Основні поняття документаційного забезпечення управління (Діловодство)
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - це специфічний напрямок діяльності, яке полягає в складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні.
Діловодство галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Сучасне діловодство включає:
• забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документів для здачі в архів, знищення).
Паралельно з терміном В«діловодствоВ» в останні десятиліття використовується термін документаційне забезпечення управління (ДОП ^)
Документування - це процес створення і оформлення докуметів.
Організація роботи з документами це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як В«організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи В».
Документооборотом стандарт називає рух документів організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. В технологію роботи з документами 'входить:
• прийом і первинна обробка документів;
• їх попередній розгляд і розподіл;
• реєстрація документів;
• контроль виконання документів;
• інформаційно-довідкова робота;
• виконання документів;
• їх відправка;
• систематизація (Формування справ) і поточне зберігання
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання ', контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують їх своєчасне виконання ', формування справи - групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ (Систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, з зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації по розглянутого питання або керованого об'єкта. 'Інформація тотожна поняттям: В«даніВ», В«відомостіВ», В«показникиВ». Законодавчо закріплений такий термін:
В«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання.
У Федеральному законі В«Про інформацію, інформатизації і захисту інформації В»закріплено наступне визначення поняттяВ« документ В»:
/ Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами дозволяють її ідентифікувати.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені в установленому порядку.
Багато форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів, розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей в письмовому вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати відповідно з їх призначенням як засоби:
• • регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін);
• розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження тощо);
• накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін);
• передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми і ін.)
Документ виник передусім, щоб зафіксувати інформацію та додати їй юридичну силу. Значення латинського слова В«документВ» - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям В«юридична сила документаВ»
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.
З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
• дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
• видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
• дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
В управлінській практиці прийнято розрізняти документи по з тобто пені їх справжності на чорнові, чистові, оригінали, копії.
Чернової документ, виготовлений рукописним, машинописним способом або роздрукований з комп'ютера, відображає роботу автора над його змістом. Він може містити лише текст і не має юридичної сили.
Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Документ, в якому містяться відомості, що підтверджують його достовірність (про автора, час і місце створення) вважається справжнім.
Оригінал офіційного документа це перший (або одиничний) примірник документа, що володіє юридичною силою.
Копія документа - це документ, повністю відтворюючий інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.
Діяльність установи оформляється сукупністю певним чином взаємодіючих документів, відповідних функцій управління і складових системи документації.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.
Їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчою документації. Державний стандарт визначає організаційно-розпорядчі документи як письмові документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб
Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.
Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється В«зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для порівняння з ними інших подібних об'єктів В». Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом.
Під уніфікацією розуміється В«приведення чого-небудь до єдиної системі, формі, однаковості В».
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління в певної сфері діяльності.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів обов'язкові для застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
Сучасне державне регулювання діловодства
Законодавче регулювання діловодства
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативн...
