Реферат Технологія зберігання, пошуку і сортування інформації

-->>

ВСТУП

В даний час Microsoft Access впевнено займає лідируюче положення серед СУБД для настільних систем, що функціонують під управлінням операційною системою Windows.

Навчальний посібник розрахований на користувачів будь-якої кваліфікації. Якщо вам ще не доводилося мати справу з базами даних, уважно ознайомтеся з теоретичними положеннями. Спираючись на має досвід роботи на комп'ютері, і слідуючи запропонованої в цьому допомогу схемою вивчення інструментальних засобів пакету Access, ви дуже скоро зможете впевнено почувати себе в цій новій області.

Тема В«Технологія зберігання, пошуку і сортування інформації В»входить в програму вивчення розділу В«Інформаційні технологіїВ». На її вивчення відводиться 6 годин. При вивченні даної теми студенти повинні познайомитися з основними можливостями, що надаються програмою Access і ефективно застосовувати отримані базові знання на практиці.

НЕОБХІДНІ ВИМОГИ ДЛЯ ВИВЧЕННЯ ДАНОЇ ТЕМИ

Знати і вміти виконувати основні маніпуляції, пов'язані з мишею.

Вміти перемикати клавіатуру з латиниці на кирилицю і назад.

Вміти запускати операційну систему і завершувати роботу з нею.

Знати складові частини вікна (зона заголовка, горизонтальне і спадаюче меню, кнопка системного меню), варіанти представлення вікна (піктограма, вікно нормального розміру, повноекранне вікно). Уміти користуватися відповідними кнопками.

Вміти переміщати вікно, змінювати висоту і ширину вікна за допомогою миші.

Вміти запускати і закривати програму.

Вміти встановлювати текстовий курсор в місце введення тексту;

Знати основні елементи діалогового вікна (командні кнопки, перемикачі, поля вибору, списки, поля введення, і т. д.) і вміти з ними працювати.

ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ

Основою багатьох інформаційних систем (насамперед, інформаційно-довідкових систем) є бази даних.

База даних (БД) - організована сукупність даних, призначена для тривалого зберігання в зовнішній пам'яті ЕОМ, постійного оновлення та використання.

База даних являє собою інформаційну модель певної предметної області.

Класифікація баз даних можлива за характером інформації: фактографічні та документальні БД; по структурі даних: ієрархічні, мережеві, реляційні БД; за способом зберігання даних: централізовані та розподілені БД.

Реляційні БД (РБД) - найбільш поширений тип баз даних, що використовує табличне подання даних.

Основні поняття організації даних в РБД: таблиця, поле, тип поля, головний ключ таблиці.

Програмне забезпечення, призначене для роботи з базами даних, називається системою управління базами даних - СУБД.

Основні дії, які користувач може виконувати за допомогою СУБД:

створення структури БД;

заповнення БД інформацією;

зміна (Редагування) структури та змісту БД;

пошук інформації в БД;

сортування даних;

захист БД;

перевірка цілісності БД.

ОСНОВИ РОБОТИ

СУБД Microsoft Access (MS Access) відноситься до систем, орієнтованим на користувача. Вона дозволяє користувачеві, не вдаючись до програмування, легко виконувати основні дії з базою даних: створення БД, редагування та маніпулювання даними. MS Access працює в операційному середовищі Windows, може використовуватися як на автономному ПК, так і в локальній комп'ютерній мережі. За допомогою Access створюються та експлуатуються особисті бази даних (іноді кажуть - В«настільніВ»), а також БД організацій з відносно невеликим обсягом даних. Для створення великих промислових інформаційних систем MS Access не годиться.

Запуск програми

Програма запускається одним із таких способів:

1. Команда Пуск Програми MS Access

2. Ярлик на Робочому столі MS Access

середу Access має інтерфейс, характерний для Windows-додатків, і включає в себе наступні складові (зверху вниз): титульну рядок з кнопками керування вікном, головне меню, панель інструментів, робоче поле і рядок стану. На робочому полі відкривається вікно, відповідне обраному режиму роботи. Як у будь-якому додатку, в Access існує ієрархія режимів. Дані, з якими працює СУБД, також можуть бути збудовані в ієрархічну послідовність. На верхньому рівні такої ієрархії знаходяться основні об'єкти MS Access. До них відносяться: таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі.

Таблиця - Це головний тип об'єкта. Об'єкти, що складають таблицю, - записи і поля. Властивості елементів таблиці визначаються типами полів, форматами полів і деякими іншими параметрами.

Запит - Результат звернення користувача до СУБД для пошуку даних, додавання, видалення та оновлення записів. Результат пошуку (вибірки) даних представляється в табличному вигляді.

Форма - Це допоміжний об'єкт, створюється для додаткового зручності користувача при перегляді, введенні і редагуванні даних.

Звіт - Це документ, призначений для виводу на друк, сформований на підставі інформації, що міститься в таблицях і запитах.

Сторінки, макроси і модулі є об'єктами підвищеної складності і при початковому знайомстві з MS Access можуть не використовуватися

ЗАНЯТТЯ 1

Тема: Робота з СУБД: створення найпростішої бази даних

Теоретичний матеріал

Режими роботи СУБД Access різноманітні. Ієрархія режимів реалізована через головне меню. Є режими загального характеру: робота з файлами (меню Файл); робота з буфером обміну (меню Правка); режим налаштування середовища (меню Вид); довідковий режим (меню Довідка). Проте основним режимом можна назвати режим роботи з базою даних. Він встановлюється командою Файл Створити базу даних або Файл Відкрити базу даних. Оскільки база даних зберігається у файлі, в першому випадку система зажадає задати ім'я та місце зберігання файлу, а в другому випадку - вказати на існуючий файл з базою даних.

Після розкриття на екрані вікна бази даних стають доступні подрежіми роботи з основними об'єктами Access: таблицями, запитами, формами, звітами і т.д., які ініціюються відкриттям відповідних закладок у вікні. У кожному з цих режимів можна вибрати одну з трьох командних кнопок: Відкрити, Конструктор, Создать. Команда Відкрити дозволяє переглянути об'єкт, а команда Конструктор - переглянути або змінити структуру об'єкта. Якщо відповідний об'єкт ще не створений, то активною є тільки команда Створити. СУБД пропонує скористатися 3 способами створення відповідного об'єкта:

1. в режимі конструктора (самостійно вибираються поля) - найскладніший

2. з допомогою майстра (слідуючи вказівкам майстра, заповнюються відповідні поля) - найпростіший спосіб;

3. шляхом введення даних.

Практична робота № 1