Зміст
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення та вимоги, що пред'являються до них
2. Види документів за особовому складу, особливості їх оформлення. Трудовий договір
3. Оформіть кілька видів відміток: про виконавця документа, про виконання документа і направлення його в справу
Список використаної літератури
1. Організація діловодної служби в установі. Інструкції про діловодство, їх значення та вимоги, що пред'являються до них
Однією з найважливіших завдань сучасного управління є раціональна організація роботи службовців, діяльність яких протікає в організації. Ця діяльність базується на таких процесах, як отримання інформації та її обробка: аналіз, підготовка та прийняття рішень; виконання рішень; облік і контроль прийнятих рішень. Інтенсивність цих процесів настільки велика, а втрати, пов'язані з несвоєчасними і неякісними рішеннями настільки істотні, що значення їх організації стає першорядним. При цьому рівень знань і вміння керівника в області організації документаційного управління стає визначальним для всієї організації і досягаються нею результатів.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і змішана [1]. При централізованої формі організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі або у секретаря. Децентралізована форма припускає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою
служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаної формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).
Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (Коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж закладів і організацій використовують змішану форму організації діловодства.
Найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів та операцій є централізація, оскільки вона дозволяє:
• знизити вартість діловодних операцій;
• поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;
• забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;
• використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;
• забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.
В сучасних умовах повністю централізувати діловодної обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. У великих установах слід прагнути до доцільною централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством. У невеликих установах, що не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника.
Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, що відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д. Діяльність цього структурного підрозділи відбивається в спеціально розробляється положенні.
З метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення та обробки документів у організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи.
Організаційні документи реалізують норми адміністративного та цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру утвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляють нові організаційні документи.
Статут - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавством Республіки Білорусь має включати:
• найменування установи, організації, підприємства, його вид;
• місцезнаходження (поштова адреса);
• предмет і мета діяльності;
• порядок утворення майна (або статутного капіталу, випуску і розподілу акцій та т.д.);
• порядок розподілу прибутку;
• порядок освіти установи (організації, підприємства);
• порядок управління та припинення діяльності;
• органи управління (внутрішня організаційна структура).
Положення - правові акти, що визначають порядок утворення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служб).
Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і використовуються при розробці індивідуальних. Розрізняються положення про організації, про структурні підрозділи, положення про колегіальних і дорадчих органах, положення про тимчасові органах (нарадах, комісіях, радах).
Структура тексту положення і його формуляр уніфіковані в УСОРД. Положення оформляють на загальному бланку організації з зазначенням реквізитів: найменування організації, структурного підрозділу, вид документа, а також дата і гриф затвердження, реєстраційний номер, місце видання, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження або візи узгодження.
Текст положення включає наступні розділи:
• Загальні положення;
• Цілі і завдання;
• Функції;
• Права і обов'язки;
• Керівництво;
• Взаємовідносини з іншими підрозділами.
Положення підписують посадові особи, що є безпосередніми розробниками (Наприклад, начальник структурного підрозділу, заступник керівника), візує юридична служба (юрист), стверджує керівник. Положення набирає в силу з моменту затвердження.
Інструкція - правовий акт, що містить правила, що регулює організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх структурних підрозділів), посадових осіб.
Інструкції видаються в цілях роз'яснення застосування законодавчих актів, розпорядчих документів із запам'ятовування і веденню документів (наприклад, бухгалтерських, звітних та ін.)
Інструкція оформляється на загальному бланку організації і має містити реквізити: найменування організації; найменування виду документа; дата; місце видання; заголовок до тексту; текст; підпис; гриф затвердження; гриф погодження або віза узгодження. Текст інструкції розбивається на розділи, які нумеруються арабськими цифрами, а кількість розділів визначається розробниками. Підписується інструкція керівником того підрозділу, який її розробив, а затверджується керівником організації або спеціальним розпорядчим документом.
Інструкції бувають , наприклад, посадові; по безпеці праці та ін Посадові інструкції виз...
