Олександр Петрович Eгopшін, доктор економічних наук, професор, ректор Нижегородського інституту менеджменту та бізнесу, заслужений діяч науки РФ.
Мета раціонального розміщення персоналу полягає в тому, щоб зменшити час, необхідний для виконання роботи, усунути непотрібні переміщення службовців, забезпечити хороші умови праці і зменшити напругу і стомлюваність співробітників, найбільш економно використовувати площі і максимально підвищити продуктивність праці персоналу.
Важливість правильної організації робочого місця співробітника пояснюється тим, що на ньому людина проводить третину свого свідомого життя. Тому варто подумати про плануванні, дизайні, меблів і обладнанні робочого місця, тому все це впливає на продуктивність праці, наш настрій і здоров'я.
Виділяють наступні основні системи планування приміщень.
Кабінетна: структурні підрозділи розміщуються на окремих поверхах будівлі, а відділи і служби в окремих кімнатах (від 4 до 30 чол.). Перевагою системи є створення творчої обстановки і комфортних умов для малих груп співробітників, а недоліком - збільшення затрат на опалення та освітлення, а також подовження маршрутів документопотоків.
зальний, при якій структурні підрозділи і виробництва розміщуються в великих залах (на поверхах) будівлі з кількістю співробітників більше 100. Ці приміщення обов'язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонуванням повітря і звукоізоляцією. Їх перевагою є зниження витрат на будівництво та експлуатацію приміщень, зменшення площ на 1 службовця, забезпечення раціональної технології управління. Головний недолік - неможливість створення відокремленої обстановки, особливо для вчених та керівників, а також надмірна шум у залі.
Комірчаста, при якій у великій залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для керівників відділів і служб формуються за допомогою спеціальних пересувних перегородок з рифленого скла висотою 1, 5 - 2, 0 м. Застосування перегородок створює сприятливу обстановку для співробітників відділу, у яких своя В«ОсередокВ». У той же час керівник підрозділу може вільно спостерігати за роботою відділів і служб, а також і дисципліною праці.
При розподілі приміщень рекомендуємо дотримуватися таких правил:
В першу чергу розміщувати крупні структурні підрозділи (адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділи маркетингу, кадрів) та враховувати можливість їх розширення.
Суміжні відділи і служби розміщувати поруч один з одним, щоб мінімізувати час на обмін інформацією.
Відділи, пов'язані з прийомом відвідувачів (збут, кадри, бухгалтерія), повинні розміщуватись поряд з входом, ліфтом і сходовим майданчиком.
Складські, розмножувальні й транспортні підрозділи повинні бути ізольовані від прийому відвідувачів і офісних приміщень.
Туалети і курильні кімнати повинні бути на кожному поверсі і легко доступні клієнтам і співробітникам.
Планування робочих місць здійснюється виходячи із площі приміщень, числа співробітників, нормативу площ на одного співробітника і проектованої меблів та обладнання:
загальна і корисна площі будівлі, а також планування кімнат визначається за робочим кресленнями будівлі;
число співробітників визначається штатним розкладом підприємства;
норми площ на одного співробітника різні в різних країнах.
При плануванні доцільно відразу визначити, хто з керівників підприємства та його заступників буде мати окремі кабінети. Начальникам відділів краще сидіти безпосередньо у відділах: це поліпшить керованість і дисципліну.
В табл. 1 наведені норми площ за категоріями керівників у різних країнах.
Таблиця 1. Норми площ для розміщення службовців у різних країнах (кв.м)
Категорія службовців
Росія
США
Велико-
британія
Німеччина
Італія
Керівник підприємства
24-55
37
37-42
40-50
40-50
Заступник керівника
12-35
15-25
23-32
25-30
35-38
Начальник відділу
8-24
7-9
18-23
15-25
15-20
Головний (старший) фахівець
8-12
6-8
8-11
8-15
8-12
Спеціаліст
4-8
4-6
9
2-4
5
Секретар
3-4
4-5
4-6
3-5
4-5
Раціональні умови праці
Продуктивний працю в сфері управління може бути забезпечений за рахунок дотримання простих правил організації робочого місця, планування офісних приміщень, створення комфортних умов праці і хорошого психологічного клімату.
В«Сучасна меблі - дорожче грошей В». Сучасна естетично красива і екологічно чиста меблі створить комфортні умови праці і уявлення про благополуччя фірми. Найкраще обладнати офіс недорогий меблями з ДСП, покритої спеціальним захисним пластиком. Не шкодуйте грошей і обладнайте всі приміщення офісними меблями, в крайньому випадку ті підрозділи, де співробітники працюють з клієнтами підприємства. Гнітюче враження залишає відвідування кабінетів директорів з подряпаними старими столами, протертими до дірок кріслами, дешевими фіранками і попільничками, наповненими недопалками цигарок.
В«Стіл і стілець комфорт створюють В». Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти в тому випадку, коли правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу при роботі службовця в Залежно від його зростання складає 70-75 см, відповідно висота стільця знаходиться в діапазоні від 40 до 45 см. Враховуючи різний ріст співробітників, найкраще використовувати офісні крісла з піднімаються сидіннями.
В«Чистий стіл В». На робочому столі повинні знаходитися тільки ті предмети і засоби, які часто і постійно використовуються для вирішення завдань управління. В кінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим в інтересах дотримання службової таємниці. Стіл керівника або спеціаліста, завалений документами, книгами і газетами, говорить про неохайному і неділових людині.
В«Кожній речі - своє місце В». Всі документи (папки, папери) треба розташовувати таким чином, щоб вони мали постійне місце і їх можна було легко знайти. Папки з постійними документами повинні бути внесені в номенклатуру діловодства підприємства (підрозділу), зберігатися у визначеному шафі з вільним доступом співробітників. Папки, якими часто користуються в протягом робочого дня, розташовуються в межах робочої зони співробітника (один-два кроки). В кінці робочого дня документи потрібно покласти у відповідні папки. В«Що в порядку лежить - саме в руки біжить В», - говорить прислів'я.
В«Використовуйте органайзер В». Усі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (Ручки, скріпки, олівці, гумки, швидкозшивачі, лінійки, ножиці тощо) найкраще зберігати в спеціально пристосованому місці на столі або в комп'ютері - органайзері. Це економить багато часу в порівнянні з традиційним зберіганням засобів праці в ящику.
В«Чисто там, де не смітять В». Офіс має міститися в ідеальній чистоті і забиратися 2 рази в день, якщо у відділі багато клієнтів, або один раз в кінці робочого дня. Для підтримки порядку адміністрація повинна заборонити в Правилах внутрішнього трудового розпорядку куріння в офісі, споживання їжі, розпивання спиртних напоїв на робочому місці і зберігання продуктів харчування. В іншому випадку вас чекають миші, таргани, мухи, бруд і зниження продуктивності праці співробітників на 15-20%.
В«Да буде світло! В». Правильна...
