Зміст
реквізит формуляр доповідній пояснювальний записка
Введення
1. Загальна характеристика доповідної та пояснювальної записки
2. Зовнішні доповідні та пояснювальні записки
3. Внутрішні доповідні та пояснювальні записки
Висновок
Список літератури
Додатка
Введення
Більшість документів, створюваних установами, є інформаційно - довідковими. Інформаційно - довідкові документи - Це сукупність документів, що містять інформацію про фактичний стан справ, які є підставою для прийняття рішень, видання розпорядчих документів. Основний обсяг документів, що забезпечують інформаційний обмін між організаціями та структурними підрозділами, складають: довідки, доповідні та пояснювальні записки, зведення, звіти, акти, листи, телефонограми . Інформація, що міститься в цих документах, може спонукати до дії або може бути лише прийнята до відома.
Метою даної роботи є розгляд доповідної та пояснювальної записок.
При написанні роботи ставилися завдання:
- дати поняття доповідній і пояснювальної записок,
- виявити види і особливості доповідних і пояснювальних записок.
Об'єктом дослідження даної роботи служать суспільні відносини, пов'язані з докладним і пояснювальними записками.
Предметом дослідження є документознавство.
1. Загальна характеристика доповідній та пояснювальної записки
Доповідна записка - документ, що містить грунтовне виклад якогось питання, і в разі потреби - ви води і пропозиції укладача за її рішенням.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює причини якої дії, події, факту або пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту постанови, наказу та ін.) В останньому випадку він може називатися пояснювальною запискою.
Доповідні та пояснювальні записки є довідково-інформаційними документами і відіграють важливу роль у документуванні управлінської діяльності. Вони служать не просто для передачі інформації з одного рівня управління організацією, підприємством, фірмою на інший, але є безпосередніми підставами для видання розпорядчих документів, у тексті яких іноді передбачається оформлення відповідного посилання.
Доповідна та пояснювальна записки мають однаковий склад реквізитів типового формуляра, але різні цілі створення, складаються в різних управлінських ситуаціях. У системі організаційно-розпорядчої документації вони мають стійку сферу застосування і навіть одержали останнім часом широке поширення службові записки не змогли витіснити їх з так званої внутрішньої переписки організації.
Доповідна або пояснювальна записка можуть складатися як за вказівкою керівника підприємства, організації та структурного підрозділу або вищестоящої установи, так і за ініціативою структурного підрозділу, конкретного працівника або підприємства. Вони є основою для прийняття управлінського рішення або видання розпорядчого документа і можуть адресуватися керівникові даного підприємства, організації та структурного підрозділу або в вищестояще міністерство, відомство і організацію.
Оформлення доповідних і пояснювальних записок повинно відповідати встановленим вимогам. Проте залежно від того, чи є документ внутрішнім або направляється у вищестоящу організацію, в оформленні цих документів з'являються свої особливості.
2. Зовнішні доповідні і пояснювальні записки
Доповідні та пояснювальні записки, що направляються за межі даного підприємства чи організації, називаються зовнішніми. Складаються вони досить рідко, але, як правило, з питань, що має істотне значення для діяльності підприємства. Тому оформляються вони на загальному бланку.
До складу типового формуляра зовнішньої доповідної або пояснювальної записки входять такі реквізити:
В· найменування автора документа (організації, фірми, може бути зазначено найменування вищестоящої організації, в систему якої вона входить);
В· назва виду документа (доповідна записка, пояснювальна);
В· дата:
В· реєстраційний номер,
В· адресат;
В· місце складання:
В· заголовок до тексту;
В· текст;
В· підпис.
При оформленні зовнішніх доповідних і пояснювальних записок кутове розташування реквізитів є кращим.
Наприклад:
Північний адміністративний
округ м. Москви
Муніципальний
книгарню Ліра
Назва виду документа (доповідна записка, пояснювальна записка) оформляється нижче найменування підприємства або організації прописними літерами.
Дата оформляється цифровим способом (23.06.97) від межі лівого поля нижче назви виду документа або над обмежувальною лінією в загальному бланку. Дата доповідної або пояснювальної записки є датою її підписання і відправки. Дата проставляється особою, яка підписує документ.
Реєстраційний номер поміщається праворуч від дати на одній рядку з нею і являє собою простий порядковий номер (No 25). Іноді він може включати в себе індекс структурного підрозділу, номер справи за номенклатурі справ і порядковий номер доповідної записки (No09-14/25).
Адресат оформляється в правому верхньому куті на рівні першого рядка в найменуванні автора і формулюється відповідно до встановленими вимогами.
Наприклад, адресування вищестоящої організації або структурному підрозділу оформляється в називному відмінку:
Префектура Південно-Східного
адміністративного округу
р. Москви
Центр ділового співпраці
Адресування перший керівникові (іноді і його заступникам) формулюється в давальному відмінку (кому?), причому в найменування посади включається повне найменування організації або підприємства-адресата, а перед прізвищем може вказуватися скорочена форма від прийнятого, але поки не став нормою ввічливого поводження панові, пані:
Голові
Московської
ліцензійної палати
пану Лямін А.Є.
Адресування іншому конкретній посадовій особі формулюється наступним чином:
Комітет з культури
Уряду Москви
(називний відмінок)
Начальнику відділу театрів
і концертній діяльності
Можаєвої Л.А.
(давальний відмінок)
Заголовок до тексту доповідної записки оформлюється в лівому верхньому куті під бланком від межі лівого поля. Заголовок коротко відображає зміст документа, відповідає на питання Про що?, починається віддієслівним іменником з прийменником О і зазвичай не перевищує 3 - 5 рядків, надрукованих через 1 міжрядковий інтервал (прапоровим способом).
Структура тексту доповідної або пояснювальної записки залежить від мети створення.
Наприклад, текст ініціативної зовнішньої доповідної записки складається, як правило, з двох частин.
В одній міститься точне і об'єктивне опис події або ситуації, їх оцінка укладачем і інша аргументована інформація про необхідність прийняття тих чи інших управлінських рішень. Архаїчний оборот Доводжу (Доводимо) до Вашого відома в цій частині тексту не вживається.
В іншій частині тексту формулюються висновки, пропозиції та рекомендації. Характерними для цієї частини тексту є дієслова пропоную (-Ем), вважаю (-ем) необхідним, прошу (просимо).
Дві частини виділяються при необхідності і в тексті пояснювальної записки.
В одній - коротко констатується або викладається зміст положень, пунктів і розділів основного документа або управлінської ситуації, фактів і подій.
В іншій - пояснюються причини, наводяться розрахунки, економічне та юридичне обгрунтування і інші докази.
Інформаційні та звітні доповідні записки містять, як правило, тільки одну частину тексту - перерахування відомостей про виконанні будь-яких завдань, доручень, планів і т.п.
Пояснення до положень, розділах і пунктам осн...
