Міністерство освіти і науки Російської Федерації
Федеральне агентство з утворення
ГОУ ВПО
РОСІЙСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ
ГІДРОМЕТЕОРОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра економіки
Контрольна робота
Тема:
Основні вимоги, пропоновані до секретаря-референта в сучасних умовах
Санкт-Петербург 2010
Зміст
Введення
Сертифікація якості роботи секретаря
1. Загальні положення
2. Основні функції секретаря-референта
3. Основні обов'язки секретаря-референта
4. Додаткові обов'язки секретаря-референта
5. Права секретаря-референта
6. Відповідальність секретаря-референта
Список літератури
Практична частина
Введення
Існуючі державні критерії неповно і надмірно загально описують вимоги до секретарям. Крім того, в сучасних комерційних структурах немає чіткого поділу секретарів по кваліфікації, як це передбачено Кваліфікаційним довідником, а термін секретар використовується для найменування секретарів різного рівня. Секретар в залежності від сфери діяльності організації, її корпоративної культури, організаційної структури, кількості співробітників, стилю управління має різні функціональні обов'язки, ефективне виконання яких вимагає різного рівня професійних знань, навичок, здібностей і особистісних якостей.
Багато фахівці намагаються сформулювати перелік кваліфікаційних вимог до сучасному секретарю. Найбільш комплексно та систематизовано кваліфікаційні вимоги до секретарям з урахуванням сучасних умов, вимог роботодавців, можливості кар'єрного росту сформульовані фахівцями Методичного Центру бізнесу, торгівлі, зовнішньоекономічної діяльності (МЦБ)
Сертифікація якості роботи секретаря
В даний час розробляється серія міжнародних стандартів по сертифікації якості персоналу. Так, в ДСТУ ISO 9001-2001 сформульовані основні вимоги до компетентності, обізнаності, залученню працівників. У ГОСТ Р ІСО 9004-2001 регламентовано, що керівному складу організації слід визначати "Необхідну компетенція для персоналу та підтримувати в робочому стані записи про освіту, підготовку, навичках, досвіді працівників ".
Ряд міжнародних стандартів на базі стандарту ІСО 10015 регламентує систему сертифікації якості персоналу.
У Росії в 1997 році було прийнято постанову Мінпраці РФ і Держстандарту № 21/9 В«Про розвитку системи сертифікації якості персоналу в РФ В».
Сертифікація проводиться з метою оцінки професійних навичок фахівців. В даний час в Росії створено кілька організацій, що здійснюють сертифікацію якості секретарів. Так, наприклад, сертифікація секретарів проводиться Російської Кваліфікаційної Комісією творчих досягнень, створеної на базі МЦБ, яка має акредитацію як орган по сертифікації послуг в системі сертифікації якості.
Сертифікація проводиться на відповідність кваліфікаційним вимогам. Оцінюються також навченість, можливість оперативного прийняття оптимального рішення, психологічні особливості та досвід роботи секретаря. Сертифікація проводиться за методикою академіка Мініна Б.А. шляхом оцінки відповідності та ступеня перевищення фактичних значень рівня підготовки щодо прийнятих за базові.
1. Загальні положення
1.1. Секретар-референт призначається на посаду і звільняється від займаної посади наказом Генерального директора організації.
1.2. Секретар-референт безпосередньо підпорядковується Генеральному директору.
Секретар-референт у своїй діяльності керується:
- законодавчими актами РФ;
- локальними нормативними актами організації;
- наказами та розпорядженнями керівництва організації;
- нормативно-методичними матеріалами з ведення діловодства;
- справжньою посадовою інструкцією.
1.3. Секретар-референт, виконуючи свої обов'язки,
повинен володіти питаннями:
- поточної фінансово-господарської діяльності організації та перспектив її розвитку;
- знання структури організації, розподіл функціональних обов'язків між підрозділами і працівниками;
повинен знати:
- вимоги, пропоновані до документаційного забезпечення діяльності організації, державні стандарти РФ і міжнародні стандарти складання та оформлення кореспонденції, порядок прийому, обліку та зберігання документів, систематизації та підготовки їх до короткострокового і довгострокового зберігання;
- правила організації управлінської праці;
- вимоги до оформлення машинописних робіт;
- правила російської орфографії та пунктуації;
- основи ділового етикету, службової етики, психології спілкування;
- правила охорони праці, техніки безпеки;
повинен вміти:
- складати і оформляти документи всіх видів, редагувати зміст і робити стилістичну правку;
- налагодити ефективну роботу з документацією, удосконалювати існуючі методи і форми такої діяльності;
- працювати з сучасним програмним забезпеченням на рівні кваліфікованого користувача ПК;
- організовувати і вести телефонні переговори, працювати із сучасною оргтехнікою;
- вести прийом відвідувачів;
- організовувати і технічно забезпечити наради, збори, переговори, ділові зустрічі, відрядження працівників та інші заходи;
- володіти навичками швидкого письма і читання.
2. Основні функції секретаря-референта
До основних функцій секретаря-референта відносяться наступні:
- організаційне та документаційне забезпечення управлінської діяльності організації;
- координація роботи офісу;
- здійснення методичного керівництва і контролю за веденням діловодства в структурних підрозділах організації;
- оперативно-організаційне обслуговування діяльності організації;
- підготовка, оформлення документації по особовому складу, її облік і зберігання.
- документальне оформлення ряду фінансово-господарських операцій.
3. Основні обов'язки секретаря-референта
До основних обов'язків секретаря-референта відносяться наступні:
3.1. Виконувати розпорядження, накази керівництва фірми, здійснювати свою діяльність у суворій відповідності з ними.
3.2. Розробляти проекти документів з усіх питань управлінської діяльності організації.
3.3. Редагувати, контролювати якість підготовки, грамотність, правильність складання, узгодження документів, що подаються на підпис керівництву організації.
3.4. Вести прийом, облік та зберігання кореспонденції, здійснювати обробку вхідних документів, оформляти і зберігати порядок роботи з внутрішніми документами, розсилати витікаючу документи.
3.5. Систематизувати документацію поточного архіву, проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання або виділяти до знищення.
3.6. Забезпечувати збереження і конфіденційність комерційної інформації.
3.7. В Відповідно до резолюції керівництва організації передавати документи безпосереднім виконавцям у структурні підрозділи.
3.8. Здійснювати документування діяльності дорадчих та колегіальних органів підприємства.
3.9. Фіксувати, обробляти і вчасно доводити до відома керівництва та працівників прийняту інформацію, що стосується різних сторін діяльності організації.
3.10. Планувати робочий день керівництва, призначати зустрічі клієнтам, партнерам та працівникам організації як по виробничим, так і особистих питань.
3.11. Займатися організаційними і технічними питаннями проведення нарад, ділових зустрічей та переговорів; забезпечувати прийом відвідувачів.
3.12. Контролювати виконання документів, доручень і завдань керівництва, приймати оперативні заходи, спрямовані на своєчасне і якісне їх виконання.
3.13. Сприяти оперативному прийняттю рішень з боку керів...
