Реферат Підготовка та проведення презентацій

-->> 3.3. Заключна частина ............................................................... 10

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ................................... 16

ВСТУП

Вивчення методів, способів і прийомів проведення презентації є актуальною темою для дослідження, оскільки конкуренція охоплює всі види людської діяльності. А неодмінний атрибут успішної конкуренції - збільшення своєї помітності. У професійній діяльності помітність полягає в тому, щоб бути побаченим, бути почутим, бути визнаним.

Намагаючись привернути до себе увагу, підприємці та фахівці різних галузей в наші дні стикаються з безпрецедентними труднощами. Занадто багато бажають того ж, і боротьба виявляється воістину жорстокою. Засоби довгострокового впливу то і справа доводиться міняти.

Презентація - випробуване засіб привернути до себе увагу. Ділова презентація, проведена майстерно, змушує людей позитивно оцінити і Вас і Ваше повідомлення. Як для окремих людей, так і для організацій успішна презентація - це професійний інструмент, що допомагає домогтися бажаного.

Метою роботи було розгляд етапів підготовки презентації, вивчення способів і методів проведення презентації та застосування їх на практиці.

1. ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД ПРЕЗЕНТАЦІЙ

Презентація - суспільне уявлення чогось нового, що недавно з'явився, створеного, наприклад: книги, журналу, кінофільму, телепрограми, організації. Отже, презентація є представлення громадськості чогось нового, з певними цілями.

Презентації бувають наступних видів:

В· Презентація громадської організації (фірми, акціонерного товариства, корпорації тощо). Цілями такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми, реклама імені фірми. По суті своїй така презентація є частиною рекламної кампанії організації.

В· Презентація товару. Мета такої презентації зрозумілі: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення споживачів з новими можливостями товару, розкладу магазину і т.д., досягнення переваги марці і т.п.

В· Презентація проекту. Мета цього виду презентації - інформування людей про будь проект, визначення зворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки й реалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі, змісту і підготовці, тому передбачає переконання аудиторії в необхідності здійснення розробки або втілення проекту.

• Презентація обсягу й змісту виконаних робіт (звіт). Мета - ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки і цілком може бувальщина спонтанної, якщо необхідні дані у вас під рукою й утримуються в повному порядку. [1, с.244]

• Презентація плану майбутніх робіт. Така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут майбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічених роботах, опис намічених робіт з метою підтвердження об'єкта презентації критичному аналізу і зміни.

Очевидно, що презентація - Це комунікаційний процес. Термін процес визначається як серія дій. Цьому терміну притаманна ідея поступального руху, яке призводить до кінцевого результату. Те ж саме відноситься і до презентації. Ділова презентація розгортається через серію комунікаційних дій, які спрямовані (або повинні бути спрямовані) на виклик реакції або отримання результату, що задовольняють цілі презентатора. Вимоги до презентатору зростають у прямій залежності від кількості людей, до яких він звертається. Презентація один на один вимагає меншої підготовки, чим презентація для п'яти і боле людина. У той же час із зростанням аудиторії збільшується потенціал впливу ділової презентації. Презентатор, який звертається до однієї особи, може впливати тільки на це особа, звернення ж до більшого числа людей колосально збільшують діапазон впливу.

У будь презентації, усній чи письмовій, наступні фактори впливають на характер спілкування і результат презентації.

презентатор. Це, звичайно, особа, яка передає повідомлення. Для більшості усних презентацій виступаючий - центральна фігура, він песет повну відповідальність за результат презентації. Тому дуже важливо, щоб презентатор тонко розумів динаміку комунікаційного процесу і вільно володів прийомами активного спілкування. [1, с.245]

Повідомлення. Це, безпосередньо та інформація, яку презентатор передає аудиторії.

Аудиторія. Це, особи, які були запрошені на презентацію. Їх склад і число визначається організаторами презентації заздалегідь.

2. ПЛАНУВАННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЙ

Для залучення партнерів, клієнтів, встановлення ділових відносин широке поширення отримали презентації. Презентації необхідні при відкритті нового офісу, філії фірми, демонстрації нового виробу і т. п. Дуже важливо, щоб презентація була добре спланована, оскільки гості сприймають цей захід як "оглядини" компанії.

Організовуючи презентацію заздалегідь визначаються терміни її проведення, розсилаються запрошення (не пізніше, ніж за 4 дні до проведення), складається програма. [5, с.139]

Презентації найкраще проводити після обіду в 15-16 годин, з тим, щоб після неї можна було організувати коктейль або фуршет. Персонал компанії виступає в ролі "Господарів". На грудях у працівників повинні бути іменні картки з зазначенням прізвища, імені, по батькові та посади. Під час презентацій нагрудні картки незамінні. Вони допомагають гостям відразу виділити господарів і звернутися до ним у разі необхідності. Подібні картки допомагають спілкуванню, так як в цьому випадку співрозмовникам не треба посилено згадувати імена та по батькові один одного.

Господарі повинні радо зустрічати прибуваючих гостей, представляти їх керівникам компанії, іншим гостям.

Якщо заплановані мови організаторів, гостей займуть більше 30 хвилин, то необхідно подумати про те, де розсадити гостей. Якщо приміщення не дозволяє розсадити всіх запрошених, тоді слід обмежити час виступів.

Зазвичай відкриває презентацію і веде її один з керівників фірми. Він також представляє інших керівників. Потім, як правило, слід повідомлення про діяльність підприємства, його перспективах.

Презентація марна, якщо компанія приховує свої цілі. Це все одно, що прийти на переговори і не обговорювати ціну контракту. Якщо фірма розраховує на те, щоб запрошені стали клієнтами, скажіть їм про це і забезпечите всією необхідною інформацією. На презен-тації часто запрошують високопоставлених гостей, рішення яких можуть вплинути на бізнес фірми. Крім того, їх присутність саме по собі сприяє формуванню солідного іміджу фірми....