ДІЯЛЬНІСТЬ СЕКРЕТАРЯ У ПРИЙМАЛЬНІ КЕРІВНИКА
Зміст
Введення
В§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря
В§ 2 Робота з відвідувачами в приймальні
В§ 3 Ведення ділових бесід
В§ 4 Організація переговорів, зібрань, ділових зустрічей керівника
В§ 5 Взаємини з керівником
В§ 6 Взаємини в колективі
В§ 7 Віртуальний офіс
Висновок
Література
Додаток 1
Додаток 2
Додаток 3
Введення
Секретар, помічник керівника - Це обличчя компанії. Часто саме за професіоналізмом і манерам цього співробітника судять про компанію в цілому. Представляючи компанію у зовнішній ділової середовищі, секретар, помічник керівника транслюють корпоративну культуру компанії.
В кінці 80-х - початку 90-х років, з приходом "дикого капіталізму" і появою в нашій країні перших бізнесменів, відбувається різке "омолодження" професії. Молодому керівнику, відповідно, потрібно молодій секретар. Л.А.Кондрашова: "І ось з'являється новий тип в професії. Це красива, молода особа, користується, найчастіше, заступництвом свого начальника, що супроводжує його на прийомах і презентаціях (тому володіє іноземними мовами), добре знає основи етикету. Вона виконує багато функціональні обов'язки, часом і не властиві даній професії "[1].
Ефективний, професійний секретар з хорошими діловими манерами може надати значну допомогу своєму керівнику та оптимізувати його професійну діяльність.
У завдання секретаря входить організаційна, комунікативна, сервісна і безліч інших функцій. Ефективний секретар повинен вміти: передавати інформацію зовнішнім і внутрішнім клієнтам, бути стійким до невизначеності, дотримуватися діловий стиль, профілактувати стрес та ін На думку Є. Ішутін, сучасний секретар - "Це ініціативний і розважливий помічник шефа, що володіє всіма професійними навичками, необхідними для офісу, що приймає рішення в межах своєї компетенції та при необхідності бере керування на себе "[5]. Є. Скріптунова, М.Рогожін і М. Стенюков вказують на багатофункціональність і різнобічну розвиненість сучасного секретаря [8; 9; 10]. Н.В.Воржаевая звертає увагу на підвищення вимог до секретаря у зв'язку із змінами інформаційного простору суспільства [1].
Практично всі автори (Скріптунова Є., Зельцерман К., Рогодін М., Стенюков М., Ішутіна Е.) зазначають велике значення ролі секретаря в ефективній роботі керівника і самої організації вцілому.
За останні роки професія секретаря зазнала істотні зміни. Якщо недавно секретаря прийнято було називати "обличчям фірми", то сьогодні його вже можна порівняти з правою рукою керівника, регулюючої різні виробничі процеси. В нашій країні різко зріс попит на кваліфікованих секретарів. Це пов'язано в першу чергу з виникненням великої кількості структур.
Виходячи з вищесказаного, мета нашої роботи - вивчення діяльності секретаря в приймальні керівника, з урахуванням сучасних умов діяльності.
Завдання:
1. Вивчення теоретичних джерел з даного питання;
2. Розгляд практичного застосування питання;
3. Аналіз ефективності діяльності секретаря, висновки на основі аналізу.
Методи, використовувані в роботі: аналіз теоретичних джерел, спостереження, анкетування, бесіда.
Об'єктом дослідження є професійна діяльність секретаря.
Предметом дослідження є шляхи оптимізації професійної діяльності секретаря.
Гіпотеза дослідження така: при створенні необхідних умов професійної діяльності секретаря спостерігається позитивна динаміка в організації управлінської діяльності підприємства.
В§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря
Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:
- функції з документаційного забезпеченню управління;
- функції по так званому бездокументарній обслуговуванню керівника.
Виконуючи функції по документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою та оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де трудяться секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції з діловодного обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків [1; 10].
До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки [1; 10]
Приймальня - це центр роботи фірми, адже від того, як організована робота в приймальні залежить ефективність роботи керівника.
Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря, зони його трудової діяльності, оснащеної необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.
Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар - референт, повинна бути в межах 12-16 кв.м. При виборі розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:
1) підходи до меблів і устаткуванню;
2) розстановку меблів і обладнання;
3) потреба - в окремих випадках - особливих умов;
4) можливість установки допоміжного обладнання [8].
Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх функціональному розміщенню. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця і забезпечення відповідних нормам умов праці [1].
Розглянемо варіант організації робочого місця секретаря на прикладі освітньої установи (ОУ).
Приймальня знаходиться безпосередньо перед кабінетом керівника. Робоче місце секретаря в приймальні знаходиться зліва від входу, і розташоване так, щоб можна було легко бачити всіх вхідних. У приймальні знаходяться предмети, необхідні для роботи: робочий стіл, оргтехніка, шафа і сейф для зберігання документів. Для створення затишної атмосфери, в кутах приймальні розташовані великі рослини, оформлені в декоративні кашпо. Безпосередньо перед робочою зоною секретаря знаходиться зона для прийому відвідувачів, де розташована зручні меблі для очікування.
Робоче місце обладнане комп'ютером, монітор якого має плоский екран. Всі складові комп'ютера розташовані на спеціальних підставках і полицях столу, для оптимального звільнення робочого простору столу. Тут же знаходиться міні-АТС, оргтехніка.
На стінах приймальні розташовані ліцензія на право ведення освітньої діяльності, свідоцтво про державної акредитації та атестації установи. У холі перед приймальнею знаходиться інформаційний стенд, де представлені установчі документи: Статут ОУ, Правила внутрішнього трудового розпорядку, права та обов'язки учнів і батьків, інші локально-нормативні акти, що регламентують діяльність ОУ. Також тут розташована вітрина з інформаційними матеріалами, які повідомляють про основних досягнення установи, його співробітників і вихованців. На стіні холу розташована інформація про освітні послуги, що...
