Реферат Менеджмент і маркетинг в архівах

Такі показники інтенсивності та ефективності використання документів як споживачі інформації, тематика досліджень, запитів, публікацій, частота звернень до різних фондам, лежать в основі маркетингового дослідження.

Так само організаційні аспекти відіграють велику роль в діяльності будь-якого структурного підрозділу установи, організації, у тому числі і архіву. У роботі з архівними документами необхідний чіткий порядок, планомірність і злагодженість. Тому при створенні архіву організації необхідно знати і використовувати сучасні методи та технології менеджменту.

1. Вартісна оцінка архівних документів як одна з функцій маркетингу

Документи як об'єкт майнового права, як річ можуть продаватися і купуватися. В цьому випадку повинна проводитися їх грошова (вартісна) оцінка, яка також проводиться при комерційному використанні документів та їх страхування. Про останніх двох аспектах грошової оцінки документів широко заговорили лише з початку 90-х р. ХХ в. До цього періоду радянські архівісти, фахівці, що працюють в рукописних відділах музеїв та бібліотек, академічних інститутах (таких як Інститут російської літератури (Пушкінський дім), Інститут світової літератури, що входять в систему Академії Наук СРСР, та й власне у його Архіві), в першу чергу проводили грошову оцінку документів з метою їх купівлі-продажу.

При цьому слід чітко розуміти, що документи державних установ, в першу чергу є джерелами комплектування, об'єктом купівлі-продажу ніколи не виступали, це могло ставитися до документів особового походження, автографам, книгам актовим і діловодних, рукописних книг давньоруської традиції та іншим документам XV-початку ХХ ст.

При встановленні вартості документів проводилася їх оцінка на основі критеріїв, в ряді випадків схожих з критеріями експертизи цінності, але сам процес вартісної оцінки ні в жодному разі не можна змішувати з процесом експертної оцінки документів.

З метою проведення кваліфікованої грошової оцінки документів в країні в різні періоди були розроблені Методичні рекомендації.

У 1983р. вийшли В«Методичні рекомендації з грошової оцінки актових документів епох феодалізму і капіталізму, рукописних і стародруків, документів особового походження XVIII-ХХ ст., Придбаних у власність держави В», де були дані критерії оцінки та власне приблизні ціни по окремим групам книг, грамот, документів особового походження.

Критеріями грошової оцінки були названі:

-зміст документа (Оцінювати документ необхідно з урахуванням не тільки його конкретного змісту, але і з точки зору його значення як пам'ятки історії та культури; творчі, наукові рукописи;

- з позиції їх літературної, художньої, музичної, наукового гідності;

- з урахуванням зафіксованих у них відомостей);

- історико-культурне значення творчості і діяльності автора (цінність документів буде тим вище, чим значніше автор і помітніше його внесок у розвиток суспільства, в тому числі науки, літератури, мистецтва і т. д.);

- час виникнення документа (найбільш високо цінуються документи періодів В«неспокійного розвиткуВ» суспільства, військових подій, катастроф, катаклізмів;

- неопублікування документа (Неопубліковані документи дореволюційного періоду оцінюються, як правило, вище оцінки, передбаченої розглянутими методичними рекомендаціями, підвищення вартості неопублікованих документів післяреволюційного періоду може проводитися тільки у випадку закінчення терміну авторського права, який в 1980-і рр.. становив 25 років, а в даний час - 50 років;

- автограф документа (авторська машинопис - коли автор сам друкував текст - прирівнюється до автографу, авторизація - коли є авторські правки і підписи - збільшує вартість рукопису; як приклад наведемо дуже рідкісний автограф М.А.Булгакова);

- записи або поноси на документі (розглядається як авторська приналежність зроблених записів і послід, так і їх змістовна сторона);

- рідкість документа (при грошовій оцінці необхідно встановити схоронність особистих архівів, врахувати рідкість окремих видів документів? наприклад, ревізьких казок);

- адресат (чим значительней особа, кому був адресований документ, тим вище може бути її вартість);

- зовнішні особливості документа (його Палеографічний, художні особливості оформлення, матеріал, на якому виготовлений документ і т. д.);

- фізичний стан документа (В«рванийВ» або В«пошарпанийВ» документ завжди буде цінуватися нижче аналогічного, але добре збереженого);

- антикварно-букіністична ціна (на документи як на предмети колекціонування може бути особливий попит і навіть мода, тому доводиться враховувати ціни на ринку і серед колекціонерів).

Принцип розподілу цін по окремим групам документів був наступний:

- зразкові (базові) ціни встановлювалися по таким групам, як книги актові та діловодні (Наприклад, розрядні, боярські, родоводи, Писцовойкниги);

- грамоти та документи (Духовні грамоти, жалувані на землю і селян, жалувані на дворянське гідність, чолобитні, прохання і т. д.). Ці книги, грамоти та документи цінувалися за періодами з XVI в. до 1626г., з 1626по 1700р., XVIII в., з початку XIX в. до 1861р., з 1861 по 1917р.

З урахуванням застосування в сукупності розглянутих критеріїв, принципів поділу документів за видовою (Номінальним), авторським і хронологічним ознаками в країні до 1990-х р. встановлювалися приблизно наступні ціни:

- Писцовой книга XVI в. (До 1626 р.) могла оцінюватися від 400 до 800 рублів;

- збірник літописів XV в. - Від 250 до 1000 рублів;

- біблія XVI в. - Від 125 до 400 рублів, а ХХ в. - Від 10 до 35 рублів;

- відпускна в заміжжя з 1626 по 1700 р. - від 10 до 20 рублів, XVIII в. - Від 7 до 15 рублів, а з початку XIX в. до 1861р. - Від 5 до 10 рублів;

-рукописи Катерини II - від 120 до 300 рублів, листи - від 150 до 400 рублів; - проза А.А. Ахматової, С.А. Єсеніна від 5 до 25 рублів, вірші - від

20 до 50 рублів, листи - від 10 до 50 рублів, фото - від 3 до 10 рублів.

Як показує досвід (і професіонали дотримуються такої ж думки), самі фондообразователя можуть безоплатно передати в дар або за заповітом свої документи в той чи інший сховище, але чим більш віддален...