Московський Державний університет
технологій та управління
Філія р. Унеча
Контрольна робота
з дисципліни:
"Документаційне забезпечення управління"
на тему:
"Довідково-інформаційне документи, їх складання та оформлення "
Виконала: студентка 3 курсу
спеціальність 080502, ПФО
шифр № 570-Е-07
Руцького В. С.
Унеча, 2009
Зміст
Введення
1. Службовий лист
2. Доповідна записка
3. Пояснювальна записка
4. Телеграма
5. Телефонограма
6. Телекс
7. Протокол
8. Акт
9. Довідка. Електронна пошта
Висновок
Список літератури
Введення
З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи.
Документи виникли разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам'яті.
Робота будь-якого управлінського апарату, як і взагалі будь-яка робота сьогодні, тримається на засадах наукової організації праці. Кожен процес роботи повинен бути методично розкладений на свої складові частини, до найпростіших операцій. З продуманих, правильно організованих операцій і будується повна ланцюжок науково-організаційної роботи.
Документаційне забезпечення - найважливіша завдання діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Законодавство Російської Федерації регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення діяльності фізичних осіб (громадян) і юридичних осіб. Інформаційно-документаційне обслуговування виступає головною забезпечує функцією управління, виконання яких вимагає спеціальних професійних знань.
В даний час система діловодства зазнає значні позитивні зміни, пов'язані з використанням персональних комп'ютерів, що дозволяє вирішити багато проблем у системі діловодства.
1. Службовий лист
Лист (синоніми: службове лист, діловий лист; у множині ділова кореспонденція) - загальноприйняте назва великого числа різновидів довідково-інформаційних документів, що використовуються для вирішення, головним чином, поточних завдань в управлінні. Основною ознакою, за якому листи виділяються в групу документів є пересилання їх поштою.
Розробник ділового листа повинен побудувати грамотну стилістичну конструкцію. Від стилю і тону листа залежить характер ділового діалогу між фірмами. Лист має бути потужним і гнучким інструментом проведення економічної стратегії фірми.
Для листів встановлено спеціальний бланк - бланк листа.
Реквізити службового листа: Державний герб Російської Федерації; герб суб'єкта Російської Федерації; емблема організації або товарний знак (знак обслуговування); код організації; основний державний реєстраційний номер юридичної особи; індіфікаціонний номер платника податків/код причини постановки на облік; код форми документа; найменування організації; довідкові дані про організацію; дата документа; реєстраційний номер документа; посилання на реєстраційний номер і дату документа; адресат; резолюція; заголовок до тексту; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження документа; візи узгодження документа; відбиток печатки; позначка про виконавця; позначка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про надходження документа в організацію; ідентифікатор електронної копії документа.
Текст листа службового складається з двох логічно пов'язаних частин. У першій частині (вступ) формується тема листа, вказуються причини, що послужили підставою для складання листа, факти, події, посилання на інші документи. У другій частині (висновок) висловлюється основна мета листа, робляться висновки, викладаються пропозиції, прохання, дається гарантії. Листи з питань, що не потребують поясненні, обумовленим заздалегідь, можуть складатися з однієї заключній частині.
У листах використовують такі форми викладу: від першої особи множини; від третьої особи однини числа; від першої особи однини.
Розмір службового листа не повинен перевищувати однієї машинописного сторінки (до п'яти сторінок при необхідності). Якщо текст листа не перевищує 5 - 7 рядків, то можна використовувати бланк формату А-5 і не складати заголовок до тексту.
Службове лист підписує керівник організації, його заступник або керівник того структурного підрозділу, якому надано право підпису в межах його компетенції.
При складанні службових листів з однотипної інформацією використовують типові тексти і тексти - трафарети. При складанні текстів - трафаретів слід враховувати закономірність порядку слів в офіційно - Діловому стилі російської мови: постійна інформація передує змінної. Тому текст - трафарет не може починатися з пробілу.
Розрізняють різні види листів : дамо коротку характеристику деяким. Циркулярні листи - зазвичай виділяє вищестояща організація і вони стосуються ділових питань і носять розпорядчий характер. Гарантійні листи направляються з метою підтвердження даних раніше обіцянок чи обумовлених умов. Супровідні листи складаються при відправленні адресату будь-яких документів або матеріальних цінностей. Комерційні листи складають від імені юридичної особи при виконанні комерційної угоди.
Існують також: договірні листи, листи-прохання, листи - запрошення, інформаційні листи, листи - повідомлення, листи - нагадування, листи - підтвердження, листи - відповіді, листи - рекламації і т.д.
Приклад складання та оформлення інформаційного листа.
ХУДОЖНЬО-ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ
МОСКОВСЬКИЙ ДВІР
Малий Трехгорний пров., 8/10 Р/с № 606326 в Київській філії
Приміщення № 1 Індустріального банку, МФО 201832
Москва, 123336 ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643
Телефон: 449-84-20 ІНН/КПП 7704653289/770532876
27 березня 2001 № 27/05/02
На № _________ от________
Про затримку здачі робіт
Фірма "Камелія"
вул. Радянська, буд.32, Москва, 163020
Шановні панове!
Від імені нашого Об'єднання приносимо вам свої вибачення за затримку здачі робіт по виконанню художнього оформлення вашого офісу.
Хочемо запевнити вас, що роботи будуть виконані в строк, обумовлений в наших попередніх переговорах.
Також просимо вас врахувати, що різке підвищення цін в країні може спричинити за собою збільшення суми нашого договору.
Заздалегідь вдячні.
З повагою,
Директор <Особиста підпис> С.А. Хачатуров
Ю.В. Гаврічкіна
242 38 12
2. Доповідна записка
Доповідна записка -документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи і що інформує його про ситуації, що склалася, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, а також містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи самого працівника, так і за вказівкою керівника. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти оптимальне рішення. Інформаційна доповідна записка містить відомості про хід виконання якоїсь складної роботи, характер якої керівнику відомий. Звітна доповідна записка інформує про виконання планів, вказівок. Внутрішня доповідна записка складається на звичайних істих аркушах, її підписує укладач. Зовнішні доповідні записки, направлен...
