Курсова робота
з менеджменту
на тему: В«Внутрішні комунікації як частина інформаційної системи В»
Введення
У рамках внутрішніх комунікацій відбувається обмін інформацією як від керівництва до співробітникам, так і в зворотному напрямку. У процесі цього обміну відбувається нагромадження інформації, яка служить додатковою базою для розробки і прийняття управлінських рішень. У зворотному ж напрямку комунікації допомагають зрозуміти працівникам свою причетність до загального процесу. У випадку В«НеполадкиВ» у функціонуванні каналів внутрішніх комунікацій, виникає можливість прийняття неправильного управлінського рішення, яке може спричинити за собою серйозні наслідки для організації. Тому внутрішні комунікації дуже важливі для будь-якої компанії, а проблеми пов'язані з ними завжди залишаються актуальними.
У цій роботі розповідається про проблеми внутрішніх комунікацій і про те, як їх можливо дозволити. В основному я спиралася на статтю Ярних В«Проблеми внутрішніх комунікацій В», говорячи про рішення цих проблем. Також у теоретичній частині, в даній роботі йдеться про те, які бувають комунікації, і яка інформація протікає по цих каналах.
Види внутрішніх комунікацій
Згідно дослідженням, керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінських функціях планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований в усі види управлінської діяльності, комунікації іноді називають сполучною процесом.
Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, з тим, щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Хоча загально визнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, опитування показали, що 73% американських, 63% англійських і 80% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціями. Згідно ще одному опитуванню приблизно 250 тис. працівників 2000 самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну з найскладніших проблем в організаціях. Ці опитування показують, що неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особи і організації, менеджери повинні вчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними. Ефективно працюючі керівники - це ті, хто ефективний у комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвиненим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середа впливає на обмін інформацією. [1]
За внутрішнім каналах комунікацій, по суті, передаються два види інформації. З одного боку - Це інформація про те, що відбувається всередині компанії, з іншого - це інформація про те, яке місце компанія займає у зовнішньому середовищі. [2]
Комунікації розглядаються як явище і як процес.
Як явище комунікації являють собою встановлені норми (правила, інструкції, принципи, положення) взаємодії між людьми в рамках організації, відповідних організаційних форм при виконанні ними закріплених функцій.
Як процес комунікації відображають ставлення працівників один до одного, до постачальників, споживачам, відносини між людиною і комп'ютером, інформаційними технологіями.
Прийнята наступна типологія внутрішніх комунікацій:
- між підрозділами;
- всередині підрозділів між працівниками по рівнях управління і виробництва;
- міжособистісні;
- неформальні; [3]
Між підрозділами.
Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій. Періодичні зустрічі між представниками різних підрозділів допоможуть більш ефективно розподіляти ресурси, координувати діяльність робочих груп, контролювати витрати, вирішувати загальні проблеми та ін Для цих цілей існують різні комітети або спеціальні групи.
міжрівневого комунікації.
Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікаціях. Вона може передаватися по спадної, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом, підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завданнях, зміні пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах т.п.
Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. (Додаток № 1). Також комунікації по висхідній виконують функцію оповіщення верху про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким чином, керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення. Остання управлінська інновація в комунікаціях по висхідній - це створення груп з робітників, які регулярно, зазвичай 1 годину в тиждень, збираються для обговорення та вирішення проблем на виробництві або в обслуговуванні споживачів. Ці групи одержали назву кружків якості. Обмін інформацією по висхідній зазвичай відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок.
Міжособистісні комунікації.
Міжособистісні комунікації-то, в чому кожен бере участь щодня, але лише деякі роблять це досить злагоджено. Міжособистісні комунікації складаються з сприйняття, семантики, обміну невербальною інформацією та зворотного зв'язку. Найбільше кількість проблем виникає на В«етапіВ» зворотного зв'язку, наприклад семантичні проблеми, невміння слухати та ін [4] (Додаток № 2)
Неформальні комунікації.
Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом поширення чуток. Приписувана чуток репутація неточної інформації зберігається до сьогоднішнього дня. Тим не менш, дослідження показують, що інформація, передана каналами неформального повідомлення, тобто В«ЧуткиВ» найчастіше виявляються точною, а не перекрученою. Оскільки по каналах чуток інформація передається багато швидше, ніж по каналам формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення певної інформації або відомостей типу В«тільки між намиВ».
Нижче приведені деякі види інформації, переданої при неформальних комунікаціях: майбутні скорочення виробничих робітників, нові заходи по покаранням за запізнення, зміни в структурі організації, прийдешні переміщення і підвищення, детальний виклад суперечки двох керівників на останній нараді по збуту, хто кого призначає побачення на роботі [5].
Проблеми, пов'язані з внутрішніми комунікаціями
Учасниками процесу передачі інформації є керівники відділів і підрозділів компаній, топ - менеджери і менеджери середньої ланки. Незважаючи на те, що комунікаційні канали створювалися саме для того, щоб служити засобами передачі повідомлень, інформація практично ніколи не передається в первісному вигляді. Вона або спотворюється, або невірно інтерпретується, або зовсім замовчується [6]. (Додаток № 1)
Спотворення повідомлень.
При русі інформації всередині організації вгору вниз сенс повідомлень кілька спотворюється. Таке спотворення може бути обумовлено рядом причин [7].
1. Багато керівники, вважають, що інформація - це інструмент влади, що допомагає маніпулювати співробітниками, тому вони передають ту інформацію, яка вигідна їм самим, і тоді, коли вважають за потрібне. Співробітники воліють так інтерпретувати інформацію, що надходить від керівництва, як вигідно їм самим [8].
2. В організації існує потреба фільтрації повідомлень. Для прискорення руху ін...
