Оформлення заяви та наказу про надання відпустки
Доведено, що відпочив працівник набагато цінніший втомленого і виснаженого. Однак перед тим, як пакувати валізи і вирушати в довгоочікувану відпустку, його необхідно документально оформити.
Статтею 149 Трудового кодексу Республіки Білорусь (далі - ТК) передбачено, що працівники мають право на трудові і соціальні відпустки за наявності підстав, передбачених ТК. Під відпуском розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей з збереженням колишньої роботи і заробітної плати (у випадках, передбачених ТК). Процедура надання відпустки сполучена з оформленням документів, фіксуючих юридично значиме дію.
Згідно ст. 168 ТК черговість надання трудових відпусток встановлюється для колективу працівників графіком трудових відпусток, що затверджується наказом (Вказівка) наймачем за погодженням з профспілкою, або наймачем по погодженням з працівником у разі відсутності профспілки. Затверджений у установленому порядку графік трудових відпусток є достатньою підставою для видання наказу про надання відпустки. У цьому випадку немає необхідності в письмовій заяві працівника. Візи ознайомлення, проставлені працівником на графіку трудових відпусток, а також наказі про надання відпустки будуть одним з варіантів письмового вираження згоди працівника з умовами і термінами надання відпустки. Порядок складання графіка відпусток докладно викладений у журналі "Кадровик. Управління персоналом "№ 12 за грудень 2007 року, с. 74.
Однак може виникнути ситуація, коли працівникові потрібно буде скласти заяву: при перенесення трудового відпустки, заміні його грошовою компенсацією, поділі на частини та інші обставини, передбачені законодавством.
Складання заяви також необхідно при наданні соціальних відпусток (по вагітності та пологах, по догляду за дітьми, у зв'язку з навчанням, з поважних причин особистого та сімейного характеру). Терміни їх надання в графіці трудових відпусток не визначаються.
Заява про надання відпустки містить наступні основні блоки інформації:
1) найменування структурного підрозділу, в якому працює автор заяви (у даному випадку - працівник);
2) назва виду документа ("ЗАЯВА");
3) адресат (тобто посадова особа, якому адресується заява);
4) дата підписання заяви;
5) реєстраційний індекс;
6) текст;
7) підпис заявника;
8) візи;
9) резолюція.
Заяви можна оформляти на чистих аркушах паперу формату А4 або А5.
Оформляти заяви допускається як від руки, так і за допомогою комп'ютера (друкованої машинки). Однак, незалежно від способу оформлення працівник повинен власноруч проставити на заяві свій підпис і дату.
Заяви про надання відпустки реєструються в журналі реєстрації внутрішніх документів. Якщо в організації складається велика кількість таких заяв, то для їх реєстрації можна завести окремий журнал. Після реєстрації на заяві проставляється його реєстраційний номер (індекс).
Згідно ТК відпустку працівнику надається уповноваженою посадовою особою (Керівником організації або його заступником), тому заява адресується на ім'я цієї особи. Адресат, наявний у правому верхньому куті, містить вказівка ​​на посаду керівника, включаючи найменування організації, його прізвище та ініціали в давальному відмінку.
Текст заяви включає вказівку на вид відпустки (трудової або різновид соціального), дату виходу у відпустку і його тривалість. У разі подання заяви про надання соціальної відпустки в його тексті зазначається причина (підстава).
Заява підписується працівником із зазначенням займаної посади та розшифровки підпису (Ініціалів та прізвища).
Зразок оформлення заяви про надання трудового відпустки:
Відділ документознавства Директору ТОВ "ХХХ"
Іванову А.А.
ЗАЯВА
17.03.2024 № 19
Прошу надати мені трудову відпустку на 24 календарних дні з 20.03.2008.
Науковий співробітник
Сидоров В.Р.
Сидоров
Підписана заява візується зацікавленими посадовими особами організації, тобто проходить внутрішнє узгодження. До складу візи включається найменування посади візує, його особистий підпис, розшифрування підпису. При цьому слова "Віза" або "ПОГОДЖЕНО" не пишуться:
Начальник відділу кадрів
Трудова К.О. Трудова
17.03.2024
Візи розташовуються нижче підпису заявника зліва.
Підписана і завізований заяву передається керівнику або іншій уповноваженій посадовій особі для накладення резолюції.
В резолюції відбивається рішення керівника про надання відпустки, а також, при необхідності, деталізуються умови його надання. У резолюції керівника може коригуватися тривалість відпустки, зазначена працівником у заяві. Так, згідно зі ст. 212 ТК, працівникам, допущеним до вступних випробувань при прийомі в установи, що забезпечують отримання середньої спеціальної освіти, надається відпустка без збереження заробітної плати тривалістю не менше 7 календарних днів, а в установи, що забезпечують отримання вищої освіти, - не менше 12 календарних днів, не рахуючи часу на проїзд до місця знаходження закладу освіти і назад. Якщо, наприклад, для складання вступних іспитів в своїй заяві працівник просить надати йому відпустку на 30 календарних днів, наймач вправі надати йому відпустку меншої тривалості, конкретизувавши цю тривалість в своїй резолюції:
Курносова К.О.
Підготувати наказ про надання
відпустки з 25.03.2024 на 18 календарних днів.
Іванов
17.03.2024 м.
Резолюція має бути конкретною і зрозумілою виконавцю і не повинна повторювати зміст документа. Не допускається використання "коротких" резолюцій типу "Дозволяю", "Згоден".
Резолюція розташовується між адресатом і текстом заяви, а за відсутності достатнього місця - на будь-якому вільному місці лицьового боку першого аркуша документа. Оформлення резолюції на зворотному боці, на полях заяви або поверх його тексту не допускається.
Після проставлення резолюції заяву направляється виконавцю для підготовки наказу (розпорядження) про надання відпустки.
ПРАВИЛА ДО ОФОРМЛЕННЯ ЗАЯВИ ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ
Правила до оформлення закріплені в Державному стандарті Республіки Білорусь СТБ 6.38-2004 "Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ", Методичних вказівок щодо практичного застосування СТБ, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь.
Термін зберігання заяви про надання відпустки встановлений в 1 рік, згідно п. 245 Переліку типових документів органів державної влади та управління, організацій Республіки Білорусь по оперативному і статистичному обліку та звітності, інформаційних ресурсів, трудових відносин, соціальної захист, роботі з кадрами, освіти, митному контролю, матеріально-технічному забезпеченню, адміністративно-господарської діяльності, діловодства, роботи архівів організацій із зазначенням строків зберігання, затвердженого постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 14.12.2023 № 82 (далі - Перелік 2007).
Необхідність складання наказу про надання відпустки обумовлена ​​вимогами ст. 152 ТК "Відпустки оформляються наказом (розпорядженням, рішенням) або запискою про відпустці, які підписуються від імені наймача уповноваженим ним посадовою особою ".
При підготовці наказу про надання відпустки слід пам'ятати, що згідно зі ст. 169 ТК, н...
