Переговорний процес і його структура
переговори ділова зустріч
1. Підготовка до переговорів і її основні складові. Роль планування при підготовці до переговорів
Переговори - один з основних видів підтримки ділового діалогу з партнерами. На практиці він включає наступні основні стадії:
В· підготовка до переговорам;
В· ведення переговорів;
В· підведення підсумків переговорів, їх аналіз і вироблення заходів по реалізації досягнутих домовленостей.
Підготовка до переговорів є одним з найважливіших етапів, на якому закладається успіх майбутніх рішень.
До переговорів слід готуватися завжди, а не тільки в разі об'єктивної слабкості позиції. Сильна позиція при поганій підготовці на переговорах може виявитися досить вразливою.
Добре підготуватися до важливих ділових переговорів допомагає планування.
Югославський підприємець і автор книги В«Як проводити ділові бесідиВ» П. Міцича пропонує при підготовці до ділової бесіди складати наступні плани:
В· Стратегічний план - програма дій і шляхи досягнення намічених завдань;
В· Тактичний план - перелік способів поетапного досягнення цілей, ведучих до вирішення стратегічних завдань;
В· Оперативний план - Програма дій по кожному окремому пункту бесіди;
В· План збору матеріалів та інформації (вказуються джерела інформації, що збираються відомості, виконавці, терміни);
В· План систематизації та відбору робочих матеріалів (визначає структуру організації зібраного матеріалу, критерії його відбору);
В· План викладу по часу (визначає рамки сле-дме, робочого плану бесіди. Час бесіди в загальних рисах розподіляється на окремі фази і елементи бесіди);
В· Робочий план (встановлює структуру викладу бесіди в цілому з урахуванням наявного часу);
В· План використання допоміжних засобів (передбачає включення наочних і технічних засобів у хід бесіди: графіки, проектори, аудіо-та відеосистеми, комп'ютери тощо);
В· План пристосування до співрозмовників і обстановки (враховує потенційні вимоги і наміри партнерів, а також особливості обстановки, в якій буде проходити бесіда);
В· План тренування - програма репетицій ділової бесіди.
Важливість розмови є чинником, який визначає, від якого з запропонованих планів можна відмовитися. Але слід мати на увазі, що планування бесіди завжди приносить тільки користь і ніколи - шкоди. Професійний підхід і коректне ставлення до партнера вимагають ретельної підготовки, підгонки деталей та шліфування бесіди в цілому, що може мати виняткове, часто вирішальне значення.
Підготовка включає два основних напрямки роботи: рішення організаційних питань і пророблення змістовної частини переговорів.
Організаційні моменти при підготовці до переговорам
До організаційних питань відносяться: складання програми прийому партнерів, формування делегації, визначення місця і часу зустрічі, обладнання приміщення, рішення процедурних питань (мова переговорів, стенографування, розсадження учасників), узгодження порядку денного кожного засідання.
Складання програми прийому партнерів. Основними її елементами є: порядок зустрічі партнерів; визначення персонального складу зустрічаючих; участь представників преси, телебачення, радіо; піднесенню квітів; розміщення в готелі; ділова частина (зустрічі, бесіди, переговори); прийоми, сніданки, обіди та ін; відвідування промислових та інших об'єктів; культурні заходи; проводи. Складання програми прийому партнерів та організаційне рішення цих питань слід доручити найбільш відповідальним і серйозним співробітникам.
Визначення місця і часу переговорів. Домовлятися про переговори прийнято не менш, ніж за 2-3 дні з вітчизняними партнерами і за 2-4 тижні з іноземними.
У фахівців немає єдиної думки про те, де з психологічної точки зору зручніше вести переговори - вдома чи в гостях.
У числі переваг проведення переговорів на своїй території називаються:
В· можливість контролювати ситуацію через рішення організаційних питань (розміщення гостей, харчування, культурна програма і т.д.);
В· В«Ефект спортсмена В»- команда грає на своїй території найчастіше виходить переможцем. Помічено, що господарі на переговорах говорять більше і переконливіше;
В· необхідність слідувати правилам протоколу господарів полегшує приймаючій стороні процес спілкування;
В· завжди можна порадитися з компетентними людьми, заручитися їхньою підтримкою і схваленням;
В· партнер має менше можливостей згорнути переговори і піти, що було б неважко, перебувай він на своїй території.
Положення приймаючої сторони, однак, дає не тільки переваги. Роль господарів має свої витрати:
В· відсутня можливість в складній ситуації відкласти ухвалення рішення, пославшись на відсутність інформації;
В· діє В«ефект гостинних господарів В», бажання поступитися партнерові, що приїхав здалеку, з почуття гостинності;
В· необхідно відволікатися на вирішення численних організаційних питань у збиток безпосередньо переговорного процесу.
Формування делегації. Згідно міжнародній практиці, на переговорах прийнято дотримуватися принципу паритету (Рівності) кількісного складу та рівня представництва делегацій. Рівне представництво кращий з погляду етикету і повноважності в прийнятті рішень керівниками делегацій. Відхилення від принципу паритету можливо через обставини, в яких необхідно переконати партнерів.
Устаткування приміщення. Переговори бажано проводити в спеціально обладнаному для цих цілей приміщенні або в кабінеті керівника делегації приймаючої сторони за загальним столом при відключеному телефоні. Бажано, щоб переговорна кімната була досить віддалена від основних виробничих приміщень (якщо такі є), була комфортабельна і естетично оформлена. На столі не повинно бути ніяких зайвих документів, розкладається папір (блокноти), олівці.
Рассадка за столом переговорів проводиться з урахуванням рангів і службових положень учасників. Практикується кілька варіантів розсаджування. Глави делегацій можуть сидіти на чолі столу навпроти один одного (перекладачі розташовуються збоку), а далі за столом сідають інші члени делегацій згідно старшинства по низхідній.
Більш поширений, проте, інший варіант: глави делегацій сідають в центрі столу, один навпроти одного, поруч з ними (ліворуч) перекладачі й далі по обидві сторони члени делегацій.
Організатори переговорів проявлять чемність, завчасно підготувавши особисті картки учасників переговорів і відзначивши ними місця їх розсадки.
Узгодження порядку денного, і консультації з третіми особами і організаціями по стосуються їх питань. Особливо важливо принципово проробити проблеми доставки вантажів, взаємодії з митницею, податковими органами, використання пільг, знижок, можливості реалізації товару через торговельні мережі та т.п. Ці питання особливо актуальні при підготовці до переговорів з іноземними партнерами. Тому необхідно передбачити час для внутрішніх переговорів з третіми особами та організаціями і не поспішати з призначенням дати зустрічі з партнером за столом переговорів.
Змістовна підготовка переговорів
Аналіз проблеми і діагностика ситуації. Це ключовий момент підготовчого процесу. Всі відомі на сьогоднішній день дослідження та практика показують: в основі будь-яких переговорів лежать потреби і інтереси сторін. Сторони вступаючи в переговори, завжди мають як загальні, так і різні інтереси. Слід розрізняти інтереси і позиції, які не завжди адекватно відображають ці інтереси. Таке розрізнення дозволить більш гнучко і творчо поставитися до конструювання варіантів рішень, вийти за межі зайнятих позицій, що зробить можливим досягнення найдивовижніших комбінацій.
Вироблення концепції переговорів (загального підх...
