексну оцінку абсолютно різнорідних (з позиції, наприклад, бухгалтера або фінансового менеджера) сторін діяльності. Більш глибока розробка цієї проблематики виходить за рамки нашої роботи, однак, ми, на підставі наявних даних будемо мати сміливість стверджувати, що саме за контролінгом укупі з новітніми інформаційними технологіями дистанційного контролю та аналізу господарської діяльності і належить майбутнє. Висновок Отже, управлінський контроль у вузькому сенсі можна інтерпретувати як здійснення її суб'єктами, наділеними відповідними повноваженнями (тобто суб'єктами контролю) або в автоматичному режимі, заданому суб'єктами, наступних дій: визначення фактичного стану або дії керованого ланки системи управління організацією (об'єкта контролю); порівняння фактичних даних з необхідними, тобто з базою для порівняння, прийнятої в організації або заданої ззовні, або заснованої на раціональності; оцінка відхилень, перевищують гранично допустимий рівень, на предмет ступеня їх впливу на аспекти функціонування організації; виявлення причин даних відхилень. Мета контролю - визначення інформаційної прозорості об'єкта управління для можливості прийняття ефективних рішень. При цьому в понятті В«інформаційна прозорість В»об'єкта управління відображено уявлення про ступінь керованості даного об'єкта, тобто про те, якою мірою в результаті управління забезпечується (забезпечувалося або буде забезпечуватися) підтримання необхідного стану або дії об'єкта управління у відповідний момент (період) часу. Очевидно, що без граничної інформаційної прозорості об'єкта управління адекватне його сприйняття неможливо, управлінське вплив не буде приносити бажаного результату і управлінська зв'язок з об'єктом втрачається. До функцій контролю можна віднести оперативну, упорядочивающую, превентивну, комунікативну, інформативну та захисну. З зміною умов господарювання контроль набуває характеру основи, присутньої на всіх рівнях управління організацією, і забезпечує оптимальний хід процесу управління на всіх інших його стадіях (планування, організація, регулювання, облік, аналіз). При цьому особливість контролю полягає в його двоїстої ролі в процесі управління. В результаті глибокої інтеграції контролю та інших елементів процесу управління на практиці неможливо визначити коло діяльності для працівника таким чином, щоб він ставився тільки до якогось одного елементу управління без його взаємозв'язку і взаємодії з контролем. Будь-яка управлінська функція (функція планування, обліку) обов'язково інтегрована з контрольною. Тому правомірно стверджувати, що контроль, з одного боку, є невід'ємним елементом кожної стадії процесу управління, з іншого боку, - відособленою стадією, яка забезпечує інформаційну прозорість процесу управління на всіх інших етапах. У широкому сенсі управлінський контроль в сучасних умовах господарювання доцільно представити як систему, що складається з елементів входу (Інформаційне забезпечення контролю), елементів виходу (інформація про об'єкт управління, отримана в результаті контролю) і сукупності наступних взаємопов'язаних ланок: центрів відповідальності, техніки контролю (Інформаційно-обчислювальна техніка і технологія), процедур контролю, середовища контролю, системи обліку. В умовах ринкових відносин основна увага загострюється не стільки на кінцевих результатах, скільки на умовах їх досягнення. Можливість виділити найбільш важливі, пріоритетні, напрями виробничої діяльності дозволяє зосередити увагу управлінської ланки на важливих ділянках, підвищити ефективність контрольних операцій і робіт. Все це підсилює значення внутрішньофірмового управлінського контролю. Контроль не тільки дозволяє виявляти проблеми і реагувати на них так, щоб досягти намічених цілей, а й допомагає керівництву вирішити, коли потрібно вносити радикальні зміни в діяльності організації. Контроль - це критично важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути всеосяжним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав. Вже накопичений у нашій вітчизні досвід переконливо свідчить, що правильно побудована система контролю сприяє оптимізації прибутку, збереженню робочих місць, забезпечує існування підприємства в найскладніших умовах. Нарощування прибутку, в свою чергу, дозволяє знайти кошти для інновацій, активізувати творчу роботу персоналу, стимулює підвищення продуктивності праці, розвиток системного мислення співробітників, веде до високої продуктивності трудової діяльності. Впровадження ефективного контролю - це гарантія підвищення конкурентоспроможності наших підприємств і рівня життя в країні. Головне не забувати, що контроль всього лише інструментальний елемент системи управління, є безперервним процесом, що співпадає у своєму розвитку з виробничим циклом. Список літератури 1. Багієв Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х. Маркетинг: Підручник для вузів/За заг. ред Г.Л. Багиева. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2006. 2. Бєляєва О.А., Підприємницьке право: Навчальний посібник В»(2-е видання, виправлене і доповнене) (під ред. В.Б. Ляндрес) В«КонтрактВ», В«Инфра-МВ», 2009. 3. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1995. 4. Гольдштейн Г.Я. Основи менеджменту: навчальний посібник. 2-е изд. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. фінансово-господарської діяльності підприємства: Навчальний посібник.7. маркетинг. 8. підручник, 2007. 9. з людьми. Етикет ділової людини. 10. № 3. 11. Теорія управління. 12. 13. - СПб.: Питер, 2006. 14. Менеджмент. Маркетинг.
|