Зміст:
1. Класифікація програм офісного призначення
2. Історія виникнення та призначення електронних таблиць
3. Зв'язкові листи. Побудова діаграм
Література
Додаток 1
Додаток 2
1. Класифікація програм офісного призначення
Програми офісного призначення - це ті програми, які застосовуються практично у всіх ділових застосуваннях комп'ютерів. Це редактори текстів, табличні процесори, програми підготовки презентацій і всякі корисні дрібниці - Записні книжки, організатори робочого часу і т.д. Саме такий набір програм (іноді з невеликими варіаціями) зазвичай входить в комплекти офісних програм Microsoft Office, Lotus SmartSuite, Perfect Office фірми Corel і т.д.
Редактори документів - це найбільш широко використовуваний вид прикладних програм. Адже практично кожен користувач комп'ютера зустрічається з необхідністю підготовки тих чи інших документів - листів, статей, службових записок, звітів і т.д. Редактори документів дозволяють робити це набагато зручніше і зі значно кращими результатами, ніж за допомогою друкарської машинки.
Редактори документів орієнтовані на роботу з документами, тобто з текстами, що складаються з розділів, сторінок, абзаців, речень, слів і т.д. Вони дозволяють використовувати різні шрифти символів, абзаци довільної форми, автоматично переносять слова на новий рядок, дозволяють робити виноски, включати малюнки, автоматично нумерують сторінки і виноски і т.д. Найбільш потужні редактори документів дозволяють перевіряти правопис, набирати тексти в декілька стовпців, створювати таблиці і діаграми, будувати змісту, предметні покажчики і т.д. Всього існує кілька сотень редакторів текстів, від самих простих до вельми потужних і складних. При роботі в DOS можна порекомендувати нескладний, хоча і володіє обмеженими можливостями, редактор ЛЕКСИКОН, а також більш потужні редактори Microsoft Word або WordPerfect фірми Corel. При цьому WordPerfect 6.0 працює в режимі WYSIWYNG (WYSIWYN - скорочення англійської фрази В«що Ви бачите, то і отримаєте В», тобто що на екрані, то і на друку), тобто виводить на екран сторінку точно в тому вигляді, в якому вона буде друкуватися.
При роботі в Windows, Windows 95, Windows NT і OS/2 можна використовувати дуже потужні і зручні редактори Microsoft Word і Corel WordPerfect. Вони, природно, працюють в режимі WYSIWYNG, тобто можуть виводити на екран сторінку точно в тому вигляді, в якому вона буде друкуватися. За можливостями ці редактори лише трохи поступаються професійним видавничим системам. Крім того, ці редактори містять безліч засобів автоматизації діловодства - розсилку стандартних листів, заповнення бланків по шаблонах і т.д. Є і більш прості редактори документів - Word Pro фірми Lotus, Just Write фірми Symantec і ін
Табличні процесори забезпечують роботу з великими таблицями. При роботі з табличним процесором на екран виводиться прямокутна таблиця, у клітках якій можуть знаходитися числа, пояснювальні тексти та формули для розрахунку значення в клітці за наявними даними. Всі поширені табличні процесори дозволяють Переобчислювати значення елементів таблиць по заданих формулами, будувати за даними таблиці в таблиці різні графіки і т.д. Сучасні табличні процесори підтримують тривимірні таблиці, дозволяють створювати власні вхідні і вихідні форми, включати в таблиці малюнки, використовувати засоби автоматизації - макрокоманди, працювати з базами даних і т.д. Безліч можливостей сучасних табличних процесорів носить чисто декоративний характер - включення звукових ефектів, створення слайд-шоу і т.д., тут фантазія розробників невичерпна. Найбільшою популярністю користуються табличні процесори Microsoft Excel (для Windows), Lotus 1 - 2 - 3 і Quattro Pro (для DOS і Windows).
Програми підготовки презентацій у нас популярні набагато менше, ніж на Заході, що відображає недостатню розвиненість ділової культури. На Заході ж презентації застосовуються дуже широко - на ділових нарадах, в рекламі, при навчанні і т.д. Програми підготовки презентацій можуть оформляти слайди для презентацій, поміщаючи туди красиві діаграми, малюнки, написи і т.д., після чого ці слайди можна надрукувати на спеціальному слайд-принтері або ж на звичайному струменевому або лазерному принтері, якщо Ви використовуєте слайд-проектор великого формату. Але слайд-проектор застосовувати не обов'язково - програми підготовки презентацій дозволяють, і показати презентацію за допомогою комп'ютера (На моніторі великого розміру або спеціальної демонстраційної панелі). У цьому випадки Ви можете керувати презентацією, вибираючи ті чи інші варіанти її продовження, використовувати заздалегідь підготовлене звуковий супровід і т.д. Прикладом таких програм є PowerPoint фірми Microsoft, Freelance Graphics фірми Lotus, Charisma фірми Micrografx, Harvard Graphics фірми Software Publishing.
Персональні інформаційні менеджери. Програм, використовуваних для організації роботи, дуже багато. Гарним прикладом може служити Lotus Organizer фірми Lotus. Програма виводить на екран блокнот з перекидними сторінками, має 6 стандартних розділів: календар, список поточних справ, адресну книгу, планувальник і записну книжку. Можна додавати власні розділи, а також створювати кілька таких блокнотів, захищаючи їх за допомогою пароля. Програма дозволяє призначати разові і повторювані заходи, нагадувати про справи, які необхідно виконувати регулярно. Є засіб набору телефонного номери, система реєстрації дзвінків і багато інших функцій. Аналогічні засоби пропонує програма Sidekick фірми Starfish Software.
Програми планування. При необхідності складати плани робіт, що вимагають координації багатьох людей і ресурсів (приклад - планування робіт по споруді будинку), використовуються спеціальні програми планування типу Microsoft Projekt, TimeLine фірми Symantec і ін Ці програми дозволяють складати плани в зручній і наочній формі, враховувати безліч ресурсів, необхідних для досягнення поставлених цілей, управляти декількома завданнями в рамках одного проекту, виводити різноманітні звіти, діаграми Гантта, календарі, індивідуальні графіки ресурсів, і т.д.
Серед інших офісних програм відзначимо:
В· Програми розпізнавання символів (FineReader фірми Біт, Cunieform фірми Cognitive Technologies та ін) дозволяють виводити за допомогою сканера надруковані тексти (машинописні, тексти книг, газет, журналів та т.д.), роблячи непотрібним утомливий і трудомісткий ручний ввід текстів з клавіатури. Програми розпізнають тексти російською, англійською, німецькою та французькою мовами, в тому числі змішані тексти. Якість розпізнавання сильно залежить від якості тексту;
В· Програми-перекладачі (Stylus фірми ПроМТ, Сократ фірми Арсенал' і ін) дозволяють переводити з більш-менш пристойною якістю тексти з російської мови на англійську та назад (Stylus також дозволяє перекладати з німецької та французької мови на російську і навпаки);
В· Програми-словники (Мультилекс фірми МедиаЛингва, Контекст фірми Информатик, Лінгво фірми Біт і ін);
В· Програми перевірки правопису і граматики - ОРФО фірми Информатик, Пропис фірми Агама та ін, - дозволяють вбудувати перевірку правопису і граматики в багато редактори документів і в видавничі системи. Фірма Microsoft придбала ліцензію на використання ОРФО в російській версії Microsoft Word для Windows 95. А Пропис дозволяє вбудовувати функції перевірки правопису і граматики навіть в такі програми, де ці функції взагалі не було передбачено (скажімо, Notepad з Windows).
2. Історія виникнення та призначення електронних таблиць
Ідея створення електронної таблиці виникла у студента Гарвардського університету (США) Дена Брікліна (Dan Bricklin) в 1979р. Виконуючи нудні обчислення економічного характеру за допомогою бухгал...
