Зміст
Введення
1. Організація проведення ділових нарад і переговорів
1.1 Завдання і класифікація ділових нарад
1.2 Технологія організації та проведення ділових нарад
1.3 Мистецтво ведення переговорів
1.4 Сім міфів про ефективні переговорах
2. Аналіз процесу технологій проведення ділових нарад в туристичний фірмі В«Альянс-турВ»
2.1 Аналіз господарської діяльності турфірми В«Альянс-турВ»
2.2 Особливості процесу проведення ділових нарад в турфірмі В«Альянс-турВ»
2.3 Удосконалення процесу проведення ділових нарад в ТОВ В«Альянс-турВ»
Висновок
Введення
Крім ділових бесід і комерційних переговорів в підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які являють собою спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Форми такого обговорення дуже різноманітні. Це з'їзди, конференції, симпозіуми, збори, засідання, семінари. Рішення, прийняті на цих заходах, звичайно ефективніше тих, що приймаються вузьким колом управлінців. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити загальне рішення на основі обліку самих різних думок.
Найчастіше ділові наради проводяться: при необхідності прийняття колективного рішення на основі рівного права кожного висловлювати та обгрунтовувати свою думку, якщо вирішення питання зачіпає інтереси одночасно декількох структурних підрозділів організації або фірми, якщо для вирішення важливого питання необхідні думки різних груп працівників.
Недостатньо добре підготовлені і погано проведені наради, скликані з кожного приводу, завдають великої шкоди, так як В«пожираютьВ» дороге час, відриваючи людей від основної роботи.
У загальному вигляді підготовка до проведення наради включає наступні дії: визначення тематики, формування порядку денного, визначення завдань зборів і його загальної тривалості, дати і часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи.
Розглянемо докладніше питання загальної організації ділових нарад і засідань.
1. Організація проведення ділових нарад і переговорів
1.1 Завдання і класифікація ділових нарад
Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, ухвалюються управлінські рішення.
Як свідчить досвід, ділові наради далеко не завжди приносять належний ефект через те, що багато керівників неясно уявляють собі технологію їх організації та проведення.
Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складним питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадіях:
В· збір та переробка інформації;
В· координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;
В· прийняття рішення.
Крім свого прямого призначення, кожне раціонально організоване нараду вирішує і важливу навчально-виховну задачу. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення загальних завдань, Досягати компромісів, набувають культуру спілкування і т.п.
Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівникові надається можливість показати свій талант менеджера.
Таким чином, управлінські дії менеджера доповнюються колективними засіданнями (Нарадами), на яких вирішуються повсякденні ділові питання і проблеми.
Ділові наради являють собою особливий вид організації праці, що діє в дуже короткі терміни і має певну цілеспрямованість. Наради класифікують за такими основними ознаками.
За призначенням:
В· що виробляють та приймають рішення;
В· роз'яснюють і уточнюючі завдання по реалізації раніше прийнятих рішень;
В· підводять підсумки і дають оцінку ухваленим раніше рішенням;
В· оперативні (Диспетчерські).
За періодичністю (Частоті) проведення:
В· разові;
В· регулярні;
В· періодичні.
За кількістю учасників:
В· вузький склад (до п'яти осіб);
В· розширені (до двадцяти осіб);
В· представницькі (Понад двадцять чоловік).
За ступенем стабільності складу учасників наради:
В· з фіксованим складом;
В· з запрошуваними за списком, складеним для кожної наради;
В· комбіновані.
По приналежності:
В· партійні (і інших громадських організацій);
В· адміністративні;
В· наукові та науково-технічні;
В· об'єднані.
1.2 Технологія організації та проведення ділових нарад
Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов'язкових елементів.
Підготовка наради починається з визначення необхідності й доцільності проведення ділової наради. Під час обгрунтування необхідності наради менеджер повинен сформулювати завдання, які вимагають оптимального та своєчасного рішення. Нарада має сенс, якщо є необхідність в обміні інформацією; виявленні думок і альтернатив; аналізі складних (нестандартних) ситуацій; прийнятті рішення щодо комплексних питань. Менеджер повинен проаналізувати всі альтернативи проведення наради: рішення вищого керівника; можливість вирішення питання по телефону; селекторну нараду можливість об'єднання з іншими (плановими) наради. І якщо після цього менеджер переконається в корисності наради, її можна проводити. В іншому випадку від наради необхідно відмовитися. Після того, як прийнято рішення про необхідність проведення наради, визначають порядок денний і склад її учасників.
Під час підготовки порядку денного необхідно визначити: 1) тему відповідної наради та зміст обговорюваних проблем; 2) умови, які повинен задовольняти кінцевий результат наради, для визначення мети наради; 3) хто і яку підготовчу роботу повинен проводити (доцільно створити робочу групу для формування порядку денного, проведення попередніх нарад у підрозділах).
Основні помилки, які допускаються при формуванні порядку денного: відсутність головної теми наради (не дозволяє забезпечити їх точне розмежування та відповідне аналітичне забезпечення); учасникам попередньо не роз'яснено суть обговорюваної проблеми; включення до порядку денного питань, різних за обсягом і змістом, в результаті чого нараду перетворюється в обговорення або навіть на лайку між окремими її учасниками; збільшується кількість учасників, поставлених у позицію пасивних слухачів; відступ від порядку денного, розгляд побічних тем, що виникли стихійно, або небудь В«вічноїВ» проблеми (наприклад, питання постачання і т. п.).
Під час вирішення питання про склад учасників необхідно особливо уважно підійти до формування списку за кількісним і якісним складом. До участі в нараді необхідно залучити посадових осіб, які найбільш компетентні в обговорюваної проблеми, а ними, як показує практика, не завжди є керівники підрозділів. Що стосується кількості учасників нарад, то не слід запрошувати стільки осіб, скільки стільців у залі засідань (Запрошення для масовості). Оптимальний варіант - відповідність кількості учасників наради з кількістю тих, хто бере активну участь в обговоренні питання. Основний критерій відбору учасників майбутньої ділової наради - це компетентність саме в питаннях порядку денного.
Треба визначити день і час проведення. Для наради рекомендується відводити певний день тижня, що дозволяє учасникам наради правильно спланувати свій робочий час і підготуватися до неї. Кращий день для наради - середа чи четвер, так як тижнева крива працездатності має помітний спад в понеділок і в п'ятницю. З теорії біоритмів відомо, що у людини протягом робочог...
