Зміст
Введення
Глава 1. Електронне документування
1.1 Документування із застосуванням електронно-обчислювальної техніки
1.2 Правова база електронного документування
Глава 2. Аналіз безпаперового діловодства
2.1 Перевага безпаперових технологій
2.2 В«Фінансисти вибрали безпаперовий офіс В»
2.3 Електронний документообіг - його можливості
Висновок
Список використаних джерел та літератури
ВСТУП
У цій роботі я хотіла б розглянути найважливішу задачу управління кожною організацією. Цією завданням є організація роботи з документами. Документи є основним інструментом організації управління.
Сьогодні єдиним ефективним шляхом вирішення проблеми управління документами, а, отже, управління організацією, є організація діловодства з урахуванням застосування інформаційних технологій, перехід організації на максимальне використання електронних документів, що переміщуються та обробляються з допомогою комп'ютерної мережі організації, тобто до електронного документообігу.
Все більша увага в нашій країні приділяється проблемі впровадження інформаційно-комунікаційних технологій. В даний час на урядовому рівні розглядаються концепції створення електронного уряду, впровадження електронних адміністративних регламентів, об'єднання державних інформаційних ресурсів. Спільними зусиллями органів державної влади при координації Міністерства економічного розвитку і торгівлі РФ, фірм-розробників програмного забезпечення та зацікавлених організацій робляться спроби вирішити завдання ефективного впровадження інформаційно-комунікаційних технологій в роботу органів влади в рамках проводиться в даний час адміністративної реформи.
Застосування сучасних інформаційних технологій має важливе значення для оптимізації внутрішніх процесів організації, оперативного доведення інформації до виконавців, поліпшення взаємодії підрозділів і окремих виконавців у процесі роботи з документами, контролю виконання документів і доручень, пошуку інформації та визначення стадії виконання документів та їх місцезнаходження, то Тобто, в кінцевому рахунку, сприяє більш оперативному і якісному вирішенню питань, яким присвячені документи. Головне при цьому - поліпшення взаємодії всіх підрозділів організації, підвищення керованості, а також досягнення більш високої оперативності в роботі [1], адже для держапарату швидкість реагування - одна з найважливіших характеристик ефективності функціонування його установ, а в комерційних структурах - це важлива умова підвищення конкурентоспроможності організації, отримання виграшу за рахунок більш швидкої реакції на зміну кон'юнктури. Все це визначає актуальність і практичну значимість обраної теми.
Об'єкт роботи - є електронне документування, його аспекти функції, закономірності та ін
Предметом роботи - є виявлення проблем документування причин їх виникнення та їх аналіз.
Мета роботи - з'ясувати, чи можливо тільки безпаперове виробництво.
Завдання - дізнатися про електронному документування: історія, створення, розвиток. На прикладі декількох організацій виявити переваги та недоліки електронного документування.
Методологія - дослідження даної роботи полягає в емпіричному (спостереження), теоретичному, аналітичному методах вивчення проблеми.
Глава 1. ЕЛЕКТРОННЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ
1.1 Документування із застосуванням електронно-обчислювальної техніки
Документування може здійснюватися не тільки на природній мові (текстове документування), але також і на штучній мові. У цьому випадку інформація обробляється за допомогою електронно-обчислювальних машин, кодується, тобто представляється в тій чи іншій стандартній формі. Причому одні й ті ж відомості можуть бути закодовані в різних формах і, навпаки, різні відомості можуть бути представлені в схожій формі.
До кодування інформації людина стала вдаватися з давніх пір. Як справедливо відзначається в літературі, вже лист і арифметика являють собою не що інше, як системи кодування мови та числової інформації. Однак вирішальний крок був зроблений в результаті винаходи, так званого двійкового кодування, тобто кодування інформації за допомогою всього лише двох символів - 0 і 1, званих бітами (від англ. bit - binary digit - двійкова цифра). Таким способом стало здійснюватися кодування букв, цифр, інших знаків і символів, а також зображення, звуку. Саме двійкове кодування було закладено в конструкцію комп'ютерів.
Технічними передумовами появи комп'ютера стало розвиток електроніки та лічильно-аналітичної обчислювальної техніки. Ще в другій половині 18 століття француз Ж.М. Джакард запропонував використовувати машинні перфокарти для управління ткацькими верстатами. А в 1834 р. Ч. Беббедж розробив проект керованої з допомогою програми лічильної механічної аналітичної машини, що мала практично ті ж пристрої, що і сучасні комп'ютери: пам'ять, арифметичний пристрій, пристрої керування, введення і виведення інформації. В Наприкінці 19 століття Г. Холлеріт сконструював електромеханічну рахункову машину, здатну сортувати і зчитувати інформацію з перфокарт, що використовувалися як матричні носії документованої інформації. За допомогою цієї машини вдалося всього лише за один рік обробити матеріали 11-ї перепису населення Північно-Американських Сполучених Штатів, замість спочатку передбачуваних 7 лет71. У Росії рахункові машини для роботи з перфокартами вперше були застосовані в 1897 р. для обробки матеріалів першого загального перепису населення.
У першій чверті 20 сторіччя були винайдені і широке поширення в радіотехніці отримали електронні лампи.
В результаті на рубежі 1930-х - 1940-х років відразу в декількох країнах світу, в тому числі і в СРСР, виникла ідея створення програмно керованих обчислювальних машин. У нашій країні серійне виробництво ЕОМ було налагоджено в 1952 р.
З появою комп'ютерів почався швидкий розвиток автоматизації процесів документування інформації, її передачі, зберігання і використання. Все більш широке розповсюдження отримують документи на машинних носіях, тобто документи, створені з використанням матеріальних носіїв і способів запису, що забезпечують обробку документованої інформації електронно-обчислювальною технікою.
На перших порах в процесі роботи з ЕОМ використовувався переважно перфораційний метод закріплення, передачі та зберігання кодованої інформації, тобто необхідна інформація за допомогою спеціальних машин - перфораторів і контрольніков фіксувалася на машинних перфокартах або перфострічках у вигляді круглих або прямокутних пробивок в певних інформаційних точках. Згодом закріплення закодованої інформації стало здійснюватися переважно на магнітній стрічці, магнітних дисках і ін
З початку 1960-х років в Радянському Союзі стали діяти перші обчислювальні комплекси, призначені для автоматизованої обробки управлінської інформації. До середині 1980-х років в країні налічувалося вже більше 6000 автоматизованих систем управління. Це призвело до масового створення управлінських документів на машинних носіях. У 1982 р. було створено перше в СРСР архівосховищі машиночитаних документів.
З кінця 1980-х рр.. в нашій країні починається широке використання персональних комп'ютерів. До теперішнього часу в більшості організацій, установ, на підприємствах робота з документами здійснюється переважно за допомогою комп'ютерної техніки. Таким чином, електронні документи міцно увійшли в сферу документаційного забезпечення управління. У другій половині 1990-х років увійшов у вжиток і сам термін "електронний документ".
Електронні документи мають технологічну специфіку. У них інформація не ...
