Введення
Якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається умінням офіс-менеджера зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічно функцій.
Актуальність теми даної роботи обумовлюється тим, що в Росії покладання на секретаря або адміністратора обов'язків офіс-менеджера пояснюється окрім різноманітних особливостей нашого менталітету (загальновідомо, що в радянський час аналогом даній посаді був секретар з В«деякими повноваженнямиВ» свого керівника - Чим В«вищеВ» був керівник, тим "вище" були повноваження його секретаря), також і прагненням вітчизняних роботодавців до універсалізації персоналу та економії коштів на людські ресурси.
Але оскільки ця посада прийшла до нас з-за кордону, то, судячи з закордонним тенденціям, така практика вже В«відмираєВ». На сьогоднішній день офіс-менеджер - це керівна посада. Найчастіше офіс-менеджером називають секретаря або адміністратора офісу.
Навряд чи це обгрунтовано, тому що і секретар, і адміністратор позбавлені (або майже позбавлені) владних повноважень. Так як всі посади, що містять у своєму найменуванні слово менеджер (англ. manager - управляючий, завідувач, директор) так чи інакше, припускають наділення працівника керівними повноваженнями.
Вивченість. Для написання даної роботи, мною була досліджена відповідна література, в якій вивчена проблема організації роботи офіс-менеджера. У роботах Т.Н. Бондаревої, Рішара, Каус, Д. Харрісона, та інших вчених сформульовані загальні принципи і критерії роботи офіс-менеджера. У даній роботі мною також були використані останні роботи західних авторів і консультантів з менеджменту, а також праці відомих вітчизняних лінгвістів, логіків і фахівців у сфері управління.
Об'єктом дослідження даної роботи є сукупність посадових повноважень офіс-менеджера
-->>
Предметом дослідження є організація роботи офіс-менеджера.
Мета дослідження полягає у комплексному вивченні проблеми організації роботи офіс-менеджера, що є координуючим центром конкретного структурного підрозділу. Виходячи з даної мети, вирішуються такі завдання :
- розглянути спосіб організації та психологічні аспекти роботи офіс-менеджера;
- визначити організацію робочого місця офіс-менеджера;
- розібрати в чому полягає допомога офіс-менеджера в роботі керівника;
- проаналізувати ділове спілкування в роботі офіс-менеджера.
Практична значущість роботи. Аналітичний матеріал роботи та отримані результати дослідження можуть бути застосовані при створенні узагальнюючих праць і навчальних посібників з вивчення специфіки роботи офіс-менеджера.
Структура дослідження. Цілі і завдання дослідження зумовили вибір структури роботи. дана робота складається з вступу, чотирьох питань, висновку, списку літератури і додатки до роботі.
1. Спосіб організації і психологічні аспекти роботи офіс-менеджера
Якість і ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається умінням офіс-менеджера зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічно функцій.
Офіс-менеджер є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну обізнаність про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку організацію телефонних розмов. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділу.
Офіс-менеджер не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак вона безпосередньо бере участь у проведенні в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості офіс-менеджера, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою чарівністю відіграють велику роль.
Офіс-менеджер є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. Офіс-менеджер являє керівника також і перед іншими установами, та по ній найчастіше судять як про її керівника, так і про її організації [1].
Механізація та автоматизація управлінської праці вимагають від офіс-менеджера постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, діловодства. Одним із шляхів забезпечення високої ефективності роботи апарату управління є правильна організація роботи такої масової категорії допоміжних співробітників як офіс-менеджери.
Однак у цій області необхідно відзначити суттєві недоліки: як правило, підготовка офіс-менеджера зводиться головним чином до освоєння технічних навичок - вміння працювати на комп'ютері та іншої офісної техніки, і т.п. Питання ж раціональної організації роботи офіс-менеджера, різні психологічні аспекти його діяльності глибоко не вивчаються. Необхідні навички виробляються у офіс-менеджерів в процесі тривалої практичної роботи методом "проб і помилок". Широке поширення мікроелектроніки, комп'ютерів індивідуального користування, потужних засобів автоматизованої обробки тексту і графічної інформації, високо ефективних пристроїв її зберігання і пошуку, сучасних засобів зв'язку та мереж електронно-обчислювальних машин дозволяють деяким фахівцям ставити питання про перспективи створення електронної контори майбутнього. Може бути, при такому рівні розвитку техніки вже не має істотного значення організаційні і психологічні аспекти праці службовців, і техніка здатна вирішити всі проблеми, забезпечити високоефективний працю керівника і офіс-менеджера. Звичайно ж, ні. Ефективно за допомогою сучасної техніки вирішуються лише питання автоматизації інформаційних процесів, тобто ті, які найбільш добре піддаються формалізації.
Значно важче формалізувати процеси і зв'язки в сфері прийняття управлінських рішень, хоча й тут робляться спроби використання досягнень сучасної обчислювальної техніки. Тим не менш, в управлінській діяльності все ще велика роль інтуїтивних, вольових рішень.
Дуже великий вплив на ефективність праці у сфері управління надають і психологічні аспекти взаємини людей. Робляться спроби перебудови організаційної структури ряду фірм США з використанням підходу до управлінського праці, як до процесу обробки інформації.
За допомогою створення автоматизованих центрів обробки інформації на ЕОМ намагалися домогтися скорочення числа службовців і підвищення продуктивності праці в сфері управління.
Однак при реалізації такого підходу яскраво проявилися незручності роботи для керівників вищої та середньої ланки при заміні особистих офіс-менеджерів централізованою службою підготовки та обробки інформації. В результаті були змушені повернутися до колишнім організаційним структурам.
Ймовірно, ключем до вирішення цієї проблеми є комплексний підхід, заснований на спільному використанні досягнень сучасної техніки, раціональної організації праці і людських взаємин у сфері управління.
Таким чином, офіс-менеджер - один з керівних працівників підприємства, який підпорядковується безпосередньо директору. Його основним завданням є організація та забезпечення роботи офісу. Під офісом в даному випадку розуміється відособлена складова частина підприємства, що виконує адміністративні функції, призначена для розміщення адміністративно-управлінського персоналу і здійснює взаємодію з клієнтами.
Можна виділити наступні вимоги роботодавців до вакансій офіс-менеджерів і секретарів. Принципово їх можна розділити на ділові й особистісні якості. До ділових відносяться в першу чергу відносяться професійні навички (Високий рівень базової освіти, гарне володіння ПК, оргтехнікою, хороше знання російської та іноземної мови, діловодства). Організаторські якості подразумевают вміння організовувати свою роботу, робот...
