Зміст
Глава 1. Поняття і розвиток документообігу ................................ 5
1.1 Розвиток документообігу ...................................................... 5
1.2 Поняття документообігу ....................................................... 7
Глава 2. Основні правила організації документообігу ВАТ
комбінату В«МагнезитВ» .................................................................. 10
2.1 Схема руху і технологія обробки документів
ВАТ комбінату В«МагнезитВ» ......................................................... 13
2.2. Реєстрація документів ......................................................... 17
2.3 Контроль виконання документів ............................................. 23
Бібліографія .......................................................................... 27
Додаток
Введення
Організація роботи з документами припускає організацію документообігу установі, зберігання документів та їх використання тягне діяльності установи. Документообіг установи - це сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються по документопотоків, наприклад, реєстровані і незареєстровані документи; вхідні, вихідні та внутрішні документи; документи, що направляються в і надходять з вищестоящих організацій, або документи, направляються в або надходять з підвідомчих організацій, і т.д. Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.
Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду часу, як правило року. Обсяг документообігу - важливий показник, використовуваний в якості критерію при вирішенні питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документам установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.
Для написання курсового дослідження мною був виділений предмет курсової роботи. Предметом курсового дослідження є організація процесу документообігу на прикладі провідного підприємства міста Сатка - ВАТ В«Комбінату МагнезитВ».
Об'єктом дослідження стали основні правила організації документообігу на ВАТ В«Комбінаті МагнезитВ».
Метою курсової роботи є розглянути організацію документообігу даного підприємства.
Завдання:
- вивчити організаційні форми діловодства на підприємстві;
- розглянути процес документообігу на підприємстві;
- описати організацію документообігу.
Курсова робота включає вступ, дві глави, висновок, і список бібліографічної літератури.
У вступі характеризується актуальність теми, ступінь її вивченості, об'єкт, предмет, цілі, завдання, структура і зміст роботи.
У першому розділі описано поняття документообігу та його розвиток.
У другому розділі розглянута організація документообігу ВАТ В«Комбінату МагнезитВ».
У висновку представлені висновки по курсовій роботі.
У списку використаної літератури представлені 21 бібліографічних опису.
Глава 1.Поняття і розвиток документообігу
1.1 Розвиток документообігу
Поняття "документообіг" і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях великих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д.Р.Покровскій,
П.М. Керженцев та ін були сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки.
Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління в проекті "Загальних правил документації і документообігу ". У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів.
Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр.., "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення ". Затверджена в 1988 році "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення "уточнила поняття "Документообіг", включивши в нього і
операцію "підшивка документа в справу". ГОСТ Р 51141 В«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення В»встановив визначення поняття В«документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення В».
1.2. Поняття документообігу
Документообіг - рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки. Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективному шляху з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОУ, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків, шляху проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюють прямий і зворотний зв'язок в управлінні.
Вони розрізняються по напряму і по відношенню до управлінського об'єкту.
За напрямком:
-горизонтальні - пов'язують організації одного рівня
-вертикальні - спадні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів.
Висхідні - вхідні, що надходять в вищестоящі організації від підлеглих організацій.
Низхідні - направляються вищими органами влади підлеглим організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкту:
Документообіг утворюють потоки вхідних (що надходять з інших організацій), витікаючих (що відправляються в інші організації) і
внутрішніх (створених і діючих у межах організації) документів. Обсяг документообігу розраховується по формулою:
Уд = SBX. + Вих. + Вн. за певний період часу (звичайно за рік).
При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії.
Рух вхідних документів
Схема руху вхідних документів
Рух вхідних документів показано на рис. 1, де цифрами та літерами позначено:
Рис. 1. Схема руху вхідних документів
I
Керівник (директор)
II
Виконавець (структурний підрозділ)
а
Експедиційна обробка
b
Попередній розгляд, сортування
з
Реєстрація
d
Розподіл (розмітка)
е
Перерозподіл (переметка)
1
Коре...
