Правила ділового листування

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ ПГУ Контрольна робота За етикетом На тему: "Правила ділового листування "

Виконала: студентка 2 курсу

08ЗЕП61

Чувашова М.В.

Пенза, 2010
зміст

введення

1. ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ: значення та принципи

1.1 Особливості та значення ділового етикету

1.2 Принципи ділового етикету

2. Загальні правила ведення ділового листування

Висновок

бібліографія

введення

Діловий етикет посідає особливе місце в мистецтві поведінки.

В бізнесі, порушення тих чи інших норм поведінки, такі помилки може призвести до втрати великих грошей і кар'єри. Великий майстер і вчитель у сфері ділових відносин Дейл Карнегі стверджував, що успіх людини у фінансових справах на п'ятнадцять відсотків залежить від його професійних знань і на вісімдесят п'ять - від його вміння спілкуватися з людьми.

В Насправді, будь-який бізнес - це скоординовані дії безлічі людей, і ефективність цих дій прямо залежить від їхньої здатності налагоджувати відносини один з одним.

Діловому людині в процесі його діяльності доводиться підтримувати зв'язок з діловими партнерами, клієнтами та підлеглими. У вік науково-технічного прогресу для цього існує безліч можливостей: телефон, електронна пошта, факс, телеграф та інші. Але, незважаючи на широке поширення засобів голосової зв'язку, ділове листування не втратила своєї актуальності.

З допомогою листів ведуться попередні переговори перед укладенням угоди.

З'ясовуються відносини між підприємствами та організаціями, в листах викладаються претензії, виражаються проханн

я, оформляються запрошення взяти участь в тих чи інших заходах.

Переваги листів не зводяться тільки до того, що в них можна більш чітко зафіксувати необхідну інформацію. Важливий і психологічний фактор: добре оформлене лист на фірмовому бланку виробляє більш яскраве враження, ніж усне повідомлення, і підкреслює повагу автора до адресата.

В останні десятиліття основною мовою міжнародного ділового спілкування став англійська. Лист англійською буде зрозуміле діловій людині в будь-якій точці земної кулі. Тому всі приклади листування, зразки, техніка складання листів дані для англійської мови. Необхідно, однак, пам'ятати про істотні відмінностях у оформленні і мовою листів, що направляються в Європу і США.

1. ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ: значення та принципи 1.1 Особливості та значення ділового етикету

Діловий етикет посідає особливе місце в мистецтві поведінки. Якщо, порушуючи ті або інші норми поведінки, в побуті і в суспільстві ви ризикуєте головним чином своєю репутацією вихованої людини, то в бізнесі такі помилки можуть коштувати великих грошей і кар'єри. Великий майстер і вчитель у сфері ділових відносин Дейл Карнегі стверджував, що успіх людини в фінансових справах на п'ятнадцять відсотків залежить від його професійних знань і на вісімдесят п'ять - від його вміння спілкуватися з людьми. У самому справі, будь бізнес - це скоординовані дії безлічі людей, і ефективність цих дій прямо залежить від їхньої здатності налагоджувати відносини один з одним.

Загальновідомо, що рушійною силою економіки є потреби суспільства і виробництва і конкуренція. Ці фактори обумовлюють безперервну перебудову національних економік і світової економіки в цілому, що супроводжується зникненням окремих фірм і навіть галузей і виникненням інших. При цьому доля окремого працівника в таких складних умовах залежить не тільки від фатальності долі і волі начальства, а й від відповідності його якостей і потенцій стоять перед фірмою задачам. Мало бути здатним до виконання своєї місії - треба вміти зіграти цю роль перед іншими, щоб і вони в вас повірили. Коротше кажучи, ви повинні бути в змозі вести себе так, щоб у потрібних людей склалося про вас сприятлива думка.

Отже, вміння вести себе належним чином, тобто дотримання етикету, стало нині одним з найважливіших умов та способів вирватися вперед і зберегти лідерство в бізнесі. Іншими словами, твердо засвойте, що дотримання ділового етикету - один з елементів вашої професійної стратегії.

Мало просто бути ввічливим і вихованим людиною. Потрібні конкретні знання тонкощів цієї галузі людських взаємин. А їх безліч: як і коли сказати потрібне слово або промовчати, зробити відповідний події подарунок, як скласти корисний для справи коло спілкування, вміння організувати ділову трапезу і вести себе на ній і т.д., і т.п. - І все з тим прицілом, щоб ці контакти і вчинки сприятливо відбивалися на справах фірми і ваших власних.

Правила етикету можуть відрізнятися в окремих фірмах і галузях виробництва. Ви зобов'язані знати ці особливості в кожному конкретному випадку. Крім того, глобальність економічних зв'язків зобов'язує людей знати правила хорошого тону інших країн. Порушення цих правил призводить до розриву ділових зв'язків і обертається втратою ринків збуту.

1.2 Принципи ділового етикету

В основі правил ділового етикету лежать загальні передумови та основні принципи. Перші являють собою наступні постулати:

- до будь-якій людині, з якою маєш справа в бізнесі, слід ставитися з однаковою чемністю і повагою;

- правила етикетної поведінки однакові для чоловіків і для жінок.

При цьому зберігаються, природно, і правила загальноприйнятого етикету, хоча деякі з них зараз втратили свою обов'язковість, наприклад, елементи "лицарського" поведінки. Наприклад, оплата рахунків в ресторані, розорювання дверей перед жінкою, вскаківаніе зі стільця, якщо вхідна жінка спізнилася до призначеного часу, і подавання їй стільця, пропускання дами вперед при виході з ліфта - такі традиції вже відходять в минуле. Сучасний діловий етикет рекомендує виходити перша тому, хто знаходиться ближче до дверей. Чоловік і жінка надягають кожен своє пальто сам, хоча якщо у когось при це трапляються труднощі, інший зобов'язаний допомогти йому. Необхідно завжди приймати знаки уваги з боку іншої людини. Жінки повинні не тільки відкривати двері самі, але і пропускати інших у випадку необхідності, причому незалежно - чоловік це чи жінка. Коротше кажучи, ввічливість, такт, віддача і отримання, надання взаємної допомоги у випадку необхідності, причому однаково для осіб обох статей - такі основні риси ділового етикету.

Наступними складовими частинами розглянутої сфери є три основних правила:

- золоте правило: ставитеся до інших, до всіх без винятку, так, як ви б хотіли, щоб ставилися до вас;

- п'ять чарівних слів: будь ласка, дякую Вам, відмінно зроблено;

- не змішуйте спиртне і наркотики з бізнесом. Але просто бути ввічливим, доброзичливим і т.д. недостатньо.

У діловому етикеті загальні принципи правильної поведінки набувають специфічного забарвлення, що виражається в наступних його основних принципах:

- роби все вчасно.

- не базікай зайвого.

- думай не тільки про себе, але і про інших.

- одягайся, як годиться.

- говори і пиши гарною мовою.

Мало того, що запізнення заважають роботі, - Вони є ознака того, що на людину не можна покластися і він кепський виконавець. Цілком очевидно, що наявність такого від'ємного якості, як несвоєчасність виконання зобов'язань впливає на службове просування.

Перше з таких зобов'язань - необхідність прийти вчасно на роботу, причому так треба робити щодня. Якщо обставини не дозволяють в будь-який день бути на роботу вчасно, слід зателефонувати в офіс і попередити свого начальника - тільки так у цій ситуації ви зможете зберегти свою репутацію надійного людини.

Вимога все робити вчасно стосується і всій іншій професійної та службової діяльності. Всі справи повинні робитися в термін! Тому ва...жливим є вміння розрахувати необхідну для виконання час. Завжди майте на увазі відомий закон Мерфі і наслідки з нього.

Закон Мерфі. Якщо небудь неприємність може трапитися, вона трапляється.

Слідство. 1. Всяка робота вимагає більше часу, ніж ви думаєте.

2. Якщо чотири причини можливих неприємностей заздалегідь усунуті, то завжди знайдеться п'ята.

3. Надані самі собі, події мають тенденцію розвиватися від поганого до гіршого.

4. Як тільки ви беретеся робити якусь роботу, завжди знаходиться інша, яку треба зробити раніше.

Крім того, корисно тримати в розумі і другий закон Чизхолма: коли справи йдуть добре, щось повинно трапитися в самому найближчому майбутньому.

Так що час на виконання завдань треба виділяти із запасом, враховуючи ті можливі проблеми, які важко прогнозувати.

"Не базікай зайвого". Суть цього принципу в тому, що людина зобов'язана зберігати секрети своєї організації. Причому мова йде про всіх справах фірми чи установі, де він працює, - від технологічних до кадрових. Те ж можна сказати і про тих подробиці свого особистому житті, про які можуть повідати один одному по службі.

"Думай не тільки про себе, але і про інших ". Без цього не може бути й мови про будь успіхи. Не враховувати думку й інтереси покупця, клієнта або партнера - все одно що намагатися летіти у вакуумі, махаючи крильми. Один з бізнесменів сказав з цього приводу: "Всі неприємності відбуваються через егоїзм або зацикленості на своїх інтересах, наприклад, іноді намагаються зашкодити колегам, щоб заробити перевага в конкуренції з колегами або висунутися в рамках власного закладу ".

Завжди треба мати на увазі, що у всіх є свої інтереси і у всякій точці зору міститься частка істини, навіть якщо вам здається, що ваш опонент або співрозмовник абсолютно не правий. Тому непорушним вимогою ділового етикету є необхідність поважати чужу думка і прагнення зрозуміти його. Зживає в собі внутрішній "більшовизм", тобто нетерпимість до інакомислення і прагнення знищити "супротивника". Інакше рано чи пізно знайдеться хтось, хто змушений буде "знищити" вас. До речі, терпимість і скромність аж ніяк не завадять вам бути впевненим у собі.

Одягайся як годиться. В цьому принципі найголовніше - необхідність вписатися в оточення на службі, а усередині цього оточення - в контингент працівників вашого рівня. Крім того, що вам треба "вписатися", ваша одяг повинна бути обрана зі смаком - відповідати моді за фасоном і колірній гамі. Те ж стосується взуття і преч аксесуарів.

Якщо відразу після роботи вам належить ділову вечерю, то не одягайтеся в вечірній туалет, інакше люди подумають, що у вас до них особистий, а не професійний інтерес (тим більше якщо ви зустрічаєтеся з особою протилежної статі).

Говори і пиши гарною мовою. Цей принцип означає, що всі промовлене і написане вами - записки, листи і т.д. - Повинні не тільки нести ясну і цілеспрямовану думка, але і бути викладені гарною мовою, причому всі власні імена повинні вимовлятися і писатися без помилок. У разі труднощів з граматикою і правописом користуйтеся словниками, підручниками та послугами більш грамотних співробітників.

Необхідно заборонити самому собі використовувати лайливі і нецензурні вирази - навіть чужі, які ви переказуєте. Існує безліч "словозаменітелей", які здатні передати ваше негативне ставлення до чого-небудь. До того ж не виключений варіант, що занадто принциповий начальник (особливо начальниця) може вас звільнити за ненормативну лексику.

2. Загальні правила ведення ділової переписки

Сучасні форми ділового листування, прийняті тепер у міжнародному спілкуванні, склалися близько 150 років тому. Батьківщина їх - Англія. Саме звідти ведуть свій початок основні правила етикету складання кореспонденції. За кордоном формальним сторонам ділової та особистої кореспонденції приділяється більше уваги, ніж у нас. І тому, щоб не зіпсувати через незнання хороших взаємин з партнерами за кордоном, етикет листування повинен строго дотримуватися.

Сьогодні, в епоху електронної пошти, телефаксу і комп'ютера добре написані особисті, рекомендаційні, вітальні та інші листи, різного роду листівки, телеграми, традиційно і красиво виконані запрошення доставлять задоволення одержувачу, а щирі співчуття дозволять скрасити втрату.

Значна частина ділових контактів у всьому світі здійснюється за допомогою листування. Тому дуже важливо вміти писати ділові листи, які дають найбільш вигідне уявлення про вас особисто і про вашу організацію.

В принципі, всі офіційні листи складаються за єдиним міжнародним стандартом. У відповідності з ним лист пишеться не від конкретної особи, а від особи колективного - юридичної. Така форма викладу визначається тим, що в службовому листі виражаються колективні інтереси і підписується воно, як правило, офіційною особою - директором підприємства, установи, головою комісії, секретарем оргкомітету (або просто оргкомітетом, що не зовсім вірно).

У Росії немає загальноприйнятого стандарту службового листа, але все-таки є певні правила, які слід дотримуватися.

Організації, що займаються бізнесом, як правило, використовують для ділового листування фірмові бланки, надруковані типографським способом. Особисті ділові листи друкуються на звичайному папері.

Папір для листа повинна бути чистою, акуратно обрізаним.

Службові листи пишуться тільки по одному питанню, при цьому інформація повинна бути вичерпною, а лист по можливості короткою.

В службових листах не повинно бути складних речень, не рекомендується використовувати складні способи мотивування.

Обсяг службового листа не повинен перевищувати півтора сторінок машинописного тексту. У тих випадках, коли необхідно викласти більш розлогі відомості, довідки, висновки і т. п., фактично діловим листом буде лист, супроводжуюче ці документи (вони будуть додатком до листа). Обсяг додатків до листа і їх кількість не обмежені.

Слід відповідати на отримані листи негайно, протягом 10 днів. Якщо неможливо дати докладну відповідь у такий термін, необхідно принаймні повідомити про отримання листа і пояснити, чому відбулася затримка з відповіддю.

Всі учасники ділового листування повинні бути поставлені до відома про те, що зроблено по отриманні листа.

Слід письмово подякувати того, хто дав рекомендаційного листа. У цьому листі слід повідомити або повідомити про результатах ділового знайомства.

Важливо письмово дякувати за письмові поздоровлення та добрі побажання. Листи подяки за подарунки, надані послуги і за все, що має відношення до вашого бізнесу, можуть бути надруковані на бланку фірми. Слід писати на звичайному папері лише тоді, коли не виступають від імені фірми або від себе як члена цієї фірми.

Слід підписувати та відправляти тільки ті листи, які добре віддруковані, красиво розташовані на папері, бездоганно акуратні і зовні виглядають приємно, тобто листи, які відразу ж виробляють сприятливе враження. Лист - дзеркало, що відбиває зовнішність, смак і характер людини.

Ось кілька порад, необхідних для того, щоб діловий лист вийшло привабливим і правильно оформленим.

Для ділового листування необхідно користуватися папером кращої якості.

Конверт повинен відповідати бланку по якості і щільності паперу. Все, що надруковано на конверті на машинці або типографським способом, має відповідати надрукованому на папері.

Канцелярські речі повинні відрізнятися гарною якістю і шляхетним смаком. Ніколи не можна користуватися нестандартними конвертами і папером, використовуваної для щоденної ділової переписки.

Усі ділові листи слід друкувати на машинці принаймні у двох примірниках. Копія повинна зберігатися в папці для кореспонденції.

У правому верхньому куті під адресою організації, яка відряджає лист, ставиться дата відправлення листа. Дати зараз можна ...писати по-різному: 23 березня 1995 відповідає традиційному британському стилю; також можливо писати: 23 березня 1995; 23 березня 1995; 23 березня 1995. Наступна форма, що зародилася в США, зараз часто використовується в міжнародній практиці: лютий 6, 1995. Можуть також використовуватися і скорочення: 8 жовт. 1995, дек. 15, 1995.

Можна зустріти зазначення дати і цифрами, але в цьому міститься небезпека, т. к.;

- в британському англійською 4.3.95 означає 4-й день 3-го місяця (березень);

- в той час як в американському англійською спочатку вказується місяць і 4.3. 95 означає 3 квітня. Американський варіант дати буде виглядати так: 3.4.95.

Текст листа повинен бути красиво і правильно розташований на папері. Незалежно від того, коротке цей лист або довге, текст повинен бути надрукований рівно і симетрично.

Широкі поля роблять лист більш легким для читання і більш привабливим. Ніколи не додруковувати діловий лист на зворотній стороні аркуша.

Постарайтеся, щоб пропозиції та абзаци в листі були як можна коротше. Кожну нову думку чи ідею необхідно починати з нового рядка і виражати цю думку як можна простіше і лаконічніше. У листі не повинно бути помилок у правописі, друкарських помилок, неправильно або недоладно побудованих фраз. Граматичні помилки, погана орфографія, відсутність знаків пунктуації або неправильне їх використання можуть звести нанівець усі зусилля.

При написанні ділових листів слід дотримуватися правила, за яким з великої літери пишуться:

- імена іменники власні, а також імена прикметники, які позначають національну і державну приналежність (Russian, Enqlish);

- слова, включаючи скорочення, в назвах фірм та організацій;

- слова в позначенні займаної посади (Director, Chief, Enqineer);

Ще краще І заощадити час.

фірми. Під

Company:

Другий варіант

Company Текст питання.
Висновок

Таким Якщо,

Уміння

-

Всі В

Ділове Це особливо

З

1. Ботавіна Р.Н. Етика ділових відносин: Учеб.

2. Л.

3. Гусєв І.Є.

4. Кузнєцов І.М.

5. Л.С. кн. вид-во, 1997.

6. М. видання

7. Емишева Е.М. Етикет

Інтернет-ресурси

8. Ділова