Введення
Дана тема актуальна для вивчення.
Успіх будь-якого починання в якій-небудь сфері діяльності залежить від багатьох факторів.
У їх числі - Вміння юридично правильно, належним чином представити інформацію в письмовому вигляді, тобто правильно скласти і оформити документ [4, с. 3].
Однак це лише одна з проблем, що виникають перед будь-якою організацією при роботі з документами.
Сфера діяльності людини, пов'язана з розробкою та оформленням документів і технологією роботи з ними, називається діловодством (документознавством, документаційне забезпечення управління).
Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з використанням інформації, підготовкою і прийняттям рішення, не обходиться без її документування, процесу створення, оформлення виконання і зберігання виконаних документів. У щоденній практичній діяльності керівникам організацій, їх структурних підрозділів, працівникам служб діловодства доводиться вирішувати величезний комплекс питань, пов'язаних з розробкою і виданням документів, що регламентують управлінську та господарську діяльність організації, реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, формуванням їх у справи, визначенням строків зберігання, передачею в архів або оформленням для знищення.
Метою написання даної роботи є необхідність висвітлити правила документування діяльності колегіальних органів, а також описати документування діяльності на прикладі ТОВ В«Реймед - ТВ».
Робота складається з теоретичного і практичного розділу.
У зв'язку з цим виділяються наступні види завдань, що вирішуються в процесі написання даної контрольної роботи.
1. Висвітлити теоретичні особливості документування управлінської діяльності колегіальних органів.
2. Описати процес документування управлінської діяльності ТОВ В«Реймед - ТВ».
У процес дослідження нами в основному використовувалися аналітичні методи дослідження.
В процесі написання даної роботи нами в основному використовувалися навчальні роботи.
1. Документаційного забезпечення діяльності колегіальних органів
Діяльність установ, що працюють на основі колегіальності, документується постановами, рішеннями, розпорядженнями [1, с. 56].
Постанови і рішення приймаються в результаті обговорення на засіданнях колегіальних органів, хід яких фіксується в протоколах. Документування діяльності колегіальних органів починається зі складання плану роботи на основі пропозицій членів відповідного органу (колегії, ради, правління, бюро і т.д.) [4, с. 64].
План передбачає календарні терміни проведення засідань, питання, які підлягають розгляду, прізвища осіб, відповідальних за підготовку питань до обговорення. Затверджений план роботи колегіального органу розсилається його членам, зацікавленим організаціям і особам [4, с. 64].
Зборів і засідань передує велика підготовча робота, яка відображається у адміністративних документах. Документування підготовки засідання полягає, перш за все, в складанні порядку денного, в яку можуть бути включені питання, не передбачені планом, але потребують обов'язкового дозволу на засіданні. До порядку денного рекомендується включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на засіданні. Однак на практиці це вимога не завжди дотримується. До порядку денного нерідко включається багато питань, а значить, потрібні особливо ретельна підготовка таких засідань і чітке їх ведення. У цьому випадку в порядку денному треба вказати, скільки часу відводиться на кожне питання, а на самому засіданні встановити твердий регламент.
Питання в порядку денному слід розташовувати в порядку їх важливості і складності, при цьому так, щоб запрошувані на засідання витрачали якомога менше часу в очікуванні розгляду своїх питань. До порядку денному докладають список запрошених на засідання із зазначенням їх посади та організації, яку вони представляють.
У великих установах до засідань з найбільш важливих питань складається довідка по їх суті, в якій зазначаються причина та мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою представляється проект рішення, постанови.
Постановка питань на обговорення колегіальних органів може бути зроблена не тільки за ініціативою керівника установи, а й з ініціативи окремих структурних підрозділів.
Матеріали до засіданню представляються, як правило, за три-п'ять днів керівнику установи і після їх розгляду разом з повідомленням про засідання надсилаються членам колегіального органу [2, с. 46].
Попередня розсилка матеріалів дає можливість вносити поправки у вже наявний письмовий проект рішення і тим самим прискорює вирішення питань на самому засіданні.
Перед початком засідання проводиться реєстрація присутніх. При підготовці великих нарад, конференцій, зустрічей, на яких планується участь працівників установ, організацій з інших країв, областей, міжнародних організацій рекомендується передбачити наступні моменти:
1) вироблення порядку денного і визначення кола передбачуваних учасників;
2) ознайомлення передбачуваних учасників з порядком;
3) вироблення регламенту наради;
4) підготовка матеріалів, які будуть розглядатися на нараді:
а) доповіді, інформаційного повідомлення організатора наради;
б) доповіді, інформаційного повідомлення передбачуваних учасників;
в) довідково-інформаційних матеріалів, що можуть знадобитися в ході наради;
г) проекту рішення.
5) організаційне забезпечення наради:
а) реєстрація учасників;
б) розміщення учасників;
в) транспортний забезпечення учасників;
г) харчування учасників;
д) культурно-масові заходи;
е) інформування учасників з потрібних питань;
ж) постачання учасників канцтоварами;
6) організаційні роботи секретаріату наради;
7) технічне забезпечення проведення наради (оснащення приміщення технічними засобами);
8) документування роботи наради (оформлення документальних матеріалів):
а) складання протоколу (стенограма) підсумкових матеріалів;
б) розмноження підсумкових матеріалів;
в) забезпечення цими матеріалами учасників наради;
9) анкетування учасників наради:
а) про роботу наради;
б) про рівні організації і проведення наради [4, с. 65].
Якщо в підготовці наради бере участь ціла група, потрібен план, затверджений посадовою особою, яка відповідає за нараду.
Складається кошторис витрат. Визначається порядок денний.
У відповідному документі вказується тема, яка буде обговорюватися на нараді, перераховуються теми доповідей, співдоповідей, повідомлень, пропонованих для обговорення, і наводяться короткі відомості про виступаючих: їх прізвища, імена та по батькові (повністю або скорочено), посади, вчені звання.
Уточнюється список осіб, запрошених на нараду, складаються запрошення (сповіщення) на нараду. До складу запрошення входять:
- звернення;
- інформація про дату і місце проведення наради;
- повістка дня;
- пропозиція взяти участь;
- прохання про підтвердження участі [1, с. 45].
Підписують запрошення особи, відповідальні за підготовку наради. Визначається регламент роботи. Він повинен передбачати чітку організацію ходу наради, порядок розглянутих питань, визначені процедурні боку. Загальна тривалість наради не повинна перевищувати трьох-чотирьох годин на день.
Регламент може бути приблизно таким:
1) вступне слово (обмовляються тимчасові обмеження по ходу наради та орієнтовний час його закінчення) - не більше 10 хв.;
2) основний доповідь - до 30 хв;
3) питання доповідачу - не більше 2 хв кожний;
4) співдоповідь, повідомлення - не більше 10 хв;
5) пит...
