Зміст.
Введення
1. Поняття інформаційно-довідкової документації
1.1 Види та значення інформаційно-довідкової документації
2. Оформлення реквізиту 24 - візи узгодження документа
3. Приклад оформлення конкретного виду документа "Посадова інструкція"
Список використаних джерел
Введення
Інформаційно-довідкові документи повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділи до керівника організації, від підвідомчої організації в вищестоящу.
Правове становище працівника в організації регламентується посадовою інструкцією. Цей документ встановлює функції, права, обов'язки та відповідальність працівника організації.
Порядок розробки посадових інструкцій склався досить давно. Формуляр цього документа і структура тексту уніфіковані.
1. Поняття інформаційно-довідкової документації
Інформаційно-довідкові документи повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення. Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділи до керівника організації, від підвідомчої організації в вищестоящу. Переважна більшість документів, що створюються в організаціях та поступають в неї ззовні, містять інформацію про фактичний стан справ в даної чи інших організаціях, що служить підставою для вивчення розпорядчих документів.
До інформаційно-довідковим документів відносяться листи і їхні різновиди, пов'язані зі способом передачі інформації по каналах зв'язку (телефакси, телеграми, телефонограми) акти, протоколи, довідки, доповідні і пояснювальні записки, заяви та ін Інформація, що міститься в інформаційно-довідкових матеріалах, може спонукати до дії або може бути лише взято до відома.
1.1 Види і значення інформаційно-довідкової документації
Листи - оформляються на бланках для листів і містять такі реквізити: адресат, резолюцію, відмітку про контроль, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатка, підпис, відмітку про виконавця, позначку про виконання, відмітку про перенесення даних на машинний носій, відмітку про надходження. Листи можуть бути присвячені одному або декільком питань, тобто бути простими або складними. Рекомендується складати прості листи, які зручні для подальшої обробки, виконання, зберігання і використання в довідкових цілях. Текст листа, як правило, складається з двох частин. Спочатку вказуються причини, які послужили підставою для складання листа (факси, події, посилання на інші документи), а потім викладаються висновки, пропозиції, прохання. У листуванні використовуються такі форми викладу тексту:
В· Від першої особи однини (ПРОШУ);
В· Від першої особи множини (ПРОСИМО);
В· Від третьої особи однини (ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОСИТЬ)
В· Від третьої особи множини (КЕРІВНИЦТВО ОРГАНІЗАЦІЇ І ТРУДОВИЙ КОЛЕКТИВ ПРОСЯТЬ)
Вихідні листи (відправляються) візуються зацікавленими посадовими особами (наприклад, листи з фінансових питань - Головним бухгалтером). Візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії листа, що залишається в організації.
На вхідних (отримуваних) листах проставляються відмітка про надходження і резолюції керівних працівників організації.
Відмітка про надходження розташовується в правому нижньому кутку документа і включає: реєстраційний номер листа і дату його отримання. Для проставлення відмітки про надходження може використовуватися спеціальний реєстраційний штамп, який включає; найменування організації, місце дати отримання і місце для реєстраційного номера. (Рис.1)
Рис. 1
Вказівки з використання отриманого листа фіксуються в формі РЕЗОЛЮЦІЇ, що включає прізвище та ініціали виконавця, що містять доручення і термін виконання. Резолюція обов'язково датується і підписується. (Рис.2)
Рис.2
Якщо виконавців документа декілька, вони все вказуються в резолюції. При цьому один з виконавців призначається відповідальним і вказується в списку першим (без позначки "Відповідальний").
Резолюція проставляється в правому верхньому куті між реквізитами "адресат" і "текст". При необхідності написання другої та наступних резолюцій вони проставляються на вільному місці лицьового боку документа. Не рекомендується писати резолюції на окремих аркушах паперу через можливість їх втрати в подальшому. При необхідність створення таких листків-резолюцій їх підшивають у справу разом з листом (не приклеюючи до листа і не скріплюючи їх з листом металевої дужкою або скріпкою).
Телеграми - оформляються на спеціальних друкарських бланках, а в разі їх відсутності, на звичайному папері. Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні аркуша через два інтервали прописними літерами. Перший примірник направляється на телетайп (телеграф), другий - підшивається до справи. Інформація, яка не підлягає передачі (поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата) - друкується малими літерами (Крім заголовних) ......
Міжнародні телеграми - друкуються російською і латинським шрифтом. Текст міжнародної телеграми друкується через 1,5 інтервали, прописними літерами, без червоного рядка, абзаців, перенесення слів і виправлень. Адреса міжнародної телеграми включає: відмітку про категорії телеграми, найменування адреси, найменування пункту або країни призначення. Текст міжнародної телеграми підписується керівником організації. У лівому нижньому куті міжнародної телеграми вказується номер, дата, прізвище виконавця, номер службового телефону.
Телефонограма - включає такі реквізити: найменування організації, вид документа, адресат, дата, індекс, текст, підпис, відмітку про час передачі та зазначення посади та прізвищ (або тільки прізвищ) осіб, які прийняли і передали телефонограму. В разі відсутності бланків для телефонограм, застосовуються аркуші паперу формату А5 (або журнал). Телефонограми складаються в одному примірнику, підписуються керівником або безпосереднім виконавцем. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, то додається список установи-адресатів і номерів телефонів. (Рис.3)
Рис.3
Процеси прийняття управлінських рішень їм самі рішення документуються за допомогою ПРОТОКОЛІВ виробничих нарад у керівництва організації. Документування ходу виробничих нарад та оформлення протоколу покладається на співробітника, відповідальної за ведення роботи з документами.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення та прийняття рішень на зборах, нарадах і засіданнях колегіальних органів. Протокол містить такі реквізити: найменування організації, найменування виду документа, дата засідання, індекс, місце засідання, граф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок до тексту, текст, підписи. Дата протоколу - це дата наради. Заголовок - це назву протоколюються заходи (нарада, засідання, збори) і найменування колегіального органу. Текст протоколу складається з двох частин, вступної та основний;
В· Вступна частина містить постійну інформацію (слова "ГОЛОВ...
