Зміст
Введення
1. Наради
1.1 Види нарад
1.2 Підготовка наради
1.3 Формування порядку денного
1.4 Учасники наради
1.5 Підготовка документів для проведення наради (доповіді, інформаційні матеріали)
2. Оформлення документів при проведенні нарад
2.1 Стенограма і фонограма
2.2 Протоколювання
2.3 Електронний документообіг та наради
Висновок
Додатка
Додаток 1 Приклад-зразок наказу про проведення наради
Додаток 2 Порядок денний наради
Додаток 3 Порядок денний оперативної наради
Додаток 4 Запрошення (сповіщення) на підприємство
Додаток 5 Виписка з протоколу
Список літератури
Введення
Тема нашого дослідження - В«Особливості оформлення документів при проведенні оперативних та планових нарад В».
Управлінська діяльність, як функція організованої системи, може бути побудована на принципах єдиноначальності і колегіальності. В установах, організаціях, фірмах, побудованих на принципах єдиноначальності, всі управлінські рішення одноосібно приймає керівник і несе за них персональну відповідальність.
В організаціях, побудованих на принципах колегіальності, рішення приймаються колективом більшістю голосів. Але і в організаціях, побудованих на принципах єдиноначальності, керівникам часто доводиться стикатися з такими завданнями, які вимагають для свого рішення залучення багатьох фахівців обміну інформацією, виявлення думок з виникаючих проблем і спільної аналізу важких ситуацій.
Колективне обговорення та прийняття рішень проводиться на з'їздах, конференціях, пленумах, симпозіумах, зборах, засіданнях колегіальних органів, нарадах і т.д. Ці заходи можуть бути періодичними або мати разовий характер.
У визначеннях всіх форм колегіальної діяльності присутнє слово В«нарадуВ», від дієслова радитися, тобто змовлятися, радитися, спільно обговорювати з ким-небудь що-небудь. Синоніми слова В«нарадуВ» - п'ятихвилинка, летючка, оперативка, планерка. Таким чином, під нарадою розуміється такий вид управлінської діяльності, при якому певна кількість учасників збирається в заздалегідь обумовленому місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень по заздалегідь поставлених питань./3, с.99/
Термін В«нарадуВ» використовується далі як узагальнений. Так як в прийнятті рішень задіяно багато працівників, то цей вид управлінської діяльності є найбільш дорогим.
Майже кожному з нас не раз доводилося брати участь у різних нарадах. І напевно багато чули від товаришів по службі наступний вислів: В«Знову нарада, а коли ж працювати?В». Кожен день в нашій країні проводяться сотні тисяч нарад. Але, на жаль, це той випадок, коли кількість не переходить в якість, тому що принцип В«Чим більше, тим кращеВ» тут явно не працює. Тільки ефективно проведені наради можуть дати помітно відчутний результат і вплинути на якість роботи підприємства./3, с.103/
Відповідальним етапом є документування наради, тобто - запис процесу обговорення внесених до порядку денного питань.
В ході наради і після його закінчення необхідно зібрати тексти виступів, не представлені заздалегідь. Хід наради можна і потрібно стенографувати, вести фонограму, відеозапис, протоколювати.
Складання порядку денного є завданням голови, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.
1. Наради
1.1 Види нарад
Нарада - засідання, збори, присвячене обговоренню якого-небудь спеціального питання або кількох питань.
Різновидами розширеної наради є:
- симпозіум - Розширена нарада за спеціальним науковому питанню;
- конференція - Розширена нарада, наприклад, в середовищі вчених, політичних діячів;
- конгрес, з'їзд - нарада широкого складу, як правило, регіонального, загальноросійського або міжнародного масштабу.
В рамках конкретного підприємства залежно від основної завдання виділяють наступні види нарад:
- оперативне;
- інструктивне;
- проблемне.
В основу класифікації нарад можуть бути покладені й інші критерії, наприклад, періодичність: планові, позапланові .
Крім того, за характером проведення наради розділяються на наступні типи:
- диктаторське - Властиво авторитарному типу управління, коли нарада веде і володіє фактичним правом голосу тільки керівник, решті учасників надається лише можливість задавати питання, але ніяк не висловлювати власну думку;
- автократичне - Грунтується на питаннях керівника до учасників і їх відповідях на них, як правило, відсутні дискусії, можливий лише діалог;
- сегрегатівное - доповідь обговорюють лише вибрані керівником учасники, інші слухають і приймають до відома представлену інформацію;
- дискусійне - Вільний обмін думками і вироблення загального рішення; право приймати рішення в остаточному формулюванні залишається за керівником;
- вільне - На ньому не приймається чіткий порядок денний, іноді відсутній і голова, іноді закінчується ухваленням рішення, але в основному зводиться до обміну думками./3, с.104/
Збираючись разом, учасники наради мають можливість висловити свою точку зору по обговорюваних темах, довести інформацію, якої вони володіють, до всіх учасників наради, обговорити спірні питання, розглянути альтернативні варіанти рішень. Адже не дарма кажуть, що в суперечці народжується істина.
Але нарада є дорогим заходом. Слід пам'ятати, що якщо у вашій організації щодня проходить годинна нараду з вісьма учасниками, це означає, що один співробітник одержує зарплату тільки за участь в нарадах. Нарада не можна розглядати як спосіб інформування співробітників, воно є оптимальним засобом оцінки і ухвалення рішень. Колективно ухвалене рішення має більшу вагу, ніж одноосібне. Тому нарада ідеально там, де необхідна участь команди в обговоренні проблеми і пошуку рішень, де необхідний розгляд різних точок зору./3, с.105/
1.2 Підготовка наради
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-яке, навіть найкоротша нарада, від попереднього опрацьовування тільки виграє.
Співробітник, відповідальний за підготовку заходу, перш за все повинен з'ясувати:
- мета наради,
- основні питання для обговорення,
- склад учасників,
- місце, час і форму проведення.
Відзначимо, що в ряді організацій існує певний порядок проведення нарад, який може бути закріплений в спеціальному Регламенті. У цьому випадку задача значно спрощується.
Якщо в підготовці наради беруть участь кілька людина, то, як правило, на підприємстві видається наказ про проведення наради, в якій визначається склад робочої групи і план його підготовки (Див. додаток 1).
1.3 Формування порядку денного
Складання порядку денного є завданням голови, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.
Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульована, мати логічну завершеність і однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядку денного перевантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип В«краще менше, та кращеВ». Тому завжди намагайтеся позбутися другорядних питань, які можна вирішити поза наради.
Порядок денний звичайно складається в письмовій (Друкованої) формі. Звичайно, наради можуть проводи...
