Введення і редагування даних в Excel

1. Введення даних в осередку Excel

Дані завжди вводяться в активну комірку, на якій знаходиться чорна рамка. При першому запуску програми Excel за замовчуванням активна комірка А1. Щоб активувати іншу комірку, необхідно помістити на неї рамку виділення. Це можна зробити лівим клацанням миші або переміщенням рамки до потрібної осередку за допомогою клавіш управління курсором [1].

Вибравши осередок, потрібно набирати у ній текст, число або формулу.

Числові значення можуть містити цифри від 0 до 9 , а також спецсимволи: + - Е е ()., $%/

Для введення числового значення у комірку необхідно виділити потрібну комірку і ввести з клавіатури необхідну комбінацію цифр. Вводяться цифри відображаються як в осередку, так і в рядку формул. По завершенню введення необхідно натиснути клавішу Enter. Після цього число буде записано в клітинку. За замовчуванням після натискання Enter активною стає осередок, розташована на рядок нижче, але командою В«СервісВ» - В«ПараметриВ» можна на вкладці В«ПравкаВ» встановити необхідний напрям переходу до наступної комірки після введення, або взагалі виключити перехід. Якщо після введення числа натиснути якусь з клавіш переміщення по осередках (Tab, Shift + Tab ...), то число буде зафіксовано в комірці, а фокус введення перейде на сусідню комірку [2].

Особливості введення числових значень, що використовують спецсимволи, наступні.

1. Якщо треба ввести негативне число, то перед числом необхідно поставити знак В«-В» (мінус).

2. Символ Е або е використовується для представлення числа в експоненціальному вигляді. Наприклад, 5е3 означає 5 * 1000, тобто 5000.

3. Числа, укладені в дужки інтерпретуються як негативні, навіть якщо перед числом немає знака мінуса. Тобто (40) - для Excel означає -40.

4. При введенні великих чисел для зручності представлення між групами розрядів можна вводити пробіл (23 456,00). У цьому випадку в рядку формул пробіл відображатися не буде, а в самій комірці число буде з пробілом.

5. Для введення грошового формату використовується знак долара ($).

6. Для введення процентного формату використовується знак відсотка (%).

7. Для введення дати і дрібних значень використовується знак косою риси (/). Якщо Excel може інтерпретувати значення як дату, наприклад 1/01, то в комірці буде представлена ​​дата - 1 січня. Якщо треба уявити подібне число як дріб, то треба перед дробом ввести нуль - 0 1/01. Дробом також буде представлено число, яке не може бути інтерпретоване як дата, наприклад 88/32 [1].

Іноді виникає необхідність введення довгих чисел. При цьому для його відображення в рядку формул використовується експоненційний уявлення не більше ніж з 15 значущими цифрами. Точність значення вибирається такою, щоб число можна було відобразити в комірці [1].

В цьому випадку значення в комірці називається вводиться або відображуваним значенням.

Значення в рядку формул називається збереженим значенням.

Кількість вводяться цифр залежить від ширини стовпця. Якщо ширина недостатня, то Excel або округлює значення, або виводить символи # # #. У цьому випадку можна спробувати збільшити розмір комірки [2].

При введенні десяткових дробів потрібно використовувати кому. Числа, які містять точку, дефіс або слеш Excel сприймає як дати. Так, якщо ви наберать в комірці 1.5, 1/5 або 1-5, система розпізнає цю запис як перше травня поточного року, трансформувавши її в 01.май. Повну дату (у форматі число. Місяць. Рік - 01.05.2023) можна побачити в рядку формул, виділивши осередок [1].

Якщо треба ввести дату, що містить інший рік, потрібно наберать послідовно через точку, дефіс або слеш число, місяць і рік, наприклад, 7.8.99, 25/6/0, або 12-12-4. В результаті Excel помістить в осередку дати 07.08.1999, 25.06.2023 та 12.12.2004. Двокрапка використовується для введення часу. Так, якщо ви набирати в комірці 19:15, Excel розпізнає цю запис як час 19:15:00. Щоб завершити введення і перейти до наступної нижньої комірки, потрібно натискати клавішу Enter або ж використовувати мишу або клавіші управління курсором для переходу до інших осередкам.

Якщо ширина тексту, що вводиться перевищує ширину осередку, він буде накладатися на порожні клітинки праворуч, але не заповнювати їх. Якщо ж в осередках, що знаходяться праворуч, є дані, то текст, що набирає не буде перекриватися з ними. При видаленні з осередку рамки виділення текст буде В«обрізанийВ» по ширині, але побачити його повністю можна в рядку формул, виконавши на комірці клацання. Однак існує простий спосіб позбавитися від накладення, змінивши ширину стовпця з В«НеблагополучноїВ» осередком. Для цього потрібно навести покажчик миші на праву межу заголовку стовпця та, коли він набуде вигляду, виконайте клацання і протягнете кордон вправо до тих пір, поки не відобразиться весь текст. Для завдання точного ширини стовпця необхідно стежити за значенням на спливаючій підказці при перетягуванні кордону. Ще більш простий спосіб задати потрібну ширину - виконати на кордоні заголовка стовпця подвійне клацання [1].

Візуалізувати текст, що не вміщається по ширині вічка, можна й іншим способом - перенесенням по словами за рахунок збільшення висоти рядка. Для цього потрібно виділити клацанням проблемну осередок і на вкладці Основне у групі Вирівнювання натисніть кнопку Перенесення тексту. При цьому висота рядки, в якій знаходиться осередок, буде збільшена так, щоб її приховане вміст відобразилося повністю. Для перенесення тексту, за словами висоту комірки можна міняти і вручну протягуванням за кордон заголовка, як і у випадку стовпця [2].

Для введення простих формул, що містять тільки арифметичні знаки (+, -, *, /), потрібно виконати наступні дії:

1. Виділити клацанням клітинку, в яку потрібно помістити формулу.

2. Ввести знак рівності = (це потрібно робити завжди при наборі формул).

3. Далі потрібно ввести адреси комірок, значення яких будуть приймати участь в розрахунку. Щоб зробити це, потрібно виконати клацання на першій з них. При цьому осередок буде виділена біжить рамкою, а її адресу з'явиться в комірці введення (рис. 1, зліва).

4. Після цього наберіть з клавіатури арифметичний знак і клацанням виділити другу осередок для вставки її адреси (рис. 4, праворуч) або ж набирати адресу з клавіатури, переключившись на англійську розкладку. Далі Натиснути Enter для завершення введення. У результаті в осередку відобразиться результат обчислення.

5. Є можливість комбінувати в одній формулі кілька арифметичних операцій. При необхідності можна використовувати дужки, як і у випадку стандартного запису математичних виразів. Так, наприклад, якщо потрібно скласти значення двох осередків, а потім результат поділити на число, що знаходиться в третій осередку, у вигляді формули це буде виглядати наступним чином: = (В2 + С2)/D2. При введенні формули адреси комірок необхідно вказувати клацаннями або набирати вручну [1].

Рис. 1 - Введення найпростішої формули

2. Редагування даних у комірці

Редагування даних у комірці проводиться таким чином. Щоб видалити вміст осередки, виділити її клацанням і натисніть клавішу. Якщо потрібно набрати в заповненій осередку нові дані, попередні видаляти необов'язково. Просто виділити її і почати введення. Старі дані будуть автоматично замінені [2].

Якщо комірка містить великий текстовий фрагмент або складну формулу, то для внесення змін видаляти їх повністю нераціонально. Слід виконати на комірці подвійне клацання, встановити клацанням курсор в потрібне місце для редагування, внести необхідні зміни і натиснути Enter.

Якщо потрібно відмовитися від редагування осередку, але редагування вже почалося, просто ...натиснути клавішу Esc. При цьому в комірці будуть відновлені вихідні дані. Для відміни вже досконалого дії використовуйте стандартне поєднання клавіш + Z або кнопку Скасувати на Панелі швидкого доступу [2].

При зміні значень в комірках, на які посилається формула, результат обчислень в комірці, що містить формулу, буде автоматично перерахований.

3. Автозавершення і автозаповнення комірок

Часто при заповненні таблиці доводиться набирати один і той же текст. Наявна в Excel функція автозавершення допомагає значно прискорити цей процес. Якщо система визначить, що набирається частина тексту збігається з тим, що був введений раніше в іншому осередку, вона підставить відсутню частину і виділить її чорним кольором (рис. 2). Можна погодитися з пропозицією і перейти до заповнення наступної комірки, натиснувши, або ж продовжити набирати потрібний текст, не звертаючи уваги на виділення (при збігу перших декількох букв) [3].

Рис. 2 - Автозавершення при введенні тексту

Механізм автозаповнення зручно застосовувати в тих випадках, коли в осередку потрібно ввести яку послідовність даних. Припустимо, необхідно заповнити рядок або стовпець послідовністю чисел, кожне з яких більше (або менше) попереднього на певну величину. Щоб не займатися цим вручну, можна виконати наступні дії [3]:

1. Необхідно набрати в двох сусідніх комірках перші два значення з ряду чисел, щоб Excel міг визначити їх різницю.

2. Виділити обидві комірки.

3. Навести покажчик миші на маркер, який знаходиться в нижньому правому куті рамки виділення. При цьому він набуде вигляду чорного плюса.

4. Виконати клацання і, утримуючи натиснутою кнопку миші, протягнути рамку до появи на спливаючій підказці біля покажчика миші кінцевого значення, яке буде поміщено в останній осередок ряду. Протягати рамку можна в будь-якому напрямку.

5. Відпустити кнопку миші, щоб діапазон охоплених осередків заповнився.

Функція автозаповнення дуже корисна при копіюванні формули в ряд осередків. Завдяки функції автозаповнення ввести формули в комірки можна за кілька секунд. Потрібно набрати тільки першу формулу, а потім протягуванням рамки за нижній маркер скопіювати її на весь ряд [3].

При цьому адреси комірок в формулах будуть автоматично замінені на потрібні (по аналогією з першою формулою).

Список використаної літератури

табличний редактор осередок автозаповнення

1. Електронний ресурс: .5byte.ru/excel/edit.php

2. Електронний ресурс: .on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. Електронний ресурс: .kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm