Тема: Напрямки розвитку інформаційних систем і систем документообігу в сучасних організаціях
1. Основні теоретичні аспекти розвитку систем документообігу та інформаційних систем
1.1 Поняття і тенденції розвитку інформаційних систем в сучасній організації
Побудова ефективної інформаційної системи, організація проходження інформаційних потоків повинні охоплювати всі підрозділи. В ході побудови інформаційної системи не залишено без уваги таку важливу напрямок діяльності, як забезпечення інформаційної безпеки, антивірусного захисту, запобігання несанкціонованим діям щодо знищення модифікації, перекручення, копіювання, блокування інформації та інших форм незаконного втручання в інформаційні ресурси та інформаційні системи.
Повинні бути розроблені відповідні регламентуючі документи, а також інструкція по організації технічної експлуатації засобів обчислювальної техніки і вимоги щодо заходів безпеки при роботі з засобами обчислювальної техніки.
1.2 Основні напрямки розвитку електронної документації
Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ у тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії. [1]
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають необоротну тенденцію змінюватися і застарівати по мірі науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. В цьому зв'язку велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
Незважаючи на масове використання в літературі та практичній діяльності терміна В«Електронний документВ», його визначення ще не устоялося. Разом з тим, ряд авторів вважають, що електронний документ - це В«документ, носієм якого є електронна середу - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск і т.д. В». [2]
В понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа.
До жаль, на відміну від інформації, зафіксованої на паперовому носії, інформація на машиночитаному носії може бути легко змінена без бажання її автора в результаті несанкціонованого доступу до неї сторонньої особи, причому без всяких слідів такого втручання.
Виникла проблема встановлення доказової сили машиночитаних документів.
Класична правова трактування терміна документ (від лат. documentum - доказ) пов'язана з письмовою формою зберігання інформації. Дійсно, в традиційних паперових документах реквізити і зміст документа нерозривно пов'язані з матеріальним носієм документа. В електронних же документах кожна з цих складових відносно самостійна, що обумовлено особливостями їх виготовлення, обробки, зберігання та передачі.
Ця особливість багато в чому визначає специфіку правового статусу електронних документів. [3]
В як юридичних ознак документа на машинному носії виступають: машинний носій інформації; комп'ютерна інформація; реквізити, що дозволяють ідентифікувати форму і зміст комп'ютерної інформації.
Для категорії електронного документа особливе значення має чітке законодавче врегулювання його реквізитів, тому саме вони надають інформації на матеріальному носії статус документа.
Технологія виготовлення, зберігання та передачі електронних документів докорінно відрізняється від письмових документів і вже в силу цього реквізити, успішно виконують свої функції в традиційних документах (підпис керівника, друк, банківські реквізити сторін, фірмові бланки та ін), далеко не завжди прийнятні для них. У відношенні електронних документів тільки електронна цифровий підпис в повній мірі може виконувати функції реквізиту.
Поширення документованої інформації, забезпеченою електронним цифровим підписом, в системах зв'язку і телекомунікації аналогічно поширенню оригіналу документів на паперовому носії традиційними способами.
Поширення ж документованої інформації на машиночитаних носіях без електронної цифрового підпису або інших аналогічних засобів ідентифікації подібно передачі або усної інформації, ідентичність якої гіпотетичному оригіналу може бути підтверджена свідченнями свідків, або копії документа, по відношенню до якої потрібно можливими способами довести відповідність її оригіналу.
Таким чином, для управлінського документа істотним є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від В«паперовихВ». [4]
Людина здатний сприймати електронний документ тільки за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документі як жорсткою, незмінною конструкції інформації та її носія.
Переклад інформації на машиночитаних носії замість паперових зажадав введення нових механізмів забезпечення "юридичної сили" або "Доказової сили" документа на такому носії, наприклад, електронного цифрового підпису.
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великої інформаційної ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя. [5]
В Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом.
Оптичний документ акумулює в собі переваги різних способів запису інформації і матеріалів носія. Важливим достоїнством даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиної цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних.
Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе достоїнства і можливості книги, мікро-, діа-і відеофільмів, аудіозапису і т. д., причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інформації.
Самим перспективним видом оптичного документа, виділеним за формою носія і особливостям користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується і зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя.
Компакт-диски виготовляються з полікарбонату товщиною 1,2 мм, покритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) із захисним шаром з лаку, на якому зазвичай друкується етикетка.
За технології застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу:
1. Диски, що допускають однократний запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many). Використовуються в електронних архівах і банках даних, у зовнішніх накопичувачах ЕОМ.
2. Реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали (CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх областях застосування.
3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємні...
