Зміст
Введення
Глава 1. Діловодство і нові інформаційні технології
1.1 Визначення термінів В«ДіловодствоВ» та В«нові інформаційні технологіїВ», їх взаємодія. Інформаційні системи
1.2 Автоматизація діловодства
1.3 Електронний документообіг
Глава 2. Нормативне регулювання використання нових інформаційних технологій в діловодстві
2.1 Федеральні закони
2.2 Національні (Державні) стандарти
2.3 Інші нормативно-методичні документи
Глава 3. Приклади використання систем електронного документообігу (СЕД)
3.1 В«ДелоВ» - система автоматизації діловодства та електронного документообігу
3.2 DocsVision 4.0. Додаток В«Адміністративне провадженняВ»
3.3 Досвід деяких держструктур в автоматизації діловодства та впровадженні СЕД
Висновок
Список використаних джерел та літератури
Введення
Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.
На сьогоднішній день документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві.
Незаперечна важливість збереження і вмілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення і вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту і досвіду керівників. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом.
Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може призвести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ - це, перш за все, втрачені гроші, час і упущені можливості.
Внаслідок цього, на якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно постає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації.
Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності відіграють сучасні системи електронного документообігу.
З розвитком науково-технічного прогресу, нові інформаційні технології стрімко охоплюють дедалі більше сторін людського життя. Не дивно, що така важлива частина адміністративної діяльності, як документаційне управління забезпечення, впритул підійшла до використання нових технологій.
Існує думка, що в даний час тільки близько 30% усієї корпоративної інформації зберігається в електронному вигляді (як в структурованому - у базах даних, так і в неструктурованому).
Вся інша інформація (близько 70%) зберігається на папері, створюючи чималі труднощі при її пошуку і обробці. Тим не менш, це співвідношення поступово змінюється на користь електронної форми зберігання (зокрема, через розвиток електронних архівів).
В даний час на більшості російських підприємств документообіг у вигляді договорів, прайс-листів, наказів, ділового листування, фінансової документації, і т.д., зберігається як в паперовому, так і в електронному вигляді (часто невпорядковано на файл-сервері). При цьому практично неминуче виникає дублювання інформації, а також не забезпечується підтримка різних версій документів та безпека їх зберігання. Тобто, і при переважанні електронної форми зберігання документів, вони не завжди використовуються ефективно.
Необхідність автоматизації документообігу організацій визначає актуальність даної теми.
В даній курсовій роботі розглядаються визначення найважливіших термінів у сфері діловодства та інформаційних технологій, нормативно-методичне регулювання даних аспектів, а також приклади використання систем автоматизації діловодства в конкретних організаціях.
Глава 1 присвячена визначенню термінів В«діловодствоВ» та В«нові інформаційні технології В». Також в ній дається відмінність між поняттями В«автоматизація діловодства В»іВ« електронний документообіг В». Необхідно зауважити, що в сучасній фаховій літературі зазвичай ототожнюються такі поняття, як В«система автоматизації діловодстваВ» (САД) і В«система електронного документообігу В»(СЕД). У главі 1 представлено думку А.М. Савельєва, пояснююче відмінності між зазначеними поняттями.
Завдання, поставлена ​​в главі 2 - описати нормативні акти (федеральні закони, національні стандарти, інші нормативно-методичні документи), так або інакше регулюють застосування нових інформаційних технологій в діловодстві організацій.
Глава 3 описує конкретні приклади використання систем електронного документообігу (СЕД). Перші два параграфи присвячені опису двох популярних СЕД - В«ДЕЛОВ» і В«DocsVicion 4.0. В«Адміністративне провадженняВ».
У параграфі 3.3. наведені приклади автоматизації діловодства в таких державних структурах, як Міністерство Економічного Розвитку і Торгівлі Російської Федерації, Центральний Банк Російської Федерації і Рада Федерації. Крім того, на підставі наведеної інформації аналізуються типові проблеми у впровадженні автоматизації діловодства на підприємстві.
Метою курсової роботи є розгляд найважливіших процесів впровадження нових інформаційних технологій в діловодстві, а також розгляд виникаючих при цьому основних проблем.
Глава 1. Діловодство і нові інформаційні технології
1.1 Визначення термінів В«діловодствоВ» та В«нові інформаційні технології, їх взаємодія. Інформаційні системи
Для розгляду теми курсової роботи - В«Нові інформаційні технології в діловодстві організацій В»перш за все, необхідно дати визначення термінам, включеним в назву теми роботи, а саме: В«діловодствоВ» та В«нові інформаційні технології В».
Отже, діловодство (згідно ГОСТу Р-51141-98 В«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення В», затв. постановою Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 р. N 28) - це галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. [8; с. 23]
Управління можна представити як послідовний процес:
Гј отримання інформації;
Гј обробки інформації;
Гј прийняття рішення;
Гј доведення рішення до відома виконавців;
Гј виконання рішення;
Гј підведення підсумків. [21; с. 142-144]
При цьому необхідна інформація для прийняття рішень і самі рішення можуть бути представлені у вигляді документів (в документированном вигляді). Тому діловодство називають також документаційне забезпечення управління (ДОП).
На роботу з документами працівники сфери управління затрачають в середньому до 60% робочого часу. Обсяг технічної роботи з документами нерідко настільки великий, що заважає продуктивній діяльності підприємства. Тому раціональна організація діловодства розглядається як одне з найважливіших завдань, що забезпечують ефективне управління. [20; с. 117-118]
Діловодство складається з двох нерозривно пов'язаних компонентів:
1. документування (Запису інформації на різних носіях за встановленими правилами)
2. організації роботи з документами, яка полягає в організації документообігу, зберіганні та використанні документів в поточній діяльності підприємства.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок складання документів і роботи з ними. Правила роботи з документами на конкретному підприємстві являють собою систему діловодства, яка являє собою сукупність:
Гј загальноприйнятих принципів обробки документів;
Гј прийомів в роботі з документами конкретного підприємства.
Розробка нових інформаційних технологій в управлінні, нових офісних програм здійснюється на основі традиційних правил діловодства (реєстрація документів, їх узгодження, контроль їх виконання, виконання, архівне зберігання, і т.п.) [21; с. 1...
