Інтегровані системи управління: що і куди інтегруємо
В останні роки все більш популярним серед вітчизняних організацій стає питання побудови інтегрованих систем управління. Все більше організацій, розробивши і сертифікувало систему управління якістю, визначають побудову інтегрованої системи управління як наступний крок в удосконаленні своєї діяльності. У цій статті я хочу поділитися деякими міркуваннями щодо побудови таких систем.
Чи існують "Неінтегрованние системи"?
Одразу зауважу - я не буду розглядати варіант побудови в одній організації декількох В«не інтегрованих систем В»з окремими документами, політиками, внутрішніми аудитами і т.п. Я переконаний, що такі системи мало придатні для реальної роботи, вони швидше призначені для отримання організацією сертифікатів. Адже в реального життя в організації існує одна система управління - в рамках якої керівник приймає рішення (одночасно враховуючи при цьому питання якості, фінансів, навколишнього середовища і т.п.), забезпечує і контролює їх виконання. Можна говорити про те, що різні аспекти цієї єдиної системи описані в різних документах і перевіряються в рамках різних аудитів - але від цього система не перестає бути єдиною.
Але якщо організація прийняла рішення про розробку окремих систем документації, вона повинна продумати механізми, які дозволять погоджувати їх вимоги до одних і тих ж видам діяльності. Також потрібно проаналізувати, наскільки зручно буде виконавцям враховувати і поєднувати у своїй діяльності вимоги відразу декількох документів, описаних в різних системах. На мій погляд, природним результатом такого аналізу має бути рішення про розробку єдиної системи документації - про інтеграцію різних систем управління. Адже, по суті, мова йде про те, щоб керівництво самостійно прийняло рішення про шляхи узгодження вимог окремих систем (об'єднавши їх в одну систему), а не перекладав це рішення на виконавців (примушуючи їх знаходити варіанти дій, які задовольнять вимоги відразу декількох окремих систем).
Інтегровані системи і стандарти на системи управління
Зробивши вступне зауваження, почнемо з визначення "інтегровані системи управління (ІСУ)". Традиційним є визначення інтегрованої системи управління як такої, що відповідає вимогам більш ніж одного системного стандарту (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, ISO 22000, ISO 27001 і т.п.). На мій погляд, таке визначення відображає відношення до розробки формалізованих систем управління як до засобу "колекціонування" сертифікатів, а не до реального інструменту удосконалення діяльності організації.
Такий підхід до ІСУ має ряд істотних недоліків. По-перше, послідовність розширення ІСУ залежить більшою мірою від популярності відповідних стандартів, а не від цінностей, пріоритетів, стратегії організації. Якщо другим за поширеності, а також популярності після стандарту ISO 9001 є ISO 14001, значить організація, швидше за все, після розробки системи управління якістю буде інтегрувати в неї систему екологічного управління. І не факт, що на Насправді збереження навколишнього середовища настільки важливо для керівництва організації і входить до числа його реальних пріоритетів. Але якщо це не так, то таке розширення не тільки принесе мало користі, а може виявитися навіть шкідливим: адже включення в політику або в процеси питань, які на самому справі не є важливими для керівництва, стане причиною менш серйозного сприйняття персоналом системи в цілому.
друге, визначення ІСУ через стандарти призводить до того, що аспекти діяльності організації, не регламентовані жодним стандартом, досить рідко включаються в формалізовану систему управління. В першу чергу це стосується фінансового менеджменту, який, безумовно, є ключовим для будь бізнес-організації. Дуже нечасто можна зустріти комерційне підприємство, для якого зменшення впливу на навколишнє середовище дійсно є більш пріоритетним, ніж збільшення прибутку; але в ІСУ, з великою ймовірністю, екологічний менеджмент буде інтегрований раніше фінансового. Це може бути свідченням того, що документована система управління не є в повною мірою працюючої: адже малоймовірно, що вище керівництво організації серйозно буде відноситися до системи, яка не спрямована на досягнення певних фінансових цілей (хоча слід зазначити, що останнім часом все більше важливими стають стандарти SOX, які визначають порядок управління ризиками для фінансових результатів організації і часто є обов'язковими для розміщення акцій на біржах; але оскільки ці вимоги прийшли не з організації ISO, фахівці з управління якістю, як правило, їх ігнорують). Ще одним важливим аспектом систем управління, який рідко включається в ІСУ є забезпечення мотивованості персоналу. Звичайно, цей питання частково регламентується стандартами OHSAS 18001 та SA 8000, але тільки в дуже незначній мірі. Можна сказати, що якщо ключовими факторами мотивації співробітників є ті, які регламентуються цими стандартами (Безпека роботи, рівень зарплати тощо), а не корпоративна культура, можливість розвитку, залучення, інформованість, то в організації є серйозні проблеми з персоналом. Що стосується стандарту ISO 9001, то в ньому персонал розглядається тільки як ресурс, а не як зацікавлена ​​сторона, яка чи забезпечує його додаткову мотивацію.
Іншим прикладом діяльності, яка на даний момент не регламентована системними стандартами, є забезпечення задоволеності і лояльності постачальників (Наприклад, у переробній промисловості при дефіциті сировини належного якості ця діяльність критично важлива). Про шкоду, яку завдає "Прив'язка" ІСУ до стандартів свідчить фраза, яку мені довелося чути від відомого фахівця з якості: "на жаль, досі не розроблений стандарт на системи фінансового менеджменту, а без нього ми не можемо інтегрувати фінансовий менеджмент в систему управління якістю ". Мені складно уявити реакцію генерального директора підприємства, який запропонував відобразити у процесах СМЯ питання фінансового менеджменту і почув у відповідь такий аргумент ...
Зрештою, третьої проблемою традиційного визначення є "прив'язка" системи до вимог різних стандартів швидше, ніж до цінностей організації, її корпоративної культурі, стратегії, очікуванням зацікавлених сторін і т.п. При такому підході існує великий ризик створення двох окремих систем управління: реально працюючої, незадокументована системи, яка використовується керівництвом і персоналом організації, і формальної системи, побудованої за стандартами, яка демонструється аудиторам. Якщо при розробці системи ніхто не запитує у керівника організації про його бачення процесів організації, а замість цього йому розповідають про вимоги різноманітних стандартів, тяжко очікувати, що в майбутньому цей керівник буде узгоджувати свої дії з положеннями такої системи. В цілому, слід зауважити, що стандарти на системи управління, як і будь-які інші стандарти мають головну мету: забезпечити можливість продемонструвати комусь відповідність певного об'єкта (у даному випадку - організації в цілому) встановленим вимогам. Отже, наявність стандарту виправдано, якщо існують люди або організації, зацікавлені в тому, щоб отримати інформацію про відповідність цьому стандарту. З точки зору систем управління такими головними групами, зовнішніми стосовно організації, можуть бути споживачі та представники суспільства. Системні стандарти розробляються, в першу чергу, для запитань, які цікавлять ці групи: якість, вплив на навколишнє середовище, безпеку персоналу, харчова безпеку і т.п. Що ж стосується, наприклад, фінансового менеджменту, то він цікавий, в першу чергу, для власників і інвесторів. А вони, як правило, можуть отримати необхідну для себе інформацію безпосередньо від організації, а не через орган по сертифікації. Адже потреба в стандарті, який би допомагав їм продемонструвати відповідність організації їх очікуванням, є більш низькою.
Інтегро...
