ПЛАН
Введення. 2
Поняття документа .. 3
Функції документів .. 4
Класифікація документів за різними ознаками .. 7
Висновок .. 26
Список використаної літератури .. 27
Введення
У діяльності будь-якої організації, установи, підприємства створюється безліч різноманітних за видами і призначенням документів. Одні документи призначені для реалізації зовнішніх зв'язків, інші відображають суто внутрішню діяльність установи у всіх її різноманітних аспектах. В процесі розвитку документаційного забезпечення поступово склалися певні документні комплекси - системи документації: наприклад, система розпорядчої документації, система документації з бухгалтерського обліку та звітності, система документації з особового складу, система звітної документації та ін
При роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації належить той чи інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення.
У будь класифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких об'єкти класифікації розбиваються на класи.
Мета даної роботи - визначити поняття документу, види і функції документів, а також розглянути класифікації і системи документації.
Поняття документа
Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та ін
Документ - це ділова папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмове свідоцтво про щось.
З наукової точки зору, документ - це спосіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явищах об'єктивної реальності та розумової діяльності людини.
Відповідно до Закону України "Про інформацію" від 02.10.02, "Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві ".
У російську мову слово В«документВ» прийшло за часів Петра I і спочатку мало значення письмового свідчення. Потім з'являються терміни "ділова папір", "службовий документ", "Акт" і підкреслюється значення документа в управлінні. Виділяються "Рахункові документи", "історичні документи".
Поняття "документ" використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже кожна галузь знання дає своє тлумачення цього терміна. На жаль, до теперішнього часу серед фахівців в області документознавства, бібліотекознавства, інформатики та ін сфер немає єдності в розумінні поняття "документ", не дивлячись на наявність ряду законодавчих та офіційних визначень. Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні "документа" з матеріальної складової на інформаційну.
Функції документів
Рис.1 Функції документів.
Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функціях. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ володіє певними функціями, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації і вивчення ролі в даній соціальній структурі та економічній системі. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує якусь функцію. Документ поліфункціонален (Многофункционален), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу змінюють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні й спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку. (Рис.1)
Інформаційна функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження і передачі і притаманна всім без винятку документам. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної і розумової діяльності.
Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:
ретроспективну (що відноситься до минулого);
оперативну (поточну);
перспективну (що відноситься до майбутнього)
Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видам; носіям і проч.
Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.
Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.
Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, т. к. створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини них в залежності від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але й гальмувати.
Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:
1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін);
2) документи двостороннього дії (ділова та особиста листування, договірні документи і т.д.).
Культурна функція - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, малюнок, науково-технічний документ та ін.)
Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та ін.) Ці документи відіграють велику роль в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відображають різні рівні прийняття рішень.
Правова функція властива документам, в яких закріплюються зміни правових норм і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку володіють нею і здобувають її на час.
У першу групу входять всі документи, що встановлюють, закріплюють, змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, що тягнуть за собою юридичні наслідки. Сюди відносяться всі правові акти органів державної влади (закони, укази, постанови та ін), судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, всі договірні, посвідчувальні документи (паспорти, пропуску, посвідчення і т.д.) і виправдувальний-фінансові документи (накладні, прибуткові ордери, лічильно-платіжні вимоги тощо)
До другої категорії відносяться документи, які на час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів у суді, органах слідства і прокуратурі, нотаріаті, арбітражі. В принципі будь документ може бути доказом і тим самим тимчасово буде наділений правової функцією.
Функція історичного джерела вивчається історичної наукою. Існує дві точки зору: перша - документ стає історичним джерелом з моменту передачі його на архівне зберігання; друга - документ наділяється цією функцією з моменту його виникнення, але усвідомлюється ця функція людиною лише коли документ надходить до архіву. Таким чином, ця функція починає домінувати в документі, якщо він виступає як джерело інформації для історика, що ...
