Використання Microsoft Office Excel в шкільному адмініструванні

Борисов Володимир Анатолійович, викладач інформатики, Вища кваліфікаційна категорія Красноармійського філіалу ГОУ ВПО В«Академія народного господарства при Уряді Російської ФедераціїВ»

Основним критерієм сучасного загальноосвітнього закладу є створення умов для переходу до нового рівня освіти на основі інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) за допомогою формування компетентнісної інформаційного освітнього середовища. Застосування сучасних освітніх технологій в практиці навчання є невід'ємною умовою інтелектуального, творчого і морального розвитку учнів. [1]

В Нині ІКТ затребувані не тільки школярами, але і вчителями, педагогами-психологами, керівництвом освітніх установ будь-якого типу. У ХХI столітті комп'ютер став незамінним і унікальним інструментом, який в руках вчителя-майстра, адміністратора-професіонала, учня-інтелектуала служить засобом творчої роботи, успішного навчання та цікавого спілкування. [2]

В сучасній школі, яка здійснює моніторинг та діагностику, особистісно-орієнтоване і розвиваюче навчання, потік інформації, одержуваної учасниками освітнього процесу, багаторазово збільшується. У зв'язку з цим перед педагогами, а особливо перед адміністрацією освітньої установи встає питання про використання сучасних технологій по обробці, зберіганню та аналізу одержуваної інформації. [3]

Сучасне розвиток засобів обчислювальної техніки, засобів зв'язку та програмних технологій, в сукупності з їх поступовим здешевленням, сприяють масовому застосуванню їх не тільки в освітньому процесі, але і в управлінні ним.

Режим шкільного адміністрування можна представити як цілеспрямовану діяльність з регулювання педагогічного процесу з метою переведення останнього на більш високий рівень. Він складається з наступних етапів: збору інформації, її аналізу та прийняття рішень. Шкільні управлінці повинні мати необхідний мінімум інформації про стан і розвиток процесів, за які вони відповідають і на які покликані надавати керуючий вплив. У зв'язку з цим роботу адміністрації школи можна і потрібно організувати за допомогою персонального комп'ютера. [4]

Управління школою включає в себе велике коло питань: педагогічних, господарських, соціально-педагогічних, економічних, правових, фінансових. Важливим фактором вдосконалення управління є інформаційні технології, які надають масу нових можливостей. Вони дозволяють накопичувати і поновлювати великі обсяги інформації, є інструментом оптимізації часу і коштів, які витрачаються на рішення окремих задач управління, сприяють підвищенню якості прийнятих управлінських рішень за рахунок надання оперативної та достовірної інформації про стан керованого об'єкта. [1]

Сьогодні комп'ютер став універсальним інструментом шкільного адміністратора в його роботі з моніторингу та аналізу даних навчально-виховного процесу.

Оснащення загальноосвітніх установ комп'ютерною технікою, сучасні вимоги до ведення та оформлення документації, необхідність швидкого аналізу зібраних даних освітнього процесу для ефективного управління ним призводять до того, що оволодіння інформаційними комп'ютерними технологіями стає нагальною проблемою шкільного адміністратора. [2]

Для більш ефективного управління школою в ній повинна бути створена єдина інформатизаційних середу, що відповідає наступним вимогам:

-банк даних системи повинен містити максимально повну інформацію про всіх елементах навчального процесу;

-в системі повинна бути передбачена можливість обміну повідомленнями між усіма користувачами;

-повинна бути передбачена можливість взаємного обміну інформацією з органами управління освітою;

-в системі повинна існувати можливість інтегрування електронних підручників.

Багато функції і завдання внутрішкільного управління в сучасних умовах вирішуються більш якісно, ​​ефективно і економічно за рахунок використання програмного забезпечення пакету Microsoft Office.

Програма Microsoft Office Excel дозволяє вводити базові дані про навчальний заклад, створювати банки даних по кадровому складу та контингенту учнів, обробляти інформацію для отримання вихідних документів, вести електронні варіанти книг наказів. Безсумнівно, на перших порах, потрібно багато часу для створення банків даних, але при роботі в многопользовательском режимі тимчасові витрати істотно зменшуються. За наявності відповідних модулів система може бути використана в роботі директора, секретаря, завучів, вчителів-предметників та класних керівників, шкільного бухгалтера, бібліотекаря, медперсоналу. [4]

В електронної таблиці інформація відображає загальну картину по всій школі. Очевидно, що при кожній зміні всередині класу, досить тільки додати або видалити рядок в файлі, що містить список учнів, автоматично відбудуться відповідні зміни у всіх зведених таблицях. На підсумковій таблиці ми отримаємо точну інформацію на сьогоднішній день.

Очевидно, що, використовуючи ці та інші операції стандартної програми (Excel), можна зберігати й обробляти інформацію по контингенту співробітників (Додаток 1, Додаток 2, Додаток 3, Додаток 7, Додаток 8); по навчальній і позаурочній діяльності учнів Додаток 6, Додаток 5), за даними соціального паспорти школи (Додаток 4) та ін

Дана програма дозволить звільнити заступника директора від монотонної роботи по механічному підрахування, а так само попередить можливість виникнення арифметичних помилок. Крім того, великі обсяги статистичної інформації стануть для управлінця дійсно матеріалом для аналізу і основою для прийняття правильного управлінського рішення. [5]

Технологія роботи з електронними таблицями, створюваними в середовищі табличного процесора MS Excel, сьогодні настільки ж популярна, як і технологія створення текстових документів. Електронна таблиця дозволяє проводити розрахунки за формулами, представляти дані у вигляді діаграм, структурувати дані, робити вибірку з великих таблиць, створювати консолідовані таблиці та ін Використання можливостей сучасних інформаційних технологій дозволяє автоматизувати процес обробки результатів рубіжних, тематичних, підсумкових перевірочних робіт (Додаток 9, Додаток 10, Додаток 11, Додаток 12). Відслідковувати їх динаміку, представляти результати в наочному вигляді, використовуючи можливості майстра діаграм (Додаток 13). Це, в свою чергу, створює умови для своєчасної коригування змісту і методики навчання, цілеспрямованого досягнення освітнього стандарту. [8]

Впровадження програми Excel в роботу адміністрації школи підвищує ефективність управління освітньою установою за рахунок автоматизованого збору статистичної інформації і звітних матеріалів, оперативного структурованого представлення інформації, використання електронного документообігу.

Є об'єктивна необхідність створення в школі наступного матеріалу з використання програми Microsoft Excel:

- банк даних по педагогічним кадрам

- банк даних по відстеженню результатів навчання

- банк даних по всеобучу

- банк даних про випускників школи

- банк даних про учнів-учасників олімпіад

- банк даних про вчителів,

- соціальний паспорт школи

Використання перерахованих банків даних дозволяє мінімізувати терміни створення звітності, проведення моніторингу навченості школярів, відстеження підвищення професійної майстерності вчителів. [1]

Електронні таблиці Microsoft Excel мають широкі можливості для втілення ідей автоматизації управління освітньою установою.

Наочно ілюструє досягнуті успіхи електронна таблиця В«Аналіз успішності за 8 років В»(Додаток 14). Вона дозволяє мати об'єктивну інформацію по кожному класу. По ній можна простежити рівень успішності та засвоєння навчального матеріалу протягом останніх 8 років. Завдяки цим даним за короткий проміжок часу видається результат по динаміці навчального процесу в різних розрізах. Дані можуть бути вик...ористані керівниками для складання характеристик класу, вивчення причин отриманих результатів, ознайомлення батьків, формулювання цілей і завдань на навчальний рік і т.д. Підсумкові дані по школі використовуються адміністрацією для того, щоб виявити тенденції склалася ситуації і зробити відповідний прогноз на майбутнє.

Аналогічним чином, за допомогою багатого інструментарію додатків Microsoft Office, вирішуються та інші питання - написання програм по модифікації розкладу, обліку пропущених і замінених уроків, обробці даних з оплати праці, а також створення тестових комплексів для внутрішньошкільного контролю.

Інформаційні технології дають величезні переваги і учням, і вчителям. Все, що створюється з використанням засобів інформаційно-комунікаційних технологій, можна охарактеризувати трьома словами: естетично, швидко, якісно. І найголовніше - Це можливість оперативного доступу до інформації, можливість редагування, отримання твердої копії і передачі її по локальній мережі або Інтернет-каналах.

Найбільших успіхів співробітникам школи вдається домагатися завдяки застосуванню електронних таблиць Microsoft Excel, на базі яких створено чимало цікавих рішень, що автоматизують окремі ділянки навчально-виховної роботи та адміністративно-господарської діяльності. [9]

Таким чином, ефективне використання інформаційного простору сприяє підвищенню якості професійної і загальноосвітньої підготовки за рахунок впровадження нових технологій в освітній процес; сприяє підвищенню творчої активності педагогів і учнів; формуванню інформаційної культури (прилучення до інформативно-комунікаційним можливостям сучасних технологій) керівних, педагогічних працівників, учнів та їх батьків. [1]

Список літератури

2.http ://festival.1september.ru/2004_2005/index.php? numb_artic = 211894

3.www.it-n.ru/attachment.aspx? id = 22552

4.http ://festival.1september.ru/articles/100064/

5.http ://festival.1september.ru/articles/102700/

8.http ://pedsovet.org/component/option, com_mtree/task, viewlink/link_id, 6063/itemid, 118/

9.http ://www.microsoft.com/Rus/CaseStudies/CaseStudy.aspx?id=326

Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту .metod-kopilka.ru/page-article.html