DataLife Engine > Версия для печати > Microsoft Excel, його функції і можливості

Зміст

Введення

1: Microsoft Excel

1.1 Поняття та можливості MS Excel

1.2 Основні елементи вікна MS Excel

1.3 Структура електронних таблиць

1.4 Можливі помилки при використанні функцій у формулах

2: Аналіз даних. Використання сценаріїв

2.1 Аналіз даних в MS Excel

2.2 Сценарії

2.3 Приклад розрахунку внутрішньої швидкості обороту інвестицій

Висновок

Список літератури

Введення

Microsoft Office, найпопулярніше сімейство офісних програмних продуктів, включає в себе нові версії знайомих додатків, які підтримують технології Internet, і дозволяють створювати гнучкі інтернет-рішення

Microsoft Office - сімейство програмних продуктів Microsoft, яке об'єднує найбільш популярні у світі додатки в єдине середовище, ідеальну для роботи з інформацією. У Microsoft Office входять текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб підготовки і демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint і новий додаток Microsoft Outlook. Всі ці програми складають Стандартну редакцію Microsoft Office. В Професійну редакцію входить також СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel - програма призначена для організації даних у таблиці для документування та графічного представлення інформації.

Програма MS Excel застосовується при створенні комплексних документів в яких необхідно:

В· використовувати одні і ті ж дані в різних робочих аркушах;

В· змінити і відновлювати зв'язки.

Перевагою MS Excel є те, що програма допомагає оперувати великими обсягами інформації. робочі книги MS Excel надають можливість зберігання та організації даних, обчислення суми значень в комірках. Ms Excel надає широкий спектр методів дозволяють зробити інформацію простий для сприйняття.

В наш час, кожній людині важливо знати і мати навички в роботі з додатками Microsoft Office, так як сучасний світ насичений величезною кількістю інформацією, з якою просто необхідно вміти працювати.

Більш докладно в цій курсовій буде представлено додаток MS Excel, його функції та можливості. А також використання сценаріїв з їх практичним застосуванням.

1. Microsoft Excel

1.1 . Microsoft Excel . Поняття та можливості

Табличний процесор MS Excel (електронні таблиці) - одне з найбільш часто використовуваних додатків пакету MS Office, найпотужніший інструмент у вмілих руках, значно спрощує рутинну повсякденну роботу. Основне призначення MS Excel - рішення практично будь-яких завдань розрахункового характеру, вхідні дані яких можна представити у вигляді таблиць. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними і дозволяє отримувати результати без програмування розрахунків. В поєднанні ж з мовою програмування Visual Basic for Application (VBA), табличний процесор MS Excel набуває універсальний характер і дозволяє вирішити взагалі будь-яке завдання, незалежно від її характеру.

Особливість електронних таблиць полягає в можливості застосування формул для опису зв'язку між значеннями різних осередків. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна вмісту якого-небудь осередку приводить до перерахунку значень всіх осередків, які з нею пов'язані формульними відносинами і, тим самим, до оновлення всієї таблиці відповідно до зміненими даними.

Основні можливості електронних таблиць:

1. проведення однотипних складних розрахунків над великими наборами даних;

2. автоматизація підсумкових обчислень;

3. рішення задач шляхом підбору значень параметрів;

4. обробка (Статистичний аналіз) результатів експериментів;

5. проведення пошуку оптимальних значень параметрів (рішення оптимізаційних завдань);

6. підготовка табличних документів;

7. побудова діаграм (в тому числі і зведених) за наявними даними;

8. створення та аналіз баз даних (списків).

1.2. Основні елементи вікна MS Excel

Основними елементами робочого вікна є:

1. Рядок заголовка (У ній вказується ім'я програми) з кнопками керування вікном програми і вікном документа (Згорнути, Згорнути у вікно або розгорнути на весь екран, Закрити);

2. Рядок основного меню (кожен пункт меню являє собою набір команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.

3. Панелі інструментів (Стандартна, Форматування та ін.)

4. Рядок формул, містить в якості елементів полі Ім'я та кнопку Вставка функції (fx), призначена для введення і редагування значень або формул у комірках. У полі Ім'я відображається адреса поточної комірки.

5. Робоча область (Активний робочий лист).

6. Смуги прокручування (Вертикальна і горизонтальна).

7. Набір ярличків (Ярлички листів) для переміщення між робочими листами.

8. Рядок стану.

1.3 Структура електронних таблиць

Файл, створений засобами MS Excel, прийнято називати робочою книгою . Робочих книг створити можна стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповідному пристрої пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створено. Однак активної робочої книгою може бути тільки одна поточна (відкрита) книга.

Робоча книга являє собою набір робочих аркушів , кожен з яких має табличну структуру. У вікні документа відображається тільки поточний (активний) робочий лист, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, яка відображається на ярличку листа в нижній частині вікна. За допомогою ярличків можна перемикатися до інших робочих листів, що входять в ту ж робочу книгу. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку і замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат , рядок Лист в списку меню, Перейменувати . А можна і, встановивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню клацнути по рядку Перейменувати та виконати перейменування. В робочу книгу можна додавати (Вставляти) нові листи або видаляти непотрібні. Вставку аркуша можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка , рядок Лист в списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним аркушем. Виконання вищевикладених дій можна здійснити і за допомогою контекстного меню, яке активізується натисненням правої кнопки мишки, покажчик якої повинен бути встановлений на ярличку відповідного листа. Щоб поміняти місцями робочі листи потрібно покажчик мишки встановити на ярличок переміщуваного листа, натиснути ліву кнопку мишки і перетягнути ярлик у потрібне місце.

Робочий лист (таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і, далі, двобуквений комбінаціями. Всього робочий лист містить 256 стовпців, пойменованих від A до IV. Рядки нумеруються числами від 1 до 65536.

На перетині стовпців і рядків утворяться осередку таблиці. Вони є мінімальними елементами, призначеними для зберігання даних. Кожна комірка має свою адресу. Адреса осередку складається з імені стовпця і номера рядка, на перетині яких розташована комірка, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси осередків використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках. У поточний момент часу активною може бути тільки одна комірка, яка активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel грає роль курсору. Операції введення і ре...дагування даних завжди проводяться тільки в активному вічку.

На дані, розташовані в сусідніх осередках, що утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як на єдине ціле. Групу осередків, обмежену прямокутної областю, називають діапазоном . Найбільш часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи послідовно йдуть рядків і групи послідовно йдуть стовпців. Діапазон комірок позначають, вказуючи через двокрапку адресу першого осередку та адресу останньої осередку діапазону, наприклад, B5: F15. Виділення діапазону комірок можна здійснити простяганням покажчика мишки від однієї кутової осередку до протилежного осередку по діагоналі. Рамка поточної (активною) осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь обраний діапазон.

Для прискорення та спрощення обчислювальної роботи Excel надає в розпорядження користувача потужний апарат функцій робочого листа, що дозволяють здійснювати практично всі можливі розрахунки.

В Загалом MS Excel містить понад 400 функцій робочого листа (вбудованих функцій). Всі вони відповідно до призначенням діляться на 11 груп (категорій):

1. фінансові функції;

2. Функції дати та часу;

3. арифметичні та тригонометричні (математичні) функції;

4. статистичні функції;

5. функції посилань і підстановок;

6. функції баз даних (аналізу списків);

7. текстові функції;

8. логічні функції;

9. інформаційні функції (перевірки властивостей і значень);

10.інженерние функції;

11.внешніе функції.

Запис будь-якої функції в комірку робочого аркуша обов'язково починається з символу одно (=). Якщо функція використовується в складі якої іншої складної функції або у формулі (мегаформуле), то символ рівності (=) пишеться перед цією функцією (Формулою). Звернення до будь-якої функції проводиться зазначенням її імені та наступного за ним у круглих дужках аргументу (параметра) або списку параметрів. Наявність круглих дужок обов'язково, саме вони служать ознакою того, що використовуване ім'я є ім'ям функції. Параметри списку (аргументи функції) розділяються крапкою з комою (;). Їх кількість не повинна перевищувати 30, а довжина формули, яка містить скільки завгодно звернень до функцій, не повинна перевищувати 1024 символів. Всі імена при записі (введенні) формули рекомендується набирати малими літерами, тоді правильно введені імена будуть відображені прописними літерами.

1.4 Можливі помилки при використанні функцій у формулах

При роботі з електронними таблицями важливо не тільки вміти ними користуватися, але й не здійснювати поширених помилок.

Дослідження показали, що більше половини людей, часто використовують Microsoft Excel у своїй діяльності, тримають на робочому столі звичайний калькулятор! Причина виявилася проста: щоб зробити операцію підсумовування двох або більше клітинок для отримання проміжного результату (а таку операцію, як показує практика, більшості людей доводиться виконувати досить часто), необхідно виконати два зайвих дії. Знайти місце в поточній таблиці, де буде розташовуватися підсумкова сума, і активізувати операцію підсумовування, натиснувши кнопку S (сума). І лише після цього можна вибрати ті клітинки, значення яких передбачається підсумувати.

В осередку Excel замість очікуваного обчисленого значення можна побачити # # # # # # # (Решітки). Це лише ознака того, що ширина осередку недостатня для відображення отриманого числа.

Наступні значення, звані константами помилок, Excel відображає у комірках, що містять формули, в разі виникнення помилок при обчисленнях за цими формулам:

1. # ІМ'Я? - неправильно введено ім'я функції або адреса комірки.

2. # СПРАВ/0! - Значення знаменника в формулі дорівнює нулю (розподіл на нуль).

3. # ЧИСЛО! - значення аргументу функції не відповідає допустимому. Наприклад, ln (0), ln (-2),.

4. # VALUE! - параметри функції введені неправильно. Наприклад, замість діапазону комірок введено їх послідовне перерахування.

5. # ПОСИЛАННЯ! - невірне посилання на комірку.

2. Аналіз даних. Використання сценаріїв

2.1 Аналіз даних

Дані - відомості:

- отримані шляхом вимірювання, спостереження, логічних або арифметичних операцій;

- представлені у формі, придатній для постійного зберігання, передачі і (автоматизованої) обробки.

В Excel тип даних - тип, значення зберігається в комірці.

Коли дані вводяться на робочий аркуш, Excel автоматично аналізує їх визначає тип даних. Тип даних, який присвоюється осередку за замовчуванням, визначає спосіб аналізу даних, який можна застосовувати до даній комірці.

Наприклад, в більшості інструментах аналізу даних використовуються саме числові значення. Якщо ви спробуєте ввести текстове значенні, то програма відреагує повідомленням про помилку.

Типи даних:

1. Текстовий

2. Числовий

3. Число

4. Числові символи

5. Дробу

6. Дата і час

7. Дати

8. Час

9. Формули

Аналіз даних - область інформатики, що займається побудовою і дослідженням найбільш загальних математичних методів і обчислювальних алгоритмів вилучення знань з експериментальних (в широкому сенсі) даних.

Аналіз даних - порівняння різної інформації.

Робота з таблицею не обмежується простим занесенням до неї даних. Важко уявити собі область, де б не був потрібний аналіз цих даних.

Таблиці даних є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу В«що-якщоВ». Таблиця даних являє собою діапазон комірок, показує, як зміна певних значень у формулах впливає на результати цих формул. Таблиці надають спосіб швидкого обчислення декількох версій в рамках однієї операції, а також спосіб перегляду і порівняння результатів всіх різних варіантів на одному аркуші.

Ms Excel представляє широкі можливості для проведення аналізу даних, що знаходяться в списку. До засобів аналізу відносяться :

В· Обробка списку за допомогою різних формул і функцій;

В· Побудова діаграм і використання карт Ms Excel;

В· Перевірка даних робочих листів і робочих книг на наявність помилок;

В· Структуризація робочих аркушів;

В· Автоматичне підведення підсумків (включаючи Мстера часткових сум);

В· Консолідація даних;

В· Зведені таблиці;

В· Спеціальні засоби аналізу вибіркових записів і даних - підбір параметра, пошук рішення, сценарії та ін

2.2 Сценарії

Одне з головних переваг аналізу даних - передбачення майбутніх подій на основі сьогоднішньої інформації.

Сценарії є частиною блоку завдань, який іноді називають інструментами аналізу "Що-якщо" (Аналіз В«що-якщоВ». Процес зміни значень комірок та аналізу впливу цих змін на результат обчислення формул на аркуші, наприклад зміна процентної ставки, використовуваної у таблиці амортизації для визначення сум платежів.).

Сценарій - це набір значень, які в додатку Microsoft Office Excel зберігаються і можуть автоматично підставлятися в лист. Сценарії можна використовувати для прогнозу результатів моделей розрахунків аркуша. Є можливість створити і зберегти в аркуші різні групи значень, а потім переключатися на будь-який з цих нових сценаріїв, щоб переглядати різні результати. Або можна створити кілька вхідних наборів даних (змінюваних осередків) для будь-якої кількості змінних і присвоїти ім'я кожному набору. По імені вибраного набору даних MS Excel сформує на робочому листі результати аналізу. Крім цього, диспетчер сценаріїв дозволяє створити підсумковий звіт за сценаріями, в якому відображаються результати під...становки різних комбінацій вхідних параметрів.

При розробці сценарію дані на аркуші будуть змінюватися. З цієї причини перед початком роботи зі сценарієм доведеться створити сценарій, що зберігає початкові дані, або ж створити копію листа Excel.

Всі сценарії створюються в діалоговому вікні Додавання сценарію . Перш за все необхідно вказати комірки для відображення прогнозованих змін. Посилання на осередку відокремлюються один від одного двокрапкою чи крапкою з комою. Потім в діалоговому вікні Значення осередків сценарію кожному осередку присвоюється нове значення. Ці значення використовуються при виконанні відповідного сценарію. Після введення значень генерується сценарій. При виборі іншого сценарію, значення осередках міняються так, як зазначено в сценарії.

Для захисту сценарію використовуються прапорці, які виставляються в нижній частині діалогового вікна Додавання сценарію . Прапорець Заборонити зміни не дозволяє користувачам змінити сценарій. Якщо активізований прапорець Сховати , то користувачі не зможуть, відкривши лист, побачити сценарій. Ці опції застосовуються тільки тоді, коли встановлено захист аркуша.

Якщо потрібно одночасно порівняти кілька сценаріїв, то можна створити Підсумковий звіт, клацнувши в діалоговому вікні по кнопці Звіт .

Під багатьох економічних завданнях результат розрахунку залежить від декількох параметрів, якими можна управляти.

Диспетчер сценаріїв відкривається командою Сервіс/Сценарії (Рис. 1). У вікні диспетчера сценаріїв за допомогою відповідних кнопок можна додати новий сценарій, змінити, видалити або вивести існуючий, а також - об'єднати кілька різних сценаріїв і отримати підсумковий звіт за існуючим сценаріями.

2.3 Приклад розрахунку внутрішньої швидкості обороту інвестицій

Вихідні дані: витрати по проекту становлять 700 млн. руб. Очікувані доходи протягом наступних п'яти років, складуть: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Розглянути також наступні варіанти (витрати на проект представлені зі знаком мінус):

- 600, 50, 100, 200, 200, 300;

- 650; 90; 120; 200; 250; 250;

- 500, 100,100, 200, 250, 250.

Рис 1. Вікно Диспетчер сценаріїв

Рішення:

Для обчислення внутрішньої швидкості обороту інвестиції (Внутрішньої норми прибутковості) використовується функція ВСД (в ранніх версіях - ВНДОХ):

ВСД - Повертає внутрішню ставку прибутковості для ряду потоків грошових коштів, представлених їх чисельними значеннями. Ці грошові потоки не обов'язково мають бути рівними за величиною, як у випадку ануїтету. Однак вони повинні мати місце через рівні проміжки часу, наприклад щомісяця або щорічно.

Внутрішня ставка прибутковості - це процентна ставка, приймається для інвестиції, що складається з платежів (негативні величини) і доходів (позитивні величини), які здійснюються в послідовні і однакові за тривалістю періоди.

ВСД ( Значення ; Припущення )

Значення - це масив або посилання на комірки, які містять числа, для яких потрібно підрахувати внутрішню ставку дохідності.

В· Значення повинні містити, принаймні, одне позитивне і одне негативне значення.

В· ВСД використовує порядок значень для інтерпретації порядку грошових виплат або надходжень. Переконайтеся, що значення виплат і надходжень введені у правильному порядку.

В· Якщо аргумент, який є масивом або посиланням, містить текст, логічні значення або доцільним. 2.

Рис 2.

2. даних.

Рис 3. даних

Рис 4.

3. аркуші
значень.

Рис 5.
4. В 6).

Рис 6.

Висновок

Характерною управлінських рішень.

При Аж можливостей і зручності роботи.

Список літератури

А.Н. Морозевич, М.М. А.Н. Морозевича.

Вернуться назад