Теми рефератів
Авіація та космонавтика Банківська справа Безпека життєдіяльності Біографії Біологія Біологія і хімія Біржова справа Ботаніка та сільське гос-во Бухгалтерський облік і аудит Військова кафедра Географія
Геодезія Геологія Держава та право Журналістика Видавнича справа та поліграфія Іноземна мова Інформатика Інформатика, програмування Історія Історія техніки
Комунікації і зв'язок Краєзнавство та етнографія Короткий зміст творів Кулінарія Культура та мистецтво Культурологія Зарубіжна література Російська мова Маркетинг Математика Медицина, здоров'я Медичні науки Міжнародні відносини Менеджмент Москвоведение Музика Податки, оподаткування Наука і техніка Решта реферати Педагогіка Політологія Право Право, юриспруденція Промисловість, виробництво Психологія Педагогіка Радіоелектроніка Реклама Релігія і міфологія Сексологія Соціологія Будівництво Митна система Технологія Транспорт Фізика Фізкультура і спорт Філософія Фінансові науки Хімія Екологія Економіка Економіко-математичне моделювання Етика Юриспруденція Мовознавство Мовознавство, філологія Контакти
Українські реферати та твори » Менеджмент » Аналіз системи управління документацією і записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченского району м. Владивостока

Реферат Аналіз системи управління документацією і записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченского району м. Владивостока

Категория: Менеджмент

Зміст

Введення

1 Що таке управління документацією. Російський і зарубіжний досвід

2 Управління документацією і записами по МС серії ІСО 9000

2.1 Вимоги до управління документацією

2.1.1 Як забезпечити управління документацією

2.1.2 Внесення змін до документів

2.1.3 Планування розробки документів. Контроль

2.1.4 Актуалізація

2.1.5 Облік документів

2.2 Організація документообігу на підприємстві

2.2.1 Реєстрація документів

2.2.2 Контроль виконання документів

2.2.3 Систематизація справ

2.2.4 Формування справ

2.2.5 Підготовка документів до архівного зберіганню

2.2.6 Роль документації при створенні СМК

3 Аналіз системи управління документацією і записами на прикладі підприємства ОСЗН Первореченского району м. Владивостока

3.1 Управління документацією в ОСЗН

3.2 Проходження і виконання документів різних документопотоків по підрозділах підприємства

3.3 Документація регламентує діяльність процесу управління документацією

3.4 Розроблення, узгодження та затвердження нормативних документів та інших процедур, які забезпечують діяльність підприємства

Малюнок 5 - Блок схема розробки документа

3.5 Опис процесів робіт і їх взаємодія

3.6 Забезпечення організаційної структури і ресурсів, необхідних для підтримки стратегічних планів підприємства.

3.7 Здійснення оцінки задоволеності споживачів та доведення інформації до персоналу

3.8 Актуалізація документів

3.9 Аналізування з боку керівництва

3.10 Зіставлення записів необхідних стандартом МС ІСО 9001:2008 з записами, що ведуться в відділі

3.11 Рекомендації та висновки

Висновок

Бібліографія

Додаток А

Додаток В


Введення

Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, а й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). У відповідності з нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.

Технологія управління документообігом допускає ведення реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. При цьому регламентуються склад і зміст реєстрованих реквізитів документів, а також різні форми звітності. Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, але й на оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвої технології управління документообігом наводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, чим конкретно зайняті виконавці.

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (Або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Метою дипломної роботи є аналіз процесу управління документацією для ефективного планування, функціонування, управління та постійного поліпшення діяльності підприємства.

Виходячи з поставлених цілей, необхідно виконати наступні завдання:

вивчити теоретичний огляд;

виявити стан проблеми в ОСЗН;

розробити підхід до управлінню документацією.


1 Що таке управління документацією. Російський і зарубіжний досвід

Перехід до економіки ринкового типу ставить питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм і вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Підвищення значення економічного чинника і юридичної сили документів в управлінні робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у галузі управління документацією, спрямовані на відхід від традиційного примату діловодства, від класичного поділу документації "По системам" і на перехід до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при досягненні стратегічних та оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному апараті управління [14].

Одним з важливих компонентів цієї роботи є дослідження щодо нового поняття в російському документоведении - управління документацією та введення його не тільки в науковий обіг, але і в практику [11]. Термін "управління документацією" широко поширений в світі. Наприклад, у США організація, яка відає питаннями документації, носить назву "Національний архів і керування документацією" (National Archives and Records Administration (NARA). Буквальний переклад німецького терміну "Schriftgutverwaltung" означає "управління письмовими документами "(зазвичай цей термін перекладають як діловодство, хоча це і не зовсім вірно). Англійський термін "Records Management" також перекладається як управління документами.

Управління документацією відрізняється і від діловодства, і від ДОУ. Управління документацією в зарубіжних країнах організується по-різному, але в той же час має деякі спільні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків та рекомендацій міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RAMP, Міжнародна рада архівів - Міжнародна рада з управління документацією, Міжнародна федерація з управління документацією; Міжнародна організація по стандартизації ИСО - технічний комітет ISO/TC 154 "Документи та інформація в управлінні: торгівлі та промисловості ") [14].

Дж. Роудз вказує, що управління документацією охоплює життєвий цикл документів з моменту їх народження, виконання ними відповідних завдань в управлінні до знищення або передачі в архів.

Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягти ефективності "документальної" діяльності і сприяти розвитку організації за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією охоплюють повний життєвий цикл документів.

Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв і функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів.

Зберігання та використання документованої інформації. Цей елемент розуміється як формування справ (в російській термінології), створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання і тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів (в російській термінології - поточні архіви).

Передача документів на постійне (державне) зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація та опис кожного документа і комплексів документів. Цінність і необхідність збереження визнається за документами, які можуть служити ...


Страница 1 из 13Следующая страница

Друкувати реферат
Замовити реферат
Товары
загрузка...
Наверх Зворотнiй зв'язок