Зміст
Введення
1. Документ як матеріальний носій інформації
2. Способи документування та матеріальні носії інформації
2.1 Текстове документування
2.2 Технічне документування
2.3 Фото-кіно- фоно-документування
2.4 Нові носії інформації
3. Приймання, обробка, розподіл та зберігання документів на різних матеріальних носіях
3.1 Паперові носії інформації
3.2 Документи, передані по каналах електрозв'язку (телеграми, телефонограми)
3.3 Прийняття і обробка документів, що надходять по каналах електронної пошти та факсимільного зв'язку
3.4 Зберігання аудіовізуальних документів
Висновок
Список використаної літератури
Введення
В даний час проблема поняття і предмета документознавства продовжує залишатися дискусійною.
Поняття "Документ", способи документування та матеріальні носії інформації - перші вступні розділи курсу "Документознавство". Їх вивчення показує еволюцію поняття "документ", його розширення, з розвитком науки і техніки, різноманіття способів закріплення інформації.
Документ - об'єкт вивчення курсу "Документознавство". Зростаюче значення інформації та документів у XX столітті, поява наукових дисциплін, предметом вивчення яких стали інформація і документ, різне розуміння і тлумачення цих термінів у спеціальній літературі зажадали закріплення цих понять в ГОСТах та законодавчих актах. Приступаючи до вивчення слід перш всього усвідомити ключові поняття - "інформація" і "документ".
Поняття "документ" найтіснішим чином пов'язане з поняттям "інформація", тому що документ є її основним носієм. Слово "інформація" походить від латинського informatio і означає початкові відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим способом. У природних і технічних науках інформація має інше, специфічне визначення, яке лягло в основу сучасної кібернетики. Обмін інформацією - необхідна умова життя людського суспільства.
Всяке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта.
До інформацією, крім достовірності та точності, пред'являються два жорсткі вимоги: по-перше, вона повинна бути своєчасної, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення. Якщо інформація прийшла із запізненням, ви вже не можете взяти участь в якихось діях, заходах. Шанс втрачено. З іншого боку, якщо інформація недостатня, ви знаєте щось наполовину, ваше рішення може бути не тільки не найкращим, але навпаки, помилковим, так як ви врахували не всі фактори.
В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, насамперед, зі зростанням кількості населення. Чим більше людей, тим більше треба шкіл, лікарень, клубів, магазинів та інших обслуговуючих організацій, більше виробити товарів, з іншого боку мати більше місць докладання людських рук. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можуть існувати, тільки обмінюючись інформацією. В умовах ринкових відносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація, законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку, якщо вони вчасно знають що, коли й почім. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ.
Тому організації роботи з інформацією і з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяється велика увага. Наприклад, в США прийнятий і діє Закон про документі, в Німеччині "електронна обробка інформації, організація діловодства та оформлення документації "віднесені до ключових напрямками НТР. У нас в країні 25.01.95 прийнято Закон Російської Федерації "Про інформації, інформатизації та захисту інформації ".
Ці приклади яскраве свідчення істотної зміни відносини у самому суспільстві до організації інформаційних ресурсів, усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, впливають на функціонування різних структур і в кінцевому підсумку призводять до досягнення економічних результатів.
У рамках даної роботи було вивчено федеральне законодавство. Державний стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ". Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захист інформації "від 20 лютого 1995 р. № 24-ФЗ. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
Мета дозволила сформулювати завдання, які вирішувалися в даній роботі. Розглянути види матеріальних носіїв інформації, дати їм характеристику, показати перевагу використання кожного їх видів, виявити їх недоліки, визначити прийом і розподіл документів, отриманих на різних матеріальних носіях.
1. Документ як матеріальний носій інформації
Документ з'явився, перш за все, щоб закріпити і передати інформацію від людини людині.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ служить, перш за все, способом докази або свідоцтва чогось, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
На думку фахівців - документознавців документ являє собою результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папері, фотоплівці тощо).
Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження й накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часу.
Як носій інформації документ виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.
Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: планування - за допомогою підготовки різних планів, облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування - у вигляді видання інструкцій, методичних вказівок; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Таким чином, документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління в якості способу й засобу реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.
Надзвичайно важлива для управлінської діяльності юридична сила документів, так як вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права.
Одні документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, спочатку володіють юридичної функцією, встановлюючи, закріплюючи й змінюючи правові норми і правовідносини чи припиняючи їх дію. Інші документи наділяються юридичної функцією у разі використання їх як докази в суді, органах слідства і прокуратури, нотаріаті, арбітражі та ін
Всі форми управлінської діяльності знаходять ві...
