АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Факультет автоматики та електромеханіки
Кафедра В«ІнформатикаВ»
Спеціальність 350800
В«Документознавство та
документаційне
забезпечення управління В»
Курсова робота
за курсом: В«АрхівознавствоВ»
на тему:
В«ОФОРМЛЕННЯ СПРАВВ»
Виконали: студенти гр. ДАТ -21
спеціальності 350800
Мамішева С.Н.
Баширова Н.Г.
Перевірила: старший викладач
сарсенового Ж. Ж.
Астрахань 2009
Зміст
Введення. 3
1. Нумерація аркушів справи. 5
2. Складання засвідчувального напису. 7
3. Складання внутрішнього опису документів справи. 10
4. Обкладинка (підшивка) справ. 13
5. Оформлення обкладинок справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання 15
6. Складання та оформлення описів справ структурних підрозділів організації 21
Висновок. 28
Список літератури .. 30
Введення
Оформлення справи - це підготовка справи до зберіганню у відповідність до встановлених правил.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання після закінчення календарного року, в якому вони були заведені, підлягають оформленню, опису в відповідності з вимогами ГСДОУ і Основними правилами роботи відомчих архівів для їх подальшого зберігання або передачі у відомчий архів.
Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і завершується в процесі підготовки до здачі в відомчий архів. Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації та структурних підрозділів.
Оформлення справ - повне або часткове, виробляють в залежності від роков зберігання справ. Повному оформленню підлягають справи постійного зберігання і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Часткового (неповного) - Справи ремінного зберігання (до 10 років включно).
Повне оформлення справи [1] включає в себе:
- нумерацію листів;
- складання засвідчувального напису;
- складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів;
- палітурка або підшивку;
- оформлення обкладинки.
1. Нумерація аркушів справи
Нумерацію аркушів у справах здійснюють для закріплення порядку розташування документів після систематизації та для забезпечення їх збереження.
Нумерують всі листи в справі крім внутрішньої опису та засвідчувального напису.
Листи внутрішнього опису нумерують окремо.
Нумерацію аркушів виробляють в розгорнутому вигляді.
У правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем проставляють порядковий номер. Чорнило і кольорові олівці для нумерації застосовувати забороняється.
Складені листи розвертають і нумерують в правому верхньому куті. Також нумерують лист будь-якого формату, підшитий за один край. Листи великого формату (більше ф. А4) за середину підшивати забороняється.
Креслення, діаграми, фото та інші ілюстративні матеріали, що представляють в справі самостійний аркуш, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.
Лист, на якому документи наглухо наклеєні, нумерують як один аркуш: в правому верхньому куті.
Виносити завірчий напис на обкладинку справи або чистий оборот останнього аркуша справи забороняється.
Якщо на документ наклеєні одним краєм фотографії, діаграми вирізки і т.п., то нумерують сам документ і наклеєний на нього специфічний документ (ти), кожен у окремо.
Конверти з вкладеннями нумерують наступним чином: спочатку конверт, потім по черзі кожне вкладення.
Підшиті в справу документи з власною нумерацією можна не нумерувати, якщо вона збігається з порядковим розташуванням аркушів у справі.
Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі окремо.
Якщо в процесі нумерації були допущені окремі помилки, допускається вживання літерних номерів. До Наприклад, якщо два аркуші поспіль пронумеровані під одним і тим же номером, або лист (и) пропущені при нумерації, то можна застосувати літерні номери.
Приклад :
20, 20а, 206, 21, 22 і т.д.
При великій кількості помилок в нумерації листів проводять їх перенумерацию. При цьому старі номери акуратно закреслюють похилою межею і поруч ставлять новий номер. До справи складають нову завірчий напис. Стару напис закреслюють і зберігають у справі.
Будь особливості нумерації обумовлюють у засвідчувального напису справи.
2. Складання засвідчувального напису
Засвідчувальний напис (рис.1) складають після завершення нумерації аркушів справи. Її наявність в справі необхідно для обліку кількості аркушів і фіксації особливостей нумерації.
Лист-завірителя справи може бути заздалегідь виготовлений за допомогою розмножувальної техніки і вкладений в справу останнім листом, перед плетінням або підшивкою [2].
Якщо справа була переплетено або підшито, лист-завірителя наклеюють за верхню частину на внутрішній стороні обкладинки справи.
У книгах завірчий напис складають на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на чистому аркуші формату картки, в журналах на останньому аркуші журналу або останньому аркуші журналу або останньому чистому аркуші [3].
Лист-завірителя в разі необхідності може бути вклеєна на внутрішню сторону обкладинки книги, журналу.
ЛИСТ-завірителя СПРАВИ № _____________
У справі підшито (вкладено) і пронумеровано
(цифрами та прописом)
аркуша (ів)
в тому числі: літерні аркуші
пропущені номера_________________ + аркушів внутрішнього опісі_________________________
Особливості фізичного стану та формування справи
Номери аркушів
1
2
Найменування посади особи, Розшифровка
склав завірчий напис Підпис підпису
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
У засвідчувального напису вказують:
- номер справи, до якого складена напис;
- кількість (Цифрами і прописом) пронумерованих аркушів;
- кількість листів внутрішнього опису (при її наявності); окремо, через знак "+";
- номери літерних аркушів і пропущені номери;
- номери листів з наклеєними наглухо кресленнями, фото, діаграмами, вирізками тощо;
- номери листів з наклеєними за край кресленнями, фото, діаграмами, вирізками тощо;
- номери листів-креслень, фото і т.п.;
- номери конвертів з вкладеннями і кількість вкладень;
- номери пошкоджених листів і листів з якими іншими особливостями;
- посада упорядника з розшифровкою підпису;
- дата складання.
Усі наступні зміни в фізичному стані (пошкодження, цвіль і т.п.) і в складі справи (додаткові вкладень нових документів, заміна копій і т.п.) відображають в засвідчувального напису.
При необхідності складають нову напис з посиланням на відповідний акт. Стару напис при цьому закреслюють, але зберігає у справі.
3. Складання внутрішнього опису документів справи
Для обліку та забезпечення схоронності документів, поміщених в особливо цінні, особисті, судові і слідчі справи, справи про присудження наукових с...
