ВСТУП
У сучасній соціально-економічній обстановці в умовах пошуку оптимальних шляхів інформатизації суспільства та входження України у світовий інформаційний простір першорядне значення набуває вирішення багатоаспектної проблеми документаційного забезпечення управління, за допомогою якого процеси документування, організації документів і документообігу набувають нормативний і впорядкований характер. Для більшості російських державних організацій і комерційних фірм характерна відсутність впорядкованої системи ведення діловодства, визначальне документаційне забезпечення управління організацією, може істотно збільшити ефективність діяльності підприємства. В рамках ДОУ висувають особливі вимоги до документування управлінської діяльності, так як цей процес впливає на якість виконання завдань, організацію і культуру праці працівників.
Організація роботи з документами є важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, що впливають на оперативність та якість управління.
Удосконалення документування управлінської діяльності передбачає відсутність утруднень і швидкість у складанні документів, розташування їх реквізитів шляхом використання уніфікованих форм; швидкість передачі інформації на оперативному етапі створення і оформлення документів і в подальшій роботі по виконанню управлінського рішення, що обумовлює економію часових, трудових і матеріальних ресурсів.
Процес прийняття управлінського рішення складається з отримання інформації, її переробки, аналізу, підготовки та прийняття рішення.
Якщо на підприємстві відсутня чітка організація роботи з документами, то внаслідок цього, з'являються документи низької якості в оформленні, в повноті й цінності міститься в ній інформації, збільшенні терміну їх обробки.
Це призводить до погіршення якості управління та збільшення термінів прийняття рішень і до невірних рішень.
На жаль в даний час документаційне забезпечення діяльності російських підприємств здійснюється стихійно і не бере до уваги існуючу нормативну базу і багатий досвід вдосконалення діловодства, накопичений у Росії за останні 175 років.
Актуальність обраної теми визначена недостатньою половинчастим вивченням проблеми вдосконалення документування управлінської діяльності організації, що веде до зниження ефективності праці, тимчасовим і матеріальним витратам.
Метою написання даної курсової роботи є розробка пропозицій щодо вдосконалення документування управлінської діяльності організації з урахуванням проведення аналізу методичних основ і сучасного стану технології ДОП.
Об'єктом розгляду є документування управлінської діяльності.
Завдання курсової роботи:
- аналіз проблем вдосконалення документування в організації;
-дослідження методів вдосконалення документування в організації
-розгляд аспектів вдосконалення змісту, оформлення і роботи з документами, їх способів, принципів, етапів, результатів.
В якості методів для проведення курсової роботи були обрані: історичний аналіз, спостереження, вивчення документаційних джерел.
1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ Документування управлінської діяльності
1.1 Становлення документування в Росії
За даними археологів і лінгвістів культура написання документів (договори з Візантією 911 і 945 рр..) в Давньоруській державі почала складатися вже в X столітті. У цей період в основному документують правові відносини. З розвитком законодавчих основ держави на ряду з об'ємними правовими актами ("Руська Правда") створюють документи, які фіксують конкретні приватні правовідносини (статутні, купчі грамоти; повні грамоти - при продажу в рабство; відпускні грамоти й т.д.).
Накопичені навички в сфері документування вело до формування кола фахівців в області створення та обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псаломщиків і дяків. Стали вироблятися типові форми окремих, найбільш поширених документів, з яких становили посібники з діловодства - "Формулярнікі". Встановили прийоми засвідчення документів, їх складання - документи почали проходити стадії написання; почали використовувати скріпи, друку, мости - так з'являються елементи захисту інформації від несанкціонованого доступу на стадії зберігання та використання.
До кінця XIV в. основним матеріалом для письма служив пергамент. На Русі найдавнішою формою документа була грамота. Розміри документа могли бути різними за рахунок підклеювання наступних листів. Документи, втратили цінність зчищали, а дорогий матеріал підрівнювали, обрізали обшарпані місця і знову використовували для запису інформації. Із збільшенням обсягів діловодства змінювалася і графіка писемності: спочатку документи становили статутної манерою письма, характерній для книжкової справи з виписуванням букв з прямими обрисами. Пізніше, в XIV в. стали використовувати напівустав, він дозволив прискорити процес письма за рахунок виносних букв і скорочень окремих слів. Документи писали суцільним текстом, без поділу на слова. Тільки в XIV в. з розділових знаків почали використовувати точку.
Система державного діловодства починає складатися в період формування російської централізованої держави. Цей період називають наказним - за назвою перших державних установ - наказів.
У XV в. папір витіснила дорогий пергамент. Інструментами листи до другої половини XIX ст. служили гусячі пера, а написаний текст посипався дрібним кварцовим піском. У діловодстві наказів продовжували використовувати як форму документа стовпець - сувій з підклеєними один до одного вузьких листів паперу. Складові частини стовпа називалися поставами. Стовпець був не одним документом, а включав всю сукупність документів справи. Столбцовую форму документування скасував Петро I. Пізніше стали застосовувати зошити - аркуші паперу, складені вдвічі.
У документах наказного діловодства більшість реквізитів ще не виділилося з тексту - вони становили суцільний текст. Як правило, документ починався з дати, звернення або позначення автора.
колезький діловодство примітно реформами Петра I. Відсутність в установах встановленого законом порядку, загальних форм документів, постійних строків для створення справ спонукав уряд шукати нові форми державного устрою.
Істотні зміни зазнала форма документів. Розробляють "генеральні формуляри" - зразки, за якими слід було складати документи. Самостійними елементами формуляра стають назва і дата документа. З'являються ряд реквізитів, відображають різні стадії процесу документування: відмітки про погодження, реєстраційні індекси, відмітка про контроль, про направлення у справу, підписи та інше.
На початку XIX в. з'явилася нова реформа державного управління в діловодстві - з'явилися міністерства. Діловодство цього періоду називають міністерським. Спочатку переважав "колезький" порядок складання документів, при якому розгляд кожного питання вимагало повторення всіх попередніх документів, при цьому справи досягали величезних розмірів. До середини XIX в. склався новий порядок викладу справи у формі короткої записки - саме істоти питання. У діловодстві міністерств з'являються бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. Друкували бланки друкарським способом або писали від руки. Склад реквізитів бланка включав найменування установи, структурних підрозділів, дату і реєстраційний індекс документа. Відокремлене місце зайняв заголовок до тексту документа, розташовуючись безпосередньо під реквізитами бланка. З'являється посилання на надійшов документ, яка не мала поки уніфікованого вигляду і могла виглядати по-різному: "Відповідь на ..." або "Від ..." і т.п. Переважає стійкий вид реквізит "Адресат", з'явилася ще в XVIII в. Отримує певну форму посвідчення документа: підписи і скріпи на документі включають найменування посади особи, яка підписала або скріпив доку...
