РЕФЕРАТ
ТЕМА: "Microsoft Project в управлінні проектами "
Загальні характеристики
Microsoft Project став фактично стандартом серед засобів автоматизації індивідуальної роботи менеджерів проектів. Свою популярність він заслужив завдяки вдалому поєднанню простоти використання, дружнього інтерфейсу і найбільш необхідних інструментів управління проектами.
Microsoft Project розрахований, в першу чергу, на користувачів, які не є професіоналами в управлінні проектами. Таким чином, його можна віднести до В«непрофесійним системамВ» управління проектами. з іншого боку, з допомогою Microsoft Project можна управляти проектами зі значною кількістю робіт і ресурсів.
Microsoft Project входить у сімейство Microsoft Office, що підтверджується наступними його властивостями:
побудова інтерфейсу і довідкової системи на єдиних з Microsoft Office принципах; можливість збереження даних проектів в базі даних Access; двосторонній обмін даними з Outlook;
Переважна більшість менеджерів, які користуються Microsoft Project, використовує його для планування невеликих задач. За оцінками, половина користувачів планує проекти обсягом до 50 робіт, і лише від 10% до 20% - проекти, в яких більш 100 робіт. Однак, сучасні версії Microsoft Project цілком придатні для використання управління і великих проектів. На думку західних експертів, Microsoft Project 2002 здатний робити розрахунок розкладів і управління складними проектами, розмір яких досягає як мінімум 10000 задач. Він добре підходить для управління проектами, які охоплюють кілька відділів, і в яких ключовою вимогою є автоматична розробка графіків робіт, прогнозування ходу робіт і відстеження їх виконання.
Серед переваг Microsoft Project також можна назвати вдосконалені засоби групової роботи, що дозволяють одному менеджеру одночасно керувати декількома проектами з великим числом учасників. За думку Gartner Group, Microsoft Project - кращий вибір для організацій, де використовується матрична схема управління, тобто проектні команди допускають взаємодію співробітників з різних департаментів.
До недоліків системи можна віднести обмежені засоби управління бюджетом і відсутність коштів для управління ризиками проекту.
Для розширення функціональності системи розроблені додаткові модулі, доступні для безкоштовного завантаження через Internet. Крім того, існує web-сервіс Microsoft ProjectCentral.com, призначений для організації спільної роботи над проектами для груп, розподілених територіально. ProjectCentral.com надає членам робочої групи і всім зацікавленим особам веб-сторінки для роботи з інформацією проекту.
Запуск проекту
Перед початком роботи над проектом необхідно розбити проект його задачі, описати їх зв'язки, оцінити трудомісткість задач і описати ресурси, необхідні для реалізації проекту. Це є вихідною інформацією для роботи Microsoft Project, і, як правило, цю роботу виконує менеджер. На основі цієї інформації система автоматично складає докладний календарний план ходу виконання робіт, визначає критичні шляхи, виконує розрахунки бюджетних витрат, надає членам команди всю необхідну інформацію і відображає її в зручному для аналізу вигляді (рис. 13.1).
Рис. 13.1 . Вікно програми Microsoft Project
Після того як вихідний план складний, але до того, як почати розробку структури проекту, необхідно створити файл проекту, ввести попередні дані, а також додати в проект документи, які відносяться до його планування (табл. 13.2).
Таблиця 13.2. Дії при створенні нового проекту
Дія
Зміст
Створення нового проекту
Новий файл проекту може бути створений В«з нуляВ» або на основі існуючого файлу або шаблону. Можна також скористатися майстром створення проектів, в якому виконуються дії по налаштуванню нового проекту.
Відкриття існуючого проекту або шаблону
Можна створити новий проект, використовуючи вже наявний файл проекту, схожого на поточний проект. Для створення проекту можна також скористатися шаблоном. При використанні існуючого файлу або шаблона не потрібно вводити в проект відомості, спільні з іншими аналогічними проектами.
Введення властивостей файлу
Властивості файлу, такі як назва проекту або організації, тема, ім'я керівника і коментарі, в майбутньому може полегшити ідентифікацію і пошук цього файлу.
Вибір способу планування проекту
Більшість проектів планується від певної дати початку. Навіть якщо відома дата, до якої проект повинний бути закінчений, планування з дати початку є більш гнучким.
Однак Але в деяких випадках виникає необхідність планувати проекту від дати закінчення.
Зв'язування або збереження дотичних до проекту документів у Microsoft Project
Створивши файл проекту, можна пов'язати з ним документи, що безпосередньо стосуються проекту, наприклад, план управління областю охоплення або план управління ризиками.
Встановлення робочого часу для календаря проекту
За замовченням в Microsoft Project використовується робочий час з 9:00 до 18:00 в робочі дні з годинною обідньою перервою. Можна змінити робочі години для всіх робочих днів, для певних днів тижня, наприклад для вівторка, або для певних дат, таких як святкові дні.
Налаштування робочої групи проекту
Перед початком роботи необхідно налагодити спосіб обміну даними з членами робочої групи та оновлення проекту в ході його виконання. Для передачі зведень можна використовувати засоби інтерактивної спільної роботи, такі, як Microsoft Project Server, систему корпоративної електронної пошти, файловий сервер.
Збереження проекту.
Час від часу необхідно зберігати проект, щоб внесені зміни набрали с, щоб створити резервну копію поточного проекту або шаблон, якому можна використовувати для іншого проекту. У Microsoft Project можна зберегти файл проекту декількома способами, в тому числі як веб-сторінку, базу даних Microsoft Access або книгу Microsoft Excel, а також як шаблон проекту.
Введення задач. Календарний план проекту в Microsoft Project складається на підставі введених користувачем даних про проект в цілому, про окремі його елементи - задачах, при необхідності - про ресурси (робочу силу, обладнання та матеріали), які потрібні для виконання цих завдань. Якщо якісь дані по проекту змінюються після створення календарного плану, можна оновити задачі або ресурси, після чого Microsoft Project скорегує календарний план.
За замовчанням структура задач проекту Microsoft Project представлена ​​у вигляді переліку задач і діаграми Ганта. Більш для зручної для користувача настройки представлень використовують В«Майстер Діаграм ГантаВ» (рис. 13.2).
Рис. 13.2. Настройка представлення за допомогою В«Майстра диаграм Ганта В»
У Microsoft Project можна вводити задачі двох видів: задачі, які виконуються одноразово, і задачі, які повторюються (із заданими параметрам...
