Федеральне державне освітній заклад
Середнього професійної освіти
Омський промислово-економічний коледж
Курсова робота
з дисципліни В«АрхівознавствоВ»
на тему: Забезпечення збереження документів
на паперовій основі
Виконав: студент групи КДОУ-97
Колесникова А.А.
Перевірив: викладач
Оцінка:
Дата захисту:
2008
ЗМІСТ
ВСТУП. 3
1 Поняття і призначення служби ДОУ .. 4
2. Основні завдання та функції служби ДОП .. 5
3. Нормативна регламентація служби ДОУ .. 6
4. Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП .. 10
ВИСНОВОК. 15
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ .. 16
ВСТУП
Метою створення моєї курсової роботи є опис структури служб ДОУ і розкриття їх основних функцій.
Тема моєї роботи: В«Структура та функції служб ДОУВ».
Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі.
Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:
Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;
Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;
Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;
Вивчити нормативну регламентацію служби ДОУ;
Розглянути структуру служб ДОУ і описати їх основні функції;
1 Поняття та призначення служби ДОУ
Діловодство - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Діловодство охоплює весь комплекс робіт по створенню і оформленню документів, їх виконання та контролю термінів виконання, з обліку документів, формуванню справ з виконаних документів, зберіганню і використанню поточних справ, підготовці їх до здачі в архів.
В даний час термін В«діловодствоВ» частіше звучить як В«Документаційне забезпечення управлінняВ» (ДОП).
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділи. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.
У невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення такої служби недоцільно, всю роботу по документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
2. Основні завдання та функції служби ДОП
У сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією у багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП не обмежуються тільки організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації і захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплексу завдань:
1) забезпечення документування управлінської діяльності;
2) організація роботи з документами в установі;
вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, які стоять перед службою ДОП, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання таких функцій:
розробка і проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;
контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури погодження та й посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням таких функцій:
Встановлення єдиного порядку проходження документів (Документообігу установи);
Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
Реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
Контроль за виконанням документів;
Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи зі зверненнями громадян.
Забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання наступних функцій:
розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, які застосовуються в діяльності організації;
розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку задач розробки і вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.
3. Нормативна регламентація служби ДОУ
Для успішної роботи і сприятливих перспектив розвитку служби ДОП необхідна нормативна регламентація самої служби ДОП.
Структура, функції, завдання служби ДОП і її працівників, технологія роботи з документами закріплюється в ряді внутрішніх документів: становищі, інструкціях і правилах.
В регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок освіти, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства. Закладене в статуті організаційна побудова дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності.
Розглянемо основні нормативні документи, що регламентують діяльність служби ДОУ організації.
Положення про службу ДОП - це правовий акт, що визначає порядок утворення, обов'язки та організацію роботи даного підрозділу, а також правовий статус і компетенцію посадових осіб, які здійснюють роботу в службі ДОП.
Затверджене з додержанням встановленого порядку та відповідне чинним нормативним документам, положення імеетобязательную юридичну силу.
Положення про службу ДОП, як і положення про структурний підрозділі, має обов'язкову силу при розгляді спорів у судах, при проведенні перевірок контролюючими органами та аудиторами.
Положення про службу ДОП розробляє і підписує і підписує керівник служби, стверджує керівник організації. Узгоджується Положення з керівниками тих структурних підрозділів, з якими в ньому закріплені взаємозв'язку.
Посадова інструкція - це основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, службовець основою для усунення паралелізму і дублювання в виконанні окремих операцій.
Джерелами для розробки посадових інструкцій є:
1. Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, який містить регл...
