Введення
В«Діловодство (або документаційне забезпечення управління) - це галузь діяльності, забезпечує документування (запис інформації на різних носіях за встановленими правилами) і організацію роботи з офіційними документами В». [2]
Інформація, що міститься в документах організації, має важливе значення для функціонування організації в цілому. Кадрова документація має свої особливості, тому вона пов'язана не тільки з діяльністю організації, але і з багатьма фактами діяльності суспільства в цілому.
Однією з найбільш важливих функцій кадрової служби організації є документування трудових правовідносин. До складу документації, яка оформлюється в кадровій службі, входять документи різного функціонального призначення: первинні облікові документи, розпорядчі, особисті і т.д.
Служба кадрів обробляє та використовує величезну кількість важливих документів, тому працівникам необхідно знати правильність їх оформлення, яка регламентується різними законодавчими і нормативними актами, інструкціями Російської Федерації (Трудовий кодекс РФ, Постанови Держкомстату РФ і пр.)
1. Особистий листок з обліку кадрів (анкета)
Особовий листок з обліку кадрів є первинним обліковим документом і становить основу особистої справи працівника. Особисті справи ведуться, як правило, на керівних працівників і спеціалістів організації. Особовий листок з обліку кадрів містить відомості необхідні роботодавцю при вирішенні питання про укладення трудового договору з працівником.
Особовий листок з обліку кадрів являє собою перелік питань про біографічних даних працівника, про освіту, про виконувану роботу з початку трудової діяльності, перебування за кордоном, про урядові нагороди, військового обов'язку, сімейному положенні, про місце проживання, паспортні дані та ін
Особовий листок з обліку кадрів заповнюється від руки самим працівником при вступі на роботу, на всі питання даються повні відповіді, не допускаючи скорочень і пропусків, виправлень і помарок.
Негативні відповіді в графах особового листка даються без повторень питання (наприклад, вчений ступінь - не маю).
Відповіді на питання в особистому листку по обліку кадрів даються в повній відповідності з тими записами, які утримуються в особистих документах працівника. При заповненні використовуються наступні особисті документи:
В· паспорт;
В· трудова книжка;
В· військовий квиток;
В· документи про освіті;
В· документи про нагородах;
В· документи про винаходах;
В· документи ВАК про присудження наукових ступенів і пр.
Особливо важливе значення має заповнення пункту В«Виконувана
робота з початку трудової діяльності В». Пункт заповнюється відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність переривалася з якихось причин, їх обов'язково вказують (хвороба, навчання тощо).
Особовий листок з обліку кадрів має місце для фотографії працівника.
Особовий листок з обліку кадрів підписується працівником організації.
Поряд з особовим листком з обліку кадрів застосовується аналогічна облікова форма - анкета. Вона має розширені питання по деяким пунктам (питання про зміну прізвища та ін.) Крім того, анкета підписується після перевірки даних, зазначених в анкеті, працівником кадрової служби.
Відомості про зміни, стосуються працівника, що відбулися після заповнення особового листка по обліку кадрів (анкети), відображаються в Додатку до особового листка по обліку кадрів.
Доповнення до особового листку по обліку кадрів включають: прізвище, ім'я та по батькові працівника і два розділу, мають табличну форму.
У першому розділі вказуються переміщення по службі з вказівкою дат вступу на посаду і відходу з посади, із зазначенням рішення про затвердження і звільнення працівника.
У другому розділі вказують зміни інших облікових ознак (про нагородження, про наложениях стягнень та ін.)
Всі зміни зазначені в Доповненні до особового листка по обліку кадрів повинні бути підтверджені відповідними первинними документами.
Обов'язковим реквізитом Доповнення до особового листка по обліку кадрів відмітки про проведення перевірок наявності та стану особових справ. Відмітки складаються з напису В«Особиста справа перевірено В», дати і підпису.
Таким чином, особистий листок з обліку кадрів (анкета) є достовірним документом, що несе інформацію про працівника і формуючим первинну базу даних про персонал організації.
На практиці, в нашій організації в даний час, Особовий листок з обліку кадрів не ведеться, а застосовується заповнення особової картки працівника, тобто документом який, за суті, є вторинною обліковою документацією.
Зразок заповнення і приблизну форму Особистого листка по обліку кадрів див. у Додатку 1. Форма Особистого листка з обліку кадрів прикладена за 1984 р., на сучасному етапі ряд питань зазнав змін (наприклад, немає питань про партійність т.п.), але основне зміст та зразок застосування на практиці відображено.
У Додатку 2 показаний бланк Особистого листка по обліку кадрів, який застосовується в даний час.
2. Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника
В«Наказ - правовий акт, видається одноосібно керівником організації з метою розв'язання ... кадрових та інших питань її діяльності В». [2]
Однією з функцій кадрової служби є оформлення процесу руху кадрів організації, який документується за допомогою створення таких основних документів: наказів по особовому складом, графіків відпусток, доповідних записок та ін Накази з особового складу формуються окремо від основної діяльності і мають самостійну нумерацію з додаванням літерного індексу В«КВ», В«ЛСВ» або В«Л/СВ». Одним з наказів по особовому складу є Наказ про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення). Наказ заповнюється на підставі Уніфікованих форм № № Т-8, Т-8а і застосовується для оформлення звільнення працівників, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2024 р. № 1.
У відповідності зі ст. 77 п.3 Трудового кодексу РФ підставою припинення трудового договору є розірвання трудового договору з ініціативи працівника, яка надає працівнику право розірвати трудовий договір у будь-який час, за власною ініціативою, попередивши про це роботодавця в письмовій формі за два тижні, шляхом подачі заяви.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника носить розпорядчий характер. Термін зберігання такого наказу складає сімдесят п'ять років. У тексті наказу не допускається скорочень, помилок і помилок в інформації. Основні реквізити Наказу про розірвання трудового договору з ініціативи працівника:
В· найменування організації;
В· коди організації відповідно до російських класифікаторами (ОКПО, ОКУД);
В· дату припинення дії трудового договору;
В· П.І.Б. працівника;
В· табельний номер;
В· структурний підрозділ;
В· посада, спеціальність, професія, розряд;
В· підстава припинення трудового договору (підставою розірвання трудового договору за ініціативи працівника є ст. 77 п.3 ТК;
В· підстава для видання наказу (заява працівника);
В· особистий підпис керівника організації;
В· особистий підпис працівника;
В· дата.
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника може складатися, як індивідуально (форма Т-8), так і зведено на кілька працівників (форма Т-8а), але містить одну розпорядча дія (Додаток 3, 4).
Наказ про розірвання трудового договору з ініціативи працівника підписується особистої (Власноручного) підписом керівника організації, або особа, уповноважена на це установчими документами. В період тимчасової відсутності керівника під...
