Облік, розстановка і розміщення бібліотечного фонду. Види і форми обліку
Облік фонду - Це комплекс операцій, що забезпечують фіксацію відомостей про величину, склад і русі фонду, а також його збереження.
Облік розкриває динаміку розвитку фонду, його склад, структуру, співвідношення джерел і способів його поповнення, темпи оновлення, місцезнаходження кожного документа. Істота обліку полягає в реєстрації кожного документа в окремо і підрахунку загальної їх кількості.
Облік фонду відображає надходження у фонд, вибуття з нього, величину всього бібліотечного фонду, його підрозділів і служить основою для державного статистичного обліку, звітності бібліотеки, планування її діяльності, забезпечення збереження фонду, контролю за наявністю і рухом документів.
Загальні правила обліку документів, що становлять бібліотечний фонд, незалежно від статусу бібліотеки, структури її фонду, організаційно-технологічних особливостей для державних і муніципальних бібліотек Російської Федерації закріплені в В«Інструкції про облік бібліотечного фондуВ».
Всі документи, придбані в процесі комплектування, надходять до бібліотеки двома шляхами - безпосередньо: джерело комплектування - бібліотека, якщо обидва вони знаходяться в одному місті (районі); або по ланцюжку: джерело комплектування - пошта - бібліотека.
Коли приходять посилки з книгами, бібліотеці вручають поштове повідомлення. Для отримання по ньому книг необхідно, щоб на одного з працівників відділу комплектування та обробки була оформлена постійна довіреність. Довіреність буває потрібна так само при отриманні книг з магазину, інший бібліотеки або обмінно-резервного фонду. Отримуючи посилки, бібліотекар повинен звернути увагу на їх зовнішній вигляд, подивитися, не розірвані Чи мотузки і папір, в яку упаковані посилки, не загублена чи в дорозі книги.
Облік бібліотечного фонду включає: прийом документів, їх маркування, реєстрацію при надходженні, переміщенні, вибутті, а також перевірку наявності документів у фонді.
Обробка документів ділиться на дві частини: технічну і наукову. Оскільки результати технічної обробки знаходять відображення в бібліотечному оформленні документів, а знання і вміння їх використовувати.
Технічна обробка - це ряд операцій яким піддаються документи для того щоб відрізнити їх від книг та інших документів, що належать приватним особам; документи однієї від документів інший бібліотеки; організувати бібліотечні фонди.
Обліку бібліотечних фондів завжди віддавалося велике значення, його види та форми в різний час були різні.
Виконання вимог до обліку забезпечувалося інструкціями і додатками до них обліковими формами, в які складовою частиною входять облік.
Обліку підлягають всі документи, що становлять фонд бібліотеки, як що надходять, так і вибувають.
Облік бібліотечних фондів дає повне уявлення про загальний розмірі фонду, його розподілі по галузях знання та рух фонду, кількості надійшли і вибули документів.
Облік дає можливість встановити також показники роботи, як книгозабезпеченість, обертаність в цілому і п про галузі знання в окремій бібліотеці.
Система обліку включає:
- внутрібібліотечнийучет всіх підрозділів бібліотечного фонду;
- державний статистичний облік бібліотечного фонду за формою В«6-НКВ»;
- особливий (Спеціалізований) державний облік окремих категорій документів (Книжкових пам'яток; архівних документів, що знаходяться у фонді бібліотек).
Основними одиницями обліку фонду для всіх видів видань (крім газет) і неопублікованих матеріалів є:
1. Назва - Кожне нове або повторне видання, інший документ, що відрізняється від решти заголовком, вихідними даними або іншими елементами оформлення;
2. Примірник - кожна окрема одиниця документа, що включається до фонду або вибуваюча з нього.
Додатковими одиницями обліку фонду є:
1. Річний комплект - сукупність номерів (випусків) періодичних видань за рік, прийнята за одну облікову одиницю фонду;
2. Метрополка - Міжнародна одиниця обліку величини фонду, вимірювана як 1 м стелажної полиці, зайнятої виданнями та іншими документами;
3. Палітурна одиниця (підшивка) - сукупність номерів періодичних видань (Документів), зшитих, переплетених або скріплених іншим способом в одне ціле і прийнятих за одну облікову одиницю фонду.
Для окремих видів документів встановлюються спеціальні одиниці обліку. Наприклад, основними одиницями обліку для неопублікованих документів є примірник і назву. Основними одиницями обліку журналів є примірник (том, номер, випуск) і назва видання за всі роки його надходження у фонд, незалежно від зміни заголовка журналу і повноти комплекту. Для газет - це річний комплект і назва газети. Основними одиницями обліку фонду аудіовізуальних документів є примірник і назва. Екземпляром для компакт-дисків вважається диск; для кінофільмів - бобіна; для відеофільмів - касета, для мікроформ і мікрофіш - назва; для мікрофільмів - рулон. Одиницями обліку електронних видань є дискета, компакт-диск (CD) і назву.
Розрізняють два види чета: сумарний і індивідуальний.
Сумарний (Або інтегрований) облік - це облік бібліотечного фонду групами (партіями) надходять або вибувають документів по одному супровідним документом (Рахунком, накладною, актом тощо).
У випадку відсутності супровідного документа складається акт прийому.
Індивідуальний (Або диференційований) облік - це облік кожного конкретного екземпляра документа або кожного назви документа, що надходить у фонд бібліотеки або вибуває з нього.
Формою сумарного обліку є В«Книга сумарного обліку бібліотечного фондуВ» (журнал, листи) в традиційному або машиночитаному вигляді. Облікова інформація, представлена ​​як в традиційній, так і в комп'ютерній формі, має однакову юридичну силу. Відомості про рух фонду фіксуються в трьох частинах В«Книги сумарного обліку бібліотечного фонду В»:
Частина 1. В«Надходження до фондуВ»;
Частина 2. В«Вибуття з фондуВ»;
Частина 3. В«Підсумки руху фондуВ».
Форма В«Книги сумарного обліку бібліотечного фондуВ» узгоджена з формами статистичної звітності та Щоденником бібліотеки, в якому щодня враховують видачу документів з фонду.
Відомості про надійшли в бібліотечний фонд документах фіксуються у першій частині В«Книги сумарного обліку бібліотечного фонду В»в показниках: дата і номер запису, джерело надходження, номер і/або дата супровідного документа, кількість документів, що надійшли (всього, у тому числі за видами, змістом і іншими параметрами), вартість придбаних документів.
У В«Книзі обліку бібліотечного фонду ЦБС В»зазначаються відомості про передачу документів з відділу комплектування та обробки в структурні підрозділи центральної бібліотеки, в бібліотеки-філії, з одних структурних підрозділів в інші.
Облік надходжень документів у фонд здійснюється диференційовано, шляхом їх підрозділи на документи постійного, тривалого та тимчасового зберігання.
До документам постійного зберігання з наданням інвентарного номера відносяться обов'язкові примірники вітчизняних документів, що надходять у бібліотеки з функціями одержувачів ОЕ, а також документи, що приймаються на депозитарне зберігання.
До документам тривалого зберігання з наданням інвентарного номера відносяться документи, призначені для задоволення поточного і прогнозованого читацького попиту незалежно від виду документу, його обсягу, тематики і інших формальних ознак.
Обліку для тимчасового зберігання (без інвентарних номерів) підлягають документи, що містять інформацію короткострокового значення, у зв'язку з чим вони виключаються з фонду бібліотеки через нетривалий період часу.
Відомості про вибули з бібліотеки документах відбиваються у другій час...
