Зміст
1. Реквізит 28. Відмітка про виконавця. Правила складання
2. Організаційні документи. Вимоги до складання й оформлення
3. Практичне завдання
Список використаної літератури
1. Реквізит 28. Відмітка про виконавця. Правила складання
Обробка документів в апараті управління включає документування інформації, обробку інформації, що міститься в документах, і організацію роботи з документами. Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством.
В процесі діловодства здійснюється фіксування інформації (Документування) і організація робіт з документами. Під документуванням розуміється створення текстових документів у сфері управління.
Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Необхідність документування управлінських процедур, встановлена ​​чинним законодавством, призводить на практиці до створення численних форм фінансової, первинної облікової, розрахунково-грошової, звітно-статистичною, організаційно-розпорядчої та інших систем документації.
Особливу роль серед управлінських документів грає організаційно-розпорядчі документація (ОРД), застосовувана при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату установи, організації, підприємства.
Вхідні в цю систему документи умовно поділяються на 3 групи:
- організаційні документи - статут, структура і штатна чисельність апарату управління, штатний розклад, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ установи, організації, підприємства, посадова інструкція працівникові;
- розпорядчі документи - наказ, розпорядження, вказівка, інструкція;
- інформаційно-довідкові документи - протокол, акт, лист, доповідна і пояснювальна записки, довідка, телеграма, телефонограма і т.д.
Операції по документуванню організаційно-розпорядчої діяльності та організації роботи з відповідними документами називаються адміністративним діловодством.
Оформлення документів здійснюється на бланках двох видів: загальних, для організаційно-розпорядчих документів (ОРД), та бланків для листів.
Бланком називається аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Виготовляють бланки двох форматів: А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм). Бланки кожного виду проектують на основі кутового або поздовжнього розташування реквізитів.
Головне відмінність між ними в тому, що бланк для листів містить реквізит "Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер рахунку в банку "і трафаретну частина реквізиту "Посилання на індекс і дату вхідного документа", а на загальних бланках замість цих реквізитів залишається вільна площа, в яку вкарбовуються реквізити "Назва виду документа" і "Місце складання або видання ".
Стандарти на формуляри - зразки встановлюють формати та розміри полів документів, входять до складу уніфікованої системи документації, реквізити і правила їх розташування.
Реквізити - Це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ 6.38-90 УСД Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання та оформлення документів.
Сукупність розташованих у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. Формуляр - зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формуляром - зразком для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту у друкованих знаках. Згідно ГОСТ 6.38-90 документи можуть містити (залежно від призначення) до 32 реквізитів. Проте жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Кожен повинен містити певний їх склад залежно від призначення документа.
В перелік реквізитів ОРД входять наступні: [2, c. 34]
1 Державний герб.
2 Емблема організації, установи, підприємства.
3 Зображення нагород.
4 Код підприємства, установи або організації за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій (ОКПО).
5 Код форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).
6 Найменування міністерства або відомства.
7 Найменування установи, організації, підприємства.
8 Найменування структурного підрозділу.
9 Індекс підприємства, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку.
10 Назва виду документа.
11 Дата.
12 Індекс.
13 Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14 Місце складання або видання.
15 Гриф обмеження доступу до документа.
16 Адресат.
17 Гриф затвердження.
18 Резолюція.
19 Заголовок до тексту.
20 Відмітка про контроль.
21 Текст.
22 Позначка про наявність додатка.
23 Підпис.
24 Гриф узгодження.
25 Візи.
26 Друк.
27 Відмітка про засвідчення копій.
28 Прізвище виконавця і номер телефону.
29 Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30 Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31 Відмітка про надходження.
32 Попереджувальний знак.
Реквізит «³дмітка про виконавцяВ» розташовують на лицьовій стороні останнього аркуша в лівому нижньому куті документа. Відмітка про виконавця документа дозволяє одержувачу документа (адресату) з'ясувати по телефону цікавлять його питання або дати відповідь, якщо вирішення питання не вимагає документального закріплення.
Прізвище виконавця і номер його службового телефону друкують без розділових знаків і обов'язково вказують на вихідних документах.
Приклад:
Іванова 222 21 23
Відмітка про виконавця може бути доповнена інформацією: ім'я файлу (повне ім'я файлу), дата та інші пошукові дані, які розташовуються нижче даної позначки.
При оформленні на комп'ютері «³дмітка про виконавцяВ» виконується шрифтом Times New Roman звичайний, розмір 9 пунктів. [1, c. 11]
2. Організаційні документи. Вимоги до складання й оформлення
Організаційні документи реалізують норми адміністративного та цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру утвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляють нові організаційні документи.
Статут - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Зміст статуту відповідно до законодавством Республіки Білорусь має включати: [8, c. 94]
• найменування установи, організації, підприємства, його вид;
• місцезнаходження (поштова адреса);
• предмет і мета діяльності;
• порядок утворення майна (або статутного капіталу, випуску і розподілу акцій та т.д.);
• порядок розподілу прибутку;
• порядок освіти установи (організації, підприємства);
• порядок управління та припинення діяльності;
• органи управління (внутрішня організаційна структура).
В залежності від виду організації (установи) до статуту можуть бути додан...