Роль документа в житті людини в суспільстві
Зміст
Введення
Поняття В«документВ», його історичний розвиток
Властивості і ознаки документа
Значення документа для людини і суспільства
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Актуальність роботи обумовлена ​​значенням ролі документа в житті будь-якого людини. Практично в будь-якій сфері нашої діяльності потрібні які-небудь документи.
З розвитком суспільства постійно ускладнюється процес управління та доводиться вирішувати все більш складні комплекси взаємопов'язаних завдань. Їх рішення грунтується на інформації про керовані об'єкти, носієм якої виступає документ.
Розвиток людства об'єктивно супроводжує зростання обсягів інформації і її носіїв - документів.
Метою роботи є визначення ролі документа в житті людини в суспільстві.
Для досягнення цієї мети поставлені завдання: розглянути еволюцію документа в його історичному розвитку, виявити сучасне визначення документа, основні функції документа в житті людини і суспільства.
Предметом дослідження стали властивості, ознаки документа, а також роль і значення документа в житті людини в суспільстві.
Поняття В«документВ», його історичний розвиток
Поняття В«документВ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності щодо створення, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.
Документ - явище складне і давнє. Поява писемності ознаменувало перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якомусь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі.
У результаті з'явилася документована інформація, тобто документ.
У Росії термін В«документВ» був введений Петром Першим саме в значенні В«письмове свідоцтвоВ». На всьому протязі XVIIIв. у визначенні поняття В«документВ» виділялося насамперед його правове призначення. Між тим сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього в діловодної практиці зазвичай використовувалися інші терміни: В«АктВ», В«справаВ», В«папірВ». [1]
В кінці XIX в. спостерігається тенденція до звуження кордонів поняття В«документВ»: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, службовець для отримання і докази, потім - як письмове свідоцтво, що підтверджує певні правові відносини.
З початку XX в. бельгійський учений Поль Отле в Міжнародному інституті документації вже використав поняття В«документВ» як термін, який би всю зафіксовану на різних носіях інформацію. Він відносив сюди рукописи, друковані видання, гравюри, схеми, кіно-та фотодокументи, диски, карти, запису голоси, ноти, медалі, листівки і т.д., і навіть скульптуру, живопис і архітектуру. Тобто будь-яке джерело інформації, втілений у матеріальній формі.
Концепція П. Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття В«історичний документ В»(фіксоване свідоцтво про яку-небудь епосі, обличчі і т.д.) іВ« рахунковий документ В»(службовець підставою для здійснення господарських дій - прийому і видачі цінностей). [2]
На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Так, у В«Словнику архівної термінологіїВ», виданому в 1988 р. Міжнародним радою у справах архівів, документ розглядається як В«комбінація носія і записаної на ньому або в ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність В». В іншому випадку документ визначається як В«записана інформація, незалежно від форми або носія, створена, отримана і зберігається організаціями, інститутами та індивідуумами в забезпечення своїх законних прав та обов'язків або для проведення ділових операцій В».
За тривалий історичний період значення поняття В«документВ» постійно змінювалося. І до теперішнього часу застосовуються визначення, то додають йому найширший сенс, то звужують його розуміння до одного якого-небудь виду документа. Оперуючи поняттям В«документВ», необхідно всякий раз уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, для вирішення теоретичних або практичних задач.
Офіційне формулювання в законодавстві РФ: документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання. [3]
Властивості і ознаки документа
Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей. Найбільш істотні з них наступні:
- атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних доданків - інформаційної і матеріальної;
- функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;
-структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа. [4]
Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речовинного) носія. Головною складовою документа виступає інформація, тобто самі різні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Будь-яка сфера людської діяльності, так чи інакше, пов'язана з документної інформацією, тобто інформацією, що міститься в документі. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:
- документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві;
- документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини;
- інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом;
- як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливу автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями. [5];
- документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і т.д.;
- документ володіє субстанціональний (вещності). Для документа важлива стабільна речовинна форма.
Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може. Матеріальна складова документа - це його речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часу. [6]
Матеріальну складову документа визначає носій інформац...
