Введення
Комунікація - Як форма спілкування двох і більше суб'єктів контактування - є природною і невід'ємною частиною процесу управління. Оскільки спілкування увазі обмін інформацією між людьми, метою якого є забезпечення розуміння переданого повідомлення, то можна говорити вже про комунікаційному процесі. Предметом аналізу в даному випадку виступають особливості комунікації та комунікативного процесу в організаціях. Область вивчення комунікацій виходить в першу чергу на уявлення про типології організацій, тому тип організації, безсумнівно, позначається на сутності й особливості комунікаційного процесу.
В організаційному контексті поняття "комунікація" розглядається як процес (комунікація - це спілкування людей: обмін ідеями, думками, намірами, почуттями, інформацією) і як об'єкт (сукупність технічних засобів, забезпечують процеси передачі інформації). Добре налагоджені комунікації сприяють забезпеченню організаційної ефективності. Кажуть, якщо організація ефективна в області комунікації, вона ефективна і у всіх інших видах діяльності. Комунікації повинні бути такі, щоб керівництво компанії, фірми мало об'єктивну інформацію в потрібний час і в зручній формі для прийняття рішень. Значить, в кінцевому рахунку, найважливішим є комунікаційний процес.
Комунікації в організаційному контексті включають взаємодію між людьми. Внутрішні комунікації відіграють особливу роль в груповій динаміці. Без комунікацій немає спілкування, обміну інформацією, а без цього не може бути і групи. Таким чином, комунікації виступають як визначальна умова для формування групи та її життєдіяльності.
Комунікація. Теорії комунікації
Комунікація - процес і результат обміну інформацією. Ефективні комунікації - обмін інформацією, на основі якого керівник отримує можливість прийняття ефективних рішень і доводить до співробітників прийняті рішення.
Багато теоретики і практики менеджменту згодні з твердженням, що комунікації - головна перешкода на шляху досягнення цілей організації. Основна причина низької ефективності комунікацій в організаціях полягає в забутті факту, що комунікація - це обмін. У ході обміну обидві сторони відіграють активну роль: недостатньо лише передати інформацію - необхідно, щоб інша сторона сприйняла її.
Головна мета комунікаційного процесу полягає в забезпеченні розуміння переданої інформації.
Існують різні види мереж комунікацій. Комунікації між людьми здійснюються у формі спілкування як обмін повідомленнями, в яких фіксуються знання, думки, ідеї, ціннісні орієнтації, емоційні стани, програми діяльності сторін, що здійснюють взаємну комунікацію. "Занадто багато людей не може второпати, що справжнє спілкування - процес двосторонній ". Конфігурація мереж комунікації залежить від вимог, що пред'являються до реалізації заданих функцій, наприклад, від якості, обсягу, швидкості проходження інформації. В цілому можна виділити наступні властивості найбільш поширених видів мереж.
Мережа комунікацій, замкнута в коло є активною, що не має лідера, слабо формалізованої, нестабільною. Мережа "колесо" має конфігурацію, в якій один елементів (лідер) має зв'язок з кількома іншими. Така мережа менш рухлива, має досить жорстку зв'язок з лідером, добре організована, більш стійка і впорядкована. Різновидом "колеса" є багатоканальна мережа, в якій на відміну від простого "колеса" елементи мережі, підлеглі лідеру можуть мати зв'язок між собою. Структура мережі комунікацій впливає на точність одержуваної інформації одержувачем. Вона в той же час формує тип взаємодії всередині організацій. Ефективність зазначених мереж різна.
"Штурвал" - Сильно централізована мережа, тобто інформаційний лідер групи, знаходиться в центрі, до нього сходяться всі комунікаційні потоки. Дана мережа не передбачає спілкування членів групи між собою. Ця мережа ідеально підходить для виконання групою достатньо простих завдань з високою швидкістю, коли кожен член групи отримує чітке завдання і надає інформацію про його виконання тільки лідеру, не отримуючи ніякої додаткової інформації з боку.
"Ланцюг" - Мережу зі слабкою централізацією. Така мережа використовується в умовах багатоланкових технологій (при великій кількості послідовно виконуваних операцій). Тут лідер фіксує лише кінцевий результат і дає вказівку на виконання наступного технологічного циклу. Така мережа, в якій лідер фактично не може здійснювати ефективний контроль на всіх ділянках, застосовна тільки в разі, коли члени групи самі зацікавлені у виконанні доручених завдань і контролюють дії своїх найближчих "сусідів".
"Ігрек", або "ланцюг із сторожем" - мережа, що має розгалуження. Тут "сторож", переробний інформацію для лідерів, ставиться на розгалуженні мережі. Присутність "сторожа" виключно важливо для лідера, так як дозволяє йому отримувати узагальнену інформацію відразу з двох ланцюгів без інформаційного перевантаження. Конфігурація "ігрек" характерна, в Зокрема, для лінійних ієрархічних структур; в цьому випадку до керівника надходить узагальнена інформація про діяльність декількох відділів від заступника, помічника або диспетчера. При багатьох достоїнствах розгалужених комунікаційних мереж вони мають ряд недоліків: наявність спотворень в мережах і, найголовніше, концентрація великих ресурсів інформаційної влади у "сторожів", які можуть узагальнювати, переробляти і передавати інформацію в потрібному для них вигляді, що знижує значимість і можливості управління у керівника або лідера. Наприклад, керівник доручає своєму секретареві, що виконує роль "сторожа", контролювати потоки інформації, які стікаються до нього від багатьох підрозділів. Секретар, розташовуючи слабкою ступенем контролю, може дозувати і розподіляти інформацію, оскільки має додаткові владні ресурси.
Ланцюги типу "ігрек" або "шпора" найбільш характерні для функціональних структур організації.
"Тент" - Конфігурація мережі, яка часто використовується в продуктових або багатопрофільних структурах управління. Тут передбачається проходження інформації по окремим гілкам структури з розділенням по окремих регіонах або продуктам.
"Намет" - Мережа, в якій поряд з вертикальними офіційно допускаються горизонтальні канали комунікації, але не всі, а тільки між верхніми ешелонами управлінської структури; горизонтальні зв'язки не передбачені на середніх і нижчих рівнях управління. Таким чином, "намет" не передбачає участь нижчих верств організації в управлінні процесами в організації, але вона дозволяє утворювати коаліції між представниками вищого рівня керівництва.
"Дім" - Мережа, в якій існує постійний обмін інформацією між керівниками всіх структурних рівнів управління. Тут інформація може виходити від вищого органу управління і контролюється ним по каналу зворотного зв'язку. Однак зворотна зв'язок, в якому задіяні представники різних підрозділів одного рівня управління, може чинити негативний вплив на якість управлінських рішень, так як в більшості випадків представники різних структурних підрозділів мають різні інтереси в організації і можуть знаходитися навіть в стані конфлікту з причини розподілу і перерозподілу ресурсів між даними підрозділами.
"Павутиння" - Мережа, яка характеризується великою кількістю безладних комунікаційних зв'язків, хаотичним контролем і складнощами при передачі строго дозованій та надійної інформації. Уявлення про "павутині" дає група, в якій кожен говорить з кожним і з усіма, вловлюючи в цьому величезному потоці інформації тільки ту, яка необхідна йому зараз, а контролююча і керуюча роль лідера зведена до мінімуму. Така мережа однозначно визнається дослідниками неефективною для організації, але це не означає, що вона буде неефективною в умовах неформальної коаліції або в дружній компанії.
Теорія дифузії пов'язана з ім'ям американського дослідника Е. Ро...