1. Планування як провідна функція управління
Функція планування є провідною в процесі управління організацією, підприємством, корпорацією. Вона здійснюється менеджерським корпусом для визначення цілей організації, а також шляхів і засобів її досягнення. За своєю суттю реалізація функції планування являє собою завчасну і детальну підготовку до майбутнього.
Зміст планування як функції управління полягає в обгрунтованому визначенні основних напрямки і пропорцій розвитку виробництва з урахуванням матеріальних його джерел його забезпечення і попиту ринку [1].
Планування передбачає розробку цілей та комплексу заходів, які визначають послідовність конкретних результатів діяльності з урахуванням можливостей найбільш ефективного використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і організацією в цілому.
Реалізація функції планування включає обгрунтовану відповідь на наступні питання:
Де ми знаходимося в даний час?
Куди ми хочемо рухатися?
Як ми збираємося це робити?
Суть відповіді на перше питання полягає у визначенні реальних можливостей організації у сфері її основної діяльності на основі її сильних і слабких сторін у важливих функціональних областях: маркетинг, фінанси, виробництво.
При формулюванні відповіді на питання додатково до виконаному аналізу (при відповіді на перше питання) вивчаються інші фактори, визначають успіх організації. Аналізуються економічні умови, рівень технології, соціальні і культурні зміни, а також вплив факторів зовнішнього середовища на діяльність організації (при відповіді на перше питання) вивчаються інші чинники, що визначають успіх організації. Аналізуються економічні умови, рівень технології, соціальні і культурні зміни, а також вплив факторів зовнішнього середовища на діяльність організації (купівельний попит, конкуренція, загальні фактори стану економіки, науково-технічного прогресу, політичні умови та інші фактори зовнішнього середовища). Відповідь виражається в обгрунтованої постановці реалістичних цілей організації і у визначенні загроз, які можуть поміщати їх досягненню.
Відповідь на третє питання містять конкретні заходи, які повинні здійснити підрозділи і співробітники організації при вирішенні поставлених завдань для досягнення сформульованих цілей.
При такому підході реалізація функції планування виходить за рамки визначення планів діяльності організації, підприємства, корпорації. Планування в такому випадку розглядається як спосіб, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрямок зусиль усіх членів організації на досягнення успіхів шляхом детального представлення бажаного результату і визначення заходів по його досягненню з урахуванням використання можливостей підприємства і зовнішнього середовища.
Функція планування відповідає на питання, які дії або набір дій здійснюється в рамках цієї функції? Так, наприклад, функція планування передбачає, що в організації здійснюється наступні дії:
на основі вивчення зовнішнього середовища і інтересів основних груп впливу формується місія організації;
виходячи з вимог ринку і можливостей організації, встановлюються її цілі;
виходячи з встановлених цілей організації та стану зовнішнього і внутрішнього середовища, визначаються альтернативні стратегії;
для реалізації стратегій в організації розробляються політика і процедури, що встановлюють стандарти і норми дій членів організації;
практична робота в підрозділах будується на основі оперативних планів;
плани організації та її частин забезпечуються системою показників і фінансовими ресурсами для їх організації.
Для забезпечення ефективного управління діяльністю підприємства функція планування повинна забезпечувати повноту і максимальну достовірність планування, ясність і однозначність планів, а також безперервність планування.
Забезпечення повноти та достовірності планування означає, що плани повинні відображати усі види діяльності організації та її підрозділів, необхідні для досягнення успіху, визначеного як відповідні конкретні цілі і завдання. При плануванні повинні враховуватися всі фактори і ситуації, які можуть вплинути на розвиток організації. при цьому необхідно використовувати сучасні підходи, методи, засоби та процедури, що забезпечують підвищення достовірності прогнозів і раціональне використання всіх залучених ресурсів.
Ясність і однозначність означає, що цілі і завдання повинні мати зрозумілі і відтворні формулювання, доступні для недвозначного розуміння всіма членами організації. Вони повинні мати кількісні показники і бути вимірними.
Безперервність планування відображає факт, що планування не є одноразовим актом, а представляється як безперервний процес. Це знаходить вираження в циклічності здійснення планування, реалізація якого сама також представляє багатоетапний процес. Це знаходить вираз в циклічності здійснення планування, реалізація якого сама також являє собою багатоетапний процес.
Крім того, при визначенні рівня деталізації плану і обсягу робіт з планування необхідно завжди керуватися принципами розумності та економічності планування, іншими словами: витрати на планування повинні знаходитися в певному співвідношенні з отриманням від планування виграшем.
Процес планування включає кілька послідовних етапів (стадій) конкретних управлінських дій, у тому числі:
Визначення цілей організації.
Визначення завдань діяльності організації (даний етап повинен здійснюватися одночасно на всіх рівнях управління при обов'язковому узгодженні прийнятих рішень).
Складання планів виконання робіт по вирішенню поставлених задач. Одночасно з розробкою планів здійснюється визначення критеріїв або стандартів, за якими може бути оцінена ефективність вирішення кожної завдання.
Розробку загальних напрямів виконання планів на кожному управлінському рівні, які забезпечують координацію робіт, спрямованих на досягнення бажаного результату (мети).
Розробку конкретних процедур і правил виконання планів.
Процес планування, що включає вказані вище етапи, може бути представлена ​​у вигляді певної моделі.
Модель відображає зміст функції планування, включаючи всі елементи цього процесу (блоки моделі) і їх взаємозв'язку. Модель також враховує вплив на процес планування факторів зовнішнього середовища. Функціонування моделі при реалізації функції планування відображає реалізацію конкретної управлінської діяльності відповідними блоками моделі, що відображають основні етапи процесу планування.
Блок "Цілі" реалізує етап визначення (постановки) цілей організації реалізація блоку "Задачі" забезпечує формування і постановку задач підрозділам за видами діяльності, вирішення яких забезпечується досягнення цілей організації.
Блок "План" формує детальний план діяльності організації в певний (планований) період шляхом розробки конкретних заходів з виділенням необхідних ресурсів для їх реалізації в установлені терміни і з певною якістю вирішення завдань, що забезпечують цілі організації.
Блок "Стандарти та критерії" призначений для визначення конкретних характеристик завдань з досягнення цілей організації. Ці характеристики одночасно служать показниками успішності рішення задач по досягненню цілей, а також дозволяють узгодити діяльність окремих підрозділів організації (підприємства) або окремих компаній корпорації для досягнення спільних цілей. Планові органи організації встановлюють конкретні показники для кожного підрозділу в процесі розробки детальних планів. Ці показники визначаються в якісному, кількісному і вартісному виразах. Ця система отримала назву "система обмежень". В даний час широко поширений інший підхід: для кожного виробничого підрозділи встановлюється єдиний показник - прибуток. Цей підхід застосовується для великих корпорацій, де підрозділи часто не пов'язані...
