Проблеми документаційного забезпечення управління та використання електронного цифрового підпису
Зміст
Введення
1. Проблеми документаційного забезпечення управління
1.1 Причини проблем документаційною діяльності
1.2 Вибір і вимоги до автоматизованим бізнес-процесам
1.3 Проблеми, з'являються при розширенні використання систем автоматизації виробництва
2. Проблеми використання електронного цифрового підпису
Висновок
Використовувана література
Введення
Завдання накопичення, обробки та розповсюдження інформації стояла перед людством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого часу основними інструментами для її вирішення були мозок, мова і слух людини. Перше кардинальна зміна відбулася з приходом писемності, а потім - c винаходом книгодрукування. Наступний прорив в області інформаційного обміну стався з появою електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМ використовувалися як великі автоматичні арифмометри. Принципово новий крок був здійснений, коли від застосування ЕОМ для вирішення окремих завдань перейшли до їх використанню для комплексної автоматизації тих чи інших закінчених ділянок діяльності людини по переробці інформації.
Управлінська діяльність в Росії, як і у всіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, але й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). В згідно з нормативними вимогами документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Технологія управління документообігом допускає ведення реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. При цьому регламентуються склад і зміст реєстрованих реквізитів документів, а також різні форми звітності. Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному відділенні, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, в кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, чим конкретно зайняті виконавці.
У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак, сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь яка поважає себе установа закуповує високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку "Електронного документообігу", але далі використання техніки для підготовки документа в текстовому редакторі з наступною його роздруківкою на принтері справа не йде.
Головний пункт цієї проблеми укладений у процесі переходу до електронного документообігу, який в умовах нашої країни сполучений з багатьма труднощами.
Метою даної роботи є вивчення проблем автоматизації документообігу.
Для вивчення поставленої мети нам необхідно вирішити наступні завдання:
В· вивчити проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення;
В· виявити причини проблем документаційною діяльності;
В· вивчити проблеми використання електронного цифрового підпису;
Пошук літератури з даної теми був значною мірою утруднений. Зважаючи технологічного відставання Росії описуваного питанню було присвячено мале кількість публікацій. Основою вихідної інформацією з'явилися статті з періодичної літератури, присвяченій інформаційним технологіям.
1. Проблеми документаційного забезпечення управління
Як показує практика, на сьогоднішній день існує величезна кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають чимале число філій, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується в кращому випадку тільки наполовину. Тим часом робота з документацією була і залишається одним з головних бізнес-процесів на будь-якому підприємстві і в будь-якому офісі. І організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно, що впливають на оперативність та якість прийнятих рішень. Як підвищити ефективність роботи з документами? Як прискорити і поставити під контроль процеси виконання доручень по документах, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами? Як вибудувати єдиний інформаційний простір для організацій, що мають філії, дочірні підприємства, представництва. У будь-який, навіть самої дисциплінованою, організації при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати проблеми. В якості прикладу можна навести всім відомі і очевидні ситуації: втрата документів, що надійшли, невідправлені по забудькуватості або дублюючі один одного відправлені документи, відсутність на договорі, підписаним керівником і призвів до значних збитків, віз відповідального виконавця, узгоджуючих осіб і т.д. Все це призводить до плутанини і безладу, як наслідок - до неможливості вирішення управлінських завдань. Давайте подивимося на цікавий факт статистики. Наприклад, відомо, що секретар-референт витрачає близько 80% свого часу на роботу з документами, у керівника робота з документами займає до 45% робочого часу, у рядових співробітників підприємства - до 30% часу. При цьому 30% переміщень співробітників по офісу в тій чи іншій мірі пов'язані із завданням пошуку потрібних документів, у загальному даний процес віднімає у них близько одного місяця на рік. 15% паперових документів безповоротно губляться, а на узгодження документів йде 60-70% робочого часу. В результаті 20-30% поставлених завдань взагалі не вирішуються.
Якщо говорити про спільні проблеми компаній з традиційної організацією діловодства, то вони такі:
В· неминуча втрата документів, а значить інформації;
В· попадання документів і інформації, що міститься в них, в чужі руки;
В· накопичення "сміття" з безлічі документів, призначення та джерело появи яких неясні;
В· великі витрати часу на підготовку і узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки інформації, а значить - повільна реакція на нові впливу;
В· надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
В· суперечливість прийнятих рішень, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
В· безконтрольність виконавців, практично неможливо здійснити в короткі терміни доведення доручень, що випливають з резолюцій;
В· неможливість відновлення історії роботи з документами;
В· невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;
В· надлишкові витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного й того ж документа.
Як бачимо, проблем д...
