Зміст
Введення
1. Технології обробки інформації, комп'ютерні комунікації
2. Переваги застосування інформаційних технологій
3. Програмні засоби автоматизованого робочого місця
3.1 Системи управління документообігом на основі Web-технологій
3.1.1 Використання електронної пошти
3.2 Система корпоративного електронного архіву
3.4 Телекомунікаційні технології
4. Методи інформаційних технологій у діловодстві
Висновок
Введення
Мета цієї роботи полягає в дослідженні системи сучасного документообігу підприємства.
Актуальність теми обумовлюється тим, що XXI століття - це століття комп'ютерних і інформаційних технологій, які залишаються незамінними в діловодстві, для обробки, зберігання, перетворення, захисту, передачі та отримання інформації.
Приступаючи до вивчення курсу, насамперед потрібно ознайомитися з найважливішими поняттями, для того, щоб мати уявлення про що йде мова.
Технологія (гр. techne - майстерність, logos - вчення, вчення про майстерність) - сукупність знань про способи і засоби проведення виробничих процесів, при яких відбувається необхідне якісна зміна оброблюваних об'єктів.
Інформаційні технології - Це широкий клас дисциплін та галузей діяльності, що відносяться до технологіям управління і обробки даних, в тому числі із застосуванням обчислювальної техніки.
Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації.
У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу у структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь поважаюче себе установа закуповує високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку В«електронного документообігуВ», але далі використання техніки для підготовки документа в текстовому редакторі з подальшою його роздруком на принтері справа не йде.
1. Технології обробки інформації, комп'ютерні комунікації
Інформаційні технології - Це сукупність методів, виробничих і програмно-технологічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, зберігання, обробку, висновок і поширення інформації. [1]
Удосконалення інформаційних комп'ютерних технологій продовжується і сьогодні. Основу будь інформаційної технології складають:
Г? засоби автоматизації (насамперед комп'ютери);
Г? програмне забезпечення;
Г? розвинені засоби зв'язку (Телекомунікації);
Г? облік ергономічних вимог до комплексу технічних засобів і програмного забезпечення з боку людини;
Г? попередня підготовка і навчання користувачів.
Можна виділити наступні види інформаційних технологій:
Г? обробки документів;
Г? обробки табличної інформації;
Г? баз даних;
Г? розробки інтелектуальних систем;
Г? мультимедіа;
Г? мережеві та комунікаційні.
У складі комплексу технічних засобів забезпечення інформаційних технологій виділяють кошти комп'ютерної техніки та засоби організаційної техніки.
Сучасні офісні засоби комп'ютерної техніки можуть бути розділені на персональні комп'ютери і корпоративні комп'ютери.
Персональні комп'ютери являють собою обчислювальні системи, усі ресурси яких повністю спрямовані на забезпечення діяльності одного робочого місця управлінського працівника. Це найбільш численний клас засобів обчислювальної техніки, в складі якого можна виділити персональні комп'ютери IBM PC і сумісні з ними, а також персональні комп'ютери Macintosh фірми В«AppleВ».
Корпоративні комп'ютери - Це багатокористувацькі обчислювальні системи, що мають центральний блок з великий обчислювальною потужністю та значними інформаційними ресурсами, до якого приєднуються велике число робочих місць з мінімальною оснащеністю: відеотермінал, клавіатура, пристрій позиціонування типу "миша" і, можливо, пристрій друку.
Комп'ютер може бути підключений до абонентської телефонної мережі і отримувати доступ до інших абонентам цієї мережі, до електронної пошти, до Телетайпи і телефаксу, що працюють з цією мережею. Для підключення до всіх цих мереж необхідний модем. Модем встановлюється в слот (роз'єм) материнської плати ПК чи автономно підключається до її послідовному порту.
Комп'ютер з факс-модемом працює набагато надійніше і стійкіше телефаксу.
Забезпечує багато додаткових сервісних послуг: більш зручна і ефективна автоматизація підготовки текстів факсу з використанням усього арсеналу комп'ютерних засобів, інтеграція з електронною поштою, телексом і базою даних комп'ютера, наявність об'ємної електронної довідкової книги, яка містить різноманітну корисну інформацію, розмежування права доступу співробітників і зовнішніх абонентів до факсу, контроль проходження кореспонденції, докладна статистика роботи з факсом і т. п.
Існують комп'ютери, обладнані відеокамерою і мікрофоном, що дозволяють не тільки обмінюватися факсами з партнером, але й бачити його, і розмовляти з ним.
2. Переваги застосування інформаційних технологій
1) В першу чергу це стосується створення і оформлення ділових документів за допомогою текстових редакторів. Текстові редактори дозволяють не тільки підвищити швидкість оформлення документа, але й істотно підвищити його якість по порівнянні з "докомпьютерную" технологіями.
2) Інформаційні технології дозволяють також забезпечувати зручне зберігання документів , яке реалізується у вигляді багаторівневої структури папок на диску комп'ютера. В операційній системі Windows ця задача може бути виконана, наприклад, за допомогою програми Провідник.
3) Не менш важливе завдання діловодства - це організація реєстрації (Обліку) документів , а також контроль за термінами їх виконання . Причому облік і зберігання документів необхідно організувати таким чином, щоб можливий був швидкий і ефективний пошук будь-якого документа. Ця задача може бути вирішена за допомогою табличних редакторів.
4) Рівень автоматизації діловодства істотно підвищується, якщо в кожному підрозділі підприємства встановити комп'ютери, пов'язані локальною мережею. Необхідною умовою функціонування такої системи, є існування потоків електронних документів у вигляді файлів, а не паперових копій. Робота з такими документами відбувається за уніфікованою схемою ЕГСДОУ (єдина державна система документаційного забезпечення управління) .mdi.ru/library/office-work/klassif.ru.html - Завдання діловодних з тією лише різницею, що передача їх відбувається від комп'ютера до комп'ютера, стоять в різних підрозділах організації. Це істотно підвищує швидкість проходження документів, дозволяє обробляти надходять документи за допомогою текстових редакторів, баз даних, електронних таблиць. Такий спосіб ведення діловодства і називають безпаперовій технологією.
5) Документи, що надійшли в організацію по каналах електронної пошти або створені в такому "Електронному офісі" вже існу...
